商务英语信函的定义文档格式.docx

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这一运动要求革除商业契约上的繁文缛节,简化法律用语,从而起到方便民众,减少因繁复用语而引起不必要争端的作用。

1978年3月24日,当时的美国总统卡特更是签署了第12044号行政命令,要求联邦政府各部切实保证颁布的每项法令必须以简单易懂的英语撰写,以便须依照有关法令办事的人都能看懂。

这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎,而简易英语运动在这一法令的推动之下也得到了更为蓬勃的开展[1]。

　　一、什么是“简易英语”

　　所谓简易英语（plainenglish）,美国学者考特兰?

博维（courtlandbovè

e）和约翰?

席尔（JohnThill）认为简易英语是用简易的文字和结构写成的语句,读者都能看懂,很接近于我们的口语

　　[2]。

可见,“简易英语”是指书面表达中使用清晰正确的英语简明扼要而有效地传递信息。

“简易英语”并不幼稚,也并非过分简单化的英语。

“简易英语”重视信息的传递。

它并不堆积词藻,而且不会不必要地使用行话、术语等难懂的表达。

换句话说,“简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让人无所适从的表达。

用“简易英语”书写的文件是为了让人们读懂,因此所用的词语都是读者能够理解的。

只要读者能够理解,“简易英语”用到技术性较强的专业术语也并非不可。

比如,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家,使用专业术语是可以的,因为这些读者能够理解。

只要表达恰当,这篇论文的语言仍然可被称为“简易英语”。

当然,如果这篇文章是出现在面向公众的通俗杂志上,那么再包含很多专业术语就很可能出现普通读者无法理解的状况。

这个时候,只有使用普通大众能够理解的字眼那它才是“简易英语”。

我们应该看到非常复杂的概念也是可以用“简易英语”加以解释的。

许多法律文书,比如合同和法令,用“简易英语”改写后仍然能做到表达精确无误。

　　二、“简易英语”所遵循的原则

　　“简易英语”最重要的原则就是读者为先。

即为读者着想,考虑读者的需求。

要“简易”,就得好好考虑如下的问题:

读者需要知道些什么?

他们对（:

商务英语信函的定义）这个问题的理解程度如何?

怎样才能更好地把意思组织起来以便读者更好地理解?

要想有效传递你的信息,首要的是要清楚什么样的人会阅读你写的东西。

具体来讲,“简易英语”遵循如下的原则:

（一）写作前做好规划起草文书之前,首先得明确自己的写作目的。

读者是谁?

他们对于所涉及的话题是非常了解,了解一点还是一无所知?

他们想知道些什么?

找到这些问题的答案,做到心中有数。

一旦知道了读者是谁,就应该尽可能从他们的角度来看问题,来表达

　　问题,而不要从自己或是公司的角度出发。

表达时要直截了当,就像是在和读者当面交谈一样。

多用“we”和“you”,这要比用“thedepartment/bank/council”和“theclient/customer/ratepayer”平易近人得多。

（二）使用读者能懂的词如果面向普通读者群,简易英语中不会使用艰深难懂的字眼,不会使用技术性强的专业术语,因为这样读者很有可能理解不了。

如果确实有必要让读者了解某个术语,那是一定会加以解释的。

简易英语中不会出现“heretofore”,“herein”和“aforementioned”等文绉绉的字眼。

简易英语多使用明白晓畅的日常表达,它更易理解,也更平易近人。

当然,简易英语并非简单地将难懂的单词替换为好懂的字眼,但是如果你用与人直接交谈的方式来写作就已经是一个很好的开端了。

例如,将Irefertoyourletterof7may.改写为Thankyouforyourletterof7may.这便是plainenglish。

再如,priortoandfollowing换用beforeandafter,这也是简易英语的体现。

　　（三）多用短句和简短的段落简易英语多用短句,一句话中通常只包含一至两个意思,如果需要解释一个术语或是阐述某个观点,通常会另起一句单独解释。

　　但是,简易英语不会单纯为了达到简洁的目的而牺牲文字的清楚性。

短句并不一定就能将意思表达清楚。

有时为了讲清楚某个意思你必须得用更多的词语。

某些规则讲一句话只能包含多少字,我们不能机械地盲从如此的规则。

我们首要的指导原则还是要将意思表达清楚。

其次,在简易英语中,通常是把思想用简短的段落组织起来,而且每一段都有一个中心思想。

这样的文章比长篇大论易懂得多。

（四）多用主动语态,少用被动语态在以前,人们草拟各种文书时总是被动语态用得多。

例如:

Applicationswillbeprocessedwithintwoweeks.在这句话中,我们并不清楚动作由谁发出。

此外,读者对于“processed”一词的含义也有可能不太明白。

现在随着简易英语运动的进行,同样的一句就会换用主动语态,从而意思表达就直接得多:

wewillreplytoyourapplicationwithintwoweeks.这样读者就清楚了动作由谁发出,会得到什么:

两星期后得到答复。

（五）少用大写字母大写字母不能滥用而且使用大写字母会使你的文字少很多亲切感。

过去在有些商务文书中总是存在过度使用大写字母的趋势。

例如,在一些政府文件或公告中会有这样的文字:

whentheDepartmentissueditsAnnualReport,theministertableditintheFederalparliament.考虑到公众的接受程度,现在符合潮流的写法是去除那些不必要的大写字母,像这样:

whenthedepartmentissueditsannualreport,theministertableditinthefederalparliament[3].这样公众更能接受,因为它不再那么高高在上、面目可憎。

　　（六）语义不能模棱两可写作时要注意不能写出有歧义的句子,这样会妨碍读者的理解,这也是简易英语重要的一条原则。

伦敦地铁里曾经有这样一个告示:

Dogsmustbecarriedatalltimes.给人的感觉是每个乘地铁的人都必须牵条狗。

但它的本意是说如果乘客带狗的话必须随时牵着不能放手[4]。

虽然用词简单,但整句话令人费解,已经不是plainenglish了。

当然,简易英语并不仅仅是遣词造句的问题。

文本的设计同样重要。

如果文本的布局很凌乱,字体很小,或者文字的颜色不醒目,那么即使内容很清楚读者还是有可能在理解时碰到困难。

所以这些问题在所谓的实用英语写作（practicalwriting）中都应该仔细考虑。

　　三、“简易英语”在现代商务英语中的体现简易英语在现代生活中是无处不在的。

很多人都听说过有用简易英语拟就的保单和政府报告,但简易英语并不仅仅出现在官方文书中,任何组织或机构为了和公众以及它们的内部员工沟通,都需要用到简易英语。

简易英语的使用随着简易英语运动的蓬勃开展以及政府的提倡,已经渗透进商务交际（businesscommunication）的方方面面,大到法律文契、保单、标书、年报、政府部门和银行等其它组织的往来信函,小到各类帐单、通知、航班及公共交通时刻表等,都出现了简易英语的身影。

简易英语在现代商务英语中有如下体现,我们用实例详细加以说明:

（一）现代商务英语,尤其是商务信函中,通常会略去不必要的冗言赘语。

商务业务中讲求

　　的是时间和效率,正所谓Timeismoney,因此简单地表达内容和适度地把握分寸就非常重要。

请看以下例句:

wearecompelledtoex-pressoursurpriseanddisappointmentatfindingthegoodscontainedinyourlastshipmentnotuptotheagreedstan-dards.在此句中,划线的部分其实都大可不必,若改写为:

wearesurprisedthatyourlastdeliverydoesnotmatchupwiththestandards.则要简洁许多。

此外,为了达到简洁的目的,除了表示强调的重复,商务信函中还会避免使用反复累赘的用语,试比较（括号外为简明用语,括号内为累赘用语）:

annually（fortheperiodofayear）,during20XX（duringtheyearof20XX）,separately（underseparatecover）,for$200（forthepriceof$200）。

很显然,括号内的用语与当今英语简易化的趋势和商务英语精干简练的表达风格不相适应。

当然,以下的表达尤其应当避免使用:

adequateenough,gratefulthanks,andmoreover,combinedtogether,pasthistory,filledtothetop,truefacts,finalcompletion,usu-alcustoms等等。

（二）现代商务英语和传统的商务英语不同,为了满足时代的需要,满足现代商务活动高效率和低消耗的需要,它已开始采用近似于口语化的语言。

这是现代商务英语中极其值得重视的一点,它与上文提到的“简易英语”的第二条原则是相吻合的。

具体来讲,就是现代商务英语,尤其是商务书信往来中,人们趋向于使用短小精悍、更为人熟悉和口语化的用语及表达方式。

经过笔者的总结,有以下几点（例子中括号外为现在常用的简明用语,括号内为以往的用语）:

　　1.使用短小精悍的单词,避免使用较长而又过于书面化的单词。

有人认为不写一些罕见的词便不足以表达写作者的水平,因此明明可以用prefer,consider或decide来表达,却用toexpressapreferencefor,togiveconsidera-tionto或toarriveatadecision来代替。

这是一种错误的想法,不应提倡,我们写的每一封信都有它的一定目的,如果我们的书信和文件要使阅读者看了两三遍以后才能明白,那么应该说这份文书的质量就有问题。

我们应该考虑读者的文化水平和阅历知识,所用词语应控制在读者的词汇量范围内,例如:

fire（conflagration）,penalty（disincen-tive）,alike（homologous）,change（metamorphosis）,through-out（pervasively）,widespread（ubiquitous）,quick（expedi-tious）,first（foremost）,sweat（perspiration）,after（subse-quent）,large（substantial）,issue（promulgate）,house（domi-cile）,use（utilize）,show（disclose）。

　　2.商务英语中术语的使用是必不可少的,但是在现代商务英语中,我们应不再使用技术性过强的词汇和一些过去常用的外来语,以达到简明易懂的目的,例如:

dan-ger（peril）,arrangement（format）,develop（generate）,daily（perdiem）,passageinandout（ingressandegress）,wellac-quainted（aufait）,amongotherthings（interalia）,thepresentposition（statusquo）[5],ingoodfaith（bonafide）。

　　3.使用简单的趋于口语化的表达方式,避免使用复杂的商务固定用语:

wecandeliver（weareinapositiontodeliver）,Ifyoudecideto?

（Ifyoucometoadecision）,dur-ing（inthecourseof）,concerning（onthequestionof）,before（priorto）,if（intheeventof）,accordingto（asper）,ween-close（enclosedpleasefind）,oftoday（ofevendate）,by（per）,pleasetellus（pleasebegoodenoughtoadviseus）,you（yourgoodselves）,yourletter（yourfavor）,separately（underseparatecover）,wereceivedyourletter（weac-knowledgereceiptofyourletter）[6],Thankyouforyourletter（weacknowledgewiththanksforyourletter）[6],wewritetoinformyou（webegtoinformyou）,alongtime（alongperi-odoftime）,now（atthepresenttime）,because（duetothefactthat）,about（withregardto）,eventhough（inspiteofthefactthat）,asyourequested（inaccordancewithyourre-quest）,soon（inthenearfuture）,allow/enable（affordanop-portunity）,pleasenote（attentionisrequired）,normally/e-qually（otherthingsbeingequal）。

　　四、结语我们研究简易英语及其在现代商务英语中的体现,对研究商务英语本身有直接的现实意义,而且了解简易英语这种趋势对于转变商务英语写作观念也有很大的促进作

　　用。

同时,简易英语运动以及商务英语的简洁性特色符合时代发展的潮流,体现出了英语与时俱进不断发展的特点,英国论文研究这个语言现象对于研究英语的发展也具有重要的意义。

　　参考文献:

　　[1]邬孝煜.研究简易英语运动,探讨商务英语教学[J].国际商务研究,1999,（3）:

56-59.

　　[2]bovè

e,courtland,andJohnV.Thill.businesscomm-unicationToday.[m].newJersey:

prentice-hall,1999:

15-16.

　　[3]Quible,ZaneK.,margareth.Johnsonlinguisticcharacteristics;

translationmethods;

　　communicativefunction

　　目录

　　摘要..........................................................................................................................IAbstract.........................................................................................................................II目录...........................................................................................................................III

　　1引言...........................................................................................................................1

　　2商务英语信函的语言特征.......................................................................................2

　　2.1商务英语信函的语气特征..............................................................................2

　　2.2商务英语信函的词汇特征..............................................................................3

　　2.3商务英语信函的句式特征..............................................................................4

　　3商务英语信函的翻译方法及策略............................................................................6

　　3.1增译法..............................................................................................................6

　　3.2省译法..............................................................................................................6

　　3.3转译法..............................................................................................................7

　　3.4分译法..............................................................................................................7

　　3.5习惯术语的译法..............................................................................................7

　　4结论...........................................................................................................................9

　　致谢...........................................................................................................................10

　　参考文献.....................................................................................................................11

　　1引言

　　作为语言功能的变体之一，商务信函英语属于专门用途英语。

商务英语信函有自己独特的语场、语旨、语式，它们分别决定着商务英语信函在词汇、句法和语篇方面的语言特征。

商务英语信函的语言表达形式应该根据交际语境的变化而不断调整。

　　作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务的主要手段——商务信函也得到越来越广泛的使用和普遍的重视。

商务信函是贸易活动中买卖双方互通信息的重要手段和行为依据，它能够保证商务活动顺利进行，并能在激烈的国际竞争中发现和捕捉无限的商机。

在涉外贸易中，商务英语信函是使用最广泛的通讯手段，是贸易双方沟通的桥梁，几乎每一笔业务都是在买卖双方多次交换函电后达成协议签约的，所以商务英语信函作为公司间或公司与客户间交流的重要工具和交际手段，在国际经济贸易中起着十分重要的作用。

　　商务英语信函具有特地的交际目的和特定的交际对象，在社会功能、语言风格、语言文体方面具有特定的题材特征。

商务英语翻译是英汉相互表达的一种方法和技巧。

在商务英语信函翻译中，要做到忠实、通顺，译者应遵循准确规范，功能对等的原则。

商务英语信函的词汇特点，语气及句式特点决定了译者在翻译过程中应严格遵循这些原则。

能否科学地掌握英语翻译方法和技巧，并能否合理的运用，是做好英语翻译的关键。

本文就国际商务信函的基本结构和文体特点及翻译做一些探讨，旨在指导商务英语工作者更好地利用商务英语信函进行贸易信息交流。

　　篇三：

英文商务信函写作格式

　　英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

　　混合式：

每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

　　齐头式：

信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

　　英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头Theheading

　　信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate

　　方便以后查信使用。

Yourref:

（你方编号）ourref:

（我方编号）

　　日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；

美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如may，1998（美式写法）；

1，may，1998（英式写法）。

　　（3）信内地址Theinsideaddress

　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

　　书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前