规范公文论文格式.docx
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规范公文论文格式
关于进一步规范公文、论文格式的通知
各系、部,各部门:
为进一步规范公文处理、论文撰写工作,确保公文和论文格式统一、规范、整洁,提高工作效率,根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式(国家标准)》和市政府办公室关于转发省政府办公厅《辽宁省行政机关公文格式细则(试行)》的通知,结合我院工作实际,办公室编制了《营口理工学院公文格式规范细则》、《营口理工学院论文格式规范细则》,现将上述两个文件印发给你们,请认真贯彻执行。
学院
2014年3月4日
附件1
理工学院公文格式规范细则
一、总体要求
各系、部,各部门报送的公文和论文内容必须符合国家法律、法规和现行政策,文字表达准确、简练。
公文格式中的标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注等,应当准确、完整、规范。
二、标准格式
(一)页面设置
公文页边与版心的尺寸分别为:
上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm(打开文件菜单栏下的页面设置对话框,在页边距选项中设置);纸张大小设置为“A4”。
(二)公文标题
公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)、文种三部分组成。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;标题应用2号小标宋体字,可分1行或多行居中排布;回行时要做到词义完整,排列对称。
(三)主送机关
主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、同类型机构的统称。
主送机关用3号仿宋字体,在标题下空1行,居左顶格标识,其名称后标全角冒号。
(四)正文
正文在主送机关名称后回行,每自然段左空2字,回行顶格,回行时不得将数字、年份分开;正文段落间的行距为固定值28磅;需要使用数字符号标明层次时,一般排列顺序是:
一级标题为“一、”<黑体3号字>,二级标题为“
(一)”<楷体GB2312,3号字>,三级标题为“1.”<仿宋GB2312,3号字>,1后的隔点为全角英文句号,四级标题为“
(1)”<仿宋GB2312,3号字>,正文其余内容均为3号仿宋GB2312字体。
(五)附件
公文如有附件,在正文下空1行、左空2字标识“附件”(仿宋GB2312),后标全角冒号和附件名称。
附件如有序号应当使用阿拉伯数字(如“附件:
1.xxxxxx”),附件名称后不加标点符号。
附件名称长需要回行时,应当与附件名称的文字对齐。
附件应当另面排版,并应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”<黑体,3号字>,有序号的标识序号(如“附件1”)<黑体,3号字>;附件的序号和名称前后标识应一致;附件标题居中编排在版心第3行。
附件格式要求同正文。
(六)成文日期
成文日期在正文下空3行,采用插入菜单中日期和时间对话框(如:
2013年11月25日)的方式输入;成文日期的最后一个字比正文右缩进4字。
(七)页码
用阿拉伯数字标识<半角,宋体,4号>,数字左右各放一条一字线。
单页码居右空1字,双页码居左空1字,仅有1页则不标识页码。
(八)公文中的表格
表格中的文字采用仿宋GB2312字体,表头文字加粗,字号根据表格内容确定大小,一般采用小四号字;表格的对齐方式为居中;边框采取网格状,宽度为1.5磅。
对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四应为空白。
三、其他事项
(一)附注
附注即公文需要说明的其他事项,例如请示性公文的联系人及联系电话等。
公文如有附注,用3号仿宋字体,在成文日期下空1行,左空2字用圆括号标识。
(二)公文中的数字
公文中的数字,除成文日期、结构层次序数和作为定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(三)排版要求
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
附件:
1.标准公文格式设定流程
2.标准空文档模板
3.标准表格模板
附件1
标准公文格式设定流程
一、页面设置
1.新建一个word文档,单击菜单栏中的“文件”选项卡下的“页面设置”对话框,首先选择“页边距”选项卡,将页边距设置为上3.7厘米,下3.5厘米,内侧2.8厘米,外侧2.6厘米,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”。
2.选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4,最后点“确定”。
二、标题设置
选定标题,设置字体为“长城小标宋体”,字号为“二号”,对齐方式设置为“居中”。
若有副标题,则置于标题下一行,设置字体为“楷体GB2312”,字号为“三号”,对齐方式设置为“居中”。
三、正文设置
正文在标题下空一行,每自然段左空2字,回行顶格。
一级标题字体为“黑体”,字号为“三号”;二级标题字体为“楷体GB2312”,字号为“三号”;三级标题字体为“仿宋GB2312”,字号为“三号”;四级标题字体为“仿宋GB2312”,字号为“三号”。
单击菜单栏中的“格式”选项卡,打开“段落”对话框,单击“缩进和间距”选项卡,设置“对齐方式”为“两端对齐”,“大纲级别”为“正文文本”,缩进“左”为“0字符”,右为“0字符”,“特殊格式”为“首行缩进”,“度量值”为“2字符”,间距“段前”为“0行”,“段后”为“0行”,“行距”为“固定值”,“设置值”为“28磅”。
四、附件设置
在正文下空1行、左空2字位置输入“附件:
”及附件名称(仿宋GB2312,三号),附件名称后不加标点符号。
附件名称长需要回行时,应当与附件名称的文字对齐。
当附件数量为两个或两个以上时,应当用阿拉伯数字标明序号(如“附件:
1.xxxxxx”),数字“1”后的隔点应在英文全角的状态下输入。
附件应当另面排版,并应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字体为黑体,字号设为3号,有序号的标识序号(如“附件1”)字体为黑体,字号设为3号;附件的序号和名称前后标识应一致;附件标题居中编排在版心第3行。
附件格式要求同正文
五、成文日期设置
将光标移至与正文间空3行的位置,即在正文下第4行。
单击菜单栏中的“插入”选项卡,选中“日期和时间”对话框,在“可用格式”选项中选择汉字形式的成文日期(例如:
2013年11月25日),然后将成文日期移至本行距右侧空4个字的位置。
六、附注设置
公文附注,用三号仿宋GB2312字体,在成文日期下空1行,左空2字用圆括号标识。
七、页码设置
当公文仅有一页则无需设置页码。
当公文为两页以上(包括两页)时,点击菜单栏“文件/页面设置/版式”,在“页眉页脚”选中“奇偶页不同”。
设置页眉15mm,页脚28mm,最后点击“确定”。
单击菜单栏中的“插入”选项卡,单击“页码”对话框,设置“位置”为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”为“外侧”,再打开左下角的“格式”对话框,将“数字格式”设置为“1,2,3…”,单击“确定”按钮。
双击并选中页码,字体设为“宋体”,字号为“四号”,页码左右各放一条“—”字线(Shift+横线键),此时显示的是长横线,再单击退格键删除半条横线,然后将光标先后放在左右横线与数字间,按一下空格键,使横线与页码数字间空1个字符。
单击菜单栏中的“格式”选项卡,单击”段落“对话框,找到“缩进和间距”选项中的“缩进”一栏,设置奇数页码,则将“缩进”中的“右”设置设为“1字符”,设置偶数页码,则将“缩进”中的“左”设为“1字符”。
八、表格设置
表格属性设置:
选中表格,单击右键,选择“表格属性”,“对齐方式”选择“居中”,“文字环绕”选择“无”。
“边框和底纹”选择“边框”,设置为“网格”,宽度设置为“1½磅”。
表格标题设置:
表格标题一般用小标宋体,字号为二号或小二号字。
表格标题与表格间距14磅,选中单击右键选择“段落”,“行距”为“固定值”,“设置值”为“14磅”。
表格内容设置:
表格内容用仿宋GB2312字体,字号大小可根据实际内容设定,一般用小四号字。
表头可加粗。
选中表格,单击右键,选择“单元格对齐方式”选择“中部居中”。
表格备注设置:
表格备注一般置于表格外,在表格下空1行,字体、字号与表格内容一致。
九、其他
因win7与xp系统自带字体不完全一致,相关字体请登录营口理工学院办公室网站资源下载栏目自行下载,将字体文件复制到C:
/Windows/Fonts文件夹中。
附件2
标准空文档模板(长城小标宋体二号字居中)
副标题(楷体三号字居中)
(空一行)
一、一级标题(黑体三号字)
XX(仿宋_GB2312三号字)
(一)二级标题(楷体三号字)
XX(回行顶格)
1.三级标题(仿宋_GB2312三号字,1后隔点为全角英文句号)
XX
(1)四级标题(仿宋_GB2312三号字)
XX
附件:
1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXX
2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
营口理工学院(居日期正中)
2014年2月28日(空4字)
附件(黑体三号字)
(空一行)
标准附件模板(长城小标宋体二号字居中)
副标题(楷体_GB2312三号字居中)
(空一行)
一、一级标题(黑体三号字)
XX(仿宋_GB2312三号字)
(一)二级标题(楷体_GB2312三号字)
XX(回行顶格)
1.三级标题(仿宋_GB2312三号字,1后隔点为全角英文句号)
XX
(1)四级标题(仿宋_GB2312三号字)
XX
附件3
标准表格模板(长城小标宋体二号字居中)
表头可加粗
仿宋GB_2312
(小四号字)
注:
附件2
营口理工学院论文格式规范细则
一、总体要求
各系、部,各部门报送的论文内容必须符合国家法律、法规和现行政策,文字表达准确、简练。
二、标准格式
(一)页面设置
页边与版心的尺寸分别为:
上3厘米、下3厘米、左2.4厘米、右2.2厘米(打开文件菜单栏下的页面设置对话框,在页边距选项中设置);装订线1.2厘米。
纸张大小设置为“A4”。
(二)段落
段落间的行距为单倍行距。
(三)标题
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;标题用小二号小标宋体字体(加粗),标题上下各空3行(五号字单倍行距);回行时要做到词义完整,排列对称。
(四)作者姓名
作者姓名用三号华文新魏,居中标识。
(五)作者职务
作者职务用五号楷体GB2321,下空2行(五号字单倍行距),在作者姓名下1行,居中标识,并加全角括号。
内容为学院+所带年级专业+辅导员。
如:
“(经济管理学院2010级国际贸易、2010级工程管理辅导员)”。
(六)摘要
摘要为论文主要研究方向及研究成果的概述,字数为150-200字左右;“摘要”二字黑体小四,中间空一字。
摘要正文用五号仿宋GB2312字体,段首左空2字,不要求英文摘要。
(七)关键词
关键词个数为3-4个,用三号仿宋GB2312字体,左空2字,“关键词:
”黑体小四。
关键词之间用顿号相隔。
(八)正文
正文每自然段左空2字,回行顶格,回行时不得将数字、年份分开;需要使用数字符号标明层次时,排列顺序是:
一级标题为“一”加空格(顶格,四号黑体。
上空2行,下空1行),二级标题为“
(一)”(二级标题五号楷体GB2321),三级标题为“1.”(宋体,五号字),1后的隔点为全角英文句号,四级标题为“
(1)”(仿宋GB2312,五号字)。
二级、三级、四级标题不顶格,左空2字。
正文其余内容均为五号宋体字体。
(九)参考文献
正文最后需附上论文的参考文献,“参考文献”四字顶格、小四黑体。
上空1行(五号字单倍行距)。
参考文献内容为五号宋体。
参考文献标准格式:
参考文献类型:
专著[M],论文集[C],报纸文章[N],期刊文章[J],学位论文[D],报告[R],标准[S],专利[P],论文集中的析出文献[A]。
电子文献类型:
数据库[DB],计算机[CP],电子公告[EB]。
电子文献的载体类型:
互联网[OL],光盘[CD],磁带[MT],磁盘[DK]。
1.专著、论文集、学位论文、报告
[序号]主要责任者.文献题名[文献类型标识].出版地:
出版者,出版年.起止页码(可选)。
如:
[1]刘国钧,陈绍业.图书馆目录[M].北京:
高等教育出版社,1957.15-18.
2.期刊文章
[序号]主要责任者.文献题名[J].刊名,年,卷(期):
起止页码.如:
[1]何龄修.读南明史[J].中国史研究,1998,2(3):
167-173.
3.论文集中的析出文献
[序号]析出文献主要责任者.析出文献题名[A].原文献主要责任者(可选).原文献题名[C].出版地:
出版者,出版年.起止页码.如:
[1]钟文发.非线性规划在可燃毒物配置中的应用[A].赵炜.运筹学的理论与应用——中国运筹学会第五届大会论文集[C].西安:
西安电子科技大学出版社,1996.468.
4.报纸文章
[序号]主要责任者.文献题名[N].报纸名,出版日期(版次).如:
[1]谢希德.创造学习的新思路[N].人民日报,1998-12-259(10).
5.电子文献
[文献类型/载体类型标识]:
[J/OL]网上期刊、[EB/OL]网上电子公告、[M/CD]光盘图书、[DB/OL]网上数据库、[DB/MT]磁带数据库。
[序号]主要责任者.电子文献题名[电子文献及载体类型标识].电子文献的出版或获得地址,发表更新日期/引用日期.如:
[1]王明亮.关于中国学术期刊标准化数据库系统工程的进展[EB/OL].
参考文献需在正文中以上角标标明引用位置,上角标为英文半角方括号加阿拉伯数字,宋体,如:
文字[1]。
(十)符号
括号、逗号、分号等标点符号均用中文半角符号。
附件:
论文模板
附件
(空3行,五号字,单倍行距)
标准论文模版:
标题(长城小标宋体,小二号,加粗)
(空3行,五号字,单倍行距)
责任者署名(华文新魏,三号,居中)
(责任者单位、职务)(楷体GB2312,五号,居中)
(空2行,五号字,单倍行距)
摘要:
(空2格,黑体,小四,中间空一字)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(仿宋GB2312,五号,单倍行距,末尾有标点)
关键词:
(同摘要格式一致)××、××(仿宋GB2312,五号,单倍行距,末尾无标点)
(空2行,五号字,单倍行距)
一一级标题(顶格,黑体,四号,序号后面空1个空格,标题不加标点)
(空1行,五号字,单倍行距)
正文(开头空2格,宋体,五号,单倍行距)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(一)二级标题(楷体GB2312,五号,括号为全角括号,标题不加标点)
正文(开头空2格,宋体,五号,单倍行距)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
1.(三级标题,同正文格式一致,1后隔点为英文全角点)
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(空1行,五号字,单倍行距)
参考文献(顶格,黑体,小四,单倍行距,无标点)
[1]第一责任者,第二责任者.参考文献标题[参考文献类别].文献出处,文献出版年份,月份(期数):
参考文献页码XX-XX.
[2][OL].(顶格,宋体,五号,单倍行距,标点及符号均为正常英文状态下输入)