HSEBB08 HSE管理体系文件控制管理规定Word文档下载推荐.docx

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5.1.3HSE作业指导书：

是对过程中某项活动的具体要求，确保过程的一致性，通常包括：

设备操作指导书、岗位操作指导书和风险作业指导书。

5.1.4HSE表格或记录：

是对过程或活动进行管理的一种有效文件，通常是对程序文件和指导书的支持性文件，包括：

风险作业许可证、三级HSE教育培训记录表、不符合报告表、事故调查记录等；

5.1.5外来文件是指适用的HSE法律、法规、规范、标准；

总公司、炼化与销售部、销售公司、地方政府和部门下发的有关HSE管理规定、文件。

5.2HSE管理体系文件的编制说明5.2.1公司HSE管理体系文件编号按以下编号规则和代码：

a）文件层次代码和各层级代码：

缩写含义缩写含义A管理手册HSE管理框架文件B管理规定/程序文件B各类HSE管理要求C作业指导书CF表格或细则Fb）管理手册代码：

缩写含义HSEBA管理手册c）管理规定或程序代码：

缩写含义HSEBB01管理规定1号，01是文件顺序号d）管理规定或程序的表格或细则代码：

缩写含义HSEBB01F01管理规定1号的附表或细则，F01是表格顺序号e）作业指导书代码：

缩写含义HSEBC01指导书，01是文件顺序号不适用f）作业指导书的表格或细则的代码：

缩写含义HSEBC01F01指导书附表，01是表格顺序号确定版本，所有的文件必须有版本，从A开始，初版版次为00，修订后版次随之升级，如A版，修订版次规定为0103为止，第4次修改为整体换版，即A版变为B版；

依此类推，版本转到D版本后从A版重新开始，以A表示为初版，00表示初次版次；

表单记录版本依次为A、B、C、DZ,版本转到Z版本后从A版重新开始。

确定日期，文件的编制日期，例如：

20091230，年月日的顺序；

确定目的，为什么编制该文件，通常是本规定的目的是“为”开头；

确定范围，文件的适用范围，通常是“本规定适用于”开头；

确定定义，该文件中需要解释的术语、没有定义使用者容易引起歧义或看不懂时，如果没有定义需要解释，该栏填写“无”；

确定内容，按过程的开始到结束的先后顺序描述，描写需具体、准确不要使用定期、最好等模糊概念；

参考文件：

与该文件相关的文件；

相关附件：

附在该文件的表格或细则等；

设备操作手册、岗位操作手册和高风险作业指导书等由各编制负责部门确定文件的格式、版本、编号等。

5.2.2对于国家标准、行业标准等已有编号的外来文件，无需另行编号。

5.3初稿审核5.3.1编写人将完成的草稿自行审阅和修改，然后重新整理成文并交给审查人审核。

5.3.2审查人应召集相关专业人员召开初审会议，对HSE管理体系文件的准确性集中进行讨论，并根据初审会的意见修改文件，然后提交审核人审核。

5.3.3审核人对HSE管理体系文件从可行性和可操作性两方面进行审查，然后召开公司的审查会，提出他们的修改意见和建议。

5.3.4编写人根据公司的审查会意见和建议，对HSE管理体系文件进行修改，然后经HSE最高管理者定稿。

5.4批准5.4.1公司召开由各部门、各单位主要负责人或相关专家参加的集中讨论会，对HSE管理体系文件进行技术讨论认可，由最高管理者批准签发。

5.4.2HSE管理部门需建立外来文件清单，对有关外来文件进行有效控制，内容包括：

文件名称、来源、文件版本或编号、数量、相关过程等，被识别为法律法规和其他要求的外来文件管理执行法律法规及其他要求与合规性评价管理规定。

如果是上级公司、政府转发的外来文件，需由相关领导审核，确定其适合本公司的现状及发展要求后，批准发放。

5.5发放5.5.1HSE管理体系文件为受控文件，是一份内部文件，未经许可不准借出给公司外的他人，HSE管理体系文件按发放目录表编号仅发给指定的人员。

5.5.2HSE管理部门负责HSE体系管理文件的发放、登记。

文件领用者应在文件发放与回收登记表上签字，公司内发放的HSE体系管理文件应加盖受控印章并编写分发号。

5.5.3文件因丢失而需要重新领用的，丢失单位（部门）出具证明，HSE管理部门做好文件发放与回收登记表记录。

5.5.4公司HSE管理体系“受控”章由HSE管理部门负责保管和使用。

5.5.5对外提供的HSE管理体系文件正本或复印件为非受控文件，发放后无须追踪。

5.5.6当文件破损影响使用时,可申请更换，由各级HSE管理部门按原分发号换发新文，并收回破损文件。

5.5.7文件发放应确保文件使用的各场所都应得到相关的文件的适用版本。

5.5.8专业性、地方性HSE外来文件由各部门、各生产单位收集经合规性评价，上级公司HSE外来文件相关领导批准后，由HSE管理部门发放到相关部门或发布。

5.6保存5.6.1HSE管理体系实行由HSE管理部门专人管理文件，文件要进行分类、标识、归档，并存放于指定位置，在正常和异常情况下需要时，都应有文件和资料并可方便获取。

5.6.2HSE管理体系文件是一份重要的文件，文件使用单位（部门）指定专人负责文件领用和保存.持有人或文件管理人员必须妥善保管，不得在文件上乱写、涂画，不准私自外借。

由于工作的调动不在本岗位，必须交还到HSE管理部门，并由HSE管理部门将文件移交接岗人员，文件持有人或文件管理人员应保持最新文件版本。

5.6.3外来文件需在显著位置标明“外来”字样，并与内部文件分开保存。

5.6.4重要文件应建立相应的电子文档，计算机单独贮存的文件要做备份，用磁盘备份的，磁盘要标识清楚，并保存在适当的场所中。

5.7修改5.7.1HSE管理体系文件必须适应公司的生产经营发展状况，随着生产经营活动的不断变化和发展，应对其加以修改和补充，按内部审核管理规定和管理评审管理规定进行定期以及不定期的审核与评审，以保持其适用性和完整性。

5.7.2公司所有人员都有权对HSE管理体系文件提出修改意见或建议。

公司鼓励所有人员积极地参与，并对有价值的意见或建议给予奖励。

对文件的修改意见或建议可以来自各个方面，如一般的正常操作、事故调查、安全检查、工作总结以及因国家、企业法规政策的改变等，员工都可提出修改意见或建议。

5.7.3所有修改意见或建议可参照文件修改意见和建议表填写，并注明需要临时修改还是定期修改。

5.7.4文件修改意见和建议表一经填写，HSE管理部门就必须给予足够的重视。

必须对其进行准确性和可行性审核，并签署意见后送至管理者代表，管理者代表批准后，原则上由原文件编写人对该文件做修改。

5.7.5HSE管理体系文件的修改由HSE管理部门负责组织完成。

一般情况下，文件的修改在每年管理评审后进行评审和修改，即为定期修改。

5.7.6当文件更改次数超过三次或体系运行达到三年，由HSE管理部门组织对HSE管理体系文件进行评审，并对文件进行换版。

5.7.7临时修改一般适用以下两种情况：

a）国家、地方政府部门等上级机关的管理法规、国家标准的改变影响到文件执行，而且不能等到下次定期修改，否则就违反规定。

在这种情况下，应由有关部门对文件提出修改意见，并与上级部门修改后的法规或标准相一致，然后将意见表保存在HSE管理部门。

b）现场作业或事故发生后经总结认为HSE文件存在问题，必须立即进行修改，否则还将导致作业失败或发生事故。

这种情况下，应由现场作业负责人提出修改意见，并及时报送文件持有人或文件管理人员。

5.7.8在每年年初对HSE管理体系文件进行修改时，管理者代表根据文件修改的需要，可以召集有关部门共同商讨个别方案。

在此期间应对所有意见和建议提出最终审核意见，并着手修改，无论提出的意见采纳与否，HSE管理部门都应将相关意见反馈到提出意见或建议的部门或人员手中。

修改意见如被采纳，HSE管理部门应组织对文件修改，并将修改后的初稿送交给管理者代表批准执行，意见表由HSE管理部门备案存档。

5.8借阅外单位借阅与HSE管理体系有关的文件，由接待单位（部门）填写文件及资料借阅登记表，经公司HSE主管领导批准后，办理借阅手续。

5.9作废与销毁a）所有失效或作废HSE管理体系文件由HSE管理部门及时从使用部门、单位收回，标识“作废”，并填写文件发放与回收登记表，防止作废文件被误用；

b）因各种原因需保留的已作废文件，标识“留存资料”，防止误用；

c）对已作废的文件，由HSE管理部门收回后填写文件销毁及保留申请表，两人监督销毁，保证不丢失，不漏销。

6相关文件相关文件法律法规及其他要求与合规性评价管理规定HSE-B-B03内部审核管理规定HSE-B-B34管理评审管理规定HSE-B-B357相关附件相关附件无8相关记录相关记录文件修改意见和建议表HSE-B-B08-F01受控文件清单HSE-B-B08-F02文件发放与回收登记表HSE-B-B08-F03文件及资料借阅登记表HSE-B-B08-F04文件销毁及保留申请表HSE-B-B08-F05外来文件确认表HSE-B-B08-F06HSEBB08F01文件修改意见和建议表版本号：

申请人姓名部门日期文件类型管理手册管理规定文件名称修改意见：

HSE管理部门或评审小组意见：

评审负责人签名日期HSE管理部门计划完成修改日期建议参加修改的部门说明：

注：

1、文件类型一栏中，请在所选项的“”中划“”号2、若修改意见或建议栏的空间不足，申请者需另附一张与此表相同大小的纸张。

3、如建议修改人要求答复，应复印本表给建议人。

HSEBB08FO2受控文件清单版本号：

1.0文件类别管理手册管理规定外来文件序号文件名称文件编号版/次实施日期备注HSE体系负责人/日期：

HSE经理/日期：

HSEBB08FO3文件发放与回收登记表版本号：

1.0序号文件名称文件编号版/次分发号使用部门发放回收发放日期领取签名回收日期处理结果经办人/日期：

批准/日期：

HSEBB08FO4文件及资料借阅登记表版本号：

1.0日期文件及资料名称控制状态借阅人批准人经办人应还日期实还日期备注经办人/日期：

HSEBB08FO5文件销毁及保留申请表版本号：

1.0文件名称版次销毁原因销毁数量销毁日期保留原因保留数量保留部门申请日期批准人经办人/日期：

HSEBB08FO6外来文件确认表版本号：

1.0序号类别标准或文件名称文件编号发文部门实施日期采用审核/日期采用批准/日期备注经办人/日期：