大型活动市级以上领导行程接待方案.docx
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大型活动市级以上领导行程接待方案
大型活动市级以上领导行程接待方案
一、对接迎请工作
1、对接工作：
（1）市级以上领导来此的对接工作由外联接待组负责，接待责任人要提前10天将领导姓名、人数，来此时间、离此时间、交通方式等信息反馈至综合协调组。
个别特殊贵宾最迟可推迟在活动前一周确定。
（区两办负责）
（2）根据来宾情况确定酒店房间、乘车车次、宴会及会场座次安排等，活动须知要在5月26日前印制完毕。
（综合协调组、后勤保障组负责）
工作任务
工作内容
时间节点
当前进展
责任单位
责任人
嘉宾邀请
国家和省级领导邀约
5月11日前完成
区两办
领导邀请
市级领导的邀请和对接
5月20日前完成
区两办
市部门、县区嘉宾邀请
市部门和各县（市、区）旅游局主要负责人的邀请对接
5月18日前完成
区对口单位
信息确认
嘉宾来此的时间、车次、航班等信息的最终确定
5月18日前完成
区两办
工作组织
27日迎请及28日活动具体工作方案的细化
5月25日前完成
区政府办
2、迎请工作
（1）接待责任人至少提前两天将市级以上领导来此情况（时间，交通方式）告知综合协调组。
（2）综合协调组根据来宾情况统筹安排机场、车站、高速路
口接站事宜，贵宾报区分管领导，重要客情报区主要领导。
（3）接待责任人负责做好客人从接站至离此全程的后勤保障工作。
（4）5月27日全天，5辆考斯特车、1辆开道警车在日月湖会所专门用于迎请工作。
（后勤保障组负责）
姓名
职务
对方联络方式
来此时间
接站地点
随从人数
离此时间
送行方式
陪同领导
服务人员
乘车号
房间号
二、5月27日酒店接待工作
1、接待工作：
（1）接待责任人负责酒店具体接待事宜（与后勤保障组协同配合）,工作人员于27日8点前至日月湖会所。
工作流程：
接站→签到→酒店登记→引领至客房。
（2）接待责任人负责向客人告知用餐时间、地点、活动安排、乘车等基本信息。
（3）领导会见贵宾。
时间：
27日17：
40，地点：
日月湖酒店（）厅。
参加人员：
国家相关部门领导、省政府、省相关部门。
接待责任人负责将贵宾引领至接待室。
（机关事务局负责接待准备）
（4）晚宴。
时间：
18：
30，地点：
宴会厅。
接待责任人负责将客人引领至宴会现场。
（机关事务局负责宴会现场准备）
（5）宴会座次安排
5月27日午餐安排：
时间：
地点：
自助餐|合餐:
5月27日晚宴安排
时间：
18:
30
地点：
（主桌分餐，副桌合餐）
主厅安排
长条主桌名单：
1号桌人员名单：
2号桌人员名单：
3号桌人员名单：
工作人员（含领导司机）用餐地点时间形式
副厅安排|座位安排
5月28日早餐
自助餐
时间：
06:
50～07:
20
地点
2、其他分工
（1）日月湖会所大堂设置接待处，由2组登记处区财政局负责来宾登记、纪念品发放。
接待处人员要求：
形象好、气质佳、举止大方、应变和语言表达能力强、说普通话。
（2）27日-28日，日月湖会所安排2名公安民警负责安保工作；27日安排一辆开道车（交警队负责）用于迎请宾客开道工作。
以上人员与车辆于27日上午8：
00前到位。
（区公安分局负责）
（3）27日-28日，日月湖会所安排一辆救护车，2名医护人员及基本药品。
28日跟随车队全程服务。
（区卫生局负责）
所有工作人员在酒店用餐（同岗位工作人员要错开时间），公安干警和医护人员当晚在酒店住宿。
（4）后勤保障组负责与酒店对接，做好酒店氛围营造（宴会背景墙、店内外欢迎标语、拱门空飘、指引标识牌，开元厅播放宣传片设备，发言席、鲜花、话筒等）、餐饮、住宿、登记处安排，按照要求制作汽车通行证，合理调度安排车辆，做好备用车辆准备；
3、接待分工表
接待工作
工作内容
责任部门
责任人
车辆安排与调度
1、已制定车辆运行安排（附后）
2、27日用5辆考斯特，28日10辆考斯特8辆大巴。
1、27日安排5辆考斯特作为机动用车；
2、28日早7点6辆考斯特到达开元酒店，7：
30出发至景区现场12：
00行至日月湖会所午餐，下午运送客人返回；
3、28日早7点2辆考斯特、4辆大客车停在区机关大院接送区机关单位、区各部门人员及区内各企业老板；
4、28日早7点2辆考斯特1辆大客车停在大龙会会所接送嘉宾及工作人员；
5、28日安排10辆考斯特用于典礼活动及礼送
6、28日早7：
00—晚5：
00，3辆班车不间断往返营运。
7、机关大院的车辆清理
车管科保卫科
氛围营造
日月湖会所
1、酒店入口悬挂横幅（热烈欢迎参加中国南部
2、景区湖泊公园开园盛典的各位嘉宾）、电子屏轮换显示欢迎标语及宣传图片；
3、大堂签到处布置欢迎喷绘背景（5.2米*3米），设签到桌1张
4、摆放住宿、就餐指示牌
5、外围4个空飘1个拱门于27日上午安装到位
6、此项工作于26日下午完成。
接待科
就餐
协助综合组制作就餐安排（附后）
制定菜谱（附后）
准备餐卡、桌卡、饮品。
1、用餐厅布置平面图
2、菜谱制定
3、各厅用餐时间、人数、费用核计
基建科办公室行政科接待科
住宿
套间、单间、标准间安排
1、协助综合组制定住宿安排（附后），
2、5月27日晚派专人入住酒店进行服务
3、告知酒店做好提醒服务工作
接待科
机动组
根据天气情况配备雨具服务中心
5月28日市级以上领导行程接待方案
一、5月28日相关国家部门、省政府和省相关主管部门领导、市领导前往景区
出发地：
日月湖会所
出发时间：
7：
30
到达时间：
8：
50
陪同人员：
市委书记
接待专员：
区委领导
1、车辆安排：
1）28日早7点6辆考斯特到达日月湖酒店
2）行车顺序：
1号开道车、1-6号考斯特、导播车、救护车、2号开道车。
区公安分局负责安排2辆开道车；广电台负责安排1辆导播车，并安排导播员1名（邵青）；后勤保障组负责安排考斯特6辆（含备用车一辆）；食品卫生安全组负责安排救护车1辆。
所有车辆及相关工作人员6：
30前赶到开元酒店，车辆按照规定排序（后勤保障组负责），工作人员6：
30-6：
50在酒店一楼西餐厅用自助餐。
3）带车工作。
综合协调组负责安排活动当天考斯特带车人员（以两办秘书为主），带车人员要注意仪表，人随车走，熟悉所在车辆上人员情况，掌握司机、相关来宾手机号、房号等信息，熟记南部基本情况，能够对沿线景观、风土人情做基本介绍，做到热情周到，万无一失；对接人要随同主要客人乘车前往景区。
4）7：
30出发至景区游客接待中心门口（领导休息处），领导下车后经过1号通道前往停车场（车辆通道见图）
2、迎接工作：
区委书记入口处迎接，陪同签到、进入休息厅洽谈休息
1）1号厅人员安排
国家林业局湖泊保护管理中心副主任
全国林业文化生态协会会长
国家旅游局党组成员、规划财务司司长
省政府副省长
省相关部门：
省旅游局副局长、省林业局局长、省林业局副局长、省林业局湖泊办主任、省环保厅厅长、省环保厅副厅长、省环保厅生态环保处处长、省水利厅副厅长、省水利厅农水处处长
市委书记、市委副书记、市政府市长、市人大主任、市政协主席
2号厅人员安排
市委常委、秘书长、市委常委、统战部长、市政府副市长、市政府副市长、市政府秘书长、市政府副秘书长
邓州经济技术开发区管委会主任、市发改委主任、市财政局局长、市国土资源局局长、市规划局局长、市城乡建设局局长、市市政园林局局长、市水务局局长、市农委主任、市民宗局局长、市旅游局局长、市台办主任
各县（市）区旅游局长
本区四套班子领导
2）休息处接待准备：
8名礼仪人员为领导佩戴胸花、泡茶
接待专员与领导沟通活动内容流程沟通
准备物料：
茶水、桌花、水果等
3、换场前往主席台接待管理：
1）4名礼仪引导领导上电瓶车
2）1号电瓶车人员：
国家林业局湖泊保护管理中心副主任
全国林业文化生态协会会长
国家旅游局党组成员、规划财务司司长
省政府副省长
3）2号、3号电瓶车人员：
省相关部门：
省旅游局副局长、省林业局局长、省林业局副局长、省林业局湖泊办主任、省环保厅厅长、省环保厅副厅长、省环保厅生态环保处处长、省水利厅副厅长、省水利厅农水处处长
市委书记
4）4号-8号电瓶车人员：
市委常委、秘书长、市委常委、统战部长、市政府副市长、市政府副市长、市政府秘书长、市政府副秘书长
邓州经济技术开发区管委会主任、市发改委主任、市财政局局长、市国土资源局局长、市规划局局长、市城乡建设局局长、市市政园林局局长、市水务局局长、市农委主任、市民宗局局长、市旅游局局长、市台办主任
各县（市）区旅游局长
本区四套班子领导
4）礼仪迎宾
领导抵达主会场后随车礼仪及舞台区礼仪迎接嘉宾
礼仪一对二，引导入座
二、相关国家部门、省政府和省相关主管部门领导参加开园仪式
时间：
5:
00-5:
50
1、领导座位安排图：
（见附件：
开园仪式座位安排图）
第一排：
（可容纳二十人）
国家相关部门、省政府、省相关部门领导
第二排、第三排：
市领导、市部门领导
第四排、第五排：
各县（市）区旅游局长
第六排——第八排：
本区四套班子领导：
各镇、办事处、工业园区，区各部委办局,区各直属单位负责人
第九排——第十二排：
部分驻贾单位，区内重点企业
2、活动流程
1）相关物料准备：
资料袋、南部区介绍、湖泊画册、湖泊介绍、矿泉水、扇子、贵宾卡、湿巾
2）仪式流程引导：
27日与发言领导沟通演讲内容，准备领导演讲稿及宣讲本
由礼仪引导各领导上下场
3）启动仪式引导：
活动事先与剪彩领导沟通展位
按照领导站位图，礼仪一一对应引导上台（见附件：
启动仪式领导展位图）
三、相关国家部门、省政府和省相关主管部门领导参观园区
时间：
10:
00-11:
00
参观流程（全程不下车）：
见图
1、参观接待方案：
1）4名礼仪引导、接待专员引导领导上电瓶车，1号登车
2）每辆电瓶车配备一名导游
3）1号电瓶车人员：
同上
4）2号、3号电瓶车人员：
同上
5）4号-8号电瓶车人员：
同上
6）相关资料准备：
资料袋、湖泊画册、湖泊介绍、矿泉水、扇子、湿纸巾
7）安全保障
①领导参观阶段实行封园（见安保方案）
②2辆警车开道
③沿途保安配备每隔断十米一名保安站岗，见领导行礼
四、相关国家部门、省政府、省相关主管部门、市领导返程
时间：
11:
00
登车口：
主舞台出口
陪同人员：
市委书记
接待专员：
区委领导
1、车辆安排：
10点6辆考斯特到舞台出口登车点
11点发车返程日月湖会所
2、随车接待：
沟通午宴地点、座位、相关返程事宜
五、28日午宴安排
时间：
12:
00-14:
00
地点：
由接待专员引领进入午宴宴会厅
主厅安排（见28日午宴座位安排图）
长条主桌名单：
1号桌人员名单：
2号桌人员名单：
3号桌人员名单：
工作人员（含领导司机）用餐地点时间形式
副厅安排|座位安排（见28日午宴座位安排图）
六、其他后续工作
接待责任人要协助后勤保障组办理退房事宜。
接待责任人负责根据客人需要预定客人离此机票、火车票等，负责将客人送至机场、车站（自驾车客人，贵宾送至高速入口，一般客人午餐后酒店门前礼送）。
行程及工作
时间
地点
陪同人员
接待人员
车辆安排
接待事宜
礼仪、导游工作
安全保障
相关物料准备
座位附件
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