办公室标准作业指导书Word格式文档下载.docx

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2、

《入职登记表》信息录入电脑没有错误之处。

录入有误且没有发现。

3、

以热情的态度和强烈的服务意识接待新员工。

态度傲慢，表情冷淡，让新员工感觉不舒服。

所用的资源

名称

数量

备注：

变更记录

版本

文件编号

页次

生活用品使用规定

1、使用期限界定：

1）床垫、被子、枕头、饭缸：

两年

2）床单、凉席、被套、枕套、枕巾、水杯：

一年半

3）脸盆、洗澡篮、拖鞋：

一年

4）衣柜、碗柜钥匙：

永久

2、达到使用期限，可向公司申请以旧换新；

未达使用期限就已损坏或丢失，按《员工手册》办理。

3、衣柜、碗柜钥匙丢失者，或者自己去配，或者交5元配钥匙费用（含公司工作人员劳动成本）。

4、此规定与《员工手册》具有同等效力，同时作为员工离职移交物品的处理依据。

员工离职

1、员工在向公司依据《员工手册》要求递交书面辞职报告后，即可发放《离职审批表》。

2、按程序审批完毕，方可开始办理移交手续。

1）工作的移交，由部门负责人安排；

2）物品的移交，会同发放人根据《入职登记表》记录逐项收回，并检查是否损坏，如有损坏要赔偿。

3、移交完毕后，将情况反馈财务部，由财务经理审批。

4、发放应得薪酬，并安排为其买回家车票。

1、递交辞职报告必须依据《员工手册》。

2、审批程序必须规范。

3、钥匙丢失或让员工自己去配，或交5元钱。

4、其他物品在规定期限内损坏照原购进价赔偿，不得由员工自己购买。

5、出入卡、《员工手册》也要注意收回。

严格履行审批程序。

未按次序履行审批手续。

《离职审批表》填写规范、完整。

《离职审批表》填写有缺项，字迹不清楚或难识别。

以热情的态度和强烈的服务意识对待离职员工。

态度傲慢，表情冷淡，让离职员工感觉不舒服。

4、

不得刻意刁难离职员工。

刻意刁难离职员工，使其未能如期离职。

办公室

印鉴使用

1、使用人向印鉴保管人口头说明使用事由。

2、让使用人按要求如实填写《印鉴使用记录表》。

3、由使用人当面使用，不得带离办公室。

4、确需借用，务必有总经理的书面审批手续，其中要有借用期限。

1、任何人都必须按此程序履行。

2、填写《印鉴使用记录表》必须核对清楚份数、页数，所有项必须填写，不得有空白或错填。

3、盖章时字开口向正下方；

如是文件盖到年月日正中间。

4、空白纸或只写日期的纸上杜绝盖章。

严格履行使用程序。

未严格按使用程序执行。

《印鉴使用记录表》填写规范、完整。

《印鉴使用记录表》填写有缺项，字迹不清楚或难识别。

以热情的态度和强烈的服务意识对待使用印鉴的员工。

态度傲慢，表情冷淡，让使用者感觉不舒服。

档案查阅、借用

1、查阅或借用人向档案保管人口头说明事由。

2、让查阅人按要求如实填写《档案查阅记录表》。

3、由查阅人当面查阅，如借用则在《档案查阅记录表》中注明。

4、查阅完毕立即归档，外借档案如期未归还则务必催借用人归还。

1、可供查阅、借用的档案是指人力资源档案、基础档案；

财务档案、技术档案不得随意查阅，严格杜绝外借。

2、财务、技术档案的查阅需经总经理书面审批后方可。

3、各种证照提供复印件时务必要用碳素笔在复印件正面注明“此件仅供干XX事专用”。

严格履行查阅或借用程序。

未严格按查阅或借用程序执行。

《档案查阅记录表》填写规范、完整。

《档案查阅记录表》填写有缺项，字迹不清楚或难识别。

以热情的态度和强烈的服务意识对待查阅、借用档案的员工。

态度傲慢，表情冷淡，让来人感觉不舒服。

归档

1、每年12月15日至元旦，作为公司年度归档的时间。

2、归档的内容主要有基础档案、财务档案和技术档案；

人力资源档案依据即时处理、完善的原则。

3、财务、技术档案分别由财务、技术部负责，基础档案由办事员完成。

4、基础档案的内容有：

公司一年内获得的各种荣誉及资格证书，有备查阅价值的文字资料（年内下发的各种公文一套、年内会议记录、企业大事记录、重要谈话记录、各种工作学习总结等）。

5、归档步骤：

1）档案分类整理。

2）编写档案目录。

3）归档。

1、平时注意积累，收集，整理，不要全部等到年底。

2、若资料相同，归档时挑最好的一份。

3、归档时发现有无法归档的，要想办法补救。

如查阅电脑资料、请同事回忆、自己写出相关情况。

4、企业大事记要由两人同时记录，年底结合两人记录进行整理。

5、档案存放可用档案袋、文件盒，同类的一定装订在一起。

6、文件的归档应按发文卡、草稿、正文的次序装订好。

相关内容无遗漏。

归档不完全。

分类清楚，目录编写清楚、规范。

分类不清，存放零乱，未编写目录或编写不规范。

档案存放有序，看目录便可随时找出。

存放乱，查阅困难。

保存过程中没有损坏、遗失现象。

保存过程中有损坏、遗失现象。

档案管理员

档案的销毁

1、在日常工作中，对各类档案要经常进行整理规范，同时要对某些档案，进行不定期销毁。

2、需销毁的档案主要有基础档案、技术档案中已在原有基础上进行了完善、修订、整理，这时需将旧的销毁（印鉴、证照不在此列）；

财务档案中一年前的蛋糕票、饮料票，五年前的旧帐；

人力资源档案中应聘人员资料、离职已有一年的员工档案。

3、档案管理员在整理档案的过程中，发现有需要销毁的档案，要填写档案销毁记录表，并请示部门负责人，得到书面批示后方可销毁。

4、部门负责人无法界定是否该销毁时，要请示总经理。

5、得到明确答复后，用碎纸机将档案销毁。

1、归档的文件装订本不在销毁内容中，要长期保管。

2、保密性强的应立即销毁，如已废弃不用的作业指导书。

销毁前的请示程序符合要求。

擅自做主销毁档案。

销毁的内容有书面记录及领导的书面批示。

没有书面记录。

销毁后没有泄密的后顾之忧。

销毁后可能泄密。

办公用品的购买、保管

1、统一做计划，统一购买，每月主要购买一次，最多补充购买一次（2月后达到这个水平）。

2、计划人将所要购买的办公用品明细单以书面形式提供给采购。

3、采购要确定固定的供货商，以确保所购物品的性价比最高。

4、采购提供物品后，计划人要核对物品是否与计划相符。

5、计划人将所采购物品填入《物品购进登记表》，采购报帐需经计划人会同签字。

6、办公用品的保管注意防水、防潮、防火，拿放时防止损坏。

1、计划要根据实际情况，不常用物品按临时采购原则，并不列入计划。

2、不可因图省事而大量囤积办公用品。

3、经常核对帐物是否相符。

4、不定期调查各物品的市场价，看采购环节是否有明显问题。

计划与实际没有太大出入。

计划与实际出入太大。

帐物相符，没有差错。

帐物不相符，出现差错且找不到原因。

入库、保管过程中无损坏现象。

入库、保管过程中有损坏现象。

物品存放整齐、有序。

物品存放零乱、无序。

办公用品的领用、发放

1、凡公司所有员工，都需统一领用所需办公用品，自行采购者不予报销。

2、领用者需按要求填写《物品领用表》，然后方可领取。

3、有下列情形之一者不予领取：

1）从上次领用到再次领用时根本不可能用完；

2）所领用物品的档次与实际需求不符；

3）工作笔记本、笔芯等可回收物需交旧换新；

4）信纸等以部门发放的物品个人不得领用。

4、发放者查看《物品领用表》的填写是否正确。

5、予以发放所领用物品。

1、工作笔记本，高级管理人员限价10元以内，其他管理人员限价6元以内，一般人员限价3元以内。

2、各物品要合理定额和控制。

3、信纸等可以部门控制定额。

4、不是自己经办的采购项一律不予签字。

严格把关，坚持原则。

来者不拒，丧失原则。

领用过程没有差错。

出现差错且找不到原因。

领用过程中无损坏现象。

领用过程中有损坏现象。

文员

行文

在公司要将重大事情进行通知，下达重要命令，或外联活动中的一些重要事情，都需要用红头文件。

行文步骤如下：

1、文员根据公司的意图起草文件。

2、起草好后，编行文字号，填写《行文登记表》，再填<

<

发文卡>

>

。

3、找相关领导审批。

4、打印文件，认真校对。

5、文件下发，请收件人填写《文件收阅表》。

6、追踪文件内容的落实情况，落实情况不理想要及时向上级领导反映。

1、文件起草时要坚持一文一事的原则，若有多件事情则要分别行文；

文字表述要求语言凝练，只表达中心思想，不做任何解释。

2、落实情况必须有反馈。

校对准确，原件没有错别字

原件有别字

《行文登记表》和发文卡填写准确无误。

《行文登记表》和发文卡填写有误。

必须在签发后方可行文。

未签发就行文。

下发文件时《文件收阅表》填写完全。

下发文件时《文件收阅表》填写不全。

附：

行文字号的编写方法：

1、字的编写：

公司总体下的文，应为“综”字，各部门下的文，应以能表现该部门特点的某个（最多两个）字来确定，如财务部下文为“财”字，技术部为“技”字，人力资源部为“人”字。

2、序号的编写：

从001起，一直往后顺延。

另：

文件纸上出现的内容全部为大红色。

会议纪要的编写

在公司重大会议后，为了很好地贯彻落实会议精神，通常的做法是编发会议纪要，程序如下：

1、认真做好会议记录。

2、按照《会议纪要》专用格式认真填写前面的内容，含会议时间、地点、参会人、主持人、记录人。

3、关键是核心内容的编写：

1）要把着重落实的内容全部涵盖进去，且由重到轻逐条叙述；

2）由谁去落实要点明；

3）话语凝练，不要有太多的修饰和说明性的语句；

4）若有时间要求务必说清。

4、在当天下发给主要执行人或部门负责人，并填写《文件收阅表》。

5、追踪落实情况并及时反馈。

1、会议记录记录必须全面、细致，否则无法编写纪要。

2、落实情况必须有反馈。

3、此方法也可用于整理会议记录。

格式规范

格式不规范

内容全面

重大内容有遗漏

表述准确无歧义

让阅读者理解时产生重大偏差

下发按要求

下发太晚或随便发给其他人

简报的编发

为了很好地弘扬企业文化，把公司在日常工作、生活中出现的管理经典范例、经营运做的优异成就，内部的先进事迹，公司的各种好人好事等内容以记叙文的手法写成文章，以公司简报的格式向各部门下发，以求在公司内部形成良好的凝聚力。

程序如下：

1、认真收集公司的各种可用来编发简报的素材，并进行对比、消化、整理。

2、选定内容，要符合一文一事的习惯。

3、成文的结构和要求：

1）富有吸引力的题目，且要突出主题，必要时可用正副标题。

2）正文的叙述不要太华丽，语言平民化，让大家都看得懂。

3）叙述完之后要对事情进行中肯的评价，引导大家感悟和学习一些公司倡导的理念和道理。

4）评价切忌牵强附会，生拉硬扯，不着边际。

4、打印前要按次序编号。

4、下发方法同文件下发。

1、用简报标准格式。

2、追踪部门阅读情况，阅读人要在简报上签字。

内容健康向上，不能无病呻吟。

出《简报》没有目的性，内容没有引导和教育意义。

事例有代表性。

事情平淡无奇，读来乏味。

起草公文

1、在接受任务时要完全理解领导的意图，有关落实会议精神的公文在起草完毕后检查是否有缺项、错项。

2、认真收集素材，保证公文的严谨。

3、起草的过程要从以下几方面进行推敲和修改：

1）是否有同样的话语在同一个公文中出现；

2）是否有同意思在同一个公文中反复表达；

3）所表达的话语是否容易产生歧义；

4）所表达的内容是否全面；

5）数据是否准确。

各部门

不限

物品移交

1、明确要移交的物品及接收人。

2、由移交人制作《物品移交表》，内容包括：

所移交物品的明细（名称、数量、规格，必要时还要说明状态），移交人、接收人、监交人三方的签字处，日期。

3、贵重物品、重要档案、证照印鉴、有价证券、现金的移交必须有监交人在场并签字。

4、在移交时双方务必严格核对实物是否和《物品移交表》上的记录相对应，一经签字，《物品移交表》即生效。

5、重要物品移交时，《物品移交表》应一式三份，双方各执一份，一份归档，特别重要的物品移交时，监交人应由店长以上级别的人担当；

否则出现问题由移交人承担。

1、在步骤3中所列的内容进行移交时，《物品移交表》要打印。

2、对双方都认为不重要的物品，可以手写或不设监交人，但出问题后，由接收人负责。

表和实物相符

表和实物不符

《物品移交表》应妥善保管

《物品移交表》遗失或破损

《物品移交表》字迹清晰，没有歧义。

《物品移交表》字迹不清晰，没有歧义。