如何提高办文办会办事能力Word下载.docx
《如何提高办文办会办事能力Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何提高办文办会办事能力Word下载.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
第二是我们没有领导掌握的那么多信息，因为领导每天汇报的时候我们不一定都在场。
领导获取信息也是多渠道的，我们不可能掌握领导那么多信息。
第三是我们的学识没有领导高。
所以写材料也就是工作上的材料，特别是给领导写讲话稿难处是显而易见的，我老讲是属于赶鸭子上架。
那么我们自己的工作又必须把这项工作做好，我们写的材料也必须让领导满意，要对推动工作起重要的作用，怎么解释这个问题呢？
这里面既有个人素质的问题，知识积累的问题、洞察力，观察问题、分析问题、解决问题的能力，甚至包括创新能力等等，这些是跟个人素质是有关的。
同时也有一些技术上的问题，就是方法问题。
怎么写好材料，我讲的是方法上的问题，归纳的是要写好领导材料要注意四个方面。
第一是要有针对性，一个材料写得好不好关键是有没有针对性。
今天我们有一个会，有一位领导要讲话，那么首先要了解听众愿意听什么，他们希望了解什么。
比如说华尔街刮起了“金融海啸”，我们到一个金融企业讲课，给他讲怎么加强理论武装、加强思想作风建设是没有针对性的。
我们应该了解他们，金融企业怎么在这次“金融海啸”中能够尽量的避免，减少我们的损失，要分析形势、提出问题、找出对策，供他们参考。
习近平同志在上海当书记时曾经讲过一段名言，他讲“有的同志讲话没有针对性，就没有号召力、没有感染力。
有的同志与新社会群体说话说不上去；
与困难群体说话说不下去；
与青年学生说话说不进去；
与老同志说话给顶了回去”，这就是典型的讲话没有针对性。
我们写材料首先要把握一点是有的放矢，具有针对性。
如果机关开一个会讲内部建设，首先要找出内部建设存在哪些问题，怎么解决这些问题。
照着这个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半，这是我给大家讲的第一点。
第二点搞好文章的布局也是非常重要的。
就是文章的框架结构要设计好，大小标题要设计好，这一点同样非常重要。
我们党的第一支笔杆胡乔木同志曾经说过一句话，他说“写文章和盖房子一样，要看如何布局设计，是否经济、合理、实用”。
这是我们当第一只笔杆子的毕生体会。
文章的框架结构怎么确定？
我认为每一篇文章、每一个讲话、每一个调研报告、每一个工作总结，它的结构是不完全一样的。
我们认为是有变化的，从古到今就说写文章“文章无定法”，说的也是这个道理，但是万变不离其宗。
文章结构我认为可以简单的归结为两种结构，一种是块状结构，一种是条状结构。
块状结构可以理解为就是三部分，简单说第一就是“为什么”，第二就是“是什么”，第三就是“怎么办”。
第一，“为什么”，就是讲这项工作有什么意义。
比如说，开一个干部大会加强领导班子的思想作风建设、加强干部队伍的思想文明作风建设。
我首先要讲为什么要加强领导班子的干部队伍建设，有什么样的意义。
它是我们做好工作的组织保障，是做好工作的前提条件，是工作进一步向前推进的基础，这是我归纳的几条意义。
第二，“是什么”，就是这项工作的内容是什么。
比如说我们的干部队伍建设、班子建设，要加强哪些方面的建设要给大家交代明白。
我们的班子要配齐，怎么配齐？
我们的班子要配强，我们的干部队伍结构是怎么样，如何调整结构、改善结构，这是讲“是什么”。
第三，“怎么办”，要有措施，要提出要求。
领导讲话要提出要求，有几个方面的要求。
所以说块状结构是最常用的一种结构，大家要有这个概念，拿这个结构写任何文章都是管用的。
比如说我们现在全党要开展深入学习实践科学发展观活动，怎么开展好学习实践活动，我们要提出要求，不就是这三部分吗？
其实再深入一层，每一段话都有一个小观点，每一段话都可以体现这三个结构：
为什么、是什么、怎么办。
有些同志写文章一筹莫展，实际上每一段话都可以写三句话，大小标题拿出来都可以写三句话，至少可以写三句话，这是一种结构。
第二种结构条状结构，开门见山讲几个问题。
可以讲三个问题，可以讲四个问题，可以讲五个问题。
或者直接提出几条要求，可以没有前面两个部分“为什么”、“是什么”。
领导讲话就是提要求，我讲五条要求，这也是讲话稿，这也是一个材料。
这种结构也经常遇到，没有前一种那么多。
所以我归纳写文章、写讲话无外乎这两种结构，可以在这两种结构里面做一个选择，这是写材料方法里面的第二点。
第三点就是材料、观点的统一。
首先解决了针对性的问题，第二又解决了框架结构问题，那么第三步就必须要实现材料、观点的统一，这一点是文章有没有高度，有没有起色，能不能吸引人的关键。
一个材料里面，一个讲话里面，如果只有材料，只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，那是流水账。
如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材料来佐证那么是空对空，同样不能给人留下深刻的印象。
所以写文章必须两部分相结合，我们既要有事实同时还要有观点的提炼，把观点用事实串起来。
毛主席讲“要实现观点和材料的统一”，大家都知道毛主席的文章写的大气磅礴，引人入胜，深入浅出，在这方面主席教导了我们，即实现观点和材料的统一。
要在实践中不断的提高，我们才能把握好，才能真的实现观点和材料的统一。
首先是提炼观点要有一定的知识积累和对局势的把握、对问题的把握，因为观点是要符合中央的精神，要贯彻中央的精神。
同时，这一观点又要为群众所接受，又要使之和实际紧密结合的，这是有难度的。
事实证明我们听听汇报进行调查，都可以了解很多情况，关键是观点的提炼。
这是写材料的第三点，最重要的就是观点和材料的统一。
第四点，就是语言方面的问题，语言表达的问题，要用群众的语言，准确简洁。
如果我们写文章、写讲话，拿一张报纸来抄，那是没有先例的，是不会成功的。
要用群众的语言，我认为要用自己的语言，讲心话，讲实话，不要讲大话、空话、套话、不着边际的话。
在这方面，我们老一辈无产阶级革命家给我们树立了光辉的榜样。
比如说小平同志讲的一些大家都能记住，“发展是硬道理”，还有比这更高度的概括吗？
还有比这更能让群众记住的吗？
“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”，“稳定压倒一切”。
锦涛总书记讲：
“发展是第一要务，稳定是第一责任”，归纳的很好也能记住。
毛主席在井冈山斗争时期，在第一次龙源口战斗的时候有一位红军将领在回忆录里面写过，他亲自听到毛主席喊口号。
在枪林弹雨中号召红军战士“勇敢冲锋，拼命杀敌，多缴枪炮，发展红军”，这红军战士都能听明白，而且也很有号召力。
毛主席曾经还讲过“一天不读报是缺点；
三天不读报是错误”，这个我们也能记住，他讲的是学习的重要性。
过去我们古代有一句名言：
“一日不见如隔三秋”，还有一句名言讲“领导干部要思考一些大的问题”。
陈云同志有一句名言“领导干部要拿出一定时间‘踱方步’,考虑战略性问题”，就是走方步，反复思考。
领导干部应该有这么一个基本功，战略性问题一定要经常思考，要反复思考，战略方向如果出现错误，那么后果不堪设想。
语言非常重要，语言要有群众的语言，我们不是搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我们的水平，这是难以为群众所接受的。
同样的我们的语言应该准确、简洁，特别是准确，这一点非常重要。
我们在机关经常遇到这样的问题，好多同志写的材料不能说没有表达这个意思，但是一句也不能用，为什么呢？
就是表达不到位，不准确，不明了，白开水一样的。
用词方面我们要强调准确，特别在机关工作不追求华丽，不追求优美，但是必须追求准确。
在外交词令方面我们经常能遇到，用词是非常讲究的。
比如说在有的外交场合对国内外一些重大事件，对外方的发言，我们外交部新闻发言人怎么说？
我们“注意到”三个字，有的时候说我们“不赞成”，这又不一样。
有的时候说我们“表示遗憾”，有的时候会说我们“表示不满”。
有的时候会说我们“表示抗议”，甚至有的时候会说我们“表示强烈抗议和坚决反对”，这是很有分寸的。
我们的讲话，写的材料、用词也要朝着这个方向去努力。
我给青年干部曾经多次讲过“三办”的问题，怎么练习用词准确，就是强调要看人民日报，人民日报第一版特别重要，这是我这么多年的体会。
人民日报第一版刊登的大量的是党和国家领导人会见外宾的新闻，领导同志会见外宾时的讲话是最明面，用词最准确，最值得我们学习的。
如果我们经常训练自己，那么我们的用词会日益准确。
我的体会是把自己摆进去，假如今天有一位外国元首来了，我们党和国家领导人会见。
人民日报第一版有一个报道，我们先不看这个报道，先把自己摆进去。
假如你今天代表中国会见这位外宾，你怎么来谈？
回头你思考完了之后再去看新华社的通稿，就会有很多的启示，能学到很多的东西。
过去有很多的同志看报看标题，认为党和国家领导人会见外宾和我有什么关系，还不就是那几句套话，实际不然。
这里面涉及到会见国家元首和涉及到两国关系的评价，涉及到两国元首对两国关系发展做出的贡献，涉及到中方如何在下一步发展两国关系的愿望和我们的期许，不是看标题就能得到的收获。
我讲的多一点，怎么写材料是办公室同仁经常遇到的一些问题，第一个“办文”里面的写材料就讲完了。
第二节如何办公文
下面我讲一讲怎么办公文，办公文我归纳为把好“五关”。
第一是把好政治关，第二是把好政策关，第三是把好事实关，第四是把好格式关，第五是把好语言关。
公文大家都知道分为三类，一种是上行文，往上报的，主要是请示报告。
请示报告是两个文体，过去我们喜欢讲写个请示报告，写个报告。
如果要上级领导审批的，必须写请示，不能写报告，我们更不能把请示和报告连用，关于什么事的请示报告这是不行的，这是两个文体。
如果我们有些事只是报给领导知道不需要审批那么就写报告，如果是需要领导审批的那就必须写请示，关于什么事的请示，这是里面的行文。
上行文就分两个，平行文只有一种，是“函”，信函的“函”，就是邮件。
下行文比较多，主要就是通知。
公文的常识很多，我主要给大家讲一讲“怎么把好五关”。
（一）、第一是要把好政治关。
办理公文我认为首要是把好政治关，因为公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。
盖着办公委的大红章发下去，是有法律效力，绝对不能出现政治问题，政治问题多个方面都可能出。
1、不能违反或不符合党和国家的法律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。
很多同志认为不大可能吧？
怎么会出现这个问题？
大家可以在网上查到，某省曾经发过一个文件，是以省委省政府的名义发的。
这个文件里面有一个名企在创业初期豁免“原罪”的问题，就是不管资本积累是什么途径得来的，你在我这个地方投资我豁免，这就突破了刑法的有关规定，对刑法的有关有罪无罪的解释必须是“全国人大”。
这种事情也是有的，首先一条是不能违反法律法规。
2、公文里面如果出现国家领导人，不能出现姓名、职务、排序上的错误。
这个如果出错了也是政治问题，发的是公文也不能出错。
比如说我们国家的常委有严格的排序的，政治局是按姓氏笔画排序，不能按想象来排列。
同样，在我们的各级机关、某一单位我们都不能犯这种低级错误。
3、公文里还涉及到一些权限的问题，我们也不能简单的处理。
比如说我们发一个通知，这里面要求部领导出席培训班并发表讲话，这是部门安排权限的问题。
部长看了这个通知，他就问部领导谁去呀？
谁定的？
我怎么不知道？
里面有权限的问题就不是简单的问题了，这也是政治。
所以，办公文首先要有政治意识，要把好政治关，不管是公文起草人员还是审核公文的各级干部，这是第一关。
（二）、第二是要把好政策关，政策必须前后一致，左右一致，不能是前一个人是这一条规定，后一个人又是另一条规定，跟这一条规定是不一致的。
当然，有些是需要调整的，我们做个说明前一条是需要废弃的。
绝对不能出现有一位同志调走了，新来的同志不了解政策，在下发文件的时候没有保持与原来的文件的一致性，不太一致的政策下去了，下面就会无所适从。
后果严重的可能会损害一部分人利益，可能会引发社会稳定的问题，政策一致是特别重要的。
中央特别强调凡是政策不配套，没有兼顾多方利益的政策不允许出台。
我们在公文审核和起草方面要有很强的政策观念，必须要把政策的前后左右都考虑周全。
绝对不能因为我们的公文下发而引发政策执行上的混乱，引发社会稳定的问题。
（三）、第三关要把好事实关。
事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。
比如说有一个地方就出了一个笑话，干部任免在大会上宣布的时候全场哗然，发生了什么事情呢？
就是把该免得任，该任的免，事实颠倒了，问题就大了。
还有我们的引文也不能出现任何的差错，必须要查原文，查原著。
我讲一个例子，曾经有一个领导的材料引用了毛主席说的一句话，叫做世界上怕就怕“认真”二字，111最讲认真。
领导就说“认真”两个字是不是要加引号，他说他查一下，我说你不用查了我来查。
我翻遍了书也没有查到，交给我下边的一个同志，我说你查，你把这个任务完成了，把它查实了，回头我就不查了。
结果我们这个同志最后告诉我说“认真”二字不用加引号。
在文章要发的时候我有点不踏实，总觉得“认真”两个字要加引号，当时这个同志说查实了没有引号，不用加引号我不放心，又让图书资料室的同志给我查一下。
最后在《毛选·
五卷》里面查到出处了，“认真”二字是要加引号的，回去我就和我下面这个同志讲，我说你是查的哪一个原著？
他支支吾吾告诉我他在网络上查的，是一个中学校长的讲话。
我说这个是绝对不能作为依据的，网络上的再加上又是一个中学校长的讲话，怎么能作为我们查证事实的依据呢？
一定要查原文、要查原著。
这是把好第三关。
（四）、第四关就是把好格式关。
公文的格式是规范的，有统一的规定。
不是想怎么来就怎么来，在这方面我们要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。
第一个是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。
比如说科技部文件下边盖别的章是不合适的，必须盖科技部的章，盖教育部的那是不行的，或者盖一个别的什么民间组织的更不行，红头必须和落款是一致的。
联合发文也是有规定的，联合发文一般是按党、政、军、群排列，党政机关、政府机关、军队机关、群众团体，按这个顺序排列。
比如政府机关里面涉及到一些单位，这里面是按三点方案的机构顺序排列，不是把它写上就行了，涉及哪个单位把它列上就行了，那是不行的，这是抬头。
第二个是文种不能混用，就像我刚才说的，请示就是请示，报告就是报告。
不能叫请示报告，不能把请示写成报告，更不能下行文当成上行文使，给上级机关发通知是不行的，文种是绝对不能混用的。
第三个主送机关必须是一个，就是上行文，上行文主送机关必须是一个。
有很多同志不懂这个规矩。
如我报一个请示，只能给分管这项工作的领导报一份请示，不能每一个领导都送，那就会出问题。
有什么问题呢？
就是不同领导的批示可能不一致，最后执行谁的？
造成了领导之间的不协调，给上级机关造成了矛盾，最后你自己无所适从，哪个领导的指示你能不执行？
不能说合我意的执行，不合我意的不执行。
下行文必须是下一级的管辖的机关，我不能发下两级。
比如人力资源和社会保障部，我发下面的人事厅、劳动保障厅是可以的，我不能发人事厅下面的处，我也不能发地、县的人事部门，我只能发下一级管辖的部门。
再一个就是发文机关的署名不能遗漏。
四个单位发文，那么落款就是四个单位，按规定的顺序排列，不能遗漏。
在简称和全称方面要一致，要么用规范的简称，要么用全部规范的全称，都没有问题。
还有一个是发文的日期，发文日期必须是最后一位领导签发的日期，不是我们在起草公文的时候就把日期写上了。
公文起草的日期也可能是今天10月14日，但领导签发就不可能是14日了，也可能是16日，也可能是17日，以领导签发的日期为准。
格式里面有很多要求，但是我主要讲了三点。
抬头的问题、文种的问题、主送机关的问题、署名的问题、发文日期的问题，这些都是重点，要把握好。
（五）、第五关是要把好语言关。
我刚才讲在起草写材料这一部分的时候讲到了语言的问题，那么我们在讲公文语言的时候就特别强调准确、简洁，不要啰嗦。
写公文其实是个很难的事情，草拟公文用词强调规范。
过去有一句顺口溜，叫“一把刷子写电报；
二把刷子写报告；
三把刷子写道道”。
讲的是越简略越难写，我们的公文都要求简单一些、简短一些，要求要明确一些，这一点在公文起草时候大家要注意，把握这一点。
用词规范方面有很多这里就不一一说了，比如说截止、截至，后面的截至是及物动词，截止是不及物动词，我们很多同志是混用的。
比如截至到某月某日，这比较准确的，截止某月某日是不对的。
我们还有像制订（言丁的订）、制定（确定的定）也是有区别的，前一个制订是在制订方案、制订计划方面的用的比较多，后一个制定主要是用在法律规章方面。
用词方面也是很讲究的，这里有很多，我就不一一说了。
第二章如何提高办会能力
下面给大家讲一下如何办会议的问题，会议在我们工作中占很大一部分时间，各级机关都要召开很多会议。
在各种各样的会议中，有工作会议、座谈会、研讨会、党组会、部务会、局务会、勤务会等等。
有一个调查统计，领导者和管理者的工作时间一般有30%左右甚至有的高达85%的时间是在会议中消耗掉的。
还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个数目的会议，而美国每天有一千一百万个会议，居世界之首，并不是只有我们中国的会议多。
对于办公室的同志来说，如何办会是我们需要做好的一项重要的工作，我的体会是三句话：
制订方案、把握重点、注意细节。
第一节制订方案
制订方案是办会的一个前期的重要准备工作，在制订方案这个方面，我们要注意三条。
第一是要周密的思考，做什么事情我们讲谋定而后动。
制订会议方案就是如何办会的谋定，把方案搞好了，我们的会议就能确保成功。
方案要全面，不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，都要按现实去模拟，这个特别重要。
方案能考虑到，要是遇到了有些事情是能应急处理的，有些事情是难以应急处理的。
比如说一个简单的例子，我们部委要开一个比较高规格的会议，有一些领导的房间要放一些红巾，如果没有考虑到，临时领导需要用的时候，要装饰就来不及了。
有时比如说会场主席台的话筒摆几个好？
如果只摆两个，有第三个讲话时临时接一个话筒是不行的，所以会议方案非常重要。
制订方案的第一条，就是要周密的思考，不遗漏任何一个环节。
制订方案二条就是要明确责任，每一个环节，每一项会务的工作，都要明确到人。
有人来落实，有人来检查、督促落实，这都是我们办公室的同仁都要做到这一点。
如果办小型会议可以，但是大型的会务必须是分工到人，而且有人督促落实。
制订方案第三就是会务方案要报批，有些事情不是我们办公室的同志能决定的，不是具体的会务工作人员能够决定的，需要单位的领导的审批。
比如说会议确定几个发言人，确定哪几个发言人，不是想定谁就定谁，是要报批的。
比如说分组讨论，怎么编排分组也不能说你想怎么定就怎么定，都要报批的，都要上报领导做主，我们办公室的同志都要有请示报告的意识。
办会第一个就是搞好方案，我认为不管大会小会都要有方案，不管是有文字还是没有文字的都应该有方案。
小型会务可以不用文字的方案，但是脑子里也要有个方案，有些该请示领导的要提前请示。
第二节把握重点
第二个就是办好会议要注意把握重点，把握重点是一条重要的工作方法。
毛主席曾经指出任何过程，如果有多数矛盾存在的话，其中必定有一种是主要的起着领导作用的、决定作用的，其它是处于次要的、服从的地位。
主席说我们要做的工作是什么？
要全力找出主要矛盾，抓住主要矛盾，这一些问题就迎刃而解了。
主席甚至还说妄行的学问家和实行家不懂这种方法，结果如坠烟海，找不到中心，也就找不到解决矛盾的方法，主席给我们指出来把握重点的重要性。
办会重点是什么？
我归纳是两个，第一个是参会领导的接待服务，第二个是会场。
其它会务工作也很重要，当然这是两个重点，尤其是办公室的领导要把握这两个重点。
今天这个会有哪些领导出席，那么接待服务要搞好，这就包括前期给领导发请柬。
有的还发动车，领导来的时候有迎送，包括会议议程的提前告知等等把情况直接给领导汇报。
有的不光是本单位领导，也还有外单位的领导，这方面我们要把它作为一个重点。
第二就是会场的准备，会场里边有很多情况，比如说话筒的问题，我们有的同志不注意，不吸取教训。
在会议开始的时候，话筒不响了，甚至有时响但有杂音。
大型会议我都参加过很多次，有些大型会议都出现这些问题，有一个单位去讲的时候，都是有很多高级干部参加的，话筒里面有二十分钟杂音，都没有清除掉，这就影响了会议的效果。
还一个是会标不能出现任何错误，重要的会议都有会标。
要检查好，会标错了大家都能看到，这就有问题了，问题大了。
还有就是排序，主席台的排序不能排错了。
过去有的同志排序错了领导就走了，不参加了，人家很尴尬。
摆了七八个凳子，有的没人坐，人都走了，有的人家还要讲话、发言的，这个程序只能取消了。
会场要准备好，一旦会议开始了，正常会议开始了，那么会议就成功了一半，这是第二点。
办会要把握重点，重点是两个：
参会领导人接待服务，还有就是会场的准备。
第三节关注细节
办会第三点就是关注细节，细节特别重要，有一句话叫做细节决定成败。
管理学把它作为一个原理，准确说就是细节决定成败。
在筹备奥运会的时候，有一位领导同志讲魔鬼存在于细节当中，提醒大家在奥运会筹备过程中要关注细节，这是有道理的。
这个细节就真是细节了，没有注意到它就可能误事。
我举几个例子，比如请上级机关领导出席，你请的是一个领导同志，但他有陪同的人员，如果只寄了一份请柬，那你就很被动。
他本来那些陪同人员还要过来，没有请柬，有的陪同人员打前站，就进不了大门，这问题就出来了。
还有领导的讲话材料放在主席台上，没有过细检查，领导在讲话过程中发现少了页，这问题不就严重了吗？
全国性的大会发生过这种事情，这还不是指我们部门的，是全国性的会议。
还有是主席台的座次的摆放，刚才我已经点到了，不能出现错误，因为不管谁在主席台上，你也要告诉这些在主席台上的同志，提前告知，还要告之相关人员。
曾经有一个会，
升级会员 