8会议签到系统使用手册Word文件下载.docx

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群组会议由多个会议组成，多个会议同时又是相对独立的单个会议，每个会议有各自的参数和与会人员等信息。

例如：

某届董事会，由业绩汇报会、预算报告会、发展方向研讨会三个会议组成，那么该董事会就是群组会议。

经过会议分析后，在签到结果观察时，可直接选择群组会议查看整个群组会议的人员出席情况。

（2）、界面简介

　　双击"

会议安排"

，界面如图5所示，窗口左边是会议群组，右上方显示所选会议群组的单个会议的详细资料，右下方有两个页面，分别是当前会议群组描述和当前会议描述。

图5

　　A．新增会议群组

　　在窗口左边，点击鼠标右键，在快捷菜单中选择"

，弹出"

新建会议群组"

窗口，如图6所示，根据实际情况输入群组名称、状态以及描述，点击【确定】即可。

图6

　　B．修改会议群组

　　如果会议群组的状态发生了改变，或需再更改别的资料等，可利用修改功能对其进行修改。

　　选中要修改的会议群组，点击右键，选择"

修?

quot;

，在弹出的修改对话框中对其进行相应的修改，点击【确定】保存修改并退出。

　　C．删除会议群组

　　选中要删除的会议群组，点击右键，选择"

，系统提示如图7，选择【是】删除成功。

图7

　　如果当前会议群组已经安排了会议，系统提示如图8，系统不允许直接删除，如果需要删除，前提是将当前群组下的会议先删除。

图8

　　D．查看会议群组

　　在窗口左边，系统默认显示全部的会议群组，用户可通过选择窗口左下方不同的状态，从而只显示所选状态的会议群组。

　　E．新增会议

　　在窗口右上方点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"

，或点击工具栏的『新增会议』按钮，弹?

新增会议"

窗口，如图9所示：

图9

　　E.1．基本属性

　　该窗口显示的是会议的基本信息和参数的设置，其含义是：

　　会议群组：

该会议所属的会议群组，如果无群组，系统将该会议列入单一会议。

　　会议编号：

用于区分各会议的编号，最长50个字符。

　　会议名称：

标识会议的名称，最长100个字符。

　　会议日期、召开会议的具体日期。

　　会议状态：

根据实际情况选择当前会议的状态，共有三种选择，未进行、已完成和已取消。

　　会议室：

选择召开该会议的会议室（在会议室资料中所设置）。

　　开始时间、结束时间：

召开会议的具体开始时间和结束时间。

　　允许提前、允许推迟：

设定进场打卡有效的时间范围，例如8：

00会议开始，在此分别设定允许提前、推迟30、10分钟，那么只有7：

30-8：

10之间打卡才有效，如果超过该范围，则打卡时间视为无效。

　　允许迟到：

设定允许迟到的时间。

　　迟到超过缺席：

是指迟到多长时间就算缺席。

在此输入8，那么就表示如果迟到了8分钟就视为缺席。

　　会议描述：

对会议的简略说明。

注意：

上述三个时间的设置应遵循以下的规则：

允许迟到时间﹤迟到超过缺席时间﹤允许推迟的时间。

否则会造成分析结果异常。

图10

　　E.2．高级属性

　　点击高级『属性窗口』，如图10所示，可设置会议的高级属性，其含义是：

　　需权限控制：

如果需权限控制，那么只有有权限的人员才能进入会议室参加会议。

　　需出场控制：

选择是否需要出场控制。

如果选择是，则下面参数将生效。

　　会议实际结束时间：

如果会议实际结束时间和预设的不同，系统将按在此处所设定的实际结束时间进行数据分析。

　　允许提前出场、允许推迟出场：

设定出场打卡有效的时间范围，例如12：

00会议结束，在此分别允许提前推迟10分钟，那么只有11：

50-12：

　　允许早退：

设定允许早退的时间。

　　早退超过缺席：

是指早退多长时间就算缺席。

在此输入15，那么就表示如果早退了15分钟就视为缺席。

　　将上述信息设置完毕，点击【确定】即新建好了一条会议信息。

允许早退时间﹤早退超过缺席时间﹤允许提前出场的时间。

　　F．修改会议

　　如果会议的状态发生了改变，或需更改别的参数等，可利用修改功能对其进行修改。

　　选中要修改的会议，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"

修改"

，或点击工具栏的『修改』按钮，在弹出的"

修改会议"

窗口中修改完成后，点击【确定】即可。

　　G．删除会议

　　选中要删除的会议，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"

，或点击工具栏的『删除』按钮，系统列出与该会议相关的表，并提示如果执行删除操作，相关资料也将被删除，如图11所示，选择【是】，该会议及其相关资料全部被删除。

图11

　　F．查询会议

　　点击工具栏的『查询』按钮，系统弹出"

通用查询条件及排序"

对话框，如图12所示。

　　条件：

如果未输入任何查询条件，系统将把所有的记录都显示出来，如需指定条件进行查询，则需按下面的方法输入条件，点击"

字段名"

、"

比较符"

和"

输入值"

下的空白行，在弹出的下拉菜单中可以选择所要查询的字段名、比较符和输入值，系统还提供多个条件的组合查询，只需输入多个相应的条件，并在"

关系符"

一栏中输入相应的关系符，即可查询出所需要的结果。

图12

　　排序：

点击窗口左下方的【排序】按钮，则出现排序窗口，如图13所示，窗口左边是排序可选字段，右边是排序已选字段，如要将某个字段排序，只需将该字段从窗口左边用鼠标拖放到窗口右边，然后选择按升或降序排列。

点击【条件】按钮返回查询条件窗口。

清除：

清除查询条件或已排序字段，以便重新输入或选择。

　　当再次查询时，系统记忆最后一次的查询条件和排序并显示，如果不需要，可点击【清除】按钮清除查询条件和排序。

图13

　　高级选项：

点击【高级】按钮，出现如图14窗口，可把已有可构成条件的字段从窗口右边拖到窗口的左边，设为不构成条件字段。

图14

　　时间转秒：

C3系统中时间是用秒表示的，查询时如需用秒，可在"

输入时间"

中输入时间，如15小时26分，如图19所示，点击【转换】按钮，在"

转换结果"

显示51960秒，如果选择了跨天，计算时将加上24小时，结果将为138359秒，转换后系统将结果保存在剪贴板上，可和Ctrl+V进行粘贴。

图15

　　语法检测：

对输入的查询条件进行语法检测，系统自动判断正确与否。

　　２－２　会议人员分配

　　会议设置完成后，接下来就是安排与会人员，本系统中的与会人员分为三种：

必选人员、可选人员和工作人员，并可设置与会人员是否为贵宾，是否请假，如果是，系统在分析时不对其进行是否迟到早退、缺席等处理。

会议人员分配"

，界面如图16所示，窗口左边是所有会议群组和会议，窗口右上方显示与会人员信息，共有三个页面，分别是"

必选人员名单"

可选人员名单"

工作人员名单"

，窗口右下方有两个页面，分别显示部门和人员信息。

图16

　　A．分配（必选、可选、工作）人员

　　选择相应的会议，点击工具栏的『修改』按钮，进入设置或修改状态（窗口左边变为灰色），如果整个部门的人员都为必选人员，可将该部门拖放到窗口右上方；

如果需选择某一个或多个人员，双击相应的人员即可把人员分配到相应的出席类别内，按工具栏上的『保存』按钮保存并退出修改状态。

　　B．移出（必选、可选、工作）人员

选中（在"

移出"

列中打"

√"

）已分配的与会人员，点击工具栏上的『将所选人员移出此组』按钮，可将其移出当前出席类别。

　　C．其它操作

　　在修改状态下，可设置与会人员是否为贵宾、是否请假，只需在"

贵宾？

请假？

列中的框内打"

，然后保存即设置完成。

　　必选人员：

必须参加会议的人员；

　　可选人员：

可参加可不参加的人员；

　　工作人员：

组织会议的工作人员，系统在分析时，对其不做迟到、早退、缺席等处理；

　　贵宾：

系统在分析时，对其不做迟到、早退、缺席等处理；

　　请假：

系统在分析时，显示其请假。

　　２－３　与会人员维护

　　该模块主是要对与会人员进行维护，包括查询、修改、删除、导出Excel等操作。

与会人员维护"

，界面如图所示17所示，窗口中为与会人员详细信息（经查询后显示）。

在"

会议高级属性"

里，选择了权限控制，可按“权限下载”，下载与会人员权限。

图17

（3）、操作方法

　　A．查询

　　点击工具栏的『查询』按钮，弹出"

查询"

对话框，输入相应的查询条件，点击【确认】按钮，系统立即显示出符合查询条件的记录。

具体操作请参阅"

1-1会议室资料F．查询会议"

中说明。

　　B．修改

　　在本模块中，可对是否为"

贵宾"

请假"

这两项进行修改操作。

方法是：

点击工具栏的『修改』按钮，在查询出的记录中，直接修改两项的信息，然后点击工具栏的『保存』按钮保存所做的修改即可。

如不保存，可点击『取消』按钮退出修改状态，同时系统自动弹出查询框。

　　C．删除

　　首先点击『修改』按钮进入修改状态，选中一条或多条（在"

选择"

列打"

）要删除的记录，点击『删除』按钮执行删除即可。

4.数据准备

３－１　数据采集

　　人员进出场打卡的数据暂存在签到器中，经过数据采集，签到器中的记录被清空，同时原有的记录被生成出席会议的出入数据，系统根据这些记录进行相应的数据分析和处理。

数据采集"

，界面如图所示18所示，窗口左边是会议树，右上方显示会议签到器的详细信息，右下方有三个页面，分别是数据状况、正常采集和相关信息。

图18

　　A．设备检测

　　要采集数据，必须保证该会议签到器是在线状态，系统提供了设备检测功能。

　　选择要采集数据的会议，将其拖放到窗口右上方的设备选择框中，该会议所在会议室的所有设备信息将显示在窗口内，选择要检测的设备（在"

），点击【设备检测】按钮，界面右下方自动切换到"