物业印章管理规程.docx

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物业印章管理规程

物业印章管理规程

1.0目的

规范公司各种有效印章的管理，使印章的使用处于控制状态，维护公司利益。

2.0适用范围

本程序适用于公司印章、法定代表人印章、公司合同印章和各部门业务印章的管理。

3.0职责

3.1执行总经理负责审批公司各类印章的制作申请和公司级各类印章的用印。

3.2相关管理文件中对用印流程有明确规定的各环节责任人，负责审核或审批。

3.3行政人事部人力资源主管负责保管公司印章、行政助理负责保管行政人事部印章、工会印章，品质主管负责保管质量体系文件所需的印章。

3.4财务部经理负责保管财务专用章、会计负责保管法定代表人印章，财务部经理指定收费人员保管收费专用章。

3.5公司各项目的“客户服务中心”印章和公司批准刻制和启用的其它业务印章由项目内业负责保管。

3.6印章保管人负责确认是否符合审批手续，确保任何情况下只能对有效权限人签批的最终文件进行用印，并保存审批依据和用印对象（原件或扫描文档），督促用印人做好登记工作。

4.0流程

4.1印章刻制与启用

4.1.1公司印章的刻制由行政人事部按公安、工商管理部门的规定具体办理。

4.1.2各部门如需刻制印章，应由部门（项目）负责人提出申请，使用《刻制印章申请表》，经执行总经理审批后，由行政人事部负责人指定专人到公安局或工商行政管理部门核准指定单位刻制。

质量体系文件所需印章，由行政人事部负责指定单位刻制。

4.1.3印章的尺度、式样、名称、文字、字体，统一按国家有关规定执行。

4.1.4印章刻制后，在未启用前，由行政人事部档案管理人员保管，并建立《印章管理登记表》，将印样、启领用和回收进行登记。

4.1.5印章启用时，行政人事部应安排发文，通知公司各部门和相关业务单位，并报上级公司备案，通报印章式样及启用时间。

4.2印章的领取和保管

4.2.1公司各类印章由表1所规定的印章“责任保管人”到行政人事部登记《印章管理登记表》后领取。

4.2.2印章由使用“责任保管人”负责保管，并对印章的安全负责。

4.2.3当印章责任保管人变动时应及时办理交接手续《印章交接记录》。

并将移交记录交行政人事部备案。

4.2.4工作期间印章责任保管人因特殊情况暂时缺岗（如出差、病假等）时，需将印章交由执行总经理指定（或授权许可）的人员代为保管和履职，并办理《印章交接记录》等印章交接登记手续。

交接登记表应交行政人事部备案。

4.2.5印章的管理

印章的保管、用印批准权限、使用范围等的规定：

印章名称

责任保管人

用印批准

权限人

使用范围

公司公章

人力资源主管

执行总经理

1、以公司的名义发出的通知、证明、报告、公函等。

2、公司申请、上报报表、申办、委托、办理等需要出示公司证明办理的手续。

3、凡经公司执行总经理签发的发文、发函、证明、委托书、信件、例行报表、公司决定上报的有关资料可直接盖章。

4、其它需使用公司印章的情况。

财务专用章

财务经理

执行总经理

发票、收据及银行票据、税收缴款书等财务文件。

法人代表印章

会计

执行总经理

合同、财务报表、银行票据、税收缴款书、委托/证明等函件

收费专用章

收费员

会计

收费凭据和需向业户出示的收费明细表或清单

体系文件专用印（受控、作废、作废留查、选用等）

品质内业

管代/品质部经理

管理体系文件和选用的外来文件

行政人事部印章

行政助理

执行总经理/部门（项目）经理

1、以部门名义发出的通知、证明、申请、函等，无法人效力。

2、其它需要使用印章的部门业务文件情况。

对于客服中心印章：

可含向业主发出的通知、通告、财务收支报表等。

对于秩序维护部印章：

可含向安全方面的证件、通知或告示。

客服中心印章

项目内业

执行总经理/项目负责人

秩序维护部印章

项目内业

执行总经理/项目负责人

工会印章

行政助理

执行总经理/工会主席

仅用于工会文书或工会兼章。

4.3用印的申报及审批

4.3.1公章、法人代表印章、行政人事部印章、客服中心印章、秩序维护部印章的用印申报及审批：

4.3.1.1尽量使用0A系统进行会签审批。

4.3.1.2按《公文管理规程》的相关规定经审批的文件即可用印。

4.3.1.3其它情况的用印流程为：

经办人填制《用印申请表》，上级主管审核，部门（项目）经理审核，执行总经理或有审批权限的人审批，印章保管人用印。

4.3.1.4因经营管理需要，对于执行总经理直接审批证明、委托书、信件等往来文书的可直接用印。

4.3.2财务专用章、收费专用章的申报及审批：

4.3.2.1财务专用章、收费专用章仅限于财务部员工处理业务票据、财务凭据。

4.3.2.2财务专用章用由财务经理审核、执行总经理审批后用印。

4.3.2.3收费专用章仅限用于公司财务收款票据，对票据的管理按相关财务管理制度执行，此章用印由出纳监督，会计同意即可用印。

4.3.3部门印章仅限于内部业务使用和经执行总经理审批的相关文件（详见〈公文管理规程〉），不得用于含有经济内容的对外文书，未经执行总经理审批，也不得用于合约、承诺、涉及面向全公司的内容等文件，对外不具有法人章效力。

4.3.4受控章、作废章、修订章等体系文件专用章仅限于正式发布的管理体系文件上使用，不得用于其它场合。

4.3.5各级审核、复核、审批人员，应按公司有关规定审查需加盖印章的文本内容是否在其授权的范围之内。

4.3.6凡逐级签审的发文、合同、请示等文件，经过流程权限人审批后，可直接用印，不必再走用印申请。

4.4盖章审查的规定

4.4.1印章保管人应对申请用印的文件仔细核对，确保采用签批的最终文件进行用印。

4.4.2对于外送文件、合同、对外承诺性质、法律性质的文件，要求必须在有效审批权限人签字的原件上用印，内部文件可以核对审批表后用印。

4.4.3印章保管人加盖印章后，用印申请人需在《用印登记表》上签字确认，印章保管人应留存用印文本一份（可纸质、电子文档、扫描件）以备查。

4.4.4印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先经公司执行总经理或审批权限人同意后由两人以上共同携带使用。

4.4.5任何部门或个人，都不得使用空白信笺加盖印章。

4.4.3盖章位置的规定

4.4.3.1对外的报文类文件、票据类资料，若管理部门无特别要求的，仅在落款处盖章。

4.4.3.2对外的合同、协议类文件为多页时，必须加盖骑缝章（专门印制的除外，如业主临时公约和装修管理协议等）。

4.5用印记录的管理

每年年终，印章保管人应将所留存的用印文件进行整理，与《用印登记表》一并归档保存。

4.6印章的更换管理

4.6.1印章内容发生变化或破损应及时更换新印章。

4.6.2新印章启用时，相应的旧印章应同时停止使用，并应交回行政人事部，在档案室保存；原印章保管人和行政人事部档案管理人员须在印章登记本上注明旧印章的废止时间。

4.6.3因人事变动引起印章使用人变动时，印章交接双方应到档案室办理印章交接手续或出具双方签字确认的《印章交接记录》。

5.0责任

5.1用印文件的各级审核人和签字审批人对印章的使用负有经济、行政和法律责任。

5.2印章保管人员必须在审批人同意的情况下使用印章。

5.3公章、财务专用章在使用、保管过程中不慎遗失，必须立即通知行政人事部，并由当事人与行政人事部一道立即向有关部门办理挂失或报案，并发文知会相关单位和上级主管部门。

必要时通过媒体刊登遗失启事。

5.4若违规使用印章，一经查出，将根据严重程度给予相应的行政处分。

造成损失者还应追究其经济、法律责任。

6.0记录

6.1《刻制印章申请表》

6.2《用印申请表》

6.3《印章管理登记表》

6.4《用印登记表》

6.5《印章交接记录》

刻制印章申请表

申请部门

申请人

日期

刻制印章名称

数量

刻制要求：

1、材质要求：

2、样式要求（需附图）：

3、尺寸要求：

刻制理由：

经办人签名：

部门（项目）负责人意见：

行政人事部意见：

执行总经理意见：

刻章人签字：

启用日期：

用印申请表

时间：

年月日

申请部门

经办人

用印内容或使用文件名称：

共份，每份页，其中留存一份给印章保管人。

用印目的或文件去向：

部门意见

签字：

日期：

审批意见

签字：

日期：

用印执行

已用印共份，每份页，其中留存一份已留存。

签字：

日期：

印章管理登记表

印章名称

印章样板

印章

保管人

印章

启用时间

印章

领用人

印章

废止时间

档案室

管理人员

备注

用印登记表

印章名称：

用印登记人：

编号：

序号

用印资料名称

报送部门

用印份数

用印时间

领取份数

领取人签字

备注

注：

用印人必须留存审批流程（相应的签字原件或OA记录）和原件一份（OA流程审批的以OA流程附件为准），作为本表的支持文件，本表由用印人保存和定期归入公司档案室。

印章交接记录

印章名称及样板

移交事由

移交人

接管人

监交人

移交日期

年月日时

备注：