哈尔滨工程档案管理制度非定稿g 1Word格式.docx
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5、负责专（兼）职档案管理人员的培训工作及档案宣传工作。
第六条归档要求
1、归档范围：
按《工程档案归档范围表》（附件1）规定范围移交。
2、移交时间:
按《工程档案归档范围表》（附件1）规定时间移交。
2.1对内、外往来联系函件及时移交至工程综合办公室，且按季度归档至中央档案室。
2.2与政府往来文件需实时移交中央档案室。
2.3招投标文件需在合同签订后一周内移交中央档案室。
2.4结算资料需在工程结算完成一周内归档。
2.5竣工资料在竣工结算协议签订完成后三个月内归档。
2.6图纸的电子版应由工程综合办公室在图纸下发后一周内，整理形成光盘（或电子版），并制作卷内目录移交工程综合办公室进行审核，符合存档要求后移交中央档案室。
2.7环评、交评报告书、地勘、桩基检测报告等第三方文件由设计技术部档案管理员在文件取得后实时移交中央档案室。
2.8其他无特殊规定的文件资料均需实时归档。
2.9如因工程进度、审批流程等不可抗力因素导致工程档案不能按时归档，需向中央档案室备案，待办理完毕后移交中央档案室。
第七条归档原则
1、档案收集、管理：
1.1工程档案应按项目收集，档案应按系统分类、登记、归档、统一存放档案盒贴上标签并做好电子目录方便日后检索。
1.2工程竣工后各类纸质图纸整理移交归档时，档案管理员同时将图纸电子文件整理编目移交一份到中央档案室保存。
1.3归档文件的题名应准确、规范，内容签章（字）、日期等要完备。
归档的图纸标签栏内要填写准确规范，图号、版本号不能错漏重复，签章齐备、目录与图纸要相符，不得缺失。
1.4凡属归档范围内的仪器设备等全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；
只有一份的，原件存档，复印件随机使用。
同时设备档案按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。
卷内文件排列，依据设备材料的自然形成过程排列并形成电子目录方便日后检索。
1.5应妥善保存各类档案盒资料，如发现用途不明的资料应交工程师审阅确定用途。
1.6档案室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知移交部门整改。
1.7工程档案接收的档案应及时登记目录，编制索引，方便利用。
1.8非档案管理人员不得擅自进入档案室，确因工作需要，须经公司主管领导批准同意后方可进入。
1.9档案室要坚持“十防”（防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）平时要勤检查、勤打扫、保持档案室清洁、安全。
2、档案移交：
2.1竣工资料的移交由工程综合办公室档案管理员负责，并附电子版卷内目录。
同时档案管理员对接收的工程档案，必须进行数量和质量检查，发现问题应及时通知移交部门整改。
2.2原则上所有移交资料均为原件。
若只能归档复印件的，请注明原件所在地。
2.3移交图纸存档时须严格按照要求的格式编制。
按项目名称、分阶段、分期分地块、单位工程、专业的顺序分类。
所移交的图纸必须附带对应的目录。
2.4所移交的图纸电子文件需移交源文件及只读版本文件，若无源文件则必须移交只读版本文件。
移交时由经办人填写电子文件图纸归档清单，经部门负责人审核同意后方可存档。
2.5对内、对外联系函及回函均需按年度、分项目编制移交目录后移交。
2.6招投标文件需按照附表顺序及要求进行排列并编制目录，完成后通知中央档案室进行移交验收，并签字完成移交工作。
2.7所有归档的资料，其内容必须准确、齐全完整、真实。
2.8所有移交资料均应分项目、分类别整理后移交附电子版目录（填写附件2《文件移交清单》）。
2.9竣工资料的移交由项目部资料员负责，并移交卷内目录电子版（纸质文件填写附件3、电子文件填写附件4）。
2.10工程竣工后各类纸质图纸整理移交归档时，兼职档案管理员同时将图纸电子文件整理编目移交一份到档案室保存。
2.11移交归档时双方应认真清点核对，准确无误后进行移交接收签字登记。
2.12任何个人或部门都不得截留。
2.13光盘、照片等特殊载体档案要采用特殊装具，并定期备份。
2.14如因工作需要不能及时归档，需妥善保存并主动向档案管理人员备案，待使用完毕后立即归档。
第八条档案借阅
1、公司档案不对外开放，确为公司业务需要，应由业务对接人走OA档案借阅流程；
如执法部门依法调查时，应立即报公司领导处理。
2、借出后归还的档案，档案人员要当面认真核对，详细检查,发现问题要向借阅人当面提出。
到期未归还的，应及时追回，如需继续利用，请重走档案借阅流程。
对未归还的人员，不得办理调动、离职手续。
3、各部门档案管理员发生岗位调动的时候，要及时任命继任人员，并报中央档案室备案，以确保档案工作的顺利交接。
4、摘录或复制档案内容，须经档案人员校对无误后，加盖作用印章，以资证明。
对重要的或密级的档案需要复制时，须经相关部门领导同意。
5、档案借阅、利用者，必须进行登记，注明预计归还时间，严禁对外借出，严禁将所获得的档案信息透露与他人。
6、原则上，原件不予外借，如因工作必须借阅原件的，请借阅时注明详细用途及确切的归还时间。
7、借阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全。
不得涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借，违者要追究责任。
第九条档案保密
1、档案取得后未归档前，原则上，其部门人员不得先行使用，若由此导致的档案遗失、损坏、泄密的，以失职问责。
2、严格遵从公司保密相关规定。
公司所有员工，尤其是各部门负责人和专兼职档案管理人员，应提高档案保密意识，并在工作中遵守档案保密规定。
3、档案人员日常工作中时刻保持保密意识，在提供档案的查借阅时根据密级严格审核把关，确保档案信息安全。
第十条档案销毁
1、档案管理员需对满保管期限的档案文件进行鉴定再销毁，以提高档案库房有效利用率。
2、档案员对保管档案文件坚持“期满鉴定销毁”的原则，明确其不再具备保存价值以后，对其清理并登记《销毁清册》（附件5）；
对还具备保存价值的档案文件可延长保管期限重新整理归档。
档案文件的销毁鉴定工作周期为5-10年/次。
没有定保管期限的各职能部门的档案可定为10年。
3、旧图作废后作资料保存，图纸原件产生部门在项目工程竣工后三年可申请销毁。
设计技术部销毁旧图纸经部门负责人签字，报部门主管领导审批同意后方可执行。
4、档案销毁方式：
经鉴定批准销毁的档案，加盖“作废”章后送指定地点破碎、化为纸浆或焚毁，任何单位、或部门均不得将须销毁的档案作其它用途或当作废纸出售。
5、档案鉴定、销毁工作结束后，档案员须及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。
档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料须立卷归档、妥善保存。
附注一、图纸版本控制要求
1、方案图、设计条件图和通用标准图如遇设计调整，下发最新图纸时经办人须申请将已存档的旧图作废，并由部门负责人签名确认后盖“作废章”，并在最新图纸上加盖“原件章”，资料员须将新旧版本图纸一并整理编目装盒存档，并在卷内目录备注“已加盖作废章”。
各版本方案图都必须作为档案归档中央档案室保存。
2、施工图下发后又进行局部修改的，相应图纸目录也须进行修改。
资料员接到修改后图纸时，要认真进行核查与登记，各类施工最新版本图纸须完整保存在同一盒里。
旧图需从原案卷中抽出并在图纸图号处标明修改的次数，旧图另外装盒编制卷内目录后作为部门资料保管。
附注二、档案编号原则
编号规则：
例：
[CSCHRB][001][02][03][004]
附注三、卷内文件的排列
1、文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
第十一条附则
1、本制度自发布之日起暂行，在此期间可根据实际情况予以修订。
2、本制度由哈尔滨华南城综合事务组负责解释。
附件详见1-5。
附件1
成本管理类档案归档范围（初拟）
序号
文件名称
归档时间
备注
1
工程预算
结算完成后一周内
原件
2
工程结算（结算审批表、结算书、结算协议）
结算协议实时归档（用印后归档）
3
付款申请单
按季度移交
详单原件
面单提供复印件
4
工程签证资料
移交原件一份
5
其他具有保存价值的资料
招标采购类档案归档范围（初拟）
招标任务书（含采购申请和
采购计划）
合同签订后一周内
评标小组成员/日程
招标文件
资格审批（供应商考察报告、单位审批表等）
招标邀请函
6
招标文件签收表
对招标文件澄清、答疑、修改的文件（如有）
7
投标文件（技术标投标文件、商务标投标文件）
原件、电子光盘
8
开标记录表
9
技术/商务标评分表、会议签到表、谈判记录表等（如有）
10
商务/技术评标报告
11
报价汇总表（批准件）
12
中标通知书
13
合同定稿
（含全部附件及审批表）
实时存档（用印后归档）
14
设计技术类文档归档范围（初拟）
一、第三方文件
交评、环评报告等资料
实时归档
地勘、桩基检测报告
等第三方检测报告
控制性详细规划图、地形图
各种市政规划资料、原有管线图等
设计审查文件、设计审查合格书及其他资料
二、内部文件
设计类招标文件
合同：
用印后归档 其它资料：
施工图
蓝图取得后一周内
原件及电子版
方案设计图、初步设计图、任务书
项目结算后一周内
图纸会审记录、各方
图纸审查及修改意见
各专业计算书
设计变更通知单
各种文件签收记录
（图纸签收记录、设计变更签收记录等）
对内、对外联系函及回复文件
项目管理类文档归档范围（初拟）
开工指令
施工方案
监理文件（监理会议纪要、监理通知单、监理周报月报等）
项目竣工结算协议签订后3个月内
竣工资料、竣工图
竣工验收报告
材料品牌审批文件
项目例行检查报告
工作联系单（对内联系单、对外联系单、内审单、罚款单、内部联络单等）
外联工程类文档归档范围（初拟）
国有土地使用证
土地成交确认书、出让合同
土地出让金缴付证明（缴付发票、缴付通知书等）
国有建设用地交地确认书
建设用地规划许可证
建筑工程施工许可证
建设工程规划许可证
商品房预售许可证
房产面积测算报告书（预测报告、实测报告）
工程质量监督登记表
建设工程消防意见书（消防设计审核、消防验收）
立项批复及可行性研究报告
环评、交评、人防等批复
房屋建筑工程竣工验收备案证明书
15
防雷装置设计核准意见书
防雷装置验收核准意见书
16
建设工程抗震设防要求审批书
17
建设用地规划条件通知书
18
使用林地审核同意书
19
建筑物命名批复
20
天然气说明或批复
21
产权初始登记
22
供电方案回复单
23
节能审查意见书
节能验收意见书
24
与立项、工程有关的会议纪要、领导讲话
25
拆迁安置意见、协议、方案
26
政府往来文件
27
其他具有保存价值的政府性文件
附件2
档案移交清单
年度
案卷标题
数量（盒）
×
项目第一标段竣工资料
项目第一标段竣工图
文字材料册，图纸袋张
照片册，录音、录像带盘
归档部门:
负责人：
移交人：
接收部门：
接收人：
接收日期：
年月日
本表采用A4纸，一式两份，一份存移交单位或部门，一份存接收单位或部门。
移交时，本表后附《归档文件目录》、《归档电子文件目录》
附件3
归档文件目录
责任者
文号
题名
页数
填表说明：
序号：
填写移交文件序号，按文件排列顺序从"
1"
开始标注。
责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。
文号：
文件的发文字号。
题名：
文件标题。
没有标题、标题不规范的、或标题不能反映文件内容的，可自拟标题，外加“［］”号。
日期：
文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
页数：
每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
备注：
注释文件需说明的情况。
附件4
归档电子文件目录
题名
文件格式
形成时间
电子文件件号，以一张刻录的光盘为单位，对光盘内的每一份电子文件名称前，从“1“开始编流水号。
文件格式：
Ｔ–文本文件；
Ｉ–图像文件；
Ｇ–图形文件；
Ｖ–影像文件；
A–声音文件；
O–超媒体链结文件;
Ｐ–程序文件；
Ｄ–数据文件
形成时间：
即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
附件5
档案销毁清册
档号
案卷或文件题名
销毁原因
备注
相关部门鉴定
意见
档案管理部门
公司领导意见
监销人
行政部负责人
文件形成部门负责人
销毁时间
升级会员 