外贸老人经验分享28总结如何写精品外贸宣传册文档格式.docx

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据我所见，有些厂商开始开辟国际传媒市场，利用SNS社区、移动互联APP开拓新的产品渠道，像论坛、Facebook、Linkedin、Youtube都是新的开拓渠道。

我还见过有做新能源的厂商专门开发APP，把客户利用论坛的形式捆绑在一起，增加黏着度，发布一些激起讨论的话题，传播业内品牌。

　　今天我想谈的就是，怎样提高宣传能力，打造精品的外贸宣传品。

外贸宣传品，顾名思义，就是在外贸工作中，为了开发客户，编辑制作的文字、幻灯、网站、音频、视频、多媒体等资源。

从最基础的翻译，到编辑制作，到编程开发，会经历从简到繁的一个过程。

很多小的外贸公司或者个人SOHO，往往拿着一个WORD或者EXCEL文档就开始开发客户了，这是一种非常不专业的行为。

要知道在国外，WORD是作为很私下的文档编辑工具，一般公司之间的互通往来都是PDF文件。

今天我就简单谈谈怎样制作一份精品的外贸宣传品。

　　首先，做一份文字的宣传册有几个用途。

1.作为直接发给客户的文档2.在粘贴B2B时候使用3.可能有招聘外贸兼职的内容4.在论坛里发起话题、解答话题使用，5.给客户发开发邮件时候用。

先定义了这么几个用途，我们就能尽量把内容置于一个文档中。

随时需要的时候，就可以从文档中Copy+Paste，非常方便。

　　一般国外专业的宣传册由Title+Introduction+AdditionalInfo+Catalogue+ProductDetails（Parameters）+Whytochoose+Contact。

如果你们还有招聘内容，或者其他，可以添加一些Recruitment、Q&

A（常用于论坛）等等。

　　第一页：

贵司商标+名称，一般名称要大一些，最好是初号到小二的黑体，比较突出，首页的商标上不要写什么Co.,Ltd.Machinery等等一类，就是比如您公司是鼎新食品机械有限公司，不要把“FoodMachineryCo.,Ltd.”都写在首页上，会干扰客户记住公司名称，就直接写Dingxin，或者最多写DingxinMachinery而且名称尽量符合外国人的发音习惯，不要有闭音节。

或者有辅音连起来，比如我见有公司名称是ZK，老外很难记住，有条件的话，最好可以加一个原因，例如Zik等等，举个例子。

总之首页是一个给客户印象深刻，能记住我公司名称+Logo的页面。

同时，如果您公司是注册公司，要多尽量在公司注册名后加圈R，表示Registered，有商标产品要价格小TM，表示Trademark，国外非常看重产品和公司的合法性。

　　如果是系列产品，不要什么GPSeries、HPSeries这样，国外Series是标志同一个产品集体不同标号，例如我们写GP系列圆锥破碎机，就可以直接写GPconecrushers（这里加一个s表示多个产品就可以了），或者ConeCrushersGP。

然后就是突出你的商标、产品名称和公司使命，有时候可以在公司名称下面加一行宣传语，比如Expectresults、MakeExcellence等等……图片和商标、Logo等一定要分明，不要重叠、交叉等。

在首页和前几页可以多放几张图片，利用Word的图片布局，调整到合适位置，之后我们转换为PDF文件后会比较美观。

图片中可以添加文字框，进行一些说明，比如产品型号MVP450X:

400hp（298kW）;

upto645TPH（585MTPH），这个样子就可以了。

　　有申请专利的产品，尽量标注在图册中，即使没有，有一些比较好的技术也可以加星标，然后标注PatentPending字样。

　　在第二页上，主要就是一些公司介绍、公司优势这些内容。

最好不要再写什么briefintroduction、productdetails这些，这都是很中国式的表达。

外国公司一般是写简单几项。

首先Aboutus，或者Whoarewe，把公司介绍清楚。

Products里面列出产品，Applications列出使用用途。

Benefitsandadvantages产品优势。

Components列出产品的零件名称。

在公司名称的后面，可以写一句宣传的句子，例如decadesofexperienceandin-depthindustryknowledge等等，作为口号。

可以把合作商以图标的形式，添加在图册中，既不占地方，也可以说明贵司的合作商家很多。

　　国内很多商家，突出产品优点的时候，都说成本优势。

其实在老外看来，这并不一定是优势，因为成本低可能会让人不放心。

可以突出的优势其实有很多，比如Highperformance,excellentversatility,fullcontrolofprocess,easytohandle,robustdesign,allmaintenanceandinspection等等，甚至excellentshape。

如果你愿意，还可以加一些missionandvision，说明一些公司的发展目标，还有environmentalconcerns，特别是涉及环境的产品，产品是否环保？

外国对环境可是比我们重视的多。

　　一般一本美观的外语宣传册都是不同的图片、文字、颜色、字体搭配的结果。

字体上，一般正文可以用TimesNewRoman，标题可以用Arial。

如果标题超过两个单词，还可以使用不同颜色，显得整洁美观。

大的段落首行可以用首字缩进。

另外，一定要注意标点符号的使用，外语中逗号紧连前面句子，后面留一个空格。

句号后面留两个空格。

一般涉及规章制度、书名法规等等，中文常用《》、“”，外语中没有书名号，也很少用单引号，例如我们说“十二五发展规划”，但是外语中不能用引号，而是用重要单词词首大写的方式，不加引号，直接写TwelfthFive-YearDevelopmentPlan，这个时候有个小技巧，为了以后不重复提起（外语中是很怕重复的），我们可以在后面加个括号和缩写，如TwelfthFive-YearDevelopmentPlan（TFYDP），这样以后再遇到我们就可以直接写TFYDP了。

注意括号前也是要有一个空格的。

　　然后我们就要写正文了，很多外贸图册需要有很多溢美之词，当然为了夸奖产品的品质。

我们要平时多学一些这方面的单词，我给大家列出来我总结的一些。

　　-例如什么什么好，如设计精良，我们习惯说haveanadvancedesign，实际外语常加介词，如XXXisofadvanceddesign。

　　-efficiency、high-performance、versatile、user-friendly、productive、highendurance,guaranteed,state-of-the-art这些都是常用的单词，可以多用。

　　-我们一说非常就是very，其实图册中常用high,highly，不知道大家注意没有

　　-有时候中文图册，说的饶口的话，我们没有必要完全翻译，会显得很冗长。

例如中国说XXX是机电行业的龙头企业，我们一说就是XXXisapioneercompanyinelectromechanicsindustry，其实完全可以简单说XXXhaspioneeredthedevelopmentofelectromechanicsindustry

　　-写数字的规则大家都懂了，三位一隔，中间空格或逗号，如3,000,000

　　-感觉我回到高中教英语了，然后就是注意不定时的使用，很多中国人写的时候往往堆砌名词，这是很避讳的。

例如AofBofC，往往可以用-ing形式，例如mobilecrushingplants

　　-当必须堆列一堆形容的时候，尽量用名词堆列，什么意思呢，比如我们中文说，灵活性好，容量大、质量可靠，很多人一翻译就是themobilityistrue,capacityishigh,qualityisreliable，你看，用了多少个is，这种连续动词堆砌在外语中很避讳的。

一定要用名词堆砌，如offertruemobility,highcapacityandreliablequality。

　　-尽量用老外能理解的简单英语，来表达一些中国特色的东西。

例如龙头企业，你说dragon-headenterprise，老外就完全不懂什么意思了，什么领导题词，directorinscription，哈哈，这些都是我们翻译常头疼的问题吧。

翻译看似没什么错，中国人不关心，老外看不懂。

龙头企业就是leadingcompany嘛，领导题词，我干脆不管他，什么领导不领导，commitment，或者最多xxx（领导名）madethecommitmentofxxx，就可以了。

　　-还是多提提介词的问题，大家平时多看看as,of,beyond,above,under,underneath等等这些介词的用法，这是我们中国翻译的薄弱项目。

比如可定制，我们常说成canbecustomized，其实完全forcustomization就可以解决了。

　　-在使用and的时候，正确用法是a,b,c,d,e,fandg（一定最后两项之间才能用and，前面都是逗号+空格）。

排比的时候一定是动词-动词-动词，形容词-形容词-形容词，名词-名词-名词，一类单词才能排比。

　　-我们会经常滥用by，比如电脑优化，就是optimizedbythecomputer，其实就是computeroptimized。

但会经常少用for，这和中英文语言差异有关。

　　-很多中文里没法翻译出来的“小词”，英文里经常用，我们往往会忽略，加上有时候会显得很原汁原味，例如是，我们肯定就写is，英文里其实常有isconsideredof，你说中文怎么翻译？

还有带有，我们就是have，其实可以换个用法，canbeequippedwith。

　　-表格，一般报表才叫table，参数表一般是form，带图片的是figure,graphic,image。

表1、表2是Fig.1,Fig.2

　　-我们说还……，总是hasnot...，英文多用remains，如remainunchanged。

　　-我们常说我公司的XX产品，不用XXXofourcompany，就是ourXXX。

附上一份我们自己做的工程机械的图册，为了不引起做广告的嫌疑，我用的是西班牙语图册，而且是使用截图

大家如果对这个方面感兴趣，也可以多留言提出建议，多多交流

第2弹开发信vs宣传册

谢谢大家给我留言，支持我继续写下去。

关于有人说工厂不需要华丽的宣传册，有一定道理，找工

厂的客户一般需要的是优势价格。

但是我也有自己的看法，我认为：

宣传册比开发信重要。

看到坛

子里很多人讲怎么写开发信，洋洋洒洒写了很多经验，我倒是觉得，哪怕你开发信写得再不堪，如

果您的图册、网站和其他宣传品很好，客户顶多会认为这是个大公司的新人。

但即使你开发信写得

再字斟句酌，如果图册简陋，图网不堪，你认为客户会认为这是家有规模的企业吗？

这是我的一点看法，今天继续谈怎么样写图册：

Features部分：

-这个部分主要罗列产品的优势，也可以有很多其他名称，例如Facts、Benefits、Advantages。

-书写中，一定注意语法。

在英语的宣传册中一般都是使用无人称句，就是很少用I,you,we等等。

中

文我们常说我们将提供给您最好的产品，在宣传册中进行使用无人称的被动句Thebestproductswillbe

provided.

-最重要的是产品名称，我习惯是产品名称首先查询英文google，获得正确的名称，然后看看其他英

文目录，搜索的时候用xxxx（产品名）+，这样就是搜出很多PDF版本的产品目录，过滤掉

很多介绍性的网页，看看外国公司的大概技术参数，然后就知道怎么写了。

-注意一定要逐条分开。

最简单的是用Word的标号，但是有点俗气，我喜欢的方法是在Word中添加

符号

▇主要技术特征

▌小项1

▌小项2

▌小项3

-构图方面，不妨尝试用单一色块充斥页面的上方、左方、或上左两侧，最好是绿色、蓝色、黑色

、橘红色、红色等鲜明的颜色，然后在色块中写白色的问题，会很有冲击感。

-需要说明的内容，要列在括号里的，不能超过1行或1句话。

如果超过的话，要添加尾注1、2、3，

这样显得段落整洁。

或者用分隔号分开，例如thermaltechnologies–coal,gas,oilandnuclear–andholds

leadingpositions

-说让设备能够XXX，我们常用make，可以用enable或者allow。

-介绍项目，大概的段落格式，首先说明主要用途，然后说技术特点，最后提到创新优势

-多加一些CAD或技术图，可以增强图册的科技效果。

-写货币的时候，比较专业的写法是前面USD$+数字，“200USdollars,200USD”等等都是不规范的写法

。

其他货币类似。

-在提出多个选择的时候，可以在公司推荐的选择后面写（Preferred）

-注意各种数学符号，一定更Word的符号添加，不要马虎。

-罗列多个项目的时候，不要写andsoon什么，一般都是a,b,c,etc.

-国别有时候可以用国旗代替。

后面写上国家的名字。

-乘号x，尽量不要用字母x，如果用请在前面和后面加上空格。

-在m3、NO2中，2、3尽量用Word里的上标\下标表示。

-中文常说的取决于，常翻译成dependson，其实还有isdeterminedby

-单位尽量简写，例如tonsperhour，一般都写t/h

-为了书写更加专业，形容词有时候多用-fy（xx化）的形容词形式，例如，不用simplestructure，而是

simplifiedstructure，这样显得更加严谨。

-可以适当添加一些可爱卖萌的小图标，比如说reducecost就是钱的图标，lowerenvironmentalimpact就是

弄个树叶的图标，cooperation就是拉手的图标，反正尽量发挥你的想象力，而且图标最好大小、规格

类似。

-在图例中，有时候要标出部件，我的习惯是为了节省空间，也为了图片突出，名称尽量简单。

文常常有“上螺旋密封液压轴承”这样很长的技术名词，对吧？

这种很多形容词形容一个部件名词的

，一般就留最后1-2个形容词，成为Sealinghidraulicbearing，或简单Hidraulicbearing，然后在注释中标出

全称。

或者用缩写代替，例如Sealinghidraulicbearing（SHB）以后再出现就是SHB，然后可以在前面编

写一个术语表，列出所有缩写术语。

总之，我们写出的产品目录要增加易读性，简明性，让客户一看到就能够抓住眼球。

除了句子尽量

简洁，把长段的部件名词尽量简写，长句子进行用从句分隔开。

案例部分：

然后说到的就是成功案例部分，一般好的宣传册都有这个部分。

名称可以叫Keyreferences或者Case

study

首先前面一句引语，类似xxx产品被安装在世界上最严格、高科技、多种多样blablabla的场合

然后就是具体介绍。

我一般习惯的写法是：

使用具体项目名称（地点名称）

使用型号和用途

具体介绍

然后多个案例可以并排和隔开。

最后可以配个地图，下载一份世界地图，然后用美图秀秀之类的软

件，在安装项目的地方标一个红点点，引出一条线，然后写上地点名称，例如DelhiIndia之类，OK完

工了！

@

怎样写服务部分：

怎样把服务部分写好一般有点难度。

一般我习惯突出现场服务、服务能力、科研能力、售后服务几

个方面吧，反正感觉写得越详细，对于产品的软实力加分不少。

但首先要考虑你的工厂服务能力，

比如能不能提供Fieldservice，有没有upgrades，有没有OEM、Turnkey，有些可以从Google借鉴来修改。

第三弹老外思维篇

很多人问到老外思维，其实是所谓的“全球化思维”。

我认为作为外贸人员，特别是销售人员，我们不仅仅要了解产品，更要培养一种全球化思维，英文叫做ThinkGlobally。

什么是全球化思维？

其实很少人能说清，简单来说，就是我们要卖出我们的产品，就要了解老外是如何想我们的产品？

他们有哪些社会化需求，而不仅仅是对产品功能的需求？

我见了很多外贸新人，他们能写一封漂亮的开发信、报价方案、接待客户的时候说一口流利的英文，对产品知识滚瓜烂熟，但是仍然销售不出产品。

这是怎么回事呢？

我们中国对于西方来讲，属于生产基地，实事求是讲他们是我们的高端市场，但我们的产品有成本优势。

那么我们换位思考，比如一个社会发展不如中国的企业，例如东南亚、南美或非洲企业，他们要进入中国市场，他们就不仅仅要考虑他们生产的技术，在南美、非洲、东南亚是怎么使用的，那边的法制、社会、环境、质量要求是不是符合当地的标准，而是是否符合中国的标准？

设想他们的一个外贸销售，如果跟您讲他们的产品在南美、非洲如何如何畅销，您是不会感兴趣的。

但是如果他们熟知他们的产品在安徽省、山东省哪里使用，在中国河北有哪些客户，那您就不禁眼前一亮。

这就是我所理解最简单的ThinkGlobally。

什么叫做Actlocally，我们要帮助客户开拓市场，简单来说，我们把自己当成客户的利润共同体。

例如，我们把几台设备卖给了法国的经销商，法国的经销商负责在欧洲销售我们的设备。

那我们不应该告诉客户，我们的设备符合中国的什么什么标准、也不是符合法国的什么什么标准，而是我们要了解客户的背景，最终告诉他这些设备符合欧洲哪些国家的什么什么标准，那我们是否应该对客户有个evaluation？

这个评估最开始是通过电话、邮件询问客户，随着我们越来越了解欧洲市场，就可以做成标准的格式，甚至是互联网问卷，这就是我们越来越关注客户的需求，而不是仅仅关注生产者的需求。

我在南美生活了多年，也在欧洲生活了多年，主要都是西班牙语国家，在西班牙的时候，没事也去欧洲转转。

我感觉，我们所理解的老外和老外的差别还是很大的。

大致通过一个国家的人均GDP来判断的。

发达国家会更关注环境、质量、品牌、人文特性（例如公司的价值观）、完善的售后、服务体系、社会效益（公益）、多样性这些方面的内容。

但是很多发展中国家就是对价格很敏感，需求基本功能、灵活的交付方式、能DIY的尽量DIY（例如售后，以节约成本）。

曾经有一个瑞典的客户，买过我们的松蜡，后来要求我们出具一份不含油动物成分的证明，就是可能影响到他们的一些资质。

原来我是根据工厂的报价，一律报10个点，然后乘1.03得到FOB价。

后来我发现针对不同国家，我们的销售策略其实是不同的。

根据对方的所在，点数不同、售后服务不同、认证不同，是否要考虑这些因素？

大家如果想了解各个国家，可以在Google上搜索countryanalysis，推荐几个有用的网站：

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说了这么多，还是说了制作宣传册的事，今天给大家一些宣传册常用的词汇，希望对大家有用

针对机电类产品：

matchyourneed符合你的要求；

appropriate合适的；

highoutput高产量；

latestadvancements最新科技；

technicalspecifications技术规格；

dueconsideration足够考虑；

newly-developed新开发的；

equippedwith装备有；

highlyefficient高度有效；

goodtransportability高运输性；

newfunctions新功能；

powerfulmodel强力型号；

fullutility全实用性；

optimalperformance最佳表现；

comecompletewith...完全带有；

massivecapacity强大效力；

easeofaccess方便达到（检查、维修）；

easilyseparated方便拆卸；

complieswith符合（标准）；

fullvolume全容积；

high-speed高速；

reversible可反转；

replaceable可替换；

adjustable可调节；

interchangeable可交换；

engineeringinnovations工程创新；

pioneeringnewtechnology引领新科技；

optionalassembly可选择性安装；

unobstructedaccess无阻通往...；

maximumflexibility最大灵活性；

exclusivedesign独特设计；

optimizeproduction优化生产；

maximizethereturnoninvestment最大化投资回报率；

noweldingrequired无需焊接；

specificallydesign独特设计；

reducecapitalrequirements减少资金需求；

incorporat