02新中大G3账务处理手册文档格式.docx

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图1.1-2

第二，科目设置，新增明细科目及修改合适的科目属性。

应收账款需要核算到往来单位，科目特征则设置成“单位往来”；

原材料需要核算到数量，科目特征则设置成“数量”（图1.1-3）：

图1.1-3

1.2初始数据录入

初始设置完成后，需要录入启用时的科目期初余额（如图1.2-1），此处只需录入科目的期初余额汇总数即可，例如：

应收账款科目，只需要录入应收账款科目余额，应收单位不需要在此处录入。

科目余额录入完成后，在【初始单位往来账】、【初始个人往来账】、【初始部门账】界面分别录入往来单位明细、往来个人明细、部门明细；

往来明细合计与科目金额必须相等。

应收账款科目余额为10000元，那么录入了10个应收单位的话，10个单位的余额合计也应等于10000元。

对于数量、外币核算的科目，需要单击【内容切换】按钮，选择录入外币或是数量。

辅助项初始数据，需要初始化结束后在【辅助项核算】模块录入。

图1.2-1

1.3初始确认

1.初始数据录入完成后，就可以进行初始确认了，但确认前需要进行一系列的合法性检查（如图1.3-1），可以直接选择“连续完成上述工作”一次性完成检查。

图1.3-1

2.检查通过后，就可以进行【初始化完成确认】了（如图1.3-2），单击【确定】按钮即可完成。

注意：

完成前请做好数据备份，以防初始化结束后发现有错误需要修改，那么就需要恢复初始化前数据修改后重新完成初始化。

图1.3-2

1.4辅助项核算初始余额录入

1.初始化结束后，才能录入辅助项的期初余额，录入的辅助项的期初余额应与科目期初余额相等.在账务处理系统主界面选择【5.辅助项核算】模块，单击进入辅助项核算窗口。

注：

现金流量表辅助项，不需要录入期初余额。

因为现金流量表的取值是本期累计发生额。

2.选择【辅助项维护】——【核算辅助项设置】菜单，打开辅助项设置窗口（图1.4-1）：

图1.4-1

3.增加所需要的辅助项，把跟该辅助项想关的科目从左边移动到右边，然后单击【数据初始】按钮，录入改辅助项的期初余额（如图1.4-2）：

图1.4-2

4.录入辅助项期初余额时，辅助项与科目的金额对应关系应相等（图1.4-3）：

图1.4-3

辅助项期初录入完成后，所有的初始化工作就算结束了，下面就可以进行正常业务处理了。

2.账务处理

账务处理简单而最基本的流程：

凭证录入——账簿查询——财务报表。

本手册通过简单的图形化说明，教大家快速学会软件操作。

更深层的内容，需要日后长期钻研和查看详细操作手册。

2.1凭证基础设置

2.1.1日常财务—基础设置—凭证处理设置

凭证录入前先进行一些基本设置，规范凭证录入行为！

“凭证处理设置-凭证录入方式选项”卡，规范凭证录入日期、金额、数量等显示方式及存盘需要哪些内容提示（图2.1-1）。

图2.1-1

图2.1-2“凭证处理设置-凭证处理方式选项”卡，主要规范凭证存盘后的一些处理。

是否只允许自己修改自己的凭证？

是否允许删除凭证及是否允许删除中间凭证？

在何时提示打印凭证等等内容。

图2.1-2

图2.1-3“凭证处理设置-凭证界面设置选项”卡，主要规范界面的展示效果。

凭证界面默认只显示最末级科目，若末级科目名称是“其他”，就看不出来一级、二级科目是什么了，建议勾选各级科目名称。

还有字体、行高、列宽等设计。

图2.1-3

2.1.2日常财务—基础设置—凭证打印设置

凭证打印设置，主要规范凭证打印方式。

首先在“杂项”选项卡中选择“采用固定格式”或“采用自定义格式”（图2.1-4），若选用固定格式，默认一张A4纸打印两张凭证，固定格式打印的具体样式参照（图2.1-5）；

若选择“采用自定义格式”则需要在“采用自定义格式”选项卡中设置自定义模板（图2.1-6），系统已经自带了几种模板，用户可以在原来的基础上修改。

图2.1-4

图2.1-5

图2.1-6

2.1.3日常账务—凭证设置—设置快速凭证

对于一些经常录入的凭证，可以设置一些快速凭证模板，待凭证录入时可以直接调用，节约凭证录入时间。

银行提取现金业务，可能每天都会发生，可以设置一个银行提现的快速凭证，借：

现金，贷：

银行存款，遇到类似的凭证，直接调用模板，方便快捷（图2.1-7）。

图2.1-7

2.1.4日常账务—凭证设置—设置自动转账凭证

对于一些结转凭证（如期末损益结转），是每个月都需要做的。

系统提供自动结转功能，首先设置好自动转账凭证，月末结转凭证自动生成。

设置方法较简单（如图2.1-8），例如结转收入：

结转内容为收入类科目的“贷方净额（贷方发生-借方发生）”，转入方科目为“本年利润”（在贷方），借方为收入科目（即转出方）。

生成自动凭证菜单：

凭证处理——生成自动转账凭证。

图2.1-8

2.2凭证处理

2.2.1凭证录入

凭证录入是账务处理最基础最重要的工作。

录入的内容包括：

①凭证日期（点开帮助选择录入凭证的日期）；

②附件数（直接填入数值或点击帮助按钮选择）；

③摘要（手工录入摘要或平时在摘要库中录入常用摘要，双击摘要空白栏打开摘要帮助选择摘要）；

④会计科目（双击打开科目帮助、或点击【帮助】按钮选择科目帮助、或直接录入科目代码敲回车）；

⑤金额（手工录入借方金额，贷方金额会自动平衡）；

⑥辅助核算（涉及往来、辅助项、部门、数量等辅助核算时，需单击【辅助核算】按钮录入对应的信息，录入辅助科目时系统也会自动打开辅助核算窗口）（图2.2-1）。

图2.2-1

2.2.2损益结转

在2.1.4中已设置好自动结转凭证模板，月底凭证录入完成后，单击【凭证处理】—【自动生成转账凭证】菜单，选择需要结转的凭证模板，单击【确定】按钮即可自动生成结转凭证（图2.2-2）：

图2.2-2

2.2.3凭证查询、打印

通过【凭证处理】—【凭证查询打印】菜单可以查询或打印已经录入的凭证，【凭证查询打印】菜单下包含四个子菜单：

①简单条件查询：

按照是否记账、是否审核、凭证日期、凭证号等条件查询凭证；

②复合条件查询：

比简单条件多出“金额、部门、摘要、往来单位”等查询条件；

③凭证数量统计：

查询未审核、已审核、已记账凭证数量；

④凭证按录入人员、部门分类统计表。

凭证查询窗口，可以单击【打印】按钮打印当前凭证。

2.2.4凭证修改、删除

与凭证查询窗口类似！

查询到需要删除或修改的凭证后，单击【修改】按钮可以编辑凭证窗口的内容，然后单击【存入】按钮保存修改后的凭证；

单击【删除】按钮可以删除凭证。

删除凭证受“凭证处理设置”选项“是否允许删除凭证选项”控制。

2.2.5凭证审核

凭证录入完成后，单击【凭证处理】—【凭证审核】菜单，可以对已录入凭证进行审核！

单击【本张签字】按钮审核当前凭证；

单击【全部签字】审核全部未审核凭证（图2.2-3）

图2.2-3

自己不能审核自己的凭证！

若当前凭证是本人录入，请先到【系统服务】—【更换操作员】中更换其他操作员，才能审核凭证！

可月底统一审核凭证，也可每天都单张审核。

2.2.6凭证记账

凭证审核后即可记账，记账通俗的说就是过账。

单击【凭证处理】——【记账】菜单，按照提示即可一步步完成过账操作。

每月可以多次记账，也可以月底一次性记账！

建议每月月底所有凭证完成后一次性记账。

上月尚未结账则本月不能记账；

如果本月已结账则不能再在本月记账！

2.2.7月结

当月所有账务处理完成后（即凭证全部录入完成、审核完成、记账完成），即可进行月结操作。

单击【凭证处理】—【月结】菜单，然后按照提示一步步完成月结。

如果当前会计期是第12期，则月结后会自动生成下年度数据（相当于年结）！

2.2.8注意事项

1.审核、记账、月结前都请做好数据备份，以备数据错误需恢复。

2.审核、记账、月结后，都可以进行逆操作：

单击【系统管理】——【数据安全维护】——【数据修复】菜单即可操作。

若当前月份已月结，则“数据修复”是反月结操作；

若当前数据是已记账状态，则“数据修复”为反记账操作。

3.【系统管理】—【会计年度管理】中，可以切换到其他年度查询账簿；

当前会计期为12月份，在不进行月结（12月份月结相当于年结）的情况下，可以生成下年度账簿数据。

2.3账簿查询打印

由于通过对账簿的查询可以全面、系统地了解企业、单位的经济活动情况，这对于企业、单位加强经济核算、提供经营管理水平等方面具有重要作用，所以在本软件中系统提供了各式账簿供您查询。

其中包括：

明细账、日记账、往来账、总分类账、科目余额表等，最常用的是“科目余额表”。

单击相应报表菜单，设置好查询条件即可查询！

在凭证未做记账前，设置查询条件时请勾选“包含未记账凭证”选项，否则查询出的账簿可能没有数据（图2.3-1）。

图2.3-1

3.报表中心

3.1登陆报表中心

图3.1-1

报表中模块用于编制常用的财务报表和管理类报表，如：

资产负债表、损益表和现金流量表等。

在G3主界面单击【报表中心】菜单进入报表中心系统（图3.1-1）。

主界面显示（如图3.1-2）所示，主界面分两个tab页：

财务报表、自定义报表！

单击财务报表下拉菜单中包含：

查询、修改、新建、删表、筛选等菜单。

查询、修改、删表：

所针对的操作都是窗口选中的报表，“查询”打开的报表不能编辑、“修改”打开的报表可以编辑、保存；

“树形、列表”按钮：

切换右边窗口报表显示方式！

图3.1-2

3.2报表新建、修改

系统中已经提供了资产负债表、利润表、现金流量表等格式，可以直接修改编辑；

对于系统中没有的报表可以通过“建表”来新建一张空白报表来设计。

新建报表步骤如下：

①单击【建表】按钮，打开建表方式选择窗口（如图3.2-1）：

A从原有报表格式中复制，表示从系统现有报表中复制一张一样的报表；

B新建格式，表示新建一个完全空白的报表。

图3.2-1

②我们选择“新建格式”完全新建一张报表（图3.2-2），设置报表分组、类别、日期、名称等，然后单击【确认】按钮：

图3.2-2

③设置报表行数、列数、行高、列宽等信息（图3.2-3），然后单击【确定】按钮（这些信息也可以在后期报表设置时再修改）：

图3.2-3

④新建报表已经打开，但是此时的报表只是一个空白表格，类似于Excel表格（图3.2-4），其他文字性内容可以直接输入，此处关键是通过报表函数取数，直接取到账务处理系统的数据。

选中需要取数的单元格，单击

公式帮助按钮，打开公式帮助窗口：

图3.2-4

⑤在公式帮助窗口首先选择需要取数的函数，如：

“JFE-借方发生额”，然后打开科目帮助选择一个科目，如：

1001现金，这样得到的公式为“=JFE（"

1001"

,,,）”，表示该单元格要取到现金本期借方发生的金额（图3.2-5），用如此相同方式设置好所有单元格公式，保存即可。

为了设置简单，可以用复制、粘贴、替换等方式设置。

图3.2-5

⑥报表修改。

资产负债表、利润表、现金流量表系统中已经提供，只需要做部分调整修改即可。

修改报表时，右边窗口选中报表，单击【修改】按钮即可编辑报表了。

报表公式可用新建相同方法修改。

3.3报表计算

报表公式设置完成后，需要通过【计算分析】按钮来计算报表，才能得到报表的最终数据（图3.3-1），【计算分析】下来菜单中包含【整表计算】、【当前单元格计算】按钮；

整表计算表示计算该表的所有单元格；

当前单元格计算表示只计算选中的单元格。

①报表计算完成后，别忘记了存盘；

②尽量用【修改】按钮来打开报表，若是用【查询】按钮打开的报表，计算完成后将无法存盘，导致重复劳动。

图3.3-1

3.4查询打印

在编辑状态下打开报表，单击【文件】——【打印预览】打开预览窗口（图3.4-1），在预览界面可以设置打印机、打印纸张、打印方向、打印比例、页边距等信息。

保存设置后，在报表界面的列宽、行高等设置类似于Excel。

图3.4-1