采购管理手册rWord下载.docx
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3.26分期付款余额表34
3.27分期付款结算清单35
3.28付款汇总表35
3.29付款明细表36
3.30预付款汇总表36
3.31预付款明细表36
3.32预付款冲销查询36
3.33应付票据汇总表36
3.34应付票据明细表36
3.35其他应付款汇总表36
3.36其他应付款明细表37
第1章系统概述
1.1主系统架构图
1.2系统功能概述
采购管理系统是根据企业对物料的需求（包括物料采购资料来源于物料需求计划（MRP）、物料定货点请购计划（ROP）、零星的采购申请三个方面）,确立何时采购、向谁采购、以什么价格采购以及何时收货等采购事务.
采购管理系统以采购订单为核心,对采购订单的来源,执行状况进行管理和跟踪,并产生相应的数据,输出到应付系统,形成应付帐的来源.
采购系统主要包括供应商管理、询价管理、请购及选择供应商、采购订单管理、发票管理五个方面的业务处理，还提供了大量的报表与分析资料，为企业实现自动化管理提供完整的采购方式。
也为相关系统如库存、应收、成本等系统提供了有效资料。
采购业务的正确执行,对缩短提前期、降低库存水平、节约成本、保证生产计划顺利执行、提高客户务务水准等方面,都有重要的意义.
1.3系统架构图
1.4名词术语
安全存量：
因需求和供应都可能出现偏离计划或预测的情况，为了不中断生产，在计划需求量之外经常保持一定量的库存作为安全储备，即安全存量。
安全库存量不是不变的，更不是所有物料都需要安全库存。
对物料清单上层的物料，确定其安全库存时要特别慎重，处理不当会造成连锁反应，使库存失控，应当注意，预测的准确性、市场和供应的稳定性、生产率的高低或提前期的长短都会影响安全库存量，要随着情况变化调整安全库存。
采购提前期：
从发出采购定单到订单收货所要经历的时间
订货点：
对于一些物料，需求是连续的，库存消耗是稳定的，可设置订货方法为订货点法，其核心是订货点，当库存量低于订货点时，就产生物料需求。
订货点的计算公式如下：
订货点=需求率*提前期+安全库存。
再订货量：
当用订货点法实施采购计划时，为了将物料补充到某个库存水平时所需补充的值，即再订货量
ROP：
即订货点法，它依靠对库存补充周期内的需求量预测，并要求保留一定安全库存储备，以便应付需求的波动。
一旦库存储备低于预先规定的数量，即订货点，则立即进行订货来补充库存的方法。
第2章初始设置
2.1系统初始化流程图
2.2系统参数设定
圖2-1.采购系统参数设定
如图:
2-1,你可以在此设置采购系统的运行参数.各参数说明如下:
参数名称
参数说明
1
采购订单中显示分批进货排程
如果采购订单中的物料经常会要求供应商分次送货,则可应选中此参数.选中此参数后,在采购订单中会多出一个页面:
订单排程,用以录入多排程,多送货地址.
2
采购数量必须等于请购数量
确定请购单的数量是否必须和下达成采购订单的数量相同，如选择该参数，则在采购计划审批时不能设置审批数量，否则可设置审批数量
3
请购计划生成的订单需要审批
若选中此参数,则在选择供应商后,进行采购计划发放时生成的订单是”新单”状态,否则是”审核”状态.
4
采购限量控制到生产厂家
系统提供对“最高采购限额”的控制，此参数确定最高采购限额是相对于供应商还是生产厂家，如果是选择了该参数（即相对于生产厂家），在产生订单时会判断对此生产厂家生产的此种物品的累计采购量是否已大于些限额，如大于，则不允许采购。
如不选择（即相对于供应商），则在产生订单时会判断该供应商对此种物品的累计供货数量是否已超过些限额，如果超过，则不允许采购
5
MRP下达的请购计划要审批
确定由MRP运算产生的请购单是否需要审核，如果选择该参数，则由MRP运算产生的请购单是新单状态，否则是审核状态。
6
询价按数量段
此参数用以说明供应商的报价是否随数量进行变化.选中的话,在录入询价单时会显示出开始数量和结束数量.
7
采购计划需要审核
对已审核的请购单选择供应商后，在下达到采购订单前是否需要审批，如果选择，则需要审批，否则不能下达到订单，如果该参数不选，则对已选择供应商的计划可直接下达成采购订单
8
请购单发放时合并请购分录
当供应商、物料、采购员等相同的采购计录,在生成订单时是否合并成一条记录.不合并有利于跟踪采购记录的来源,合交则简化了操作.
9
手工关闭合同
当未选中时,合同对应的订货数量达到合同数量时,合同会自动关闭,否则就要手工关闭.设置此参数,主要根据公司订立的合同中的数量是否有严格的控制作用
10
使用采购审批单
选择供应商如果是批量操作,则不选中此参数,直接选择供应商.如果是对每一条请购分录都采用审批单的话,以选中此参数
2.3基础资料
2.3.1常用词汇维护
2.3.1.1功能概述
你可以把一些经常用到的文字内容,增加到常用词汇中,在录入单据时可以调用出来,简化录入的工作量.常用词汇可以进行分类管理.
常用词汇维护的主介面，如下图2-2所示，其主要操作为对类别的新增、修改、删除和对常用词汇的新增、修改与删除。
圖2-2.常用词汇表
在录入单据时,把光标移入到相应的字段,按F5键,系统显示如下窗口:
圖2-3.常用词汇选择窗口
在上面的窗口中选中一条记录,点确定,相应的词汇名称会出现在原来的字段位置,如图:
圖2-4.选取常用词汇后的效果
2.3.1.2注意事项
录入常用词汇时必须保证词汇编码的唯一性,如果录入的词汇编码已存在,系统提示:
圖2-5.常用词汇编码重复时的提示
2.3.2条款模板
2.3.2.1功能概述
在采购询价,合同,采购订单录入中,若经常使用相同的或相似的条款,你可以把条款作为模板,在录入相关的单据时,你可以直接调用条款模板.
2.3.2.2操作说明
条款模板以分类来管理,系统自动按用途分成了三个大类:
询价单,合同,采购单.此三个类别不允许维护.可以在上述三个大类下增加,修改,删除条款类别.
对于每一个条款类别,增加具体的条款.
2.3.2.3注意事项
条款新增时增加在最后,插入则把新记录放在当前所选记录之前.
三个大类下的条款模板是不能通用的,你必须把单据中用到的条款模板录在相对应单据的大类下.
2.3.3供应商
2.3.3.1功能概述
供应商资料在采购系统中是一项最重要的资料,ALIMATESOLUTIONS系统对供应商进行分级分类管理.在供应商资料管理介面,你可以新增,修改,删除供应商类别,也可以对各类别下的供应商进行增、删、改操作.
2.3.3.2操作说明
1.供应商类别维护
供应商类别维护主要有供应商类别的新增，修改，删除，如下图2-7所示：
新增：
在窗左边类别树中选择一项（该项下面不能有供应商资讯），单击[增类别]功能表按钮弹出类别新增介面，输入类别资讯保存。
圖2-6.供应商类别
修改：
在左边类别树中选择要修改的类别项，单击[改类别]功能表项按钮或单击滑鼠右键选择[修改类别]弹出类别修改介面（同上图），在类别修改时，只能修改那些既没有下级类别也没有供应商资讯的类别。
删除：
在左边类别树中选择要修改的类别项，单击[删类别]功能表项按钮或单击滑鼠右键选择[删除类别]弹出类别修改介面（同上图），在类别删除时，只能修改那些既没有下级类别也没有供应商资讯的类别。
2.供应商资讯维护
供应商资讯包括新增、修改、查看、复制、粘贴。
首先在左边的供应商类别中选择新增供应商所属类别，单击[新增]功能表项按钮或单出滑鼠右键弹出功能表选择新增或按Ctrl+N弹出新增介面，如图所示：
其中打[*]的栏位为必输项。
选中一供应商，单击[修改]功能表项按钮或单击滑鼠右键选择[修改]项或按Ctrl+M键弹出修改介面，如下图所示，修改后保存。
圖2-7.供应商资料维护
复制、粘贴：
对于一些资讯比较相似的供应商，可以采用复制以便更快的录入资讯。
选择要复制的供应商，单击[复制]功能表项按钮或单击滑鼠右键弹出功能表选择[复制]或按Ctrl+C键，然后在左边供应商类别树中选择将要复制到的类别，单击[粘贴]功能表项按钮或在右边的供应商资讯介面中单击滑鼠右键弹出功能表选择粘贴或按Ctrl+V，弹出供应商资料介面，录入新的供应商代码、名称资讯，保存。
查看：
在右边的介面中选择一供应商资讯，双击弹出查看介面，可单击[上一条][下一条]按钮查看记录。
2.3.3.3项目说明
项目名称
项目说明
供应商编码
供应商编码在一个实体中必须唯一
供应商名称
供应商的全称
一次性供应商
对于临时性的供商,因不需要记录其资料,你可以录入一个编码,作为一次性供应商,在制作相关采购单据时,供应商名称可以修改,非一次性供应商的相关单据中,名称是不能修改的.
国外供应商
该供应商是否涉及进口业务的处理.
状态
系统对供应商高置四种状态:
开放—供应商是现在可用的,只有这种状态的供应商才可与之交易.
锁定—供应商是不可用的,系统在信用控制中能自动锁定供应商.
历史—已不再使用或不再存在的供应商,不可与之交易.
潜在—供应商还没有通过正式的评估,尚不是正式的供应商.
供应商等级
按照供应商的准时交货率及品质合格率确定.初始化时可手工维护,当有一定的交易记录后,可以通过’供应商等级评定’来自动计算出等级.（见本章下一节）
角色
在此设置与本公司有其他业务关系的供应商,此栏位有4个值:
供应商—普通的供应商.
由客户称当—由客户称当的话,必须录入相对应的客户代码,指客户既购买我们的产口,又向我们提供材料,发生的应收应付业务可以进行冲销.
由分支机构充当—由本公司的其他独立实体充当供应商向本公司供货,在合并报表中会体现内部交易.如果你选择本项,你必须录入相对应的实体编号.
由部门称当--由本公司的部门称当.
供应商类型
采购管理系统把供应商分为:
原材料供应商—为本公司提供原材料的供应商.
成品供应商—直接为本公司提供产品的供应商.
外协厂—提供产品加工服务的厂商.
生产工厂—非本实体的其它分支机构
供货档案
在此可以维护和查看供应商的供货资讯,这里的内容与下面的供应商供货资讯的内容是一致的.
供货历史
最近的各种交易记录.
2.3.3.4注意事项
1.当[是否生产厂家]栏位选择‘是’时，在保存会弹出一生产厂家资讯设置介面，如果需自动生成该生产厂家，需在该介面中选择厂家类别以及录入厂家资讯，单击确定，否则单击取消。
2.供应商类别是可以分层管理的,但只有最底层类别下能加入供应商.
3.你必须保证在录入供应商和或供应商类别时,其编码在本实体是唯一的.
4.供应商资料中,有些值是交易时的缺省值,在实际交易时会自动出现,但可以修改,不严格控制.比如:
付款方式,付款期限,协议条款等,又如:
供应商的采购类型为外协厂,但你还是可以从此供应商采购原材料的.
5.供应商的信息是很丰富的,如果不同的资料由不同部门维护的话,你可以通过权限设置,控制不同的操作员操作不同的页面.
2.3.4供应商等级评定
2.3.4.1功能概述
根据供应商的逾期交货率，品质不良率对供应商供货的优先级、供应商等级进行评定.而供应商供货优先级别较高的话,在请购选供应商时会成为系统默认的供应商.
2.3.4.2操作说明
1.供应商供货优先顺序评定
单击[基础资料][供应商等级评定]进入评定介面，在评定物件中选中‘供应商供货优先级评定’，并指定评定范围，单击[评定]按钮既可，系统自动计算评定的结果。
如下图所示：
圖2-8.供应商供货优先级评定
2.供应商等级评定
单击[基础资料][供应商等级评定]进入评定介面，在评定物件中选中‘供应商等级评定’，并指定评定范围，单击[评定]按钮既可，系统自动计算评定的结果。
圖2-9.供应商等级评定
2.3.4.3注意事项
1.系统是以供应商供货优先级自动选择缺省供应商的.
2.3.5供应商供货报价目录
2.3.5.1功能概述
此功能用来维护各供应商所供物料资讯，包括供应商对该物料的供货价格，折扣，信誉等级以及最高可采购量等资讯，是采购系统启用的必备资讯。
此资讯在初始化时手工录入,在启用后,若在录入并采用询价单时,会自动把询价单中的相关资讯写入到供应商供货资讯中来.
2.3.5.2项目说明
物料编码
必录栏位
供方物料编码
对应供应商对该物料的编码
CER#
材料评估单号
最高采购量
采购限量,超过时不能再下订单
最大批量
由生产能力、质量或其他因素的考虑,可以对供应商的一次供货量进行控制,在生成订单时若不符合此最大批量系统会出现相应的提示.
最小批量
从采购价格,采购费用等角度考虑而设的第次的最小的采购量,作用同上.
批量增量
由于包装,运输等原因,采购数量必须要符合一定的批量原则而设置的,在订单生成时会进行相应的检验和提示.
起始、结束数量
按数量段进行报价,各数量段的单价不同,所以有这个数量范围.
2.3.5.3操作说明
1.新增、修改、删除、查看。
单击[采购资料][供应商供货报价目录]进入维护介面，选择维护方式（可按供应商或物料组织）。
可左边类别树中选择找到要维护的物料或供应商（最后一级），单击[新增]功能表项按钮或在右边介面中单击滑鼠右键弹出功能表选择[新增]项或按Ctrl+N键弹出新增介面，如下图所示：
圖2-10.供应商供货资讯维护
各栏位后，打[*]的为必输项，输入上面供应商供货资讯后，可单击[新增]按钮，在下面介面中输入供应商对当前物料的供货价格资讯，如不输入，则默认为上面的资讯。
圖2-11.供应商供货资讯维护
修改：
在右边介面中选择一行，单击[修改]功能表项按钮或单击滑鼠右键在弹出功能表中选择[修改]项或按Ctrl+M弹出修改介面进行修改。
选择要删除的记录，可多行选择（按住Shift或Ctrl键，单击多选），单击[删除]或单击滑鼠右键弹出功能表选择[删除]项或按Del键删除。
双击要查看的记录即可进行查看介面，按单击[上一条][下一条]滚动记录。
2.复制、粘贴
选中要复制的记录单击[复制]功能表按钮或按Ctrl+C键，然后在左边的介面中选择要复制到的物料或供应商，单击[粘贴]功能表按钮或按Ctrl+V键，弹出粘贴介面，进行修改后保存。
2.3.5.4注意事项
1、供应商供货中的许多栏位值如:
损耗率,折扣,税率等都能自动的带到相关的采购单据中去.
2、供应商报价并采用后,原有的价格资料会补自动覆盖.
3、最高采购量是一个累积的数量控制,其他批量是对单笔交易的控制.
4、注意报价的有效期限.
2.3.6生产厂家维护
2.3.6.1功能概述
生产厂家指物料的直接制造或生产的来源厂家，它不等同于供应商。
比如:
不同的供应商供的货可以是同一个生产厂家的产品.
生产厂家维护提供对生产厂家的分类管理,可以实现新增,修改及删除生产厂家的功能.
2.3.6.2操作说明
1.生产厂家类别维护
生产厂家类别维护包括生产厂家类别新增、修改与删除，其新增介面如下图所示：
圖2-12.生产厂家类别
修改、删除生产厂家类别时，要求此类别下没有下级类别与具体的生产厂家条目，当游标在此类类别上时，可以通过用滑鼠单击工具栏上的“删类别”与“改类别”完成相关操作
2.生产厂家维护
生产厂家维护包括新增、修改与删除生产厂家，其新增介面如下图所示：
圖2-13.生产厂家维护
修改、删除生产厂家时，当焦点右边介面中具体的生产厂家上时，可以通过用滑鼠单击工具栏上的“删除”与“修改”完成相关操作。
2.3.6.3注意事项
1.供应商录入时如果选择’是生产厂家’,会自动生成生产厂家资料.
2.3.7物料订货点
2.3.7.1功能概述
订货点=需求量/天*提前期+安全库存。
2.3.7.2操作说明
1、点击[基础资料][物料订货点法维护]打开维护介面
2、在弹出的条件介面中指定查询条件，得到要维护的物料资讯进行维护并保存（对提前期，需求量/天，订货点，订货量等进行维护和保存）。
圖2-14.物料订货点维护
2.3.7.3注意事项
1.你只有在物料资料中把订货方法设为’订货点法’,该物料才会出现在订货点维护窗口中.
2.订货点可以自动计算出来的,但可以手工维护.
2.3.8折让物料组
2.3.8.1功能概述
如果供应商给你承诺,某些物料或物料组的订货数量或金额达到一定的程度,可以得到相关的折扣的话,你可以在此维护该物料组的资讯.
2.3.8.2注意事项
1.物料组可以分层管理.
2.只有最底层的组才可以增加物料.
3.如果一个组中有物料的话,你不能直接删除这个组.
2.3.9累积折让协议录入
2.3.9.1功能概述
与折让物料组相对应,录入供应商的折让协议.
2.3.9.2项目说明
折让类别
系统支援按数量或金额来折让,当你选中数量时,你会看到明细中的开始数量与结束数量,如果你选中金额,则明细中的栏位会变成开始金额,结束金额.
折让方式
以绝对值额或者以交易额的百分比两种方式.
2.3.9.3注意事项
1.不同的折让类别或折让方式都会产生不同的折让结果,以上值要仔细的设置.
2.注意有效期范围.
第3章报表查询与输出
3.1采购超出请购量列表
3.1.1报表查询
你可以通过这个报报,了解订货量超过了实际请购单需求量的记录.其中包括了因为批量原因,价格原因等各种原因引起的.
查询条件如下图所示:
圖3-1采购超出请购量查询
3.1.2报表输出
此报表可以另存EXECL文档
此报表提供预览列印功能.
3.2采购订单预计进货排程列表
3.2.1报表查询
分别列出各供应商的预计交货记录.
此报表提供了丰富的查询条件,如下图:
圖3-2预计进货排程查询
3.2.2报表输出
3.3销售订单采购材料退货列表
3.3.1报表查询
此报表可以按订单查询采购退货资讯.
查询条件如下:
圖3-3销售订单采购材料退货查询
3.3.2报表输出
3.4销售订单采购价格与标准价格比较表
3.4.1报表查询
此报表按销售订单查询对应的采购单的采购价格与标准价格听差异.
你可以在查询介面录入你想要查询的销售订单,从而查询出对应的采购价格资讯,系统还提供了供应商,制单日期,物料编码这几个条件来进行组合查询.
圖3-4销售订单采购从格与标准价格比较表
3.4.2报表输出
3.5采购价格高于标准价格列表
3.5.1报表查询
此报表可以查询实际进货价比标准价格高的采购记录.包括标准成本、实际采购价格、差异率.
你可以针对一个具体的采购订单、制单日期、供应商、物料编码、采购员或上述资料的范围进行查询,也可以进行各种条件的组合查询.
查询条件介面如下:
圖3-5采购价格高于标准价格查询
3.5.2报表输出
3.6每月平均采购价格趋势表
3.6.1报表查询
此报表反映了物料每月平均价格.有三种分组方式:
按物料:
以物料排序,反映各供应商每月的平均交易价格.
按供应商:
以供应商排序,反映供应商对各物料的每月平均交易价格.
汇总:
不区分供应商,反映物料平均每月的交易价格.
报表可以按物料、供应商、期间进行相应的查询.查询介面如下:
圖3-6每月平均采购价格趋势查询
3.6.2报表输出
3.7每月采购金额统计
3.7.1报表查询
此报表提供了对每月采购的总金额,并对按采购资金的用途分为了:
生产采购,非生产采购（转售）,非生产采购（自用）.
此报表按采购类型,分为内购和外购,如下图所示:
圖3-7每月采购金额统计查询
3.7.2报表输出
3.8每月采购金额分类统计
3.8.1报表查询
与上节每月采购金额汇总统计不同的是,你可以在些选定物料范围,供应商范围,从而进行更加灵活的查询.
圖3-8每月采购金额分类统计表
3.8.2报表输出
3.9采购资金预算
3.9.1报表查询
透过此报表你可以看到订单预计交货排程所需资金.
你可以选定一部分供应商进行查询,也可以指定一个时期.
查询介面如下:
圖3-9采购资金预算查询
3.9.2报表输出
3.10材料各供应商供货排名表
3.10.1报表查询
你可以通过此报表,查询在一定期间内,材料由哪些供应商供货,各供应商供应数量、金额,并进行相应的排名.
你可以按供应商、物料、期间进行组合查询.查询介面如图所示:
圖3-10材料各供应商供货排名查询
3.10.2报表输出
3.11供应商供货额排名及趋势表
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