会议接待策划方案两篇Word格式文档下载.docx

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副组长：

负责活动策划、会场布置及会务工作。

（2）分组及工作职责

策划布置组

成员：

工作任务：

a负责完成会议策划方案的拟写；

b负责协助和监督礼仪公司完成会议现场的布置及会议结束后的现场撤除工作；

c负责活动全程摄像、摄影和合影；

会务组

a负责各种物资的采购和准备；

b负责代理商邀请函（回执）准备、寄发；

c负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排；

d负责会议室安排；

e负责投标人员的接待和陪同；

f负责参会人员接送；

g负责各种资料的准备、装袋和发放；

k负责对各工作组工作的协调、检查和

考核；

3、费用预算

（1）房 

费：

16500元

330元/间×

50间×

1天=16500元

（2）餐 

24000元

1200元/桌×

5桌×

4餐=24000元

（3）烟、酒水：

2000元

（4）布置费：

10000元

（5）不可预计费用：

6460元

费用总计：

58960元

4、注意事项

（1）各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作；

（2）市场督查负责督促各工作组的工作按时完

成；

（3）会议期间公司人员必须统一着装，佩带工

作牌；

（4）会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。

篇二：

小组成员：

自评

互评

师评

总分

长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会

背景:

长江中下游五省一市和世界自然基金会的代表将齐聚姜堰溱湖国家湿地公园，召开“保护湿地·

应对全球气候变化”高层研讨会。

一、会前准备工作：

（一）会议主题:

保护湿地、应对全球气候变化

（二）会议名称：

（三）会议的主办单位：

江苏省林业局、泰州市人民政府

承办单位：

姜堰市人民政府

协办单位：

赞助单位：

（四）会议的规模与规格

规模：

中型

规格：

高等

（五）会议的时间和地点

时间：

地点：

（六）与会人员范围与人数：

国家林业局湿地保护管理中心湿地专家、

WWF（世界自然基金会）董事长及其秘书、江苏省林业局正副局长、姜堰市与泰州市正副市长、姜堰市与泰州市各人民政府代表、江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长、上海市人民政府代表。

（人员名单见附件一）

（七）会议议题：

议题一：

讨论气候变化对湿地生物多样性的影响

议题二：

研究湿地对全球气候变化的影响

议题三：

商议如何建设长江中下游湿地保护网络

（八）会议日程（会议日程表见附件二）

（九）会议邀请:

1、20XX-3-1致电江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长国家林业局湿地保护管理中心专家、WWF（世界自然基金会）的董事长及秘书，希望对方相关人员来访，进行长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会。

2、20XX-3-15正式发出邀请（邀请函见附件三）。

3、20XX-3-25再次电话确认来访者信息。

（十）会议组织结构

1、接待组：

负责接待与会人员的到来及安排他们住宿；

2、宣传组：

负责湿地研讨会主题的宣传；

3、秘书组：

负责发放及处理会议相关的文件；

；

4、服务组：

负责陪同参观景点，和各项活动的前期预订；

5、餐饮组：

负责餐前、中、后的一条龙服务；

6、应急组：

负责突发事件的处理；

7、医务组：

负责来访者身体健康情况。

（十一）预订膳宿和交通工作

1、预订膳宿

（1）餐饮预订

时间

地点

用餐类型

数量

4月5日晚餐

黄河大酒店

工作餐

6桌

4月6日午餐

自助餐

4月6日晚餐

商务餐

10桌

4月7日午餐

4月7日晚餐

4月8日午餐

（2）住宿预订

房间标准

入住天数

房间数量

总统套间

3

11

双人豪华标准间

28

豪华单人间

备注：

WWF（世界自然基金会）董事长、江苏省林业局正副局长、江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长分别住总统套房、上海市人民政府代表与董事长秘书住豪华单人间；

其余湿地专家住双人豪华标准间。

2、交通工作：

泰州市政府派4辆轿车，专供来访者使用。

（十二）费用预算（费用预算表见附件四）

二、会中组织工作

（一）报到日工作

1、接站工作：

14:

30:

00-15:

30由泰州市政府安排3辆豪华大巴到泰州汽车站接来宾。

2、报到工作：

16:

00-17:

30接待组安排报到人员熟悉黄河大酒店及周围环境。

3、签到工作：

17:

30-18:

00安排报到人员到签到地点签到（签到台布置在黄河大酒店大堂）。

4、发放资料工作：

秘书组发放：

（1）会议日程安排表；

（2）住宿房间相关信息表；

（3）长江中下游湿地保护网络起草案。

（二）会议第一天工作（20XX-4-6）

1、开幕式

（1）时间:

（2）地点：

（3）参加人员和主持人：

主持人：

泰州市市长和姜堰市市长。

（4）议程

①9:

00-9:

10主持人读开场白；

②9:

10-10:

00泰州市长发言；

③10:

00-11:

00湿地专家代表及其他代表发言。

（5）开幕式会场布置

①开幕式会场布置格局设计

②开幕式会场装饰

会议室会标展板：

带有绿色森林的背景并写有主题的会标展板

①花摆装饰：

在主席台、主持人发言桌前放置鲜花，以营造优美的环境氛围。

·

另外，会议室门两侧放两个花篮。

②其他装饰：

在会议室墙壁上可适当的挂几幅湿地景点画，以突出此次会议的主题

（6）设备用品

必备用品：

纸、笔、桌椅、茶具102套、扩音器、照明设备、空调、投影仪和音响等。

特殊用品：

会议证件（中型会议）、会标、席卡、会议材料

会议饮料用品：

矿泉水

2、气候变化与湿地生物多样性研讨会

（1）时间：

（2）地点：

（3）参加人员和主持：

国家林业局湿地保护管理中心湿地专家、WWF（世界自然基金会）董事长及其秘书、江苏省林业局正副局长、姜堰市与泰州市各人民政府代表、江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长、上海市人民政府代表。

江苏省林业局正副局长。

（4）主题：

气候变化对湿地生物多样性的影响

（5）议题

①长江中下游生物物种的分布

②长江中下游生物分布的合理性

③长江中下游气候变化对物种的影响

（6）议程

①国家林业局湿地保护管理中心湿地专家代表人对长江中下游生物物种分布进行解析报告

②江苏省林业局局长报告生物分布合理性

③湿地代表人自由陈述自己认为“气候变化对湿地生物多样性的影响”的观点

（7）会场布置（会场布置图见附件五）

（8）设备用品

①必备用品：

②特殊用品：

会议证件（中型会议）、会标、席卡、会议材料。

③会议饮料用品：

3、商务晚宴

（4）晚宴具体安排

①市长致祝酒辞

②双方敬酒，用餐

（三）会议第二天工作（20XX-XX-XX）

1、湿地与全球气候变化的研讨会

湿地对全球气候变化的影响

①长江中下游的湿地存在的必要的条件。

②长江中下游湿地对于长江中下游地区的气候影响。

①江苏省湿地专家代表人就“湿地存在的必要的条件”做分析发言

②湿地专家代表人自由陈述自己对“长江中下游湿地对于长江中下游地区的气候影响”的观点

2、长江中下游湿地保护网络论证会

建设长江中下游湿地保护网络

①长江中下游湿地保护网络主体框架

②完善长江中下游湿地保护网络

①国家林业局湿地保护专家代表人为大家展示长江中下游湿地的分布图

②江苏省林业局局长和WWF（世界自然基金会）董事长分别解释补充“湿地保护网络”的相关要求

③所有参加会议人自由陈述自己对“如何建设长江中下游湿地保护网络”的观

纸、笔、桌椅、茶具102套、扩音器、照明设备、空调、投影和音响等。

（四）会议第三天工作（20XX-4-8）

1、湿地保护网络备忘录签订会

8:

30—9:

00

黄河大酒店会议室

WWF（世界自然基金会）董事长及其秘书、江苏省林业局正副局长、主持人泰州市市长和姜堰市市长。

签订湿地保护网络备忘录

（5）会场布置（会场布置图见附件五）

2、姜堰溱湖国家湿地公园参观

4月8日上午8:

30—11:

30

姜堰溱湖国家湿地公园

（3）人员：

全体与会人员

（4）内容：

全体与会人员在导游人员的带领下参观姜堰溱湖国家湿地公园

3、送客人离开

三、会后后续工作

1、会议结束后安排与会者有序的离开会场。

（秘书组负责）

2、会议场所和文件资料整理：

对会议中、后的文件进行总结。

3、费用报销。

（秘书组整理有效发票并到财务处报销）

4、会议纪要的写作：

会议结束后写此次论坛总结。

5、加强湿地保护与气候变化的宣传工作。

让全社会认识湿地保护在应对全球气候变化中的重要　

6、加强湿地与气候变化关系的研究。

开展湿地生态脆弱性评估、湿地碳循环研究，深入探讨湿地与全球气候变化的关系，以及湿地生态系统对极端气候事件的响应。

为应对未来气候变化对湿地生态系统影响开展评估和编制生态系统适应方案提供科学依据。

作用，提高公众的湿地保护意识。

7、提高湿地保护与管理能力。

建立政府各部门之间的协作机制，成立湿地管理的统一协调机构，提高湿地保护和管理的实效。

逐步提高保护区对气候变化可能带来的影响、发展趋势的预测和评估能力，并采取创新的方法和手段来解决问题。

将气候变化及其导致的极端气候事件应对机制纳入保护区管理计划之中；

加强气候变化对保护区物种、栖息地以及生态、水文及地球化学过程影响的监测；

加强生态系统的保护与重建；

加强交流与合作，共同探讨气候变化背景下保护管理工作的新思路、新方案。

四、应急预案

（一）车辆应急预案：

为了防止车辆的抛锚或车辆数不够，所以泰州市政府要联系好租车公司，以便不时之需。

（二）人员应急预案：

为了防止姜堰市接待人员不够，会临时聘用专门短期接待人士2人。

（三）膳食、住宿应急预案：

为了防止来访者携带家属，导致住宿不便，所以在黄河大酒店多预订两间标准间。

五、预期效果评估

1、各部门、各地区和社会各界积极行动起来，加强流域湿地网络建设，共同应对全球气候变化。

2、全社会认识湿地保护在应对全球气候变化中的重要作用，提高公众的湿地保护意识。

3、湿地得到广大人民的注意，各地区加强对湿地的保护。

4、湿地保护网络备忘录签订使各地区加强了联络和对条约的遵守。

附件一：

与会人员名单

姜堰市正市长1名、副市长3名

姜堰市人民政府代表10名14人

泰州市正市长1名、副市长3名

泰州市人民政府代表12名16人

国家林业局湿地保护管理中心湿地专家20名

WWF（世界自然基金会）董事长及其秘书2名、相关代表人10名

江苏省林业局正副局长2名、湿地专家26名60人

江西省林业局正副局长

2人湖北省林业局正副局长、

湖南省林业局正副局长2人

安徽省林业局正副局长2人

上海市人民政府代表人2人

附件二：

会议日程表

日期

具体时间

日程安排内容

负责部门

4月5日

00—18:

报到

接待组

19:

30—21:

晚餐

餐饮组

4月6日

9:

00—10:

泰州市政府大礼堂

开幕式

秘书组

11:

30—13:

午餐

30—17:

40

气候变化与湿地生物多样性研讨会

18:

商务晚宴

4月7日

湿地与全球气候变化关系的研讨会

长江中下游湿地保护网络论证会

4月8日

湿地保护网络备忘录签订会

30—12：

姜堰溱湖国家湿地公园参观

服务组

12:

00—14:

——

送客

附件三：

邀请函

长江中下游五省一市湿地保护高层研讨会邀请函

为了更好的利用湖南村独特的地理环境，我市决定举办溱潼镇湖南村旅游开发研讨会。

进行湖南村现状分析、旅游发展规划及旅游可持续发展战略的研讨。

特此特意邀请你们在20XX年XX月XX日到20XX年XX月XX日来湖南村旅游开发研讨会。

诚邀您莅临！

会期：

4天

联系人：

祝

事业发达！

姜堰市市委书记：

20XX年3月15日

附件四：

费用预算表

项目

单价

费用

备注

车辆

1000

2200

20桌

44000

2000

700

12桌

8400

导游讲解

400

2名

800

景点门票

100

112张

11200

接站用品支出

住宿费

（豪华间）11间；

（豪华双人标准间）28间；

（豪华单人间）2间

53700

豪华间/每间1200；

标准间/每间500；

单人间/每间300

（每间住三晚）

会场布置支出

30000

应急预备

10000

总计

163100

附件五：

会场布置图

花摆装饰：

在整个大的会议桌中间铺设草坪，再添加些小花、假山加以点缀。

注：

主席台：

两名主持人

下侧：

WWF（世界自然基金会）董事长及其秘书

左侧：

国家林业局湿地保护管理中心湿地20名专家

右侧：

江苏省林业局正副局长、湿地26名专家、姜堰市与泰州市各人民政府代表、江西省林业局正副局长、湖北省林业局正副局长、湖南省林业局正副局长、安徽省林业局正副局长、上海市人民政府代表。