企业邮箱使用规范及管理制度Word下载.docx

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如用户发现其帐号遭他人非法使用，应立即向行政部汇报。

　　4.2.3邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中，必须遵循以下原则：

　　4.2.3.1员工必须遵守公司相关的网络制度。

　　4.2.3.2员工必须遵守所有与网络服务有关的网络协议、规定和程序。

　　4.2.3.3员工不得因非法目的使用公司的邮件系统。

　　4.2.3.4员工不得利用企业邮箱进行任何可能对公司的正常运转造成不利影响的行为。

　　4.2.3.5员工不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。

　　4.2.3.6员工不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益。

　　4.2.3.7员工不得利用企业邮箱进行任何不利于公司的行为。

　　4.2.3.8员工不得利用企业邮箱全公司群发个人日结果日计划、个人周结果周计划、部门内部工作安排、工作回复（只抄送给相关人员即可）。

上级有特殊要求的员工并经过审批的除外。

　　4.2.3.9员工利用企业邮箱群发文章分享的，内容必须符合公司文化和要求，禁止分享与工作无关的文章、图片等。

　　4.2.3.10公司层面的通知、报告、函等，各部门（中心）必须使用部门邮箱以部门名义发送，不得以个人名义发送。

　　4.2.3.11如员工发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞的情况，应立即向行政部汇报。

　　4.2.3.12员工离职时，在未办离职手续的情况下，其部门负责人必须第一时间通知网管员；

如已办离职手续的，人力资源部必须第一时间通知网管员。

人力资源部必须于每月1日将上月离职名单统计给网管员，并抄送给行政部经理，网管员必须以此及时更新邮箱名单。

　　4.2.3.13任何违反以上规定的员工，按情节严重每次扣款20-200元不等。

同时，网管员有权随时中断或终止使用人使用邮箱帐号的权利。

给公司造成重大损失者，立即开除并移交公安机关处理。

　　4.3网管员的工作职责

　　4.3.1根据公司对邮箱管理的安全需求、风险评估后的安全隐患提交解决方案、风险管理控制措施等。

　　4.3.2及时给各部门提供邮箱各类技术支持，保证各部门工作顺利开展。

　　4.3.3定期检查邮箱的使用情况，对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告，三次以上的屏闭其邮箱使用权。

　　4.3.4定期更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率。

　　4.3.5根据公司发展的需要和要求，对邮箱设置及时做出调整。

　　4.3.6定期维护和检查外部托管机器、设备，保证其能正常运行。

　　4.3.7对邮箱的申请资料，应认真审核，确保审批正确、资料正确、申请的符合性。

　　5、本规定最终解释权归行政部，此前与本规定相冲突者，均以本规定为准。

　　6、本规定自文件发布之日起正式生效执行。

　　7、相关附件

　　附件1：

《企业邮箱申请单》

　　中旭企管行政部

　　200年月日

　　企业邮箱申请表

　　篇二：

公司电子邮件使用管理制度

　　日期：

　　编号：

　　自：

　　至：

　　抄送：

　　主题：

电子邮件使用管理制度

　　生效日期：

20xx年11月27日

　　生效范围：

xxx分公司全体员工

　　正文：

　　1目的

　　随着公司信息化建设的发展及互联网络的普及，电子邮件已逐步成为广大员工在工作中进行信息交流和业务往来的主要工具。

为加强企业形象宣传，规范公司电子邮件的使用管理，确保公司邮件传输的可靠性、安全性和应用水平，提高公司整个网络的运行效率，以维持邮件服务器的正常运转，特制定本管理制度。

　　2范围

　　本制度适用于xx分公司内所有使用公司邮件系统的员工。

　　3内容

　　3.1使用管理

　　3.1.1公司员工以电子邮件对外联系业务时必须使用公司提供的、以公司域名为后缀（如：

　　x@）的邮件服务，公司对员工邮箱进行统一规划和管理。

职员名片及公司其它对外

　　宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。

　　3.1.2公司员工应根据工作需要，依照公司it部的电子邮箱申请流程，申请开通电子邮件服务。

　　3.1.3公司各级员工应根据岗位需求，在获得相关领导批准后，方可向it部申请开通特定邮件

　　组群的收发权限，并在调离该岗位或离职时，由人事行政部及时通知it部注销此权限。

　　3.1.4每封电子邮件在对外发送时其附件大小不能超过10mb，从外部接收的邮件其附件大小不

　　能超过1.5mb，否则将无法正常收发，或导致公司邮件网络堵塞、瘫痪。

　　3.1.5在公司范围内群发电子邮件时，如附件大小超过规定范围，切勿将附件粘贴在邮件中，应

　　1

　　将其粘贴在“公司共享文件夹”中（地址：

\\beijing\temp），并在邮件中说明访问附件的地址链接。

　　3.1.6不要打开一些不知名的、或有可疑的邮件，这样有可能造成病毒入侵公司网络，给公司造

　　成直接的经济损失。

　　3.1.7严禁使用电子邮件群发与工作无关或带有娱乐性质的邮件。

如确实需要在公司内召集、组

　　织集体娱乐活动譬如球赛、集体出游等等，请将该邮件发送人事行政部负责人，由其负责群发。

　　3.1.8严禁跨部门或事业部群发邮件，以免干扰其他部门或事业部的正常工作秩序。

　　3.1.9严禁使用电子邮件群发供应简历邮件，类似“请给某某推荐工作”，除非是给hR推荐工

　　作。

征求简历邮件，允许在事业部内部群发。

　　3.1.10员工收到公司群发的邮件后，严禁全部答复该邮件组群，以免给其他人员的工作造成干扰。

　　3.2责任说明

　　3.2.1员工应及时修改初始密码，并对邮箱帐号和密码的安全负责。

员工不得自行把自己的邮箱

　　帐号提供给他人使用，须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。

若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知it部门妥善处理。

　　3.2.2员工的电子邮箱只限工作交流使用，严禁传播中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的，以及淫

　　秽、反动等违犯国家法律法规的内容。

　　3.2.3严禁员工利用工作之便，向内外部无关人员发送涉及岗位或公司机密的信息资料

　　3.3违纪处理

　　任何违犯上述规定的行为，视为破坏公司正常的工作秩序，一经发现并核实，第一次将给予200元经济处罚；

第二次将给予500元经济处罚，并按《员工手册》中的a类违纪处理。

4附则

　　4.1本制度由人事行政部负责制定、实施、修改和解释，经总经理批准后实施，修改时亦同。

　　4.2本制度自20xx年11月27日起生效。

　　（以下无正文）

　　2

　　篇三：

企业邮箱管理制度

　　企业邮箱管理制度

　　为了加强公司企业邮箱的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络信息安全

　　性，根据国家相关法律法规，并结合公司实际情况制定本管理制度，具体如下：

　　1适用范围

　　本制度适用于公司及所属各子、分公司。

　　2责任

　　2.1本制度由信息化部编制、修订；

行政中心公司办组织会签、发文；

总经理批准。

　　2.2信息化部负责对企业邮箱的运行和使用提供技术支持。

　　3申请开通

　　3.1员工所属部门根据员工岗位工作需求，确定要为员工申请开通企业邮箱的，填写

　　《企业邮箱申请表》（见附件），并将申请表经部门领导审核签字后，提交信息化部。

　　3.2信息化部对《企业邮箱申请表》进行复核，对符合申请使用企业邮箱条件的，在

　　1～3个工作日内，完成邮箱的分配与参数设置，通知相应部门启用邮箱。

　　3.3信息化部对开通邮箱的《企业邮箱申请审批表》，原件应存档备查，直到对应的企

　　业邮箱被收回或注销。

　　4收回或注销

　　4.1公司及所属各子、分公司的人力资源部门应根据员工变动情况，随时向信息化部

　　提供人员变动名单。

信息化部根据变动名单及时对邮箱进行维护管理（权限收回或者邮箱注

　　销）。

　　4.2对因员工离职需要注销的邮箱，由信息化部设定一个月过渡期。

在过渡期中，信

　　息化部重新设定密码，等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。

同时，设置邮箱自

　　动回复功能，告知来信方该员工已离职，同时告知对方新的联系邮箱。

过渡期结束后，备份

　　邮箱数据，注销邮箱。

　　4.3对因员工离职或调动，需要收回权限转交其他员工管理的邮箱（如部门邮箱），信

　　5使用规范

　　5.1公司及各子、分公司所属各部门、各员工必须采用公司企业邮箱进行与工作相关

　　的内外交流。

　　5.2只有部门邮箱是公司认可的对外发送正式的、具有法律效力的文字、图片、影像、

　　文档等资料的有效邮箱。

各部门必须指定专人管理部门邮箱。

　　5.3公司宣传资料、名片等对外发放的所有电子、文字材料，必须且只能使用企业邮

　　箱。

　　5.4企业邮箱的基本命名规则由信息化部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行

　　相应调整。

　　5.5每位员工只能申请一个个人邮箱；

每个部门由公司统一分配一个部门邮箱。

　　5.6严禁使用企业邮箱收发各类违反国家法律法规和公司规章制度的内容。

　　5.7严禁使用企业邮箱传播不利于公司生产经营的正常开展，不利于公司内部团结的

　　言论和文件。

　　5.8严禁使用企业邮箱传播带有病毒、恶意软件的邮件内容。

　　5.9严禁使用各种技术手段攻击公司企业邮箱系统，或者对其他同事邮箱进行密码破

　　解等入侵行为。

　　5.10禁止群发超大容量邮件。

如因特殊原因有此需要，应事先与信息化部取得联系，

　　由信息化部协助解决。

　　5.11为保护个人隐私，企业邮箱使用人不要使用企业邮箱收发涉及个人隐私的各类文

　　件内容。

如果使用人由于使用企业邮箱收发涉及个人隐私的内容而导致个人隐私泄漏，公司

　　不承担任何法律责任。

　　5.12员工必须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，必须回复确认，否则视为未

　　接收邮件，由此造成的损失及责任由员工自行承担。

　　5.13超大邮件的发送与接收：

企业邮箱发送、接收邮件最大普通附件容量为10兆，超

　　大附件容量为100兆，对外发送时应考虑对方邮箱接收的最大容量限制。

　　6邮箱管理

　　6.1企业邮箱由信息化部管理、运行和维护。

　　6.2企业邮箱用户应至少每月清理一次邮件，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资

　　源。

禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。

　　6.3邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在90天内一直保持在80%）的用

　　户，管理员将发送管理员通知邮件到该邮箱，此一周后仍未整改，管理员有权对该邮箱进行

　　清理清理。

　　6.4邮箱用户需对自己邮箱的帐号、密码安全负全部责任。

用户对使用自己的电子　　

邮

　　箱帐号传输的所有内容及产生的后果承担全部责任。

　　6.5邮箱用户若发现任何非法使用本人帐号或其它系统安全漏洞情况，应立即报告信

　　息化部。

　　6.6企业邮箱各用户的初始容量为200兆，在使用邮箱后可以根据实际需要向管理员

　　申请增加空间，管理员需酌情考虑调增。

　　6.7信息化部应对所有邮件及操作进行日志记录，并对特定邮箱进行邮件监控备份，以

　　保护公司信息资源。

　　7附则

　　7.1使用公司企业邮箱的部门和员工，必须严格遵守本制度。

　　7.1.1如有违反本制度，将按照公司相关规定进行考核。

给公司造成经济损失的，责

　　任人应承担赔偿责任。

　　7.1.2如因违反本制度导致法律责任的，由相关部门和个人直接承担。

公司将协助司

　　法部门依法追究民事或刑事责任。

　　7.2若员工的行为违反有关法律法规或公司规章制度，公司将作出独立判断，并有权

　　立即收回该员工的企业邮箱。

　　7.3附件

　　7.3.1《企业邮箱申请审批表》

　　7.4本制度由信息化部负责解释。

　　7.5本制度从颁布之日起生效。

　　附件：

　　企业邮箱申请审批表

　　部门：

日期：

　　部门审核：

信息化部复核：

　　说明：

“承诺签字”必须由使用者本人签字，承诺遵守《企业邮箱管理制度》的各项规定并承担指定的各项责任。

对于部门邮箱，由部门领导签字承诺。