外贸单证员岗位职责说明书.docx
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外贸单证员岗位职责说明书
外贸单证员岗位职责说明书
外贸单证员岗位职责说明书
岗位名称：
单证员所在部门：
业务部
直接上级：
业务部经理业务代理人：
无
直接下级：
无代理权限：
无
职位描述
负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。
职责与内容
1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作
（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。
（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理
（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理
（4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证
（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作
2、协助公司进出口合同的申报工作
（1）配合相关部门进出口合同申报资料的提供
（2）协助财务部门相关合同执行的税务处理
（3）配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调
3、负责公司进出口商品出货对账工作
（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排
（2）配合业务人员涉外事务的处理
（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进
工作权限
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货代、船务公司的建议权
4、其它经经理批准赋予的权限
协作关系
内部协作关系：
本部门及相关部门
外部协作关系：
各政府机关、海关、运输等部门
单证员职责：
1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料；
2.配合业务组缮制和准备相关出口单据：
出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据；
3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；已结汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作；
4.协助业务组处理相关办公室工作，如：
业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。
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岗位名称单证储运岗位编号
所在部门国贸部岗位分析日期10月8G%q.u9P1a9n.U.X7u#P
直接上级国贸部经理职务代理人无（v6V8j!
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直接下级无代理权限无'g&n2[）^:
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职位描述
负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对帐工作。
职责与任务
一、职责表述：
负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作
工作任务：
1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。
2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。
3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。
4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。
5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。
二、职责表述：
协助公司进出口合同的申报工作
工作任务：
1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。
2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。
3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。
三、职责表述：
负责公司进出口商品出货对帐工作
工作任务：
1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排。
2、配合业务人员涉外事务的处理。
3、负责公司商品出货运输安排及跟进。
五、职责表述：
其它
工作任务：
其它国贸部经理交办事项
工作权限
1、外贸工作规划参与权2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货运、船务公司的建议权4、其它经部门经理批准赋予的权限
协作关系
内部协调关系：
本部门及相关各部门
外部协调关系：
各政府机关、海关、运输等部门
任职资格
教育水平：
中专及以上学历专业：
国际贸易、管理和其它相关专业经验：
5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：
单证员培训、公共关系培训知识：
精通海关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。
技能技巧：
熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：
具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
考核指标
KPI指标：
合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。
边际指标：
预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注
岗位名称外贸内勤岗位编号
所在部门国贸部岗位分析日期10月
直接上级国贸部经理职务代理人无
直接下级无代理权限无:
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职位描述
负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售情况。
职责与任务
一、职责表述：
负责日常办公室事务处理
工作任务：
1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作。
2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者提供信息。
3、负责本部门日常邮件收发，及普通文档管理。
4、负责本部门相关文件的打印、复印等。
二、职责表述：
协助业务人员完成销售任务
工作任务：
1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜。
2、负责客户档案的建立及更新，并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作。
3、协助业务人员完成客户询价、报价工作。
4、协助业务人员完成招标、投标工作的各项事务性工作处理。
5、收集到客户信息，及时通知业务人员，确保信息的及时有效性。
三、职责表述：
负责统计业务人员销售情况
工作任务：
1、及时对业务人员的销售情况进行统计。
2、每月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。
四、职责表述：
其它
工作任务：
其它国贸部经理交办事项
工作权限
1、外贸工作规划建议权2、市场推广方案、调研方案建议权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
协作关系
内部协调关系：
本部门及公司各相关部门
外部协调关系：
客户
任职资格
教育水平：
中专及以上学历专业：
国际贸易或相关专业经验：
2年以上相关工作经验培训经历：
行政管理培训、办公礼仪培训知识：
具有相应的企业管理知识技能技巧：
熟练使用自动化办公软件，具备较强的网络知识，能熟练应运英语写作及对话。
个人素质：
具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
考核指标
KPI指标：
表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标：
预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注
岗位名称客户服务岗位编号
所在部门国贸部岗位分析日期10月
直接上级国贸部经理职务代理人无
直接下级无代理权限无
职位描述
负责为本部门提供专业的技术支持，负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作，负责出口产品的售后服务与跟踪。
职责与任务
一、职责表述：
负责为本部门提供专业的技术支持
工作任务：
1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务。
2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务。
3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并及时提供相关数据及建议。
二、职责表述：
负责出口产品的售后服务与跟踪
工作任务：
1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务，及技术支持。
2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并及时对客户的投诉做出记录。
3、及时的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满意。
4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益。
三、职责表述：
负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作
工作任务：
1、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识。
2、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息。
四、职责描述：
其它
工作任务：
其它国贸部经理交办事项
工作权限
1、外贸工作规划建议权2、市场推广方案、调研方案建议权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
协作关系
内部协调关系：
本部门及公司各相关部门
外部协调关系：
客户
任职资格
教育水平：
中专及以上学历专业：
机械专业和其它相关专业经验：
3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历培训经历：
客户服务、公共关系培训知识：
精通机械专业知识，通晓客户管理、公共关系等知识，了解相关公司产品的专业知识技能技巧：
熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：
具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
考核指标
KPI指标：
客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况
边际指标：
预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
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