文秘资料员高级工考试大纲题目序号重排.docx

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文秘资料员高级工考试大约培训资料

（重点掌握）

第一章文秘工作概论

1、文秘工作的职业特点：

辅助性、从属性、服务性、综合性、灵活性

2、文秘工作人员的能力：

1）口头表达能力2）书面表达能力3）办事能力4）应变能力5）心理调适能力6）洞察能力、

3、文秘工作人员的道德要求：

1）忠于职守、敬业爱岗2）严守机密、求真务实3）恪守信用、严谨细致4）甘当助手、任劳任怨5）富有主动性和创新意识

第二章文秘工作事务

4、值班工作的任务、工作制度：

任务：

1）承接上级指示2）负责电话应对3）接待来访人员4）掌握领导的行踪5）承办临时事项6）确保机关安全7）编写值班材料

制度：

1）岗位责任制度2）请示报告制度3）交接班制度4）保密制度5）安全防范制度

5、印章刻制、颁发、使用、保管要求印章刻制要求：

1）印章刻制的权限2）印章刻制的规格3）印章刻制的手续印章的颁发要求：

印章刻制后，必须由上级领导机关向其所辖下级机构颁发。

颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下级机构派可靠人员来领取。

领取印章要有二人同行，持介绍信或领导的手迹。

在确认领取人身份后，要严格履行登记、交接、签收手续，密封包装，保证归途安全。

领取人接回印章后，要向领导报告，并交给专人查明接收，还应向颁发印章的上级机关报告印章安全收到。

印章的使用要求：

一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主。

文件用印，以文件领导签发签字为准；常规用印，有文秘部门负责人批准即可；对一般事务性的介绍信用印，文秘人员可依照惯例承办，不必事事请示。

印章的保管要求：

第一，印章必须有专人保管，不可随意交给他人代管；第二，印章使用应在办公室内进行，不可带出办公室；第三，用印时，文秘人员应亲自盖章，不可由他人代劳；第四，印章要定期清洗，保持清洁；第五，印章必须严加保管，严防丢失或被盗。

6、领导日程安排的落实和OA管理领导日程安排是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。

1）统筹兼顾；2）区分轻重缓急3）围绕中心、突出重点；4）力戒排场，求真务实。

OA管理：

就是用电子计算机来编制、管理领导活动日程，实现日程管理自动化。

7、领导交办事项的办理要求原则：

1）积极主动，千方百计；2）既要符合政策，又要灵活变通；3）件件有着落，事事有回音。

注意的问题：

1）态度和蔼，协商解决，不要打着领导的旗号发号施令；2）坚持原则，按章办事，不要违法乱纪，更不能为达到目的而不择手段；3）一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平。

8、机要文件打印要求：

1）打字。

经过领导签发的纪要文件送到微机室，必须进行登记，指定专人打字和校核。

打好后，需要存查的则输入电脑储存，不需要存查的则删除。

然后将打好的文件送交文印室。

一般说，机要文件的打字人员应与一般打字人员分开，防止泄密，要求打字人员的政治素质更高些。

2）付印。

文印室接受机要文件也要登记，并注明复印时间和份数，规定专人承印，与一般文件、资料分开，对印后的蜡纸和废印文件都要当场销毁，防止散失，泄露机密。

对印数很多的机要文件，则送专门的或指定的印刷厂承印，并在保密间由专人排印。

送印人、承印人、印刷时间和份数，都要登记于签名盖章，以示负责。

机要部门应派机要人员到车间监印，保证不失密泄密。

9、机关保卫工作的范围、重点范围、重点：

1）文件资料和机要室；2）机关的档案室、馆、库；3）章印保管室；4）会计室；5）办公设备；6）物库、油库、车库；7）武器弹药；8）水、电、煤气、消防、通讯（包括内部电话总机）等系统；9）高级领导的办公室、会议室和接待室；10）某些重要或秘密会议的会场；11）机关住宅区；12）机关附属的宾馆、招待所。

10、危机事件的处理程序和方法：

危急事件既危险又紧急，所以，处理危急事件不能犹豫、拖延必须果断而迅速。

其基本程序和方法如下：

一是现场保护和报告，具体方法：

1）立即将所发生重大事件的情况，报告上级归口管理部门和所在地人民政府，并报告所在地的省、自治区、直辖市人民政府和国务院归口管理部门；2）在24小时内写出事件报告，报上级主管部门；3）涉及军民两方面的重大事件，事发单位必须立即同时将所发生重大事件的情况报告当地警备司令部或最高军事机关；4）重大危急事件报告应当包括事件发生的时间、地点、单位、简要经过、伤亡人数、直接经济损失的初步估计、发生原因的初步判断、发生后采取的措施及时间控制情况、报告单位等；5）当地人民政府接到重大危机事件报告后，应当立即通知公安部门、检察机关等相关部门，立即派人赶赴事件现场，负责事件现场的保护和收集取证的工作；6）当地人民政府负责组织有关部门参加的重大事件现场勘察工作。

因抢救人员、防止事态扩大以及疏通交通等原因，需要移动现场物件的，应当做出标志，绘制现场简图并写出书面记录，妥善保存现场重要痕迹、物证；7）当地政府可根据实际需要，将重大事件的有关情况通报当地驻军，请驻军参加事件的抢救或给与必要的支援。

二是调查和判断；方法有：

1）全面调查与系统判断；2）集中深入调查与综合判断。

三是预测和监控，具体工作：

1）事件预测2）事件演习3）事件监控。

四是处理和重建，方法：

1）查明情况2）报告领导3）组织抢救4）掌握动态5）写出要事急报6）重建组织形象。

11、信息获取的范围、渠道、方法范围：

信息获取，是指文秘人员利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。

信息获取的范围主要包括以下几个方面的信息：

1）上级信息；2）内部信息；3）社会信息；4）同业信息；5）历史信息；6）国际信息信息获取的渠道：

文秘部门是领导获取信息的主渠道。

而文秘部门获取信息，又必须通过一定的信息渠道，主要有：

1）信息网络渠道2）文书渠道3）书刊渠道4）调查渠道5）会议渠道6）信访渠道7）科研渠道8）档案渠道信息获取的方法：

文秘人员获取信息的方法多种多样，主要有：

1）网络查询法2）文字阅读法3）收看收听法4）会议记录法5）相互沟通法6）专题调查法7）随时观察法8）索取求购法

12、信息加工的方法：

信息加工的方法：

一是归纳法；二是浓缩法；三是纵深法；四是扩充法；五是对比法；六是转换法；七是图表法；八是剪接法。

13、信息简报的编写信息简报的编写：

信息简报是记载信息的文字材料。

它具有“信息简报是记载信息的文字材料。

它具有“新、深、实、短”深、实、短”四个显著特点。

文秘人员编写信息简报应当符合以下要求：

标题醒目、主题集中、内容新鲜、结构简单、篇幅简短、语言简洁。

14、信息提供的对象、方式信息提供，是指对文秘机构将加工之后的信息提供给使用对象，以实现信息的价值。

文秘机构信息提供对象具有多元性：

首先是为本级领导机关提供信息。

其次是为上级领导机关提供信息。

再次是为下级机关和基层单位提供信息。

“三个提供”是既互相联系又互相区别的辩证统一关系。

首先，文秘部门要处理好为领导提供信息服务同为基层提供信息服务的关系。

其次，文秘部门要处理好为上级领导机关提供信息服务同为本级领导提供信息服务的关系。

信息提供的方式主要有以下几种：

简报递送、电报递送、传真递送、网络递送、电话递送、音像制品递送。

15、信息工作的主要制度：

1）信息专报制度2）信息报送数量定额制度3）紧急信息报送制度4）信息稿件送审制度5）信息采用通报制度6）信息专题分析制度7）信息业务培训制度8）信息工作奖惩制度。

16、信息存储的方式：

1）计算机存储2）信息简报存储3）多媒体存储4）信息资料存储5）缩微胶片存储。

17、调研工作的概念所谓调研工作，在此专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中的具体体现。

调查研究作为一种科学的认识方法和工作方法，具有多方面的功能和作用，也是文秘部门的一项经常性工作任务和重要的工作方法。

它是做好文秘工作的基础，是辅助领导正确决策的重要手段，是改进机关工作作风，克服官僚主义、形式主义、文牍主义的有效方法，也是锻炼和提高文秘人员工作能力的重要途径。

18、文秘人员调研的原则：

1）点上调研与面上调研相结合2）定性调研与定量调研相结合3）直接调研与间接调研相结合4）信息与调研相结合

19、选题的原则：

针对性原则、创新性原则、可行性原则

20、调查的方式、方法方式：

全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查；方法：

个别交谈法、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查、专家调查。

21、研究的方法：

比较法、类比法、分析法、综合法。

22、会议工作的概念：

是指文秘机构对会议的筹备、组织和保障工作。

23、会议准备期间，文秘人员主要有哪些工作：

1）制定会议预案2）组建会议机构3）发送会议通知4）准备会议文件5）布置会场6）人员编组7）制作会议证件8）安排住宿和车辆9）会前检查10）接站与报到。

24、会议召开期间，文秘人员主要有哪些工作：

会议召开期间的文秘工作，基本要求是组织严，服务周天，确保安全。

主要有心下几个环节：

1）会场签到。

2）会间调度。

3）会议设备的操作与维护。

4）会议记录。

5）会议简报。

6）会议选举。

7）会议总结。

8）后勤保障。

25、会议结束后，文秘人员主要有哪些工作：

1）印发会议纪要。

2）清理会议文件。

3）组织代表离会。

4）搞好宣传报道。

5）会议工作总结。

6）会后催办工作。

26、接待工作的一般程序：

1）迎接及安排来宾生活。

2）看望及商定活动日程。

3）礼仪性会见与宴请。

4）按日程开展活动。

5）送别。

6）小结。

27、接待实施的具体要求：

由于接待的对象不同,来宾的任务不同,对待的方法要求也不同。

（1）接待上级机关来宾的要求，上级机关领导来视察工作时。

要请本单位的领导亲自出面接待,以示尊重。

如属一般业务问题,可由业务部门负责接待,但事后要向领导汇报。

（2）待平级机关来宾的要求，一般由本机关领导出面迎接。

如本单位领导有事，不能分身,经领导委托,秘书部门领导或工作人员可出面迎接,如果是业务联系,可由对口部门负责人接待,重要业务问题,要向主管领导人汇报。

（3）接待本系统来宾的要求，本系统下属单位人员来访的目的,一般有两种情况,一是汇报请示工作,二是反映问题,这些单位来人,除领导点名找来的以外,一般由机关负责人负责接待。

对来汇报人员,秘书人员应该详细记录汇报内容。

（4）无约接待的要求：

对没有约定，临时来访的客人，文秘人员也应很有礼貌地询问客人的来意，根据不同情况灵活处理。

28、随从工作的类型和特点如果按领导出差的任务划分，可分为以下几种类型：

调查研究型、检查考核型、处理问题型、看望慰问型、商务谈判型、参加会议型。

特点：

流动性大、时限性强、环境复杂、情况多变、工作要求高。

29、出差途中文秘人员的工作：

1）周密安排领导活动；2）热情接待来访人员；3）认真做好各种记录；4）及时上传下达；5）起草文字材料；6）做好通联工作。

30、出差结束后文秘人员的工作：

1）安排返程交通2）处理出差资料3）抓紧有关问题的落实4）清理经济账目。

31、通话的程序和要求：

打出电话：

1）发话准备。

拨号前要查记对方的电话号码，备好即将陈述告知的内容，然后进行拨号和通话。

2）通话。

要主动告知自己的情况，自报家门，然后问明对方的单位、姓名、职务等。

通话用语要简明扼要，重要问题或数据陈述完毕后，要向对方询问是否听清或要求复述，以保准确无误。

3）结束通话。

通话结束时，要有礼貌与对方道别然后挂上话机。

若对方是领导、长辈或女士，应等对方挂机后再放下电话，以示礼貌。

重要的电话，不要在通话完毕后记下受话人的姓名、通话时间和内容，以便处理和备查。

接收电话：

1）接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容。

2）拿起话筒后，应主动自报家门。

3）通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。

32、各种意外电话的处理：

1）灾害电话，处理方法：

一是要如实记录；二是要即刻向领导报告，请领导者给予指示；三是