金财软件操作手册Word文档格式.docx

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（图1-3-2新建驻留单位（顶级单位））在此处，系统要求用户录入如上图中的相关信息：

单位代码规则：

此项为必录项，即录入设定本系统各级单位的代码长度。

例如33333，是指本系统共分五级单位，第一级单位的代码长度为3位；

第二、三级均为3位。

单位级次：

此项为必录项，即录入需要建立的单位级别，输入“1”表示建立顶级单位（即第一级单位）。

注意：

单位级次只能依次一级一级地建立。

单位名称：

此项为必录项，即录入需要建立的单位名称，如：

录入“XX省食品药品监督管理局”。

单位代码：

此项为必录项，即录入需要建立的单位代码，如：

在此处录入“335”，因为此处是按照前面规定的代码规则即第一级单位的代码长度为三位来创建顶级（第一级）单位的。

会计制度类别：

此项为必录项，选择所建单位使用的会计制度，如我们在此选择“行政单位”。

该单位下的所有单位的会计制度类别都必须一致。

最大单位级数：

此项不需用户录入，系统自动根据单位代码规则自动计算出最大级数。

数据库备份文件名：

此项为选录项，即录入备份数据库的文件名。

Email：

该项为选录项，即录入Email地址；

IP地址：

该项为选录项，即录入IP地址；

域名：

该项为选录项，即录入域名。

信息录入完毕后，单击确定按钮，以保存所建顶级单位的有关信息。

新建下级单位【例如】续上例，我们为“XX省食品药品监督管理局”建一下级单位。

在图1-3-1中的单位列表区选中“335XX省食品药品监督管理局”，单击工具栏中的新建单位按钮，系统弹出【新建驻留单位】窗口（如图1-3-3）；

按照上面信息的说明依次填入下图中的各项信息，此处填充规则与创建顶级单位的不同之处在于单位编码只需用户录入下一级的代码即可，如我们只需在此处录入“314”；

（图1-3-3新建单位2）注意：

此处的会计制度类别只能选择“行政单位”，因为上级单位下建立的所有下级单位的会计制度类别必须与上级一致，而在前一例中已经确定“XX省食品药品监督管理局”为“行政单位”。

单击确定按钮，保存信息。

二、电子账簿二、电子账簿新建单位成功后，系统要求用户进行新建账套的操作。

【例如】我们为顶级（一级）单位创建一账套。

选中图1-3-1中的“335”，单击工具栏中的新建账套按钮，系统弹出【新建并且初始化账套】界面（如图1-3-4）；

（图1-3-4初始化账套）选择或录入上图中的相关信息，如：

账套名称、单位代码、单位名称、单位地址、行业性质、法人代表、会计主管、服务器名称与数据库类型（需说明的是带*的项必须录入）；

另外还需对会计年度起止日期、会计期间个数等一系列信息进行设置。

单击保存按钮保存信息。

财务数据实行集中式管理模式的顶级单位在创建下级单位后，同时应该在服务器端创建下级单位的账套信息；

三、身份认证三、身份认证为了保证系统数据的安全与XX，本系统提供操作员设置功能，以便在计算机系统上进行操作分工与权限的控制。

系统管理员和会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面可以对系统所含的各个子模块的操作进行协调，以保证系统的安全与XX。

用户管理主要包括新增用户组与用户、用户角色授予与用户权限等。

请您首先选中将要进行用户管理的单位信息和账套信息。

新增用户操作步骤：

如图1-3-5中，请用户选中【操作员列表】中的“所有”项并单击鼠标右键，系统弹出如图1-3-5中的菜单；

请用户单击新增用户信息一项，系统要求用户输入新增用户信息的名称，并单击OK按钮保存信息，至此，用户信息新增完成。

在此处，用户需要按上述方法设置本系统的管理人员与业务操作人员，如：

会计主管、制单人员、审核人员等。

系统管理员与会计主管都可进入系统管理，但他们是有区别的；

会计主管主要是由系统管理员指定，系统管理员负责整个系统的安全和维护工作。

只有以系统管理员身份注册进入，才可以进行账套的管理（包括单位的建立、账套的建立等）以与操作员与其权限的设置。

而会计主管负责所管账套的维护工作，可以进行所选账套的修改和所选年度内账套的管理（包括账套期末的结账、反结账、反过账等操作）,因此，对他们设置口令并XX尤为重要。

用户角色授予用户角色授予主要是给该财务管理系统设置管理权限,此功能只能由系统管理人员来进行操作。

其方法是：

首先请用户在图1-3-5中的【操作员列表区】选中将要授予角色的操作员（用户）；

将该操作员将要授予的角色前打上“”选中，（若用户需要增加新的角色，可以单击图中的新增角色按钮增加新的角色，当然也可以选中某一角色，单击删除角色按钮来删除不需用的角色）；

单击图中授予角色按钮，为当前用户授予当前角色，待设置成功后系统会有一个成功信息的提示，至此，为某一操作员授权完毕。

用户权限管理为用户设置权限的方法是：

首先请用户在图1-3-5中的【操作员列表】区选中将要授予角色的操作员（用户）；

明细权限：

在该图中，请用户单击【用户权限】区的明细权限按钮，为用户设置具体的操作权限。

其方法是用鼠标单击各功能前的，并单击工具栏中的保存权限按钮来保存权限信息的设置。

科目权限：

此功能是为用户赋予编辑科目的权限,如对会计科目名称与其属性进行修改、删除等操作。

审核权限：

对用户赋予审核权限的功能，被赋予了审核权限的用户具有审核会计凭证的权力。

第二节第二节会计基础资料电子化会计基础资料电子化一、会计科目设置一、会计科目设置会计科目是会计核算的基础，也是整个财务软件系统的核心。

会计账套选项设置完成后，就可以将已整理好的会计科目录入到本系统中。

一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，可以根据本单位目前设置的会计科目对软件预设的标准科目进行相应的修改。

【例如】原会计科目设置为操作步骤：

1、在【总账系统】界面中，单击功能区中的参数设置-科目设置选项，进入【科目设置】界面；

2、在【科目设置】界面，单击工具栏中的新增按钮，进入【新增科目】界面；

3、如图2-2-7，进行会计科目要素设置；

（2-2-7科目设置）说明：

科目类别：

用户选择产生。

科目类别一旦分类明确，每个会计科目都有相应的归属，不能存在相互交叉的现象。

科目编码：

用户手工输入。

科目编码规则来源于新建账套过程中制定的编码规则，并且只能输入数字代码。

在所有会计科目中，科目编码必须是唯一的。

助记码：

帮助记忆会计科目编码，可根据记忆习惯设置英语字母、数字、汉字等字符，最大允许输入24个字符。

科目名称：

科目名称代表各个会计科目的具体含义，在输入科目名称时只需输入本级科目名称，无需输入上级科目名称。

可输入汉字、英语字母、数字等字符，最大允许输入80个字符。

科目备注：

提供对科目名称的一种详细的解释和说明。

可输入汉字、英语字母、数据等字符，最大允许输入128个字符。

币别：

决定该科目是否进行外币核算。

系统默认为“人民币”。

当某个科目的明细科目有两种以上的外币时，该项将自动变为“多种外币”。

借贷方向：

用户指定产生。

指该科目余额的借贷方向，直接影响账簿和报表输出的数据。

计量组别：

决定是否对该科目进行数量金额的辅助核算，同时选择核算的计量组类型。

计量单位：

要进行数量金额的辅助核算，则必须选择计量单位。

核算项目：

决定该科目是否进行项目核算。

（设置项目核算步骤：

在“新增/修改会计科目”页面，设置完科目的基本信息后，在“核算项目”处点击设置按钮，在弹出的“设置科目核算类别”页面中指定一个或多个核算项目类别，完成后点确定，系统则自动返还到“新增/修改会计科目”页面，将核算项目类别下挂在该会计科目上。

）是否进行预算检测：

由用户指定。

如果指定该科目要进行预算检查，则“是否进行预算”自动默认为选择。

将资金的事前预算与事中、事后的数据进行比较，加强预算管理体制的完善。

是否进行预算：

帮助建立预算管理体制，加强对资金的事前控制。

是否往来核算：

决定该科目是否属于往来类科目，将直接影响到“往来管理”中的往来清理、往来对账和账龄分析数据的输出。

是否数量输助核算：

系统根据用户是否对“计量组别”、“计量单位”的选择，自动进行指定。

是否是银行存款类科目：

如果指定该科目是银行存款类科目，则“是否输出日记账”自动默认选择（也可手工去掉），并可进行相应的银行对账的处理。

是否是现金类科目：

如果指定该科目是现金类科目，则“是否输出日记账”自动默认选择（也可手工去掉），并可进行相应的现金流量表的处理。

是否输出日记账：

系统默认为指定，用户可进行修改。

指定该项后，该科目除按会计期间查明细表外，还可按日查明细表。

在以上介绍的会计科目要素中，“科目类别”、“科目编码”、“科目名称”、“币别”、“借贷方向”是必输项。

其他的要素起附加属性作用，可以不必输入。

4、在科目类别处从下拉列框中选择“资产”类别，在科目编码处输入科目“食品、药品与医疗器械抽验药（150301）”的编码1070101，在科目名称处输入“食品、药品与医疗器械抽验药（150301）”并录入该会计科目的助记码；

6、设置成功后，单击确定按钮，该会计科目进入系统；

7、单击增加按钮，可设置其他会计科目，如果设置的其他会计科目需要进行单位往来核算，请单击【核算项目】后的设置按钮，在【选择核算项目类别】界面中选择“单位往来”，保存即可。

8、将所有需要增加的会计科目输入完毕，单击保存按钮，回到【科目设置】界面，用户所有增加的会计科目均列示在“会计科目”一览表中（如图2-2-8）；

（图2-2-8科目设置）9、如果用户需要删除或修改某个会计科目，可以在【科目设置】界面中选中将要进行修改或删除的会计科目，再单击【科目设置】界面工具栏中的修改或删除按钮，此时,如果用户单击的是修改按钮，系统调出【新增科目】界面，重复上面新增科目的操作即可。

会计科目级次长度用户不能再进行修改。

在修改某一个会计科目时，该会计科目编码不能进行修改。

一个会计科目可同时设置多种专项核算，如：

管理费用既要核算各部门的使用情况又要核算各项目的使用情况，那么，可以同时将该会计科目设置成部门核算和项目核算。

设置方法即是单击图2-1-7的核算项目后的设置按钮，在【选择核算项目类别】界面中将“部门往来”和“项目核算”两项前均打上“”标志。

辅助账类必须设置在末级会计科目上，有些科目也可以在末级和上级设置。

但若只在上级会计科目设账类，其末级会计科目没有设账类，系统将不承认，也就是说当上级科目有某账类时，其末级会计科目必须设账类，否则系统将不作处理。

银行存款科目要按存款账户设置明细科目，需要进行外币、数量核算的会计科目要按不同的数量单位、外币单位建立科目。

如果本科目已被使用过或已经录入期初余额，则不能删除、修改科目属性。

如果要删除和修改该项会计科目，需要先删除调用该科目的会计凭证，并将该科目与其下级科目余额清零，再进行修改，修改完毕后将余额和凭证补上。

已使用末级的会计科目不能再增加下级会计科目；

没有上级会计科目不允许增加下级科目。

如果某一科目在本年度已有余额或发生额，增加该会计科目的下级科目后，系统则自动将该科目的全部数据自动移到新增的第一个下级会计科目上。

冻结科目时，如果冻结的科目存在有下级科目的情况，则系统自动将其下级科目一起冻结。

二二、核算项目设置、核算项目设置对核算项目进行增加、修改、删除等维护。

在核算项目类别设置好的情况下，可在核算项目类别下设置若干个核算项目。

（2-2-11项目设置）浏览核算项目：

在【核算项目设置】页面，选择核算项目所属的核算项目类别，即可分类浏览各类的所有核算项目。

新增核算项目：

在【核算项目设置】页面，选择新增项目所属的类别；

如果增加一级项目，则直接点新增按钮；

如果增加非一级项目，则先选择新增项目所属的上一级项目，再点新增按钮；

在【新增核算项目】页面，输入相应的项目信息；

完成后，点保存。

在系统提示“项目信息保存成功”后，点关闭窗口，则系统自动返还到【核算项目设置】窗口。

【例如】如图2-2-11，在“项目核算”下新增小麦、稻谷等项。

在【总账系统】界面，用户单击功能模块区参数设置-项目设置按钮，系统进入【核算项目设置】界面；

在该界面左边选择“项目核算”，单击该图右边工具栏的新增按钮，输入编码：

001；

名称：

小麦；

同理，输入水稻的信息，并单击保存按钮保存信息。

修改核算项目：

在【核算项目设置】页面中，选择一个需要修改的核算项目；

点击修改按钮，系统进入【编辑核算项目】页面，对核算项目中的一些信息进行修改；

完成后，点保存按钮；

在系统提示“核算项目信息保存成功”后，点关闭窗口，则系统自动返还到【核算项目设置】页面。

删除核算项目：

在【核算项目设置】页面中，选择一个需删除的核算项目；

点击删除按钮，系统则立即将该核算项目删除。

冻结核算项目：

在【核算项目设置】页面中，选择一个需冻结的核算项目；

点击冻结按钮，系统则立即将该核算项目冻结，在“是否冻结”栏显示“”。

解冻核算项目：

在【核算项目设置】页面中，选择一个已冻结的核算项目；

点击解冻按钮，系统则立即取消对该算项目的冻结，“是否冻结”栏的“”自动取消。

三、凭证类别设置三、凭证类别设置凭证类别是对凭证种类的划分，便于对凭证种类的管理和查询。

每个账套中至少应有一个凭证类别，否则无法对凭证进行录入，如：

收款凭证、付款凭证、转账凭证。

凭证类别可根据需要进行设置。

（2-2-4凭证类别设置）新增凭证类别：

在【凭证类别维护】页面，单击新增按钮；

在【新增凭证类别】页面，输入“凭证类别ID”和“凭证类别名称”信息；

对于科目的借贷方必有项（或必无项）用户可以选择（或输入）产生，不必作为必输项；

完成后，点保存，则自动返回到【凭证类别维护】页面。

修改凭证类别：

在【凭证类别维护】页面，选中要修改的凭证类别；

单击修改按钮；

在【修改凭证类别】页面，除“凭证类别ID”外，其他各项信息都可进行相应的修改，对科目的借贷方必有项（或必无项）的取消，用户先用鼠标单击该项设置，然后通过Backspace来完成；

删除凭证类别：

在【凭证类别维护】页面，选中要删除的凭证类别；

点删除按钮，系统会提示“是否删除所选记录”，完成后自动返回到【凭证类别维护】页面。

查看凭证类别：

在【凭证类别维护】页面，选中要查看的凭证类别；

点查看按钮；

进入【查看凭证类别】页面，查看完成后，点返回。

删除某一凭证类别，如果该类别已经发生了业务，系统则会提示不能删除。

在凭证类别中可以设置会计科目X围，该X围可以是连续的，也可以是不连续的。

编制这类凭证时，系统将自动检查所使用的会计科目是否符合这类凭证的科目限制要求。

四、计算单位设置四、计算单位设置在【总账系统】中，要使某一会计科目可提供数量单价的辅助核算，则必须将该会计科目设置为数量类会计科目，并设置该项会计科目的数量计量单位。

计量单位的设置包括两个方面：

计量单位组的设置和计量单位的设置。

（2-2-3计量单位）计量单位组的设置新增计量单位组：

在【计量单位维护】页面中，点击新增计量组按钮；

在计量单位组别名称栏输入相应的计量组名称；

完成后，点保存按钮，则自动返还到【计量单位】页面。

修改计量单位组：

在【计量单位维护】页面中，选中一个需修改的计量组；

点击修改计量组按钮，在组别名称维护栏输入相应的名称并下拉选择基本的“计量单位”；

完成后，点保存按钮，则自动返还到【计量单位维护】页面。

删除计量单位组：

在【计量单位维护】页面中，选中一个需删除的计量组；

点击删除计量组按钮；

系统会提示“是否删除当前计量组”，完成后自动返回到【计量单位维护】页面。

查看计量单位组：

在【计量单位维护】页面，选中要查看的某一计量单位组；

点查看计量单位组按钮；

进入【查看计量单位组】页面，查看完成后，点返回，则返还到【计量单位维护】页面。

计量单位的设置在每个计量单位组下可设置若干个计量单位。

浏览计量单位：

在【计量单位维护】页面，选择计量单位所属的某一计量单位组，即可分类浏览各计量组的所有计量单位。

新增计量单位：

在【计量单位维护】页面，选择新增计量单位所属的组别；

点击【计量单位】的蓝色表头，工具栏的功能则自动变化为针对计量单位设置的功能信息；

点击【新增计量单位】按钮，在新增页面，输入相应的计量单位信息；

完成后，点保存，则自动返还到【计量单位维护】窗口。

修改计量单位：

在【计量单位维护】页面中，选择一个需修改的计量单位；

点击修改计量单位按钮，在【修改计量单位】页面对计量单位中的一些信息进行修改；

完成后，点保存按钮，则系统自动返还到【计量单位维护】页面。

删除计量单位：

在【计量单位维护】页面中，选择一个需删除的计量单位；

点击删除计量单位按钮；

系统会提示“是否删除所选记录”，完成后自动返还到【计量单位维护】页面。

查看计量单位：

在【计量单位维护】页面，用户选中要查看的某一计量单位；

点查看计量单位按钮；

进入【查看计量单位】页面，查看完成后，点返回，则返还【计量单位维护】页面。

在“计量单位”已被引用的情况下，是不允许被删除的。

对【计量单位组】中的【基本计量单位】进行更改后，要注意更改该组中其他计量单位与基本计量单位之间的换算关系。

五、账簿设置修改五、账簿设置修改本功能对账套参数和其它一些有关信息进行设置。

账套选项中的信息，一部分来源于用户在新建账套中输入的信息，另一部分由系统按用户操作习惯自动默认生成，用户可对部分信息进行相应的更改。

该模块主要由三部分构成：

账套参数、其他信息和编码规则。

（2-2-1账套参数）1、账套参数在账套参数中，系统列出了账套名称、单位编号、单位名称、企业主管、行业类型等有关该账套的参数。

在这些参数中，用户可对账套名称、单位编号、单位地址、会计主管这五部分信息进行修改。

同时，对它们的修改会直接影响到凭证、账簿、单位等输出信息。

【例如】：

假设XX省食品药品监督管理局属行政单位，其财务会计工作符合制度要求。

系统初始化资料如下：

账套名称：

XX省食品药品监督管理