WORD使用技巧及标书工作中相关注意事项v11.docx
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WORD使用技巧及标书工作中相关注意事项v11
WORD使用技巧及标书工作中相关注意事项
目录
一、标书编制中使用的基本功能2
1.1标书制作过程中用到的功能分析。
2
1.2页面布局的调整2
1.3页眉页脚的添加3
1.4插入页码4
1.5字体和段落4
1.6样式和标题隔页5
1.7插入目录6
1.8插入图片注意事项6
1.9插入表格注意事项。
6
1.10封面注意事项7
1.11其他注意事项7
1.12兼容文档的转换8
二、提高效率的进阶功能8
2.1常用快捷键8
2.2显示所有格式标记9
2.3复制粘贴9
2.4格式刷9
2.5插入制表符调整文档位置10
2.6插入框线11
2.7表格的调整11
2.8查找功能的应用12
2.9新建窗口12
2.10插入批注13
2.11文档中图片的提取13
2.12双面打印13
2.13自动保存的设置14
2.14大写价格14
2.15整体文档框架下，部分内容频繁替换的标书编制工作方法探讨14
2.16文件的及时备份15
2.17单独文档的准确性15
三、探索中的应用15
3.1修订15
3.2文档比较16
3.3EXCEL表连接式拷贝16
3.4清除自动编号宏17
3.5多级自动编号的设置17
3.6文本结构图混乱的解决18
3.7下划线的截取18
四、索引19
一、标书编制中使用的基本功能
1.1标书制作过程中用到的功能分析。
标书的制作过程中，最为核心的要求是满足招标文件的要求。
其次是要满足审美的要求，虽然每个人的审美原则不尽相同，但依然有以下标书审美共识
1.页面布局合理
2.具有清晰可辨的页眉页脚
3.页码编制清晰
4.行文格式一致
5.各要点标题清晰
6.目录清晰
7.图片摆放美观
8.表格美观
9.封面美观
根据以上需求的分析，标书制作人员至少需掌握以上所涉及对象的调整和操作方法，才可以制作出满足标书审美共识的标书。
1.2页面布局的调整
制作标书经常用到的页面布局调整是，页边距、纸张方向、分页这几个问题。
1.2.1页边距的调整
要调整页边距可在WORD菜单栏中选择页面布局，在页面设置栏目下点击页边距下方下拉选单，选择页边距方案，或自定义页边距。
一般为美观及装订方便，装订侧（一般为左侧）需留出一定余量。
（推荐A4页边距为上：
2.4cm，下：
2.4cm，左：
3.2cm，右2.4cm。
）
1.2.2纸张方向与插入分节符
一般标书中可能遇到需要插入宽度较宽的表格的情况（报价表、描述表、业绩表等），此时可以将纸张方向设为横向。
注意，纸张方向的调整对象是按照整节为单位来调整的，故在调整前，需先插入分节符后再调整。
要插入分节符，在页面布局栏中页面设置栏目下点击分隔符，选择分节符中“下一页”。
选中在分节符后，页码任意位置，即可对本节纸张方向进行操作。
选择页面布局栏目中页面设置栏目下，选择纸张方向，选择横向。
同理，如需变回纵向，也需添加分节符后进行操作，选择纸张方向纵向。
1.2.3插入分页符
为了标书的简洁美观，标题一般另起新页编写。
此时如在标题和之前已有内容之间使用空格方式保留空白，会在修改之前内容时影响后续布局。
此时可在之前内容结尾处插入分页符。
选择插入栏目下的页栏目中的分页选项可以添加分页符，或使用快捷键Ctrl+Enter。
插入分页符后，光标会自行移至下一页起始位置，并且在改变分页符前内容时，不会对下一页内容的字符位置造成影响。
注意：
1.2.2中所述分节符也可以达到相同效果，但因分节经常会影响其他项目如页眉页脚、页边距、纸张方向等内容，建议除在页码不连续或不在第一页起始，或者需要调整纸张方向外，不建议添加分节符。
1.3页眉页脚的添加
标书文件中，经常会添加页眉页脚，页眉页脚中包含了LOGO、项目信息、页码等内容。
要添加页眉页脚，可选择插入栏目下，页眉和页脚栏目中，选择相应项下拉选单，选择固有样式添加。
添加后可对页眉页脚进行编辑。
也可双击页眉或页脚区域，此时即可直接进行编辑。
因为复制文档等操作，可能造成页眉页脚内容与之前内容不一致（如源文档中存在分节符等原因）。
此时可双击页眉页脚进入编辑模式，在设计栏目下，导航栏目中，勾选连接到前一条页眉/页脚即可与上一节一致。
要清除页眉页脚，可选择插入栏目下，页眉和页脚栏目中，选择相应项下拉选单中，删除页眉或页脚即可。
页眉残留线可选中页眉页脚编辑模式后，在快捷样式列表的下拉菜单中选择清除样式清除。
页眉页脚与上下页边距离可在页眉页脚编辑模式中，设计栏目下，位置栏目中调整。
1.4插入页码
页码是投标文件必不可少的内容，一般如无特殊要求，页码需连续编制。
要插入页码，可以在插入栏目下，页眉页脚栏目中选择页码下拉选单，选择在页面顶端、底端、页边距或光标选定的当前位置添加，并在二级选单中选择样式。
插入后的页码可以如常进行字体字号设置。
经常遇到的问题是，需在目录后重新起始页码。
此时，可在目录后添加分节符，再选中欲重新起始的页码，在设计栏目下，页眉和页脚栏目中，选择页码下拉选单，选择设置页码格式，在页码页码编号中，选择起始页码，输入起始页码。
1.5字体和段落
1.5.1字体
字体的调节在开始菜单中，字体菜单中内容比较简单，不再赘述，需注意尽量做到全篇正文字体字号一致，包括西文字体。
可先选中要改变字体区域，然后在字体菜单中确定中文字体，之后再选择想要设置西文字体，这样西文字体不会覆盖掉原中文字体。
但如果顺序相反，西文字体可能会被中文字体覆盖。
1.5.2段落
段落中需注意，尽可能保持行距一致，减少使用自动编号，自动编号会影响可复制性。
可在开始栏目下，段落栏目中的右下角箭头，进行详细设置。
其中需注意常规中大纲级别项目，此项目可以将选中内容在文档结构图中已相应级别显示，也可用于将从他处复制内容转换为正文，已避免在文档结构图中显示，或在目录中出现。
但该项无法修改使用了”样式”的内容的大纲级别。
1.6样式和标题隔页
1.6.1样式
使用快捷样式设置标题可以使同一级标题的字体、段落格式统一，也能大大节省调节时间。
一般样式中提供了一级和二级标题的样式，如使用了二级标题，会自动出现三级标题。
要应用样式，可以选中要设置的内容后，点击相应样式图样。
可以在样式图样上点击右键，在弹出菜单中选择修改，修改样式的字体、段落等内容。
也可以将样式直接设置为某段文档的字体和样式，在样式图样上点击右键，选择更新”样式”以匹配所选内容即可。
可以在样式右下角箭头项目中选择其他文档中样式进行样式修改。
现阶段，本人对样式的应用还有待进一步学习，目前样式中会出现拷贝至其他文档中后会替换其他文档中样式等问题，还有待解决。
现阶段不推荐将正文的样式进行修改，以免影响文档的可复制性。
1.6.2标题隔页
标题可以具有隔页作用，在操作中也注意到，多级标题如在同一页中，对于正文格式的美观有一定影响，也不利于图片、表格的插入。
建议无特殊情况，使用隔页的方式添加标题。
隔页的方式指一页中只有标题，无正文，要做到隔页，可使用分页符或分节符。
另外标题在其所占页码中的位置值得注意，一般取垂直中上位置，水平居中，建议采用添加空白行方式，不建议采用段落中设置段前若干行方式。
1.7插入目录
要插入目录，选择引用栏目下，目录栏目中，目录下拉选单。
使用自动目录，WORD会依据大纲级别生成目录。
目录更新有两种方式，一种只更新页码，一种将更新全部目录。
注意：
更新全部目录时，字体和段落也会有变化。
也可在目录下拉菜单中的插入目录选项板中进行设置，具体内容本人使用不多，各位可自己尝试。
1.8插入图片注意事项
要从外部插入图片有多种方式，下面介绍三种方式。
一、将光标放在要插入图片位置，选择插入栏目下的插图栏目中，图片选项。
二、选中图片文件直接拖入文档中要插入图片位置
三、用WINDOWS右键菜单中的复制功能复制图片后，将光标放在要插入图片位置，后粘贴。
以上方法中，前两种插入后，图片若大于页面，会受到页边距限制按比例缩小。
第三种方法，插入后图片保持图片原大小。
图片插入后，建议环绕方式为嵌入式，建议加边框。
1.9插入表格注意事项。
表格的插入一般有两种方式
一、使用EXCEL处理后的表格
二、使用WORD插入表格
注意：
EXCEL复制的表格样式需重新调节
表格的调节主要是表格中字体和段落的调节，表格样式的调节。
可在选中表格后出现的设计及布局栏目下，对表格的各项内容进行调节，具体内容可自行尝试。
要清除表格，可已使用右键，剪切的方式，或者选中表格后再加选部分文档一起按DELETE键删除。
1.10封面注意事项
封面内容须包含招标文件的全部要求，且布局合理。
封面中经常会用到包含正本或副本字样的文本框。
要插入文本框，选择插入栏目下，文本栏目中，文本框下拉列表，一般使用简单文本框即可。
文本框默认为浮于文字上方，可在文档中任意调整位置和大小。
1.11其他注意事项
1.11.1文件的大小
一般标书文件根据图片多少，大小不同，一般在20M-60M左右，如文件过大，可能造成机器运行缓慢，容易死机等问题。
如文件过大，建议分册制作，注意页码连续。
如有可能，尽量对较大图片进行压缩后再插入。
1.11.2标点符号的正确使用
请注意正确使用中文、英文标点符号，原则上标题中，数字标题后应使用西文标点或不加标点。
1.11.3标书格式的总体设计
编制标书前，需对以下内容予以明确，避免格式不一致：
1.页边距
2.页眉页脚
3.中文字体，西文字体
4.各级标题字体、字号、编号形式。
5.标题前空行（字号、行数、行距、段前段后）
6.正文字体、字号、行距、段前段后
7.表格字体、字号、行距、段前段后
8.表格行高
9.表格列宽选择依据
10.图片边框（线性、粗细）宽度要求、插入方式（嵌入型或者附于文字上方，为排版而进行的四周型等）
11.图片排版的其他要求（荣誉证书两个一页等）
12.加黑或斜体使用依据
13.为美观而调整时的依据（如少于多少行可以酌情修改以避免页面空白，表格字号的酌情调整等
1.12兼容文档的转换
我公司目前使用的全部为WORD2007，但客户和集成商普遍使用WORD2003系统，考虑到兼容性问题，在提供给客户或集成商前，如无特殊要求，须转换为WORD2003兼容模式。
要转换为WORD2003兼容文档，可在WORD选单（左上角）中另存为选单中选择WORD97-2003兼容文档。
兼容文档后缀为.doc，WORD2007文档后缀为.docx
二、提高效率的进阶功能
通过第一节内容的技能，已可以满足标书编制的基本需求，本章对使用经验技巧和合理安排工作流程进行探讨。
2.1常用快捷键
Ctrl+A 包含整篇文档
Ctrl+C 复制所选文本或对象
Ctrl+X 剪切所选文本或对象
Ctrl+V 粘贴文本或对象
Ctrl+Z 撤消上一操作
Ctrl+Y 重复上一操作
Ctrl+F 查找文字、格式和特殊项
Ctrl+S 保存文档
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