文件管理制度Word格式.docx

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一、发文定义

（一）一级发文

1．以x公司名义对外发布或对内（含对所属各子公司、项目部等）发布的各种公文、公司决定、规章制度、重要通知、通报等。

2．公司各部门向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等。

3.对内（含对所属各子公司、项目部等）或对外发布具有重要意义的各种视频、音频、图片、图表等资料。

（二）二级发文

1．以x公司各部门编发的各类关于经营管理活动的一般性材料如方案、通知、通报、简报、视频、音频、图片、图表等。

2．公司各部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料。

3、对内或对外发布普通的各种视频、音频、图片、图表等资料。

二、收文定义

（一）一级收文

集团公司收到的政府主管部门的信函、通知、证书等文件，收到与经营有关的由外界或所属各子公司、项目部发来的重要的请示、通知、汇报、信函、传真、证书等文件。

（二）二级收文

集团公司以及所属各部门收到的与经营有关由外界或所属各子公司、项目部发来的一般性信函、传真、宣传材料等文件。

三、组织与职责

（一）行政部为公司文件管理业务归口部门，主要负责：

（1）组织制定文件管理制度，并监督执行。

（2）指导、培训各部门兼职文件管理人员，提升文件管理水平，提高文件流转效率。

（3）协调文件的接收、审核、上报、批复、反馈和存档。

（二）各部门主要负责本部门文件管理日常事务，按照文件管理制度要求，确保文件管理规范。

四、发文管理

（一）发文管理是对文件的拟订、审核、会签、签发、用章、发布、存档等一系列活动进行管理。

（二）一级发文管理

1.拟订

（1）拟文格式必须符合《文件的制作格式要求》（附件2）；

（2）内容遵循一文一事原则，要求观点明确、结构严谨、条理清楚、语法规范、语言凝练；

（3）文件拟订完成后，填写《河南x实业有限公司公文（函）签发单》附于文件之前，按照会签及审批流程进行发文。

（4）如在执行过程中发现下发的文件存在问题，文件拟稿部门应负责修订，并重新进行签批。

2.审核

文件主办部门及分管领导负责审核内容，行政部负责审核格式。

3.会签

对涉及其他部门职权范围内的发文，主办部门应主动与有关部门进行会商会签，取得一致意见后方可行文。

4.签发、用章

一级发文应由总裁或总裁授权的负责人签发，文件定稿以加盖单位公章或上述负责人签字为准。

文件如需使用印章，按照印章使用相关规定办理。

5.文件编号：

遵从同级文件一致性原则。

（1）以集团公司名义上报或下发的一级文件，由行政部统一编号。

（2）以公司各部门名义上报或下发的一级文件，由各部门按照本制度规定统一编号。

（3）文件编号细节详见附件1《文件编号》一览表。

6.发布

（1）以x实业公司名义对集团外界单位/部门发布的重要文件、函件、传真、影音、图表等，由行政部负责发文。

（2）其他一级文件由主办部门自行组织发布。

（3）文件发布，经办人员应在《收（发）文登记表》（附件3）及时做好相关登记。

其中，纸质版文件需要签收人亲笔签字，电子版文件可在签收栏注明电邮地址及发送时间。

（三）二级发文管理

二级发文的拟定、审核、编号、发布参照一级发文管理执行，会签、签发、用章环节可省略，也可根据具体情况按照分管领导相关要求办理。

（4）发文管理流程图

主办单位拟定发文稿件及发送范围

分管领导审核内容

行政部审核格式及行文规范

运营部拟定会签流程，各部门及领导会签

行政部根据发送范围分发记录，归档备查

运营部综合把关

行政部发放文号，印制文件

终审领导审核签发

五、收文管理

（一）收文管理是指对送达或公布的公司内外部公文的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办到存档等一系列活动进行管理。

（二）集团公司收到的一级文件，先由行政部登记后提交分管领导审阅，由分管领导提出拟办意见或提交常务副总裁、总裁审阅后提出拟办意见，按照意见指示传阅；

二级文件材料可直接传达至相关中心负责人收阅。

（三）收文管理流程图

内外部来文

行政部签收

运营部分类挂签，拟定主责单位及流转流程

各相关部门及公司领导顺次签署各自意见

行政部将文件反馈给来文单位

行政部审核文稿格式及行文规范

主责单位主管领导审核内容

主责单位根据终审意见起草回复文件

行政部整理过程文件、归档备查

六、文件的归档

（一）以集团公司名义上报或下发的一级文件以及收到的一级文件，由行政部汇总、归档、备案。

（二）以公司所属各部门名义对外发布、对内下发的二级文件以及收到的二级文件，由各部门按照制度规定统一编号、存档、管理，并按照《档案管理制度》相关要求留存、归档、备查。

（三）各部门应妥善保管各种文件材料，若发生遗失、泄密或损坏，将追究相关责任人的责任，给予行政处罚或经济处罚。

（四）公司行政部每季度组织人员对各部门文件材料的保存与管理情况进行监督检查。

七、罚则

（一）对不按照文件编号要求进行编号或不编号而发布的文件，对发文最终审批人处以20元每例罚款，并要求原文收回，重新发文；

（二）对不按照文件制作格式要求制作而发布的文件，对文件审核人处以每例20元罚款，并要求原文收回，重新发文；

（三）对文件最终出版稿发现错别字的，每字对编撰人处以10元罚款，出版后发现错别字的，对行政部核稿人处以10元每字的罚款；

（四）所收发的一级文件发生丢失的，对接收人处以每份20元罚款。

（五）行政部负责收发文登记，记录流转至各节点时间。

公司领导及各部门收文后，应在1小时内交行政部登记发起流转。

否则，造成的延误由责任人承担，每超出1小时，扣责任人月绩效1分。

（六）收文管理流程各节点最长流转时限为1小时，自文件交付之时起计算。

如事项较为重要，无法按期给出意见，需提交当日运营调度会审议，如运营调度会仍无法决策，需于当日报董办转呈董事长决策。

（七）超出流转时限的相关责任人，每超出10分钟扣月度绩效分1分，由行政部提出，运营总监审核后报人资部备案处罚。

（八）因故外出无法签字者，可通过微信、彩信、电邮等方式流转并给出审核意见，返回后半个工作日内补签，每超出1个工作日，对责任人处罚20元。

八、文件的效力

公司所发布的文件在与此文件所规范内容相同的文件发布之前具有效力，新发布的文件只要不宣布其失效，同样对全体员工具有约束力。

公司指令和规章制度只有通过正式文件的形式发布后，才具有正式约束力，未发布正式文件之前，可参照惯例进行执行，不具备强制力。

九、附则

本制度最终解释权归行政部，自发布之日起生效执行。

1.文件编号

2.文件制作格式要求

3.收（发）文登记表

4.收文办理记录表

5.公文签发单

6.公务会签单

附件1

文件编号

部门

红头文件编号（仅公司可以发）

通知通报

会议纪要

一级文件

x[x]**号

x通[x]**号

x纪[x]**号

二级文件

x行通[x]**号

x行纪[x]**号

人力资源部

x人通[x]**号

x人纪[x]**号

运营部

x运通[x]**号

x运纪[x]**号

财务部

x财通[x]**号

x财纪[2014]**号

附件2

文件的制作格式要求

一、排版要求

（一）文件一律用A4纸打印，左侧装订；

（二）文字从左至右横写、横排；

（三）标题：

二号宋体字加粗，与正文之间空一个标准行；

（四）正文：

段落题目采用加粗四号仿宋字，正文内容采用四号仿宋字。

段首空两格，字间距采用标准格式，段落行距为固定值25榜。

（五）页面设置：

采用Word文档的默认值（上2.54cm，下2.54cm，左3.17cm，右3.17cm，页眉1.5cm，页脚1.75cm）。

二、撰写要求

（一）标题

不能简单地拟“决定、制度、通知、通报”等标题，为便于将来查找文件，在拟标题的时候应当准确、简要地概括出公文的主要内容，并准确表明文件的种类。

（二）内容

文件内容应做到观点明确、客观真实、条理清晰，言简意赅；

在重新修订公司有关规章制度时，要在制度末尾注明“本制度自下发之日起执行，原×

×

文件同时废止”字样，确保公司制度执行的一致性。

（三）附件

文件如果仅有一份附件，只需要在相关陈述处注明（**见附件）即可；

如果有多份附件，除在相关陈述处注明（**见附件*）之外，还应在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序和名称，以便查找。

（四）结构层次序数

第一层为“一、”（注意是顿号），第二层为“

（一）”，第三层为“1.”（注意是实心圆点），第四层为“

（1）”。

（五）数字

文件中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字应使用汉字数字外，其它情况应使用阿拉伯数字。

（6）红头文

红头文件格式见以下模板：

（上行文）

（上页边距发文机关标识的距离为117mm）

x[x]XX号签发人:

XXX

标题

（2号方正小标宋简体）

主送：

（4号仿宋）

正文……（4号仿宋）

1.XXXXXX

二〇一五年X月X日

主题词:

×

x年月日

（下行文）公文密级★保密时限

紧急程度

xx公司文件

x[x]X号

左空1字4号仿宋

附件3

收（发）文登记表

序号

日期

收（发）文

单位

文号

份数

有无附件

收（发）文人

签收

1

2

3

4

5

6

7

附件4

收文办理记录表

文件内容

责任人

交付及完成

时间

附件5

x公司公文（函）签发单

批示签发

常务副总裁审签

会

签

主

办

正文标题

主送

抄送外部

内部

主管领导审核：

主办部门：

部门负责人审核：

正文拟稿人：

时间：

文号〔〕号

印制份数

发文日期

存档份数

主题词

附件6

x实业公务会签单

呈报单位

编号

呈报时间

缓急程度

急办□重要□一般□

呈报事务

附件

督导组指令

会签时限

会签流程

行政部（）人资部（）财务部（）运营部（）董办（）主管领导（）常务副总（）董事长（）

行政部意见：

签名:

时间:

年月日时分

人资部意见：

年月日时分

财务部意见：

运营部意见：

董办意见：

主管领导意见：

常务副总意见：

董事长意见