信息部操作规范Word格式.docx
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部门使命
提高进销存数据库精准,为公司正常、高效运转提供信息技术支持与服务
岗位名称及
编制设置
岗位
基本职责
编制(人)
在岗人数(人)
信息部主管
全面负责进销存系统、网络系统及硬件设施的管理工作,确保达成公司战略规划,保障信息化管理正常运营及指标
1
数据分析员
协助信息部主管工作,信息采集和数据的录入工作
网络维护员
协助信息部主管工作,负责公司所有网络及硬件设施维护工作,确保公司所有网络及硬件设施正常运行
0
合计
工
职
责
及
内
容
概述
具体工作职责及工作内容
工作输出
前台系统
1、向其它使用系统的部门(如收银部/其他部门)提供技术支持;
前台数据录入操作规范
2、保证上下传数据(交易数据/价格/SKU信息)的正确;
3、及时解决收银台和服务器的故障,保证各银台正常交易;
网络及硬件维护规范
后台系统
1、确保网络线路畅通;
2、对系统操作规则的执行进行监督,保证系统数据的准确性;
后台系统操作规范
3、检查系统中的异常数据(成本/毛利/库存/价格/单据状态等)协助店内解决;
后台数据分析列表
4、监督事业部非常规的系统操作;
数据稽核制度
5、协助事业部的盘点工作,对盘点差异的原因分析与调整;
营运大纲盘点流程
计算机系统
1、负责计算机系统的设置和资源分配,维护系统的正常运转;
计算机系统使用规范
2、监督计算机系统的使用情况;
3、严格执行计算机系统操作与管理的规定;
价格系统
1、每天及时更新价签的商品资料库,以保证价签信息的正确;
营运大纲价签管理标准
2、维护好价签打印程序,出现问题要及时解决;
3、整理每周商品价格波动数据;
商品价格变化趋势
设备维护
1、维护好电子秤软件,及时更新数据,保证电子秤标签格式与信息的正确;
硬件设施管理规定
2、熟练掌握电子秤的工作原理与网络结构,了解电子秤的常见故障;
3、店内计算机设备设立相关设备档案,并设置设备管理员,做好每月设备巡检工作,保证设备完好率;
培训工作
1、对于后台系统的新用户将进行培训、考核;
信息部培训计划
2、对于店内使用电子秤、前台pos机的人员进行上岗前培训,加强电子秤使用人员的水平减少不必要的损失;
3、对于公司使用计算机操作系统人员培训;
巡检工作
1、日常巡检价签POS故障、PC故障、各种非法使用系统的行为;
软硬件巡查规范
信息部各级工作内容
(主管)主要工作职责:
1.对本部门工作进行中/长期规划,并向上级部门提出实施方案;
2.结合公司培训框架完善信息部的培训体系,不断的培养人才;
3.建立完善的网络及硬件系统的管理体系;
4.建立和完善进销存系统的价格体系管理;
5.建立和完善网络系统及硬件软件的巡检工作;
信息部主管岗位职责说明书
岗位名称
所在部门
岗位编号
岗位定员
1人
下属人数
3人
所辖岗位
财务部、事业部、综合部、信息部
本职:
制定和完善并执行公司各项管理制度,保障信息部各项工作规范、顺利有序地开展;
职责与工作任务:
提高进销存数据库的精准,为公司发展提供信息技术支持;
一
职责表述:
对本部门工作进行中/长期规划,并向上级部门提出实施方案
工作时间百分比:
20
工作
任务
1、按照公司的战略规划,拟定月度、季度、年度的工作计划及实施方案
2、每周、月及时反馈信息数据的维护进度及总结问题
3、根据公司发展战略拟定本部门人员需求计划
二
结合公司培训框架完善信息部的培训体系,不断的培养人才
1、督导进行计算机系统的使用培训
2、督导进行进销存系统前台操作培训
3、督导进行进销存系统后台操作培训
4、督导对门店工作人员进行硬件设施设备的使用培训
5、对本部门员工进行岗位职责培训
三
建立完善的网络及硬件系统的管理体系
30
1、督导对公司网络进行日常维护
2、督导对公司硬件设备进行日常维护
3、督导对公司计算机系统进行日常维护
4、督导对公司进销存系统进行日常维护
四
建立和完善进销存系统的价格体系管理
20
1、督导每天及时更新价签的商品资料库,对异常价格进行监控
2、督导整理每周商品价格波动数据及分析处理方案
五
建立和完善网络系统及硬件软件的巡检工作
10
1、安排部门人员对所辖岗位软硬件使用情况的巡检和故障处理
职位权力:
对部门人事的管理
1、人事权限1:
对本部门人员的任聘、调动、有建议权;
2、人事权限2:
对本部门人员的工作业绩有考核、奖罚权;
3、财务权限:
对本部门发生的成本费用有审核权;
4、管理权限:
1、对公司经营发展战略有建议权;
2、对本部门日常管理有决策权;
工作关系:
内部关系
外部关系
任职资格:
教育水平
专业
培训经历
经验
知识
技能技巧
其它:
使用工具设备
电脑
工作环境
一般办公环境(AA)
工作时间特征
单休、有时候加班;
所需记录文档
及传达部门和人员
关键考核指标
客户指标
内部营运
学习成长
财务指标
职业晋升通道:
换岗通道
晋升通道
备注:
(数据分析员)主要工作职责:
A利用POS后台管理系统提取筛选各类数据报表,进行数据分析:
1.销售总数据日报/月;
2.分类销售汇总/月;
3.销售排行前100名/月;
4.商品毛利率分析;
5.商品周转率分析;
6.收银分析;
7.库存过高、过低分析;
8.单位面积销售分析。
信息部数据分析员岗位职责说明书
部门主管
为公司保障运营工作正常进行,提供系统数据支持及软硬件设备使用服务
对进销存软件系统的维护和操作,确保数据精准,监督系统异常并解决问题
前台系统维护与操作
10
后台系统维护与操作
40
1、对系统操作规则的执行进行监督,保证系统数据的准确性;
2、检查系统中的异常数据(成本/毛利/库存/价格/单据状态等)协助店内解决;
3、协助并监督事业部的特殊系统操作;
4、按照指示协助作好盘点工作,协助事业部进行盘点差异原因分析与调整;
价格系统维护与操作
2、整理每周商品价格波动数据;
软件系统维护与操作
2、维护进销存系统及第三方软件,及时更新数据,保障信息传输的正确;
按照培训计划实施相关培训
3、对于公司使用计算机操作系统的人员进行培训;
(硬件软件系统维护员)主要工作职责:
1.进销存系统前台、第三方结算系统的维护管理;
2.进销存系统后台设备及网络路由器的维护管理;
3.计算机系统维护管理;
4.按照培训计划实施相关培训;
5.巡检工作。
信息部网络维护员岗位职责说明书
为公司保障运营工作正常进行,提供网络数据支持及软硬件设备使用服务
对公司宽带网络、硬件设备、电脑系统进行维护,确保数据传输正确
进销存系统前台、第三方结算系统的维护管理
30
1、及时解决收银台和服务器的故障,保证各收银台正常交易;
2、及时解决第三方结算POS机的故障,保障正常结算;
进销存系统后台设备及网络路由器的维护管理
1、确保宽带网络数字线路的传输畅通;
2、确保进销存系统及后台设备的正常使用;
计算机系统维护管理
1、负责计算机系统的设置和资源分配,保证计算机系统的正常运转;
3、严格执行计算机系统管理的规定;
四
五
2、每月固定进行设备例行巡检;
信息部主要处理店面日常营运数据,负责以下日常工作:
1.报表的分发
报表的分发传送是由信息部负责,每日分发工作在10:
00前结束,报表按照公司各分支机构分发传送。
一旦由于某些不可抗拒的原因当天的报表没有产生,则由信息在岗工作人员负责尽快打印出报表并传送。
累计无用报表应定制存放于《销毁文件夹》每月清理销毁。
报表分发种类:
《销售类》《库存类》《毛利类》
报表日期分为:
日报表、周报表、月报表、年报表
2.更改商品价格
由于本公司商品价格采取门店处理售价的原则,所以日常商品的售价是由门店负责人更改和调整的。
售价的更正应由总部采购或事业部负责人书面《价格变更申请单》通知信息部工作人员即可更改售价,并保存此《价格变更申请单》,以备后期其他部门进行查询工作。
商品的临时促销变价,则需由门店负责人提出,由总部采购或事业部负责人审批后,门店自行处理变价(门店做好价格变更登记表,以备后期查询)。
售价更正后一定要重新打印价签。
3.打印价签
打印价签的主要原因有以下几项:
(1)价签丢失
(2)新品价签
(3)更改价格
(4)更换货号{条码}
(5)更改商品描述
(6)快讯商品更换价签【红绿对换】
(7)旧价签脏乱、残缺
4.货号{条码}更换和补录
货号{条码}更换和补录不用填写任何表单,实物为证即可增加和删除。
5.录入紧急要货订单
紧急订单即店面要货申请单,此订单由门店申报,由信息部总仓录入工作人员在电脑系统中录入,配送中心汇总至采购。
6.库存更正
商品库存更正标准
实有商品库存数与机内不相符合:
(1)信息录入错;
(2)一品多码(组合码)混淆;
(3)试吃赠品未及时入库或报损;
(4)收银时混卖;
(5)团购未按正常程序销售;
(6)盘点错误;
(7)未入库就售卖;
职责
1、店长根据库存差异,填写《库存更正申请表》签字。
2、理货员根据《库存更正申请表》对实物进行盘点后,签字。
3、信息部录入员接单录入,修正库存数据,将录入后单据号抄写在《库存更正申请表》右上角,签字上交财务。
库存更正权限
1、门店店长或总仓负责人签字确认后,信息部系统录入员方可并修正数据;
单品差异达到1000元以上上报营运总监,达到2000元上报总经理审核。
库存更正流程
7.其他工作细节
(1)信息部负责电脑系统《门店管理系统》的工作权限范围:
信息主管负责管理《主管行政系统程序》的使用,其他工作人员负责《行政系统程序》的使用,密码各自负责,定期更换以防止非本部门人员擅自使用公司配属权限。
(2)协助查询商品信息及各项营销数据
任何商品在售卖期间出现问题,需信息部帮助查询各项资料,信息部门有责任和义务协助查询工作,帮助事业部门店查询商品各项数据资料,及协助处理解决问题。
(3)信息部每月需申请办公费用,主要为办公用品、价签纸、订单纸、色带、鼠标、墨盒、键盘、公文夹、报表夹等。
第四单元信息部【系统操作流程】
(涵盖流程图)
1.盘存类操作流程规范
业务介绍
盘点是衡量卖场营运业绩的重要指标,是对门店营运管理的综合考核和回顾。
盘点的数据直接反映的是损耗,既确定了盘点周期内的盈利状况,也反映了营运的失误和管理的漏洞。
以便发现问题,改善管理,降低损耗。
业务目的
1、总结盘点周期内经营中的盈亏状况;
2、核对卖场最准确的目前库存商品,以准确把握商品;
并将所有商品的电脑库存数据恢复正确;
3、得知损耗最大的部门、组别及个别单品,以便在下一个月经营加强管理,控制损耗;
4、发现并清除不良品,滞销品,临近过期商品;
整理环境,清除死角。
盘点范围
门店卖场商品、门店仓库商品、门店固定资产、总仓。
盘点业务流程
一、进行区域划分,安排盘点人数
二、检查单据审核,暂停营业
三、准备盘点工具,开始盘点
四、手工抄写盘存表,填写商品及数量,督导监督盘点
五、盘点完成后盘点人员签字
六、督导抽盘,确认无误后督导签字
七、盘点初始化
1、选择盘点商品范围(全场盘点)
2、盘点环境检查
检查是否存在前台未日结单据
检查是否存在审核锁定、作废锁定的业务单据
检查是否存在未审核的业务单据
3、生成盘点批次
4、生成备份库存
5、盘点批次浏览
八、实盘数据录入
正常录入:
顺序正确,核对商品信息是否一致;
修改(录入过程中盈亏差异修正):
出现差错时的修改,需经营运部门确认或返回重新抄写;
核对盘存数量差异的操作流程
1.盘点数量录入后打印“盘存数量差异表”内含(商品条码货号、规格单位、差异数量及涉及金额)。
2.检查盘点表的录入:
录入的数据是否与填写盘点表的数据一致。
3.复盘数量及商品:
(1)到盘点商品相关区域再次确认商品实际数量;
(2)检查此商品是否所有存放的区域都盘点到;
(3)检查此商品是否有一品多码或拆分单位销售的现象;
(4)检查此商品是否与其它商品混盘;
(5)检查此商品是否进行过报损后,拆分打包销售。
4.检查相关票据录入情况如(验收入库单、调拨单、内部领用、报损单据数量情况)。
5.经卖场差异查找后的数量,填写“盘点差异数量更正表”经相关监督人员签字确认后,方可录入系统。
6.盘点差异追踪:
经查金额在“50”元以上的及单品在“10”个,执行盘点差异追踪。
财务、营运、店长进行相关过程监督及稽核。
7.每月盘点结束后各店负责人,将“盘点差异报告”上交总经办。
删除:
若要删除抄制盘点信息,需申报盘点负责人签字确认。
④将系统盘点表编号备注在盘点表右上角;
⑤与抄制盘点商品信息的方法一致,核对、录入,反之不可;
⑥所有盘点表必须号码编排,并进行登记。
盘点表商品的编排次序是“从左到右、从上到下”;
⑦盘点表录入后,原则上不接受卖场人员的任何更改,如需更改必须经申报盘点总负责人批准;
⑧盘点表要存放在“档案袋”中,并作登记与编号。
九、盘点结束审核
十、盘点奖惩标准说明
奖惩标准
1.凡不参加月盘点工作者,每次罚款20元。
2.在盘点中人为损坏商品的,照价赔偿。
3.所有人员未按照盘点操作流程执行的,罚款10元
4.凡出现一次条码出错者,罚款1元每次。
5.凡连续出现三次以上错误者,罚款5元。
6.多盘,少盘者,按数量罚款一次1元。
7.漏盘者罚款一次1元。
2.配送出库作业规范
配送出库是指配送中心和分店的往来,以及配送中心和客户的往来,包含了配送中心配送到分店和分店退货回配送中心,配送中心批发给客户,批发客户退货给配送中心。
一、参与对象:
总部、配送中心、分店、批发客户。
二、规范:
1、总部在接到分店要货申请单后,必须按照要货申请单制定采购订货单和配送出库单
2、在接到供应商配送货品时,严格按照采购订单收货,收货员核对商品条码,检查品质,清点数量,填写实收数量,标注无货记录
3、配送中心按照门店要货单进行分拣配送(统一由总仓在配送出库单上备注皮重)
4、总仓在接到配送入库单据后,必须在当天上午十二点之前完成审核
5、总仓配送出库单据必须在当天门店闭店前审核完成
6、打单员按照实际订单打单,确认商品数量、种类,并签字
7、分拣人员根据配送出库单完成商品分拣,并签字确认分拣无误。
8、配送人员在发车前,根据配送出库单确认商品数量、种类,签字后发车
9、分店配送人员根据配送出库单完成收货,确认无误后签字
10、系统操作员要定员定岗(总仓操作人员未将周小渝改为孙燕)
Ps:
所有经手人员必须签字确认,未经签字有权拒收
三、流程
1、分店制定要货单上传至总部
2、总部按照要货单制定采购订单和配送出库单
3、验收供应商配货完成后,生成入库验收单,并在十二点完成审核(在原有的基础上加入信息部审核,由财务终审)
4、验收完成后,总仓根据配送出库单完成商品分拣出库,并在门店闭店之前完成单据审核
5、分拣员在分拣完商品之后,确认无误签字
6、配送员在发车前根据配送出库单核对商品数量、种类,确认无误签字发车
7、分店人员根据配送出库单进行商品验收,确认无误签字完成验收。
3.商品报损类
注意:
其它出入库方式,其实也是一种销售、进货方式。
一般用于仓库报损、领用、借出、归还等,出入库原因、方式在导航图的'
信息档案'
页'
其它辅助档案'
中增加、删除、修改。
数据影响:
此单据生效后影响库存数量、商品在库成本单价。
它的用途是记录企业对商品库存数量进行减少调整的信息,是对选定仓库的商品数量进行调整。
防止危害商品的蔓延,更有效地维护消费者的合法权益和确保系统库存的准确性
对于店内严重破损(腐烂变质、散坏、变形、危及人身健康)失去使用价值或者过保质期且无法退换、不可销售的商品进行报损的日常操作。
业务流程
1、报损员先进行商品筛选,确认商品数量
2、进入其他出入库进行商品选择
3、选择业务类别
4、选择报损商品
5、确定报损商品的大货号
6、在系统内确认报损数量(备注报损原因,如:
试吃)
7、保存,提交审核
步骤一:
选择库存管理的其他出入库
步骤二:
选择报损仓库
步骤三:
下拉选择报损
步骤四填写货号、数量(金额不填,系统自动)
步骤五:
保存提交审核
操作规范
1、对于可退换的商品优先进行退换,不能退换的折价销售,不能折价销售的做报损处理
2、筛选出需要报损的商品,交门店收银处确认是否具有报损资格
备注;
报损标准
试吃:
试吃顾名思义就是拿来让顾客品尝、展示公司商品品质的。
试吃选用的水果可以是部分受损已经不能正常销售的水果,也可以从正常销售的水果中选取。
丢弃:
商品大面积受损或者全部受损变质,已经无法正常销售和食用。
切片:
商品部分严重受损,其余部分能够保证食用时的口感与安全的商品可切片做成果盘销售。
打折销售:
商品出现皱皮(水分丢失)、表皮碰伤、表皮蛀虫眼等情况,已经不能以正价(A类)商品卖出,但能保证其食用的安全性和口感。
这类商品可选择打折销售。
3.确认需要报损商品的大货号、数量
4.报损商品备注商品报损原因
5.保存审核
6.报损的