行政管理制度文档格式.docx

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与会人员：

根据会议内容确定

会议安排：

主管以上人员组织，提前安排内容，应在会议召开三小时以前向与会人员发出会议通知，并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。

各参会人员需提前准备总结材料及上报，以备讨论。

（二）会议纪律

1.办公室须及时发出会议通知，并向与会者明确会议召开的时间、地点、参加人员、会议内容以及与会人员须携带的文件材料和其他相关事项。

2.会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。

3.办公室须认真做好会议记录，并做到会议结束后的会议记录的整理备案、文件退收工作、会议文件的汇编，完善会务工作。

4.所有与会人员要严格遵守会议的开始时间，无故不得迟到、早退。

迟到人员计入会议记录。

5.不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。

6.会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。

7.会议期间须将手机关掉。

8.会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席。

9.内部会议内容须做到保密。

10.与会人员须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。

（3）会议记录

1.会议由办公室制作会议记录。

会议记录必须使用专用记录本。

会议记录应记载会议时间，地点，与会人员，会议所议事项。

2.会后要及时撰写会议纪要。

会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。

3.会议纪要的结论经与会人员确认无误，经办公室审核后，存档。

（四）会议跟进

1.会议议定事项由办公室主持分解到相关部门落实办理。

2.办公室指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。

3.办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。

4.重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。

三、文件收发管理

（一）公司的文件由办公室拟稿，由总经理签发。

（二）业务文件由有关部门拟稿，部门经理审核，签发。

（三）属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密管理规定，由专人印制、报送。

（四）经签发的文件原稿送办公室存档。

（五）外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办。

四、文件打印、复印及传真管理

（一）公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子版文件。

（二）除重要文件打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。

（三）禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件，禁止私自为外单位打印或传真文件资料。

特殊情况需经总经理批准。

（四）在外打字复印等所发生的费用，须做出详细登记（登记内容：

日期、页数？

全额？

用途），报经办公室，给予报销。

五、档案管理

（一）归档范围：

公司的业务计划、经营情况、项目情况、通告、通知、会议记录、简报、重要电话记录、接待来访记录、决议、决定、协议、合同、公司发文、客户资料、各类规章制度、办法、人事档案、工资资料、财务资料、公司行政文件以及添置设备、财产的产权等具有参考价值的文件材料。

（二）档案统一由办公室指定专人负责管理，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

（三）档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

（四）档案保管工作应做到四不：

不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到破坏）。

（五）加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。

（六）档案的借阅与索取

1.向办公室保管人员办理相关的借阅手续后，方可提档。

2.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。

如确属工作需要摘录和复制，属机密档案的，须经总经理批准后方可摘录和复制。

3.一般内部档案经办公室负责人批准后可摘录和复制。

（七）档案的销毁

1.任何组织和个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2.对超过保存期限的档案，档案管理人员需填写档案销毁申请单，经总经理批准后方可销毁。

3.经批准销毁的公司档案，档案人员须认真核对，将批准的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档，并由专人监督销毁。

六、保密管理

（一）保密范围：

1.公司重大决策中的秘密事项；

2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

3.公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；

4.公司的客户信息及资料；

5.公司的项目信息及资料；

6.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

7.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

8.公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；

9.公司内部管理制度；

10.其他经公司确定应当保密的事项。

（二）保密措施

1.属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、手法、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或部门负责人指定专人执行；

2.非总经理批准，不得复制和摘抄；

3.不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密；

4.公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理。

5.对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，并且公司有权追究当事人的经济和法律责任。

七、印鉴管理

（一）公司现有公章（公司行政章）、公司发票专用章、公司财务专用章。

（二）印章由办公室保管，印章应妥善保管，不得随便放置。

需要施印时按程序由总经理签字后方可施印。

（三）公司行政章（以下简称公章）是代表公司对外联系的主要印鉴，凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章，使用时需经总经理（或总经理委托授权）签发。

（四）公章合同专用章适用于公司与客户签订的业务合同，使用时需经总经理（或总经理委托授权）签发。

（公司暂无合同章，合同盖章一律使用公章代替）

（五）印章原则上不得外借、外带，如需外带，必须经总经理批准后，到办公室办理借用登记手续后方可带出。

市内借出使用不能在工作时间以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。

（六）使用印章必须由用印人严格履行登记手续，由他人代替登记的，需做出详细说明。

实行谁用印，谁登记，谁负责。

（七）公司所有加盖印鉴的文书应统一编号登记，以备查询，存档。

（八）在公章使用中，如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理，造成的一切经济损失，由有关人员承担责任。

（九）不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章，特殊情况需经总经理签批方可借出。

归还公章时，须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查。

凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任。

（一十）印章保管人外出时，应将印章交给指定的临时代管人保管。

（一十一）印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向总经理汇报予以备案，办理补刻手续并在报刊上发表遗失声明。

（一十二）各部门新刻或改制印章，须报公司总经理批准后方可办理，并由办公室登记备案。

（一十三）印章管理人员应做到坚持原则，立场坚定，严格管理，保守秘密。

印章持有人违反管理制度，造成印章遗失或使用不当，公司将按严重违规处罚，并追究相应的经济责任和法律责任。

八、办公用品管理

（一）本制度中的办公用品指日常办公用品及一些低值易消耗品，包括办公文具用品、打字（复印）用纸、待客物品等。

（二）购置

1.凡公司购买的办公用品，原则上均纳入公司年度购物计划，并添置年度购物呈报表。

各部负责人将该部门年度所需要的办公用品指定计划提交办公室，由办公室人员核对购买物品，查阅“供应商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价并进行议价，再整理报价资料，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后，方可购买。

2.办公用品由办公室统一购置，未经批准不得随意购置（特殊情况除外）。

3.临时急需购买之物品，在保证质量的前提下，价格要低于或等于市场价，不得以高于市场的价格购买物品。

在购买物品前要填写办公用品请购单，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后方可购买，并作为报账的原始凭证之一。

4.物品的采购原则上不得由一个人购买。

5.如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品，由采购的人员负责退货，若给公司造成经济损失，由采购人员照价赔偿。

6.采购人员将物品购回后要填写物品入库单，凭销货发票和入库单按规定办理报销手续。

7.负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当。

（三）发放

1.办公室严格执行办公用品领用手续，厉行节约，遵循领用定时、限额、限量原则。

领用者应妥善保管并节约使用办公用品。

2.根据实际工作需要分发给各个部门，各部门要由专人负责领取物品，并在领取单上签字，由办公室登记造册保管。

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室负责人批准后方可领用。

4.公司新聘员工的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

新员工需在领用表中签字确认。

（四）保管

1.公司办公用品均由办公室统一管理。

2.各部门办公用品或财产要认真管理，实行部门领导负责制，办公财产在保修期内如有损坏由保修单位负责维修，保修期后如因部门原因或个人原因损坏、丢失，由部门或个人负责。

3.单位任何办公用品及财产不得流失或据为己有，否则，将追究相关人员责任。

4.因工作需要配备给个人的用品，在工作调动或离岗之前，必须归还单位办公室。

5.办公室要将公司所有财务分类记账，定期盘点、核查，并将核查情况汇总上报总经理。

6.办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事、不允许非工作人员进入库存处。

如库存办公用品发生丢失，由管理人员承担赔偿责任。

九、办公用固定资产管理

（一）办公用固定资产是指公司各部门在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。

具体包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。

1.办公用固定资产由办公室整体计划案标准统一配置。

2.各部门可根据工作实际需要提出设备购置申请计划，经办公室审定，报总经理批准后，由办公室组织相应人员进行采购。

（三）维修

1.各设备需定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。

2.设备出现故障，超出保修期的，由办公室联系设备专业维修公司进行检修，并做好设备维修记录台账。

3.维修费超过设备原值10%的，办公室应按使用年限、损坏程度确定是否需要维修。

4.由个人损毁的，应当由当事人酌情赔偿。

（四）报废

1.设备出现故障无法维修或维修成本过高，且符合报废条件的，由设备管理者提出申请，填写设备报废申请表，办公室负责人签字后报总经理审批。

2.公司办公室会同有关专业技术人员或主要使用人员对设备使用年限、维修情况等进行鉴定，并报总经理审批后，将报废设备交办公室有关人员处理，如报废设备能出售的，将收回的款项入账。

同时，对报废设备登记备案、审批表存档。

（五）其他

1.办公室每年年底对固定资产进行两次全面盘点（由两人以上参加），核对财产数量。

2.各项固定资产的质量保证书等资料统一由办公室保管。

3.使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。

4.员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。

5.任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。

6.未经公司同意，不得将资产外借和供无关人员使用。

7.员工离开公司后，需把领用的办公设备悉数交还办公室，若有损坏或丢失，负责赔偿。

8.办公设备如需迁移，需经办公室办理迁移手续后，方可执行。

十、图书管理

（一）申购

1.部门负责人依据本部门业务开展需要提出购书申请，经办公室根据《图书目录》检查，若没有相同的图书，报总经理同意后，方可购书。

2.图书购买工作原则上由申请人执行，事后将购买的图书报办公室图书管理人员登记，加盖公司藏书章。

（二）管理

1.图书的日常管理工作由办公室设专人负责，将图书进行编号，然后登记在《图书目录》中，内容包括：

编号、书目名称、册数、出版社、单价等栏目。

每次新购图书，均需进行编号登记后，再办理借阅手续。

2.办公室每季度对图书进行一次清点，每半年将清点结果记录于《图书目录》。

办公室每季末将图书目录提供给各部门，供部门选择借阅。

（三）借阅

1.图书出库一律办理借阅手续，否则不准出库。

2.借阅人借书时，应填写借阅登记表后，方可将书借走。

3.图书借阅一般最多同时三本，一次借阅时间不得超过一个月，到期可办理续借登记手续，如需继续借用，须向综合办公室图书管理人员办理续借手续。

（四）责任

1.借阅人应爱惜公司财产，不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏；

因不慎丢失图书，照价赔偿。

2.借阅人应按时归还图书。

经办公室两次催交不还的，视为丢失，照图书原价赔偿。

3.借阅人将图书归还，应在借阅登记表上登记。

十一、行政接待工作管理

（一）行政接待工作的主要任务

1.安排业务关联企业各级领导在本地的吃、住、行。

2.安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。

3.协助办理会议的会务工作。

4.协助开展公共关系工作，协调好外部环境。

（二）行政接待工作的基本原则

1.坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，宣传企业形象，广泛获取信息。

2.坚持规范化、标准化、制度化的原则，执行国家有关廉政建设的规定，符合礼仪要求，杜绝随意性。

3.坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，反对铺张浪费。

（三）行政接待工作的程序、规范

1.接打电话要使用文明语言，并做好电话记录。

2.客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。

3.宴请客人实行派餐单制度，经办人填写派餐单，部门负责人签字后报总经理审批，办公室负责统一安排。

（四）行政接待工作的标准、要求

1.事务性接待标准、要求。

根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺。

2.宴请标准、要求。

宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，酌情进行安排。

十二、公司车辆使用管理（）

（一）车辆使用的要求：

1.凡提供公司使用的车辆必须是符合国家相关规定的车辆，驾驶员必须持有相应车型的驾驶证。

2.车辆必须车况良好，手续齐全。

办公室应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。

3.所有车辆按规定出车前必须填出车表、行车公里数及事由，并签字方能生效。

4.驾驶人出车时要保证证件齐全及有效性。

在出车前需认真检查车辆安全状况（水、电、油），以确保车辆的正常运行，若发现有损坏或有异常现象应立即告知办公室，并协助办理维修。

每次出车后，须驶回指定地点存放，并确定锁妥。

严禁酒后驾驶。

5.办公室每月应至少安排车辆进行一次吸尘、打蜡、上光等维护工作，对车辆内部及发动机要定期清洗维护，应做到车容整洁、车况良好。

雨后、长途归来应及时清洗车辆。

6.办公室每年需要统一安排车辆年检及购置车辆保险，并记录车辆的总里程表读数，作为车辆支出计算的基准数据。

7.对车辆实行定点维修，车辆维修须先填写维修单，由办公室报总经理审批。

车辆经审批后方能送修，未经审批的，维修费不予报销。

车辆在途中需要维修的，要先报告办公室负责人，因特殊情况不能在定点维修单位修理的，由驾驶人报告总经理审批处理。

8.驾驶人应做到合理用油，节约用油。

加油原则以加油卡的形式进行。

如无特殊原因，对用现金加油的不予报销加油费用。

因公在外地加油的，凭出车审批单、发票和报销单，由办公室负责人报总经理审批报销。

9.在出差长途时办理登记后按实际在路途中发生的汽油费、路桥费由公司负责。

10.对于无法安排的用车申请，办公室应当尽快通知用车申请人，做好解释工作。

11.公司禁止出借车辆，特殊情况由公司总经理批准，对未经批准私自出车发生的费用由驾驶人负担。

发生交通肇事由驾驶人负全部责任，并按同型号车辆价格进行赔偿。

（二）违规与事故处理

1.所有车辆必须按公司规定于正规停车场停放。

不按规定停放车辆者，所造成的一切后果（如损坏、被盗、被拖等）由驾驶人承担全部责任。

2.车辆发生丢失的，当事人要立即报告公安局、保险公司和办公室负责人，并按市物价局有关规定赔偿损失。

责任人还需向领导写出书面报告，由办公室按照市物价局估价进行处理，当事人的交通补贴费于取得保险公司赔付款后的次月予以发放。

3.发生交通肇事事故，由交警部门依法处理

（1）交警部门认定我方不承担责任的，发生保险公司赔偿以外的费用，由公司承担；

（2）交警部门认定双方都有过错的，如发生保险公司赔偿以外的费用，公司承担70%；

（3）交警部门认定我方承担主要责任的，如发生保险公司赔偿以外的费用，公司承担30%。

4.发生违章情况，被交警部门处罚的，费用个人承担。

5.私人用车和未经批准发生交通肇事的，一切后果自负，同时须追究相关责任。

十三、差旅费管理

（一）差旅费是指离开北京市城区开展公务活动所必需的费用，其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和外埠交通费。

（二）城市间交通费

　1.出差人员要按照规定级别乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费。

未按规定乘坐交通工具的，超支部分自理。

　2.公司高管，以及相当职务人员出差可乘坐火车软席车（软座、软卧），轮船二等舱；

其他人员出差可乘坐火车硬席车（硬座、硬卧），轮船三等舱。

　3.确因出差路途较远或任务紧急需乘坐飞机（经济舱、普通舱），事先应经总经理书面批准。

　4.公司高管及相当职务的人员出差，因工作需要，随行一人可以乘坐火车软席或轮船二等舱。

　5.乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购同席卧铺票。

符合规定而未购买卧铺票的，按实际乘坐的座票票价的80％给予补助。

可以乘坐软卧而改乘硬卧的，不再给予补助。

6.乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费（限每人每次一份，保险费不超过20元），凭据报销。

（三）住宿费

1.出差人员原则上不得住宿四星级及其以上星级的高档饭店（宾馆），不得住宿豪华房间。

2.公司高管以及相当职务的人员可以住单间，住宿标准：

一般地区200元/天.间，省会城市、直辖市和经济特区300元/天.间。

其他人员原则上两人住一个标准间，住宿标准：

一般地区150元/天.间，省会城市、直辖市和经济特区200元/天.间。

住宿费在以上规定限额标准内凭据报销。

　　3.单人出差或男、女出差人员为单数，其单个人员可选择单间住宿，其住宿费按照不超过上述规定限额标准内凭据报销，超过部分自理。

4.工作人员出差住宿费的报销，可按其出差期间住宿费票据及实际住宿天数平均计算，不超出标准限额据实报销。

5.由于业务巡查等原因借住于监管点宿舍的，给予住宿费补贴30元/天。

6.出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家等无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。

（四）伙食补助费

1.出差人员的伙食补助费，以城市间交通费票据和住宿费票据为凭证，按出差自然（日历）天数实行定额包干，不分途中和住勤，每人每天补助标准为：

一般地区40元，特殊地区50元（特殊地区指国家规定的经济特区和直辖市、省会城市）。

2.经领导同意，出差人员凭据报销工作餐费或招待客户凭据报销招待费的，扣除当餐的伙食补助。

其扣除伙食补助参照标准为：

一般地区早餐10元，午餐和晚餐各15元；

特殊地区早餐10元，午餐和晚餐各20元。

3.无城市间交通费票据的，可出具路桥通行费凭据报销途中伙食补助费。

当天往返的，按一天核报伙食补助费。

无住宿费票据的，不予报销住勤期间的伙食补助。

4.由于业务需要随行的汽车驾驶员驾驶车辆出差的，出差伙食补助费亦按本规定执行。

（五）外埠交通费

1.出差人员由于业务需要发生的的外埠交通费，凭据实报实销，原则上出租车票不予报销。

2.由单位自备交通工具的，凭据报销路桥通行费、加油费等。

（六）参加会议等差旅费

1.出差借款和报销会议差旅费时须提供会议通知。

2.会议通知统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按会议规定统一开支，据实报销；

在途期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费按照上述差旅费规定报销。

3.会议明确通知食宿自理的，在途期间和会议期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费按照上述差旅费规定报销。

会议统一收取会务费用的，取消会议期间的伙食补助费。

（七）其他

　1.工作人员经批准到外地参加各种培训班学习、进修培训的，按伙食补助标准减半给予伙食费补助。

　2.工作人员出差或调动工作期间，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。

绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和外埠交通费。

3.工作人员出差期间，非工作需要的参观费用，由个人承担。

对弄虚作假，虚报冒领差旅费等违法违规行为，由有关部门依照《财政违法行为处罚处分条例》等规定严肃处理。

4.职工探亲费的报销按有关文件规定执行。

5.出差人员返回后3个工作日内，由借款人到财务部统一结算本次差旅费，不允许累加或拆分报销。

十四、安全卫生管理

（一）所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。