苏州工业园区建设工程竣工档案的编制及报送办法.docx

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苏州工业园区建设工程竣工档案的编制及报送办法

苏州工业园区建设工程竣工档案

编制及报送办法

第一章总则

第一条为了更好地贯彻执行《苏州工业园区城建档案管理规定》，做好园区建设工程竣工档案的编制及报送工作，特制定本办法。

第二条本办法所指的园区城建档案是指园区规划、建设及其管理活动中形成的应归档的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、音像、电子文件等不同载体的文件材料。

第二章基本规定

第三条建设单位负责建设工程竣工文件的归档和报验工作。

第四条建设单位归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。

第五条归档、报验的档案包括：

纸质文件、声像照片、CAD电子竣工图。

第六条建设单位应在工程竣工验收后六个月内，向园区档案管理中心移交档案。

第七条档案原件一套移交园区档案管理中心，重大建设工程按要求增加档案套数。

第八条园区档案管理中心对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。

第三章归档范围及质量要求

第九条归档范围：

详见附件《竣工档案归档内容及排列顺序》

第十条质量要求：

一、归档的工程文件应为原件。

采用耐久性强的碳素墨水、蓝黑墨水为书写材料。

字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

二、工程文件的内容格式必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

三、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mmX210mm），图标栏露在外面。

四、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

五、所有竣工图均应加盖竣工图章。

1、竣工图章基本内容为：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

3、竣工图章尺寸为：

50mmX80mm。

竣工图章示例如下：

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

六、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

第四章竣工档案的编制

第十一条建设单位在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等

单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

第十二条竣工档案的内容，包含有纸质文件、声像电子文件等。

纸质文件立卷时应按《竣工档案归档内容及排列顺序》的要求进行。

声像电子文件按《建设工程照片档案归档整理规则》及《建设工程CAD竣工图归档整理规则》执行。

第十三条竣工档案的编制必须符合下列规范：

一、立卷原则和方法

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

3、立卷可采用如下方法：

1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

5）竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

4、立卷过程中宜遵循下列要求：

1）案卷文字一般为20-30mm，图纸一般为40mm；

2）案卷内不应有重份文件；不同载体文件一般应分别组卷。

二、卷内文件的排列

1、文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

三、案卷的编目

1、编制卷内文件页号应符合下列规定：

1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编定页码。

4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页号。

2、卷内目录的编制应符合下列规定：

1）卷内目录式样符合GBT50328-2001国家标准要求。

2）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3）责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4）文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

5）文件题名：

填写文件标题的全称。

6）日期：

填写文件形成的日期。

7）页次：

填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

3、卷内备考表的编制应符合下列规定：

1）卷内备考表的式样符合GBT50328-2001国家标准要求。

2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4、案卷封面的编制应符合下列规定：

1）案卷封面目前采用内封面形式。

案卷封面的式样符合GBT50328-2001国家标准要求。

2）案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。

4）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名含主标和副标，主标应包括工程项目名称、副标应包括专业名称、卷内文件的内容。

5）编制单位应填写案卷内文件的形成单位。

6）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

7）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

8）密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

四、案卷装订

1、案卷文字材料必须装订，图纸不装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

2、装订时必须剔除金属物。

五、卷盒、案卷脊背

1、案卷装具采用卷盒形式，外表尺寸为310mmX220mm，厚度分别为20、30、40mm，采用无酸纸制作。

2、案卷脊背内容包括档案号、案卷题名。

式样符合GBT50328-2001国家标准要求。

第五章归档和报验条件

第十四条归档的工程文件完整、齐全，符合归档要求。

第十五条归档工程文件的项目名称和内容，应与规划验收意见书上“项目名称”和“验收内容”相一致。

第十六条工程项目已通过园区规划、环保、消防三项验收。

第六章报送和移交程序

第十七条各单位在领取《建筑工程施工许可证》之前，应到园区档案服务窗口领取《建设工程档案报送责任书》，以及本办法等相关手册资料。

第十八条建设单位将盖章签字的《建设工程档案报送责任书》及时交园区档案服务窗口，登记保存。

第十九条按本办法要求，收集整理相关竣工档案材料，包括声像电子文件；真实和准确填写《建设工程竣工档案验收申报表》和《竣工档案归档内容及排列顺序》。

第二十条将已盖章签字的《建设工程竣工档案验收申报表》，以及自检合格《竣工档案归档内容及排列顺序》各一份，交园区档案服务窗口预审；目录齐全后，约定纸质工程文件交付日期和声像电子文件交付日期。

第二十一条在约定日期内，根据预审通过归档目录，将整套工程文件原件（纸质、照片、CAD竣工图）送交档案服务窗口分别预验。

第二十二条整套文件齐全后，建设单位向指定档案服务单位办理纸质文件装订手续，进行整理立卷。

竣工照片可自行或委托指定服务单位进行拍摄和整理。

第二十三条立卷和拍摄完成后，建设单位向园区档案服务窗口提交《档案移交目录》和已立卷竣工档案原件（含声像电子文件）。

第二十四条建设单位和园区档案管理中心双方确认档案情况，并在《档案移交目录》上签字盖章。

第七章竣工档案的验收

第二十五条建设单位应按本办法，向园区档案服务窗口提交《工程竣工档案验收申请单》，申请竣工档案的验收。

第二十六条建设工程竣工档案的验收，应包含纸质文件、照片及CAD竣工图等内容。

第二十七条园区档案管理中心对已立卷档案进行验收。

声像电子部分详见《建设工程照片档案归档整理规则》及《建设工程CAD竣工图归档整理规则》

第二十八条园区档案管理中心验收合格后，五个工作日内签发《建设工程竣工档案验收意见书》。

第八章附则

第二十九条本办法由园区档案管理中心负责解释。

第三十条本办法自颁布之日起施行。

第三十一条附件

1、《建设工程照片档案归档整理规则》

2、《建设工程CAD竣工图归档整理规则》

3、《建设工程竣工档案验收申报表》

4、《建设工程竣工档案归档内容及排列顺序》

5、《公用事业（供水、供气、供热）工程竣工档案归档内容及排列顺序》

6、《市政道路、桥梁及绿化工程竣工档案归档内容及排列顺序》

7、《市政排水（雨、污）工程竣工档案归档内容及排列顺序》

8、《数码照片档案归档目录及备考表》

9、《CAD竣工图归档目录及备考表》

10、《工程竣工档案验收申请单》