企业关于OA办公系统引入使用项目可行性计划书Word下载.docx

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企业关于OA办公系统引入使用项目可行性计划书Word下载.docx

2、软件设施9

3、硬件设施10

4、人员配备10

四、引进OA协同办公,尚且不能解决的问题10

1、成本与财务的集成10

2、资金管理与财务的集成10

3、资金管理与合同管理的集成10

4、售楼销售信息与财务共享10

我公司正处于发展壮大期,五盘联动的关键时刻,如何让各部门、各岗位协调有序,工作区域之间无空白,让全员都能了解公司整体的战略、动态,让每个人都能明确工作的目标,靠少数领导的带动,力量比较薄弱。

一、目前公司在办公中存在、并迫切需要解决的问题

有的工作流程不清晰、不建全;

员工、部门之间沟通与协作效率较低;

业务动态进展监控难;

审批周期长,遇领导出差或事务繁忙审批效率低;

个别部门办公机制不透明;

业务数据形成数据孤岛;

缺少多层次沟通平台,通知、公告、领导随机交办的临时事件等信息,传达不顺畅;

多项目同时运作,跨部门、跨地域协调成本高,集中管控难度大等等其他实际工作中存在的问题。

二、引进OA协同办公系统,能够解决以上部分问题

把协同的管理行为,抽象提炼成“角色、事件、流程、结果”等要素,建立以人为本的角色驱动机制,以流程为导航,采用“事找人”的工作方式,从而提高跨部门、跨地域、动态团队的多个角度,进一步提升管理效率。

1、利用OA电子办公桌实现协同办公

可以在任何地点、任何时间、以任何方式协同处理任何人的事件诉求

           

协同工作目标

领导出差在外、工程人员下工地、采购人员外出办业务、人力专员参加招聘会等等情况,虽然本人不在办公室,均可随时、随地登录协同平台,处理公务,如:

领导签字审批、公文收发、查看通知、接受邮件,全体人员共享一个办公平台,缩短办事时间、大大提高工作效率。

OA协同办公系统信息门户,通过将内部和外部各种分散的信息组成一个统一的整体,使用户通过统一的渠道了解其所需的信息。

可按个人页面、公司页面展示,将个人急需办理的事项和公司动态一览无余。

个人页面:

公司首面:

2、工作流程成为作业指导

自定义工作流程:

采用可视化的技术表现形式,将每一个具体工作流程所涉及的相关岗位角色、相关资源进行多维度的整合,实现对业务管理能力和管理规范的全面提升。

 

3、智能表单与流程绑定

表单系统将企业的各环节、各种单据(表单),通过流转控制进行执行管理的平台工具。

如:

差旅费申请/合同审批/客户投诉处理/部门用人申请/办公用品申报/重要工作请示等。

举例1:

差旅费报销

差旅费报销申请审批:

应用特点:

可按我单位的财务报销制度,贯彻报销程序及相关规范;

从费用报销申请、主管审批、会计复核、领导批示、出纳付款等全过程管理;

可对报销申请人、所在部门、报销类型、报销内容简要、支付方式等信息进行登记和管理。

通过按报销申请人、所在部门、报销类型等条件进行过滤检索和查询,形成汇总报表。

举例2:

我公司工程款审批,现用的纸质流程:

第1步        第2步        第3步

最后一步     第6步   第5步    第4步

备注:

如果对施工单位有需扣款或罚款,工程部项目经理做书面说明。

以上步骤可在协同办公软件上进行,即制表、审批、签字均通过办公平台完成:

电子审批流程:

工程部项目经理接到进度报告后,在OA办公中发起并填制“用款计划审批表”并提出请“财务总监”、“主管副总”、“总经理”按顺序审核、签批;

财务部会计,看到OA该表单流程中,各主管领导审批完成打√后,打印“用款计划审批表”并填制“付款通知单”;

出纳见财务总监签批的书面“付款通知单”,方可付款。

4、“公文”实行电子文档管理

公文管理是系统中最重要的组成部分,涵盖了收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办、公文档案等几部分。

举例3:

财务部发布关于发票鉴别的通知。

财务部人员在公文管理中――点击“发文管理”页面中的“拟文”,填写以下内容,录入流程时,如本文有时效性,可设置期限(小时、天、月)管理,保存待发或立即发送。

期限设置,可跟踪监督审批超时情况;

流程管理中,有超期管理、流程统计,系统会列出超期待办的公文,卡在哪个环节,对各岗位的工作进行时效考核。

通知的正文内容要通过右上角“正文”来书写,如有需要补充内容,最上面一行有“补充说明”,较大文件可“添加附件”。

行政部经理登录协同后,看到个人待办事项中的“收文提醒”,点击收取公文,出现以下页面。

查看正文、附件后,点击右上角“处理”按钮,做出“同意并尽快组织学习”的批示。

两天设置期限已到,原发起公文者“财务部经理”打开原发文件,查看“流程”,四个部门经理均做出“同意”批示,该通知可以公文形式正式发送。

已办公文中的手写笔批注、痕迹,均可保留,能查看某人在某时做出某些指示,要看到文件套红效果(政府发送的正式红头公文),需安装公文插件;

实现痕迹保留功能,需安装高级OFFICE套件。

5、互动沟通的即时信息平台

包括:

公告、调查、讨论、新闻四个板块,将告知全体人员的信息在此发布,可分为行政公告或新闻动态。

例如:

公司召开运动会的消息、公司关于春季防火防水防盗的通知等。

通知公告的首页:

通过“新闻频道”“最新公告”的信息发布,打破企业内部信息孤岛,真正开始跨平台、跨地域、无障碍的接触;

通过参预“最新调查”“管理讨论区、职工园地、热帖排行”,加强员工的感情沟通,缩小人与人之间的距离,强化交流,增强企业凝聚力;

构建和谐的企业文化平台,让员工感知企业文化、体验企业文化、融入企业文化。

6、通过日志、计划、任务实现个人办公管理

企业在日常办公中对于各种计划,个人的日程,公司例会,都要准确、可控,在时间上强调进一步的管理。

工作计划按周期可以分为周计划、月计划、季度计划、年计划和半年计划五种。

管理人员或部门经理使用计划总结查询功能,可随时查询指定部门员工的工作计划,及时了解员工工作情况。

7、移动商务审批

移动平台将移动网络优势和企业应用有机整合,将移动应用技术应用到企业的生产、运作、销售、管理等各环节实现应用整合,在一定程度上突破地域、时间上的限制。

让企业的现有信息系统迅速延展到手机,让商务活动得以脱离办公桌面的桎梏。

移动业务审批功能的实现,无疑是领导者的一大福音,要实现这一功能,须另外购买移动OA办公插件,并在指定地点购买“卡”,产生的流量费用与移动公司结算。

但据软件公司介绍,多数企业只限公司高层领导使用移动商务,整天公务繁忙、经常出差,用过移动OA后,均反应实用性并不强,手机界面小、上网速度慢等因素影响,有时还不如打个长途电话来的快捷。

综上所述,使用OA协同办公系统,能够解决我公司办公中存在的问题。

从成本控制的角度考虑,OA协同的应用带来的无纸化办公模式,会使公司的纸张消耗节省三分之一,但这只是一个小的方面。

在今天这样一个信息年代,特别对地区跨度大的企业而言,管理效率的提高是发展的关键,这才是OA协同带给我们企业最大的帮助。

三、启动OA协同的准备条件

1、必要条件

工作流程不建全的部门,要使用OA系统,首先须完善本部门的工作流程及表单。

否则,系统实施时间将被拖长。

2、软件设施

据统计,我公司现有人员72人,电脑、笔记本数量36台,各部门均有上网条件。

目前,我公司需要30个并发可满足工作需要,即同时可容纳30人在线,第31人只能等待有人下线,才能登录平台办公。

购买OA协同标准版或企业版,主要功能均可以实现,基础许可数决定软件版本的价格,即同时在线人数。

要实现更高一级的功能,需要安装扩展插件,另外收费。

每个OA品牌均有多种扩展插件,可根据本单位需要随时购买。

本地目前能提供OA办公软件服务的有两家:

此处略去

3、硬件设施

A6产品序列支持32位和64位服务器,支持微软WINDOWS,SUSElinux操作系统。

配置:

IBM塔式服务器,8G硬盘,千兆网卡,价格约0.8-1万元。

4、人员配备

一名信息员,熟练应用OFFICE办公软件,打字、制表要求速度快、质量高。

软件安装用时一天,但安装前期需要录入的前期资料、信息量较大,耗时较长。

一名协调人员,负责与软件公司及我公司各部门协调。

A6系统中“智能表单”一项,需要录入我公司正在使用及有待完善的表格,现有成型表格拿来能用,待完善的表格,需要协助软件公司与各部门沟通完成。

四、引进OA协同办公,尚且不能解决的问题

OA协同办公软件的引进有利于提升工作效率,但只局限于解决行政办公中的问题,不能满足业务需求。

目前房地产行业使用的软件大多数是业务操作软件,单独使用,只能满足企业某一部门或某一个业务环节的需要,如售楼软件、财务软件、物业收费软件等,无法对企业整个运作流程进行系统化的管理与控制,特别是无法对企业最高领导者提供经营决策支持方面的信息。

以下内容将是我公司未来发展,要实现的管理目标:

1、成本与财务的集成

怎样实现财务、成本一体化?

财务部门提出财务成本核算的要求,成本部门对成本的核算做出相应调整,在核算动态成本的同时,自动形成财务成本数据,使成本核算既满足成本分析控制的要求,又满足财务核算的要求。

这样不仅避免两个部门做重复劳动,同时财务成本数据能够直接联查到成本系统,追根溯源到业务单据;

2、资金管理与财务的集成

随着企业的壮大,分支机构的增多,公司将会设置专门的“资金中心”来管控企业的资金流向,实现银企联网,如收付款单生成会计凭证、收付款单生成结算单、结算单生成会计凭证、利息单生成会计凭证、手续费生成会计凭证;

3、资金管理与合同管理的集成

根据房地产成本系统中的合同关联生成付款申请单,再根据付款申请单生成付款单,付款单提交结算中心及生成会计凭证;

4、售楼销售信息与财务共享

售楼处的收款单可自动导入系统,出纳自动生成收款凭证,实现资金与财务的集成管理,领导可适时了解楼房的销售情况。

要解决以上问题,实现公司各项业务的一体化管理,减少重复作业量,所有的统计、分析从一个系统中取数,为企业最高领导者提供经营决策支持方面的信息,需增加房地产一体化管理系统,总造价20-30万元。

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