《秘书学》教学设计秘书日常事务工作Word格式.docx
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教学方法
教法：
情境教学法、练习法
学法：
小组协作讨论法
课前准备
1、预留作业：
学生复习巩固本单元所学的秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容，归纳其知识要点。
2、学生组成学习小组，以小组为单位开展学习。
教师活动
学生活动
教学意图
时间
一、导入
观看秘书工作场景录像
设问：
秘书日常事务工作包括哪些内容？
二、教师根据学生回答情况，引导学生复习归纳，秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容。
（教学重点）
归纳一：
秘书办公环境管理知识要点
课件展示（文字与图表结合）
（一）办公室环境的管理：
是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。
（二）办公室环境管理的总体原则：
1.方便2.舒适整洁3.和谐统一
归纳二：
公文写作知识要点
课件展示（展示公文规范格式图例）
引导学生根据课件所展示的公文规范格式图例，把公文各部分名称正确填写到图例中
填写内容：
公文首页版式
1、密级
2、缓急程度
3、文头
4、文号
5、签发人
6、标题
7、称谓
8、正文
注意：
上报公文首面版式必须注明签发人，可省略发文顺序号
公文末页版式
1、附件
2、印章
3、发文日期
4、主题词
5、抄送单位
6、印发日期
归纳三：
公务电话知识要点
课件展示：
组织学生观看课件播放的模拟通话情境，引导学生根据模拟通话情境归纳公务电话知识要点
电话的拨打：
1、要考虑打电话的时间（对方此时是否有时间或者方便）
2、注意确认对方的电话号码、单位、姓名，以避免打错电话
3、准备好所需要用到的资料、文件等
4、讲话的内容要有次序，简洁、明了
5、注意通话时间，不宜过长
6、要使用礼貌语言
7、外界的杂音或私语不能传入电话内
8、避免私人电话
接听电话：
1、电话铃响在3声之内接起。
2、电话机旁准备好纸笔进行记录。
3、认真做好记录，确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。
4、接听电话时要简洁、明了、使用礼貌语言，语速不宜过快，并告知对方接听人的姓名。
5、打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码
归纳四：
接待工作知识要点
课件展接待工作模拟方案，引导学生根据模拟接待工作方案的内容，总结接待工作应注意的因素：
宏远公司接待方案
×
总经理张鸿（性别：
男民族：
汉来访目的：
商贸洽谈）
2007年5月11日——5月12日
5月11日
8：
40乘Mu5143次班机离沪赴北京。
10：
20抵达北京（×
接机），住×
宾馆606房间（已预先定房）。
12：
00与×
总经理共进午餐（在宾馆）。
下午14：
30与×
总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。
18：
00与×
总经理在公司共进晚餐。
21：
50乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交）。
次日10：
25抵达上海虹桥机场（×
欢送）。
接待工作应注意的因素：
来宾的基本情况：
单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、安排住宿、日程安排；
送站；
三、教师组织学生以小组为单位做练习，使学生能够真正运用所学知识处理各项秘书日常事务性工作，提高学生的实践运用能力和秘书职业素质。
（教学难点）
练习一：
（课件展示：
以选择题、判断题的形式考查学生掌握办公环境管理、公务电话两部分知识的情况）
（一）选择题（办公环境管理）
1．办公室硬环境主要包括（D）等要素。
A．办公室的工作气氛B．接待人员的个人素养C．工作人员的人际关系D．声音环境
2．秘书个人办公区是指（D）等要素。
A．上司的办公室B．上司使用的办公设备
C．上司使用的用品D．直接用于个人办公的设备和用品
3．秘书办公桌上应（A）。
A．摆放经常使用的工作必需物品B．摆放经常使用的物品
C．摆放工作所需的所有物品D．最好不放物品
4．办公室内常用公用物品包括（B）等。
A．归档用品B．为访客准备的宣传资料等
C．小装订类物品D．办公设备专用易耗品
5．办公设备等固定资产的报废（C）。
A．须向上司申报批准B．须向办公室主任申报批准
C．须向资产管理部门或人员申报批准D．可由秘书人员自行处理
6．秘书寄发邮件前，除要仔细检查寄发的邮件是否完整、了解邮政部门相关规定外，还要确认所发邮件的（A）。
A．准确性B．真实性C．完整性D．及时性
7．一般说来，企业保密工作的重点是（C）。
A．上司、秘书人员、后勤服务人员
B．上司、秘书人员、技术人员、财务人员
C．秘书人员、技术人员、财务人员和销售人员
D．秘书人员、技术人员、财务人员和后勤服务人员
8．建立邮件登记簿对邮件进行登记的目的是（C）。
A．作为核对收发邮件是否有误的依据
B．作为回复邮件的提示条
C．作为核对收发邮件是否有误的依据，同时作为回复邮件的提示条
D．作为向上司汇报工作的资料
1．会客室或办公室摆放的鲜花或绿色植物，其摆放位置应（C）。
A．在行走过道上B．工作人员活动较频繁之地
C．墙角处D．能遮挡人们的视线
2．空气环境由办公室中的温度、空气流通、湿度与（A）四个基本因素组成。
A．清洁B．光线C．颜色D．声音
3．办公室的软环境主要包括（A）、接待人员的个人素养等社会环境。
A．工作气氛B．声音环境C．洁净程度D．色彩因素
4．秘书对日常环境的管理包括（B）个方面的内容。
A．两B．三C．四D．五
5．秘书要及时分送需传阅的邮件，除要明确传阅的范围外，还要做好（C）工作。
A．寄发B．核对C．登记D．反馈
6．把秘密事项透漏给不应知密的人员，这种现象称为（D）。
A．失密B．窃密C．跑密D．泄密
7．企业要正确划定保密工作的范围，确定秘密与非密、核心秘密与一般秘密的界限。
这体现了保密工作的（C）原则。
A．积极防范B．突出重点C．有保有放D．内外有别
8．分发传阅邮件的步骤中的第一步是（A）。
A．分拣B．呈交C．传阅D．寄发
（二）判断题（公务电话处理）
1、除非有急事，一般早上七点以前，晚上十点以后，或者用餐时间打电话给别人，都是不礼貌。
（对）
2、打电话因为不与人直接见面，所以打电话时可以不保持良好姿态。
（错）
改正：
接听电话以姿态端正,面带微笑
3、若拨错电话号码，应对接听者表示歉意，不要一言不发挂断了事。
4、“铃响不过三声”的原则意思是接听电话绝对不能超过三声。
“铃响不过三声”是指铃声响三次以内拿起话筒最为适当。
如因特殊原因，铃响过久才接电话的话，须在通话之初向发话人表示歉意。
5、通话尊重隐私是指代接电话时，当发话人有求于己，要求转达某事给某人时，要严守口风。
6、做好电话记录，要求把通话内容的每一句话都记录下来。
电话记录应重点记录时间、地点、事由和数字等重要内容。
7、代听电话可以不告诉对方通话人的姓名。
代听电话也要告诉对方通话人的姓名。
8、接听电话时，嘴和话筒应保持三四厘米的距离。
9、通话时可以使用专业术语（错）
通话时语言尽量简洁、明了、通俗易懂。
10、电话忽然中断，应由发话人立即再拨，并说明通话中断系线路故障所致。
练习二：
给出一段例文资料如下：
要求学生按照通知文体的要求，重新排列所给的例文资料内容，形成一份正确的通知。
课件以拖拽题的形式考查学生掌握公文写作知识的情况。
）
1、各分公司2、根据上级要求，定于2006年4月29日至30日在北京召开天地公司安全生产工作会议，传达有关会议精神，研究今后一个时期的相关工作。
3、现将有关事项通知如下：
4、参加会议人员：
公司各股东，各分公司主管经理及相关工作人员。
会议地址、时间：
5、请与人员于4月29日至金山饭店的报到。
需接站者，请提前告知天地公司总经理室。
6、联系办法：
联系人：
武小燕；
联系电话：
67900989
7、天地公司总经理室
二○○六年四月二十日
天地公司关于召开安全生产工作会议的通知
正确排列例文：
天地公司关于召开安全生产工作
会议的通知
各分公司：
根据上级要求，定于2006年4月29日至30日在北京召开天地公司安全生产工作会议，传达有关会议精神，研究今后一个时期的相关工作。
现将有关事项通知如下：
一、参加会议人员：
二、会议地址、时间：
请与人员于4月29日至金山饭店的报到。
二、联系办法：
天地公司总经理室
练习三：
（课件展示，以填空题的形式考查学生掌握接待工作知识的情况）
1．着装的基本原则是：
要明确着装目的、要与场合相适应、要符合自己的社会角色要适合自身的条件。
2．首饰要与服装的风格相配合，佩戴要符合自身的特点，这是首饰的佩戴原则。
3．接打电话的基本要求是：
态度礼貌、友好，通话简捷、高效。
4．接待的准备工作分为心理准备和物质准备工作。
其中物质准备包括环境准备和办公用品准备。
5．一位女士去拜访合作单位的某部门一位男性经理，握手的正确次序是主人先伸手。
6．接过名片后首先要注意的礼节是感谢对方。
7．让虽然未预约，但是有接待必要的客人及时见到他应该见到的人,或者为他做好预约，这就是前台分流作用的体现。
8．按接待的准备程度分类，可分为有约来访和无约来访。
9．不同场合对着装风格的要求是不一致的。
公务场合应该庄重严肃、社交场合追求时尚华丽、休闲场合讲究舒适随意。
10．谈话的场合不同，注视的部位也不一样，目光注视的范围分为：
公务注视、社交注视和亲密注视等范围。
11．接待的准备工作分为心理准备和物质准备工作。
其中心理准备要求有“诚恳”的心情和合作精神。
12．为他人作介绍时，首先确定被介绍的双方哪一方更应该被尊敬，介绍人就要让他先了解对方的情况，即先把对方介绍给他。
13．递名片的错误次序是：
在休闲场合，年长者先递给年轻者。
14．把上司和其他同事不愿见的或没有必要见的客人挡在门外，这就是秘书工作过滤作用的体现。
15．按来访的人数、规模分类，可分为个人来访和团体来访。
16．为了更好地掌握来访者的情况、总结接待来访工作，秘书应该对每天的来访者进行登记。
四、组织学生观看秘书工作录像，引导学生分析、寻找录像中秘书人员从事办公室工作时，存在错误和正确之处？
进一步对办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识进行小结。
（课件展示录像内容）
布置作业：
请根据录像中的通话内容详实、格式规范的电话记录。
一、学生思考回答
学生代表根据教师的提问，思考回答？
秘书日常事务工作包括：
秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作
二、知识要点复习
学生教师的引导，以小组为单位，讨论，复习归纳，秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容。
学生根据课件展示的文字与图表内容复习秘书办公环境管理知识要点。
学生根据课件所展示的公文规范格式图例，经以学习小组为单位讨论后，学生代表把公文各部分名称正确填写到图例中。
学生填写公文首页版式内容，并以小组形式讲评。
学生根据模拟通话情境，经小组讨论后，复习归纳公务电话知识要点
学生代表回答
学生根据模拟接待工作方案的内容，经小组讨论后复习归纳接待工作的知识要点
三、课堂练习
学生在明确完成课堂练习标准的基础上。
每个小组选派一名学生代表随机抽取选择题、判断题，并以小组的形式进行讲评。
每个小组选派一名学生代表随机抽取选择题、判断题，并以小组为单位进行讲评
选派学生代表按照通知文体的要求，重新排列所给的例文资料内容，形成一份正确的通知，并以小组的形式进行讲评。
学生观看正确例文资料，巩固所学
每个小组选派一名学生代表随机抽取填空题，并以小组的形式讲评，练习完成情况
以小组为单位讨论、分析、寻找录像中秘书人员从事办公室工作时，存在错误和正确之处？
并选派学生代表进行归纳小结办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识要点。
学生根据录像中的通话内容，按照教师所提供的电话记录簿的格式要求，撰写一份电话记录。
导入复习单元知识
为学生创设秘书工作情境，激发学生的学习兴趣，将前面归纳的秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容，纳入情境中，为后面引导学生做练习做好铺垫。
调动学生参与教学的积极性，学生通过参与小组讨论，提高语言的表述、应答能力，，增强学生的人际沟通能力。
学生在点评的过程中发现优点与不足之处，调动学生广泛参与课堂教学活动
学生在教师的引导下，根据练习资料内容，重点从公务电话6个“W”判定标准入手，精炼提取的重点内容，层层深入整理通话提纲，引导学生全程参与教学，成为学习的主人。
引导学生通过接待工作模拟训练中，把接待工作知识要点有机的串联起来。
引导学生全程参与教学，成为学习的主人。
使学生在参与教学的过程中体验学习的快乐。
把秘书知识有效地穿插其中，引导学生运用所学秘书知识解决工作中遇到的各种问题。
让学生在模拟情境中，通过观察、思考、探索、交流、反思、归纳等活动增加学生主动参与的机会和意识，教给学生思考问题的方法、获取知识的途径。
使学生真正成为教学的主体。
只有这样，才能使学生“学”有新“思”，“思”有所“得”，“练”有所“获”。
学会学习。
学生更加明确正确运用。
同时，培养学生养成严谨、细致的工作态度，明确规范接听公务电话是提高工作效率、保障工作质量的有力支持。
引导学生以学习小组的形式有效地参与学习，充分体现学生课堂的主体性。
感悟交流，固化兴趣学生在学习小组交流中体验学习成果，将兴趣固化为知识成果
认知升华，拓展兴趣（将理论知识升华为实践能力，自觉指导实践，让学生感受到秘书学知识不是枯燥的理论，而是用来从事秘书工作的实践能力。
巩固所学
1
分钟
共20分钟
5分钟
5
4分钟
板
书
设
计
1、秘书办公环境管理
2、公文写作
3、公务电话处理
4、接待工作
课
后
回
顾
本节课坚持以学生为主体、努力培养学生的学习兴趣，才能真正提高秘书课的教学实践，设计了四步教学法：
1、情境导入，激发兴趣（以秘书办公环境录像为切入点，引起学生兴趣，激发学习兴趣）2、体验秘书角色，深化兴趣（通过教学练习，让学生在活动中体验，在情境中学习从而提高加深兴趣）3、感悟交流，固化兴趣（学生在学习小组交流中体验学习成果，将兴趣固化为知识成果）4、认知升华，拓展兴趣（将理论知识升华为实践能力，自觉指导实践，让学生感受到秘书学知识不是枯燥的理论，而是用来从事秘书工作的实践能力）
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