合同种类与编码文档格式.docx
《合同种类与编码文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《合同种类与编码文档格式.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
合同分为技术服务合同、销售合同、管理合同三类。
各类合同均按级编码进行分类编号。
各级编码之间使用“-”进行连接。
1.技术服务合同编号方法:
1.1一级编码:
根据项目名称分类,一级编号代码由二到四个大写字母表示,大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定,并发布给各部门予以执行。
1.2二级编码:
根据部门名称分类。
根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”,代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。
1.3三级编码:
根据合同签订先后顺序编流水号,在前三类的最小类范围内进行连续编号,编号代码为三位阿拉伯数字,从001自999分别连接至各二级代码之后;
1.4编号举例:
如公司签订的第一份技术服务合同,则其合同编码为:
JSFW-JS-001
2.管理类合同编号方法:
2.1一级编码:
部门代号。
2.2二级编码:
相应编号按下列括号中汉字表示。
2.2.1.劳动合同(劳动):
包括所有劳动合同;
2.2.2.固定资产管理合同(资产):
包括固定资产(含办公用品)采购、维修、维护等合同;
2.2.3融资合同(融资):
包括借款合同或综合融资授信协议等合同;
2.2.4其他合同(其他):
包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。
2.3三级编码:
按签约年份分类,编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
2.4四级编码:
根据合同签订先后顺序编流水号,在前四级编码的最小类范围内进行连续编号,编号代码为四位阿拉伯数字,从0001自9999。
2.5编号举例:
人力资源部2004年第8份劳动合同,则编号为:
RL-劳动-2004-0008
3.销售租赁类合同编号方法:
3.1一级编码:
一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。
3.2二级编码:
同技术服务合同编号方法1.1。
3.3三级编码:
根据销售产品的品名型号及编号表示。
3.4同技术服务合同编号方法1.3
3.5编号举例:
如公司C9缸体产品销售合同编号为:
XS-C9xxx(型号)-001
4.补充协议的处理
4.1补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议,在与合同共用一个编号的前提下,根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。
如:
流水号为0088合同的第一份补充协议的编号为“……088
(1)”。
4.2对于纠纷处理合同(如与业主因商品房买卖合同纠纷而签订的协议),若纠纷系因公司与该当事人在先合同的履行而发生,可将其作为该在先合同的补充协议处理,编号方法同5.1。
第四章附则
第六条本规则自发布之日起开始施行。
第七条本规则解释权属综合管理部。
合同编码原则
一、吉大小天鹅合同编码原则
规则:
2-3-6-4
说明:
第一字段表示合同的种类。
合同种类高于10种,合同法中有15种合同:
除此之外,其他符合法律的合同野兽保护。
但是低于99种。
第二字段表示地区(见地区编码)。
第三字段表示合同版本及合同制定的年份及月份(公司统一制定,具体见总经办公布的为准)。
第四字段表示合同流水号。
二、合同编码作用
规范合同的管理工作,充分发挥档案作用,提高档案保存质量。
三、主要数据项及事例:
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
买卖合同
水电合同
赠与合同
借款合同
租赁合同
融资合同
承揽合同
建设工程合同
运输合同
技术合同
保管合同
仓储合同
委托合同
行纪合同
居间合同
事例:
01-431-200806-0001
表示:
买卖合同,对象为长春地区,08年6月版本,流水号为0001
合同编号准则及合同订单传递流程
为统一规范公司的业务运作流程,使各部门在统一的合同编号指引下,更准确,更及时地进行配套生产,安排收发货物,理顺工作程序,规范工作内容及职责,特制定以下职责及流程,请各部门严格遵照执行。
编号的依据:
HT—TK—05001MX—ZX0501
HT:
销售签约客户名称
TK:
探克公司简称
05001:
合同顺序号
MX:
销售目的国名的标准缩写,如美国:
US,墨西哥:
MX
ZX:
商品名称,如自行车:
ZX,摩托车:
MT
0501:
用资计划的编号
其含义为:
由某公司代理的,发往某目的国的销售合同,及合同所指向的商品以及为执行完成此合同需要使用的资金计划。
标
题
物流部单证流程内容
页码
共页
第页
执行主体
监督主体
考评主体
物流部收到业务部的销售合同后,自行编制完成发货指令(合同编号与销售合同号一致),分发到本部门具体责任人执行。
收到采购合同后,自行编制完成收货指令单(订单编号与用资计划编号一致),分发到本部门具体责任人执行。
仓库根据收货指令单,随时跟踪产成品、外购零配件的入库,填写材料入库单,办好入库验收手序。
领料出库,仓管员根据生产部下达的生产指令单,填写领料单,办理领料手续。
生产完成后车间填写“成品缴库单”交仓库进行发货。
根据发货指令单,按时保证质量,填写产品出库单,进行发货、清点工作、由业务部核准后确认发货。
附件:
1、发货指令单
2、收货指令单
3、材料入库单
4、产品出库单
5、领料单
签发人
签名
物流部:
现将《物流部单证流程内容》抄送你部,请严格执行。
总经理:
日期:
执行负责人签名
兹收到《物流部单证流程内容》,本人明白制度的详细内容,并保证在本部门严格贯彻。
执行人:
生产部单证流程内容
生产部根据业务部的动态表,自行安排生产,编制《生产指令单》(生产批号与用资计划编号一致),按时完成生产任务,填写《成品缴库单》,经仓库管理员验收合格后,完成入库。
1、成品缴库单
2、生产指令单
生产部:
现将《生产部单证流程内容》抄送你部,请严格执行。
兹收到《生产部单证流程内容》,本人明白制度的详细内容,并保证在本部门严格贯彻。
业务部单证流程内容
物流部协助业务部在发货前7天,将《摩托车发货动态表》或《自行车发货动态表》,《销售合同》(如有更新,随时以邮件通知用红色字样注明更新日期),《用资计划》(如有更新,随时以邮件通知用红色字样注明更新日期)分发给财务部和物流部,将《摩托车发货动态表》或《自行车发货动态表》,《销售合同》和《采购合同》金额一栏删除后,分发给生产部,以便这两部门编制有关计划。
如遇其他特殊情况,则以邮件上报美墨特批之后执行。
分发形式以电子表格和书面文字两种为准。
1、摩托车发货动态表
2、销售合同
3、用资计划
4、采购合同
业务部:
现将《业务部单证流程内容》抄送你部,请严格执行。
兹收到《业务部单证流程内容》,本人明白制度的详细内容,并保证在本部门严格贯彻。
财务部单证流程内容
财务部收到动态表、销售合同、用资计划后,根据账上现有资金,一个月内的应收账款,编写发货资金安排,呈报总经理,抄送美墨公司。
发货后两周,根据用资计划,由业务经办人填写支付证明,同时附上该批货物的发票、材料入库单,经其主管签字确认,由财务经理审核,总经理或代理人批准后,出纳方可付款给配套供应商。
根据销售合同,及时与销售客户对账,收回货款。
财务部:
现将《财务部单证流程内容》抄送你部,请严格执行。
兹收到《财务部单证流程内容》,本人明白制度的详细内容,并保证在本部门严格贯彻。