如何成功地写好一篇公文Word下载.docx
《如何成功地写好一篇公文Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何成功地写好一篇公文Word下载.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
公司草创初期是没有公文可以履行的，刘主席天天要骑上自行车卖药，还要去联络客户，那时候也没有这么多活动需要用公文的形式告知。
有一个什么重大决定，往往就是找几个人，花点时间坐下来开个会，把事情议一议，刘老板把板一拍，哎，这事就这么定啦，大家按议定的方案行事，没有什么文字记录，更谈不上在省里、市里等各种正规场合作报告，因为没有话语权啦；
公司做大了、做强了，老板成社会名流了，社会活动多了，公司内部管理标准了，九州通的公文也就日益形成了，我们每年都要发布500多份文件，其中还不包括公司制定的各项制度，可见公文在九州通集团形成的管理力度。
〔PPT上用一个图案表示一下〕
我们可以对九州通的公文作这样一个定义：
是九州通集团在企业行政管理及公务活动中产生的，说明集团公司的思想、立场和观点，用来上传下达、信息反响，并按照严格的流程、职权范围和写作标准，经过一定的处理程序，可以及时记录和传递信息的文字〔电子版〕材料。
三、公文的分类
一、行政公文：
决定、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、规定、方法、会议纪要、函等；
〔翻页似的渐进画面〕
二、事务公文：
方案、规划、总结、工作研究、大事记等；
三、经济应用公文：
审计报告、市场调查报告、经济活动分析报告、经济合同、意向书等；
〔渐进似的翻页画面〕
四、法律公文：
起诉状、上〔申〕诉状、辩论状等；
五、日常应用公文：
欢迎〔送〕词、答谢词、祝词、贺信〔电〕、请柬等等。
〔翻页似的渐渐画面〕
四、公文的划分
一、按行文方向划分：
上行文、平行文、下行文。
〔分别用向上、平行和向下的画面表示出来〕
〔一〕上行文是九州通集团内部所属公司向集团发送的或集团公司向中央国家机关、省、市、区党委和政府相关职能部门寻求解决帮助而产生的公文如报告、请示、建议、议案等；
〔特点是下级单位向上级单位产生的文书〕！
〔二〕平行文是集团公司与外部友好合作单位产生的需共同协商解决有关事项或集团内部各公司之间需要沟通而制发的公文如信函等。
〔特点是不相隶属〕
〔三〕下行文是指九州通集团公司发往各公司、集团公司各部门的公文如通知、决定、通报、批复等。
〔特点是自上而下〕
二、按承担的职能划分：
〔一〕知照性公文是指向有关对象通知、知会某些事项、情况、规定或要求的公文，如通知、通报、公告、通告等；
〔二〕报请性公文是指向上级机关汇报情况或请示问题的公文，如请示、报告等；
〔三〕指挥性公文是指上级机关说明态度，调动有关单位和人员行动的公文，如决定、批复等；
〔四〕实录性公文，如大事记、会议纪要。
五、公文的特点
〔用一份正式文件表示出来，需要链接〕
一、公文具有权威性，它是由法定的作者制作和发布，代表的是九州通集团的声音，能对受文者产生强烈的影响〔强迫执行、阅读与办理、予以批复等〕
二、公文具有指导性或指令性：
是为了完成特定公务活动为目的，承担某种详细而明确的公务职能而写作的。
它以公务活动的实际需要为出发点，以解决工作事务中出的问题为目的。
三、公文具有时效性：
必须在一定的时间内，通过一定的传送渠道迅速送达，以便公文的效率得到及时的应用。
四、公文具有标准的体式要求和固定的行文格式，不能主观臆造和想当然。
六、公文的作用
一、行政管理作用；
二、行为标准作用；
〔个人行为修养、写作的快乐、职位的升迁〕
三、指导和指导作用；
四、公务联联络作用；
五、宣传教育作用；
六、撰写公文的要求、原那么与步骤
〔一〕要求：
第一、加强学习，热爱公文写作，掌握应对本职工作的各种理论知识、业务知识及相关知识的需求。
〔用一个学习的画面〕〔有的人认为公文没什么可学的，就那么干巴巴的几句话，写起来太容易了，其实抱这种想法的人犯了写文章的大忌，每一样文章都有它的体例规定和行文格式，有些看上去很简单地公文，真正写起来，也是要动点脑筋的，曾经有个人写合同，别人写完了，他说这也没写好，那也没写透，哎，你让他自己写他还真是犯难了，上午是个甲方一方，到了下午还是个甲方一方，事后他说，这东西还真是有点考人啦！
第二、熟悉情况，全面理解公司的组织架构、运作程序、经营理念、企业文化、中长期战略目的和开展规划，做到心中有数。
〔用一个对公司情况了如指掌的画面〕〔这样写起来才可以一气呵成，一蹴而就，不至于临到写时心中无物，颠来倒去展不开，还有公文逻辑思维紊乱，前言不搭后语，上下之间，前后之间互相矛盾，语言组织不到位，该放在第一层内容表述的，放到第二层内容中去了，语言之间互相干扰扯皮，打乱仗〕
第三、擅长搜集、观察、积累知识，不断更新知识构造，拓宽知识渠道，努力进步写作程度。
〔用一个网罗万千，有个人在接收的画面〕〔举凡古今中外，上下五千年的各类知识，我们都得略知一二，不至于出现书到用时方恨少的遗憾〕
第四、写作公文要耐得住寂寞、挺得住枯燥、抗得住干扰、经得起考验、戒得住急躁。
〔搞一个窗外风花雪月，屋里夜静思的画面〕因为公文就是纯脸谱化的应用文，呈如今我们面前的是一副公事公办的样子，而且公文撰写是一件非常辛苦、非常枯燥、非常干涩、非常费心的写作过程，它不同于我们写诗歌、散文可以张开想象的翅膀，激情飞扬地抒发豪情，大肆套用形容语，装饰词。
〔这个冬天来得特别早，凄风冷雨还伴着洋洋洒洒的雪花，恣意抚摸着青青的脸。
〕公文写作是不允许出现这些词语的，〔只会说，目前己进入冬季，天气寒冷，请大家注意保暖〕一就是一，丁就是丁，绝不能用卯来替代。
〔二〕原那么
第一、公文撰写的目的要明确，我为什么要写这篇公文，做到撰写的公文有的放矢；
〔拈弓搭箭射击的画面〕
第二、公文所反响的内容必须真实有效，实事求是，客观公正地反映九州通集团的企业经营管理活动。
〔一个平衡天平秤画面〕
第三、撰写公文必须加强纵向沟通和横向协调，理解各层级的相关要求和规定，熟悉部门之间的流程并保持互相配合，暂时不清楚或有疑问的可以找有关部门沟通交流，防止产生矛盾。
〔什么画面参谋一下〕
第四、公文撰写必须表达良好的文风，条理清楚，层次清楚，文字精炼，用词准确，直奔主题，防止堆砌词汇。
〔一个阶梯的画面〕
第五，公文撰写要符合体式要求，不能把通知写成通报，把决定写成决议，把报告和请示混在一起写。
〔一个对应似的画面〕
〔三〕步骤
〔一〕准备阶段，明确撰文的目的和要求，准备使用什么样的文种，中心写什么，发送和阅读的对象是谁。
〔一个潜心考虑状的男的或妇的〕
〔二〕撰写阶段，包括提纲的拟定、构造的安排和正文的起草。
有些专题性的大型文稿前期得做大量的材料搜集和调查研究工作。
〔正襟危坐型的男呀或女〕
〔三〕修改阶段，看文稿内容是否符合公司的总体布局，是否符合国家的法律、法规，是否表达了实事求是的根本原那么，所提的原那么、政策、措施、方法是否实在可行。
文字描绘是否准确到位，格式是否标准。
〔鲁班似的木匠画面〕
〔四〕公文的语言
公文的语言要求：
准确：
不能含模糊糊，模棱两可；
〔遵照执行而不是变通执行“请各公司按此通知要求遵照执行〞〕〔是=不等于可能，大约〕
鲜明：
客观公正地说明自己的立场；
〔〕
生动：
尽量描绘到更好；
如能用加强强化，成绩业绩
庄重：
有层次感，不紊乱；
第一、第二、第三相当清楚，先说什么，再说什么，后说什么，一气呵成！
严谨：
不拖泥带水，不说无关紧要的话，不东扯西拉，尽量使用标准化的词语描绘某件事情，做到简约通顺、平实得体、通俗易懂。
〔一个很干净的先生款款挪动步伐〕
“简约〞的要求是指：
表达应直截了当，句式要简洁，篇幅要紧凑。
〔一次短篇小说大赛规定作品要涉及政治，宗教、家庭、情感、伦理、性以及悬念。
上帝呀！
女王怀孕了，谁干的？
〕；
还有一个世界最短武侠小说：
高手被豆腐砸死了。
七、几种常用公文的写作要求
公文的种类有很多，今天，我们不一一讲解，仅就九州通最常见的，用途比较普遍的几种公文与大家进展交流和讨论。
这些常见的公文有：
通知、报告、请示、会议纪要、总结、致辞等。
一、报告的写作要求
报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。
报告可以是阶段性，也可以是即时性的，没有根本的时间要求。
一〕报告的实用范围：
向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种。
二〕报告的种类：
1综合报告，内容全面，带有工作总结的某些特征。
2会议报告，是会议上陈述工作情况、提出问题和意见时使用的一种含有建议或报送上级机关参考的公文。
3工作报告，向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使用的，有例行报告和专题报告两种。
4情况报告，往往是某一突发情况、问题或某一项专门工作某一次会议的事项。
5建议报告，就工作中的重大问题和事项，专门向上级机关提出建议时使用。
6述职报告，是指导或员工根据自己的职务要求，就一定时期内的任职目的，向任命机关、上级指导、主管部门以及本单位的同事，汇报自己履行岗位责任情况的书面报告。
三〕报告的特点：
1、报告是陈述性公文，属备案性质，不需要批复，不能与请示结合使用，不能夹杂请示事项；
2、以表达的表达方式为主，概括工作的进程、成绩、有关动态与经历教训及建议；
3、以详细的事实和必要的数据为主要内容，报告的情况真实、客观、准确、详细。
三〕报告的写作格式：
报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分组成。
重点是正文，
正文分引据、主体、结语三部分
1、引据一开始就简明扼要地将一定时间内工作的有关情况如根据、目的、总的行动及对整个工作的估计评价等作一概述，以点明全文主旨，通常用“现将有关情况报告如下〞承上启下，领取下文。
2、主体是报告的核心，要表达报告的详细内容，假设内容多，篇幅长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进展表达。
3、结语根据报告的不同内容采用与之相照应的不同结语，如“特此报告〞、“请审核〞、“以上报告请指正〞。
4、落款写上发文单位印章和成文日期。
四〕报告的写作要求：
1、要总结出有规律性的东西，切忌空泛和面面俱到；
2、要注意材料个体和整体的配合使用，尤其是综合性报告，涉及的方面多，内容复杂。
把握不好会使报告零碎，内容空泛，缺乏力度和深度；
3、报告所反响的情况要真实、详细，如实反响情况，让上级机关做出正确的决策，切忌弄虚作假；
4、写作报告的立意要新，擅长归纳提炼，反映出本质的、带指导性的东西；
5、重点要突出，分清主次轻重，可写可不写的就不写，做到点面结合、眉目清楚、说服力强；
6、报告中不得夹带请示事项，上级机关不对报告负答复责任，如有请示事项，另用请示文种行文；
7、尽可能把报告写短些，要突出重点，毫不犹豫地舍弃不能说明问题本质的一般性材料，擅长综合归纳，从宏观着眼，总体上把握，把情况表述清楚，做到简洁、凝练。
二、请示的写作要求
请示：
请示是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作问题、明确某项政策规定、审核批准某项方案时使用的恳求性的上行公文。
1．请示的特点：
恳求性〔迫切、批示、批准、批复〕
单一性〔一文一事，不可将多项内容放在一起〕
预先性〔事前行文、不可先斩后奏〕
定向性〔不可多途主送，每份文件只能有一个主送单位〕
2．请示的撰写
请示一般包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。
标题一般是“关于****问题的请示〞直截了当，请示的事情突出主题，让人一看就明了；
正文包括请示缘由、起因、请示事项；
落款主要是请示要求，通常写法是“妥否，请批示〞，或以上请示如无不妥，请批转，决不能出现报告字样，甚至造成混乱，给工作带来不应有的费事。
3．请示的写作要求和本卷须知：
1不能先斩后奏
2恳求的事项和理由要详细、充分
3文字要概括、精炼
4请示内容要集中，一文一事
6不能多头主送〔既送给主席又送给总经理同时送给副总〕
7在有隶属关系存在时不越级请示
8不能写成请示报告
9在未获批准前，不得对下属单位发文。
4．报告与请示的区别
共同点：
报告与请示都是上行文，都是在具有隶属关系的上下级机关之间使用。
不同点：
首先，二者的行文目的不同。
报告是为了使上级机关理解有关情况。
请示是恳求上级的指示和批复，要求上级机关给予答复。
其次，二者的行文时间不同。
报告可以写于事前，也可以写于事后。
而请示必须写于事前。
第三，行文的处理要求不同。
报告除涉及主要问题外，一般的可以不作答复。
请示那么需要上级机关回复，说明态度，使下级机关知道该怎么做。
第四，行文的内容不同。
报告可以是综合性的，也可以是专题性的。
而请示那么要求“一事一文〞。
三、总结的写作要求
总结是对前段工作活动进展全面回忆、检查、分析、评判，从理论认识的高度，概括经历教训，明确努力方向，指导今后工作的一种事务性文体，是九州通集团广泛使用的一种常用文体。
通过总结，人们可以把零碎的、浅薄的感性认识上升为系统、深化的理性认识，从而得出科学的结论，以便发扬成绩，抑制缺点，汲取经历教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。
〔一〕总结的特点：
1、具有理论性，是自己本职工作的内在反映，一个阶段或一个工程所做的工作通过总结看出来。
2、具有目的性，更有力地指导下一阶段的工作，或为其它工作提供参考。
3、具有理论性，需要进展全面的分析研究，完成从理性认识到感性认识的飞跃。
4、具有广泛性，它是全体同仁协同配合，共同劳动的目的成果反响，不是几个秀才闭门造车搞出来的。
5、具有业务性，一般来说，总结是本单位、本部门、本系统的人所共同关心的问题，其业务性、技术性比较强，需要集中大家的智慧，否那么就空了。
〔翻页似的画面〕
〔二〕总结的种类：
有综合总结、专题总结、工作总结、学习总结、会议总结、个人总结，团队a总结等等〔翻页似的画面〕
〔三〕总结的写作：
由标题、正文、落款三部分组成。
正文包括前言、主体和结语几个部分。
〔渐进似的画面〕
前言通常用以概述情况，对工作背景、条件做一个简要的交代。
主体的第一个部分通常是写成绩和经历。
第二部分是问题和教训。
第三部分是解决存在问题的措施。
结语部分提出改进工作的方法或下一步努力的方向，有的总结在最后展望前景，说明决心。
落款，假设在标题中和题下已标明的，可省略。
工作总结是全面的总结，写作时，要求全面占有材料，一分为二地对待工作，但又必须抓住重点，防止记流水账，面面俱到，
五〕总结的一般写法：
大致分为两个阶段。
动笔之前的准备阶段和成文阶段。
根本情况概述+成绩+经历+问题+措施+方向
准备阶段：
〔用图例表示〕
一是要占有充足的材料；
二是认真的挑选材料；
三是精选材料；
四是拟写提纲。
成文阶段：
开头一般概述根本情况或概括主要成绩，这部分要提纲挈领，高度凝练。
主体是总结的核心部分，1、说明进展了哪些工作，采取了哪些措施，获得了什么成绩。
2、经历和体会，即哪些是成功的作法，主客观因素是什么，这是总结的重点，在全文中占主导地位，写作时注意主次强略的取舍，把感性认识升华到理性高度。
3、问题和教训，着重分析产生的主客观原因。
4、今后努力的方向和打算，提出实在有效的改进措施和新的奋斗目的。
正文是总结的重点，内容比较复杂，因此一定要安排好层次构造，有的还可以加小题目，这样写起来就方便多了。
六〕总结的写作要求：
1、端正态度进步认识；
2、一分为二实事求是；
3、主次清楚抓住重点；
4、突出特点写出新意；
5、条理清楚语言生动。
四、通知的写作要求
通知，是九州通集团要求下一级部门知晓和需要遵照执行的一种公文文种。
它在公文传递中使用频率最高、范围最广、受众群体最多，具有高度的部署性、广泛的告知性和权威的指示性。
〔一〕通知的特点：
通知是九州通集团公文发布中功能最多、应用最广泛的文种。
2007年，九州通发布了500多份文件，其中有近400份都是以通知的名义下发的。
1、应用的广泛性：
用于传达指示、布置工作、批转转发文件、人事任免、发布法规规章制度等；
它的广泛性表如今以下几个方面：
A不受发文机关级别的限制，任何机关、部门都可以使用通知。
B涉及面广，可以是国家大事，也可以是详细的工作事项。
C作用广泛，既可以布置工作、发布指示、传达有关事项，又可以用来批转下级机关的公文或转发上级机关或不相隶属机关的公文。
D使用的频率高。
2、发文的权威性：
大多数通知有要求、有目的、有本卷须知，需要被通知者理解、领会、并遵照执行；
3、内容的综合性：
大大小小的内容、专题性或综合性内容都可以发通知，篇幅可长可短，可以几个事项一起告知；
4、工作的指导性：
对不适宜用命令、指示形式安排、布置工作的，多采用这种具有指导性的通知；
5、通知的时间性：
它具有明显的时间要求，只能在一定的时间内产生效力。
与其它公文相比，通知制发快捷、灵便、详细，也最严格，不能提早也不能拖后。
承受单位必须在规定的时间内办理、执行并坚决予以完成。
〔二〕通知的种类：
指示性通知、告知性通知、颁发性通知、转发性通知、
批示性通知、批转性通知、发布性通知、事项性通知、会议通知、任免通知等等
〔三〕通知的写作要领
1、明确行文的目的：
为什么要写这个通知，主要内容是什么，受众的对象和范围，针对什么问题，解决什么问题。
2、提出的措施实在可行：
通知主要是向下级机关发布的下行文，因此要表达对下级机关的指导与指导作用，既要讲任务、要求，又要讲方法、步骤、措施，语言不能空泛，以免下级机关难以理解执行。
3、构造严谨、层次明晰：
采用自然段形式或条文式，段落排列有序，防止内容穿插重复。
〔四〕通知的写作技巧
通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成。
1、标题是内容的浓缩，往往看到标题就知晓了根本内容；
2、主送机关是需要执行和知晓的下级机关；
3、正文由导语、事项和执行要求三部分组成；
A、导语主要产生于通知事项的缘由，用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
B、事项是通知的主体，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施、步骤都在这一部分中有条理的表达，内容复杂的需要分条列款。
C、执行要求，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。
较小的通知不必专门提出。
五、会议纪要的写作方法
会议纪要是九州通集团用来记载和传达会议情况与议定事项时，使用的一种公文文种。
一〕会议纪要的特点
1．具有纪实性，它是根据会议的守旨、议程、决议等整理而成的公文，是对会议根本情况的一个记实，撰写者不得更改会议议定的事项，更不得随意改动会议达成的共识和形成的决定。
2．具有概括性，在要字上下功夫，不是所有都本来来本地记下来，有综合、选择、概括、侧重、强调。
需要在会后对整个材料、观点，经过分析、研究、综合整理，将主要精神、主要议决事项、主要观点按一定逻辑顺序撰写出来。
3．具有指导性，要求与会单位、相关部门以此为根据开展工作。
〔二〕会议纪要的类型：
一是办公会议纪要，主要用来反映九州通集团或所属各部门开会研究问题，部署工作的情况，其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和详细的根据；
二是专项会议纪要，包括各种各样的交流会、座谈会、研讨会等。
〔三〕会议纪要的写作，一般由标题、开头、正文、结尾四部分组成。
标题〔略〕；
开头，简要介绍会议的根本情况、根据、目的，起止时间，地点、参会人员，根本议程。
正文有条款式写法，就是把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出，讨论了几个问题就以几个问题为自为一点写出来。
综合式写法，把会议内容按性质综合成假设干部分逐一写出，有利于概括丰富的内容，从原那么高度把事情说清楚。
摘录式写法，按发言顺序或内容归类写出，使人觉得客观，真实。
结尾，有些会议纪要不单独结尾，主体部分写完即完毕全文，针对不同情况，结尾灵敏掌握。
四〕写作会议纪要注意的事项：
做好会议纪录，获得材料来源；
对根本材料进展取舍、整理，一气呵成，反复修改、定稿；
突出会议的主题，抓主流抓本质归纳出会议的中心内容，与会议无关的内容不写；
条理清楚，观点鲜明，逻辑性强，概括的问题完好，不能以偏概全，用语简练，用词准确，不能繁琐冗长，不能用大概、可能之类的词语；
切忌将会议纪要写成会议决议或会议记录。
六、致辞的写作要领
致辞是在迎接、欢迎宾客的仪式上或在公司重大活动中对宾客的到来表示欢迎的讲话文稿，包括欢迎词、欢迎词、答谢词等。
热情洋溢的致辞可以给宾客带来愉悦温暖，能在宾主之间制造一种和谐、融洽的气氛，促成互相尊重、亲切友好的气氛，还可以使宾主之间在短时间内缩短间隔、增进理解，便于日后的接触与合作。
一、致辞的特点：
诚恳真实、讲究礼貌、亲切热情、留恋不舍、生动感人、通俗动听、篇幅简短。
二、致辞的构造与内容：
〔一〕标题：
通常有两种。
一为“文种〞式，即只写“欢〔送〕词〞三个字，一为三要素式即致辞人、致辞场合与文种构成，如“九州通集团公司总经理陈应军在现代物流管理会上的欢迎词〞。
标题只是行文需要，致词人不念标题。
〔二〕称谓：
是对欢迎送对象的称呼，措词要特别注重礼貌礼节，如称对方姓名要用全名，不得用简称、代称，名字前面要加尊敬的、亲爱的等表示亲切的词语，名字后要加头衔、职务或先生、女士、朋友等称谓。
〔三〕正文：
1。
开头，要对客人表示热烈的欢迎、诚挚的问候和致意；
2。
主体，阐述意义，赞颂客人各方面获得的成就，也可以回忆双方之间的交往与友谊，赞扬双方之间的友好合作。
3。
结尾表示良好的祝愿或希望。
三、致辞的写作本卷须知：
〔一〕热情大方、礼貌尊重。
从称谓到正文通篇都应表达尊敬、友好、亲切态度，字里行间流露出真诚、谦逊、热情与友善，让对方有温暖、愉
升级会员 