公文管理制度.docx

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公文管理制度

一、为规范公司公文管理工作，提高行政工作效率，特制订本制度。

二、本制度适用于公司往来公文的签收、拟制、审批、打印、传阅及归档等公文管理。

三、公文管理由行政部指定专人负责，实行统一管理的原则。

四、公司公文的种类

（一）行政公告

有关重大事件、重大决定等需各部门、各直属店、加盟店等遵照执行的公文。

（二）通知

有关事项需各部门或各分、子公司、加盟店周知、执行的公文。

（三）签呈或报告

请求上级部门处理、解答有关问题用签呈；报告用于向上级部门或上级单位反映情况、问题等。

（四）函

与政府部门、客户或同级单位协调事项的公文。

（五）会议纪要

各种会议议定的事项采用会议纪要。

（六）公司制度、管理办法、规定

公司就有关事项制订的规章需各部门、店级单位执行的公文。

（七）通报

公司对有关事项提出批评或给予表扬的公文。

（八）决定

适用于公司对重大事项或重大活动的安排。

五、公文格式

（一）公文一般由秘密等级、紧急程度、签发人、发文机关、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（二）发文部门应当写明全称或者规范化简称；联合发文，主办部门应当排列在前。

（三）秘密公文应当标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（四）打印的正式公文，标题应为2号黑体字，正文为4号楷体字，主题词为3号黑体字（公告另按标准进行）。

公文统一用国际标准A4纸，公文首页左上角附有“xxx有限公司”的企业标志，每页页脚中部应编写页码顺序，编写办法为第×页共×页。

（五）主要公文的首要格式

1、公司文件首页格式见附件

（1）

2、会议纪要的首页格式见附件

（2）

3、请示或报告格式见附件（3）

4、公司制度格式见附件（4）

六、收文基本程序：

登记—拟办—批示—传阅—催办—回复—归档—销毁

（一）公司收到的各类公文，由总经理秘书进行拆封和登记，分类编号，填

写文件批阅单附在公文的前面，并提出“阅办”意见。

对于较复杂的公文，由行政总监请示后再提出阅办意见。

总经理或各总监同意阅办意见时，在批阅栏内签字，若认为阅办意见不妥，可重新批示，或加以注明。

（二）总经理秘书将经过批示的公文，送承办部门或个人传阅。

（三）承办部门或个人在接到公文后，应立即组织对公文的处理，并按要求及时完成。

如在办文过程中发现有困难或工作量过大不能按规定时间完成时，应向行政部提出书面反馈意见，或要求行政部进行协调处理。

承办部门或个人发现有必须补充和纠正的事项时，应及时通知行政部。

否则由此延误工作且造成的后果由接文部门承担一切责任。

（四）凡已经承办完毕的公文，由承办部门在文件批阅单上注明办理情况。

公文一经处理完毕，必须及时退回秘书，再由秘书传送给其他部门或有关人员，以确保公文安全。

（五）严禁超范围阅办或擅自复印公文。

需要备查的公文应报经秘书同意复印后保留复印件，将原件交秘书。

秘书对最后处理完毕的公文进行归档。

七、公文密级的划分及传递、处理

（一）公文密级划分为绝密、机密、秘密三级：

1、绝密级公文：

上级来文标明绝密级文件；公司内部的新产品新工艺等技

术资料、重大决策项目的公文；公司其他绝密级公文。

2、机密级公文：

上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密

的公文。

3、秘密级公文：

上级来文标明秘密级文件；公司规定的属于公司内部秘密

的公文。

（二）密级公文的传递

1、绝密级公文，由秘书盖上“绝密”章后，直接送达阅件人。

阅件人阅办后必须在当天下班前交回，不得在阅件人处存放。

2、机密级文件，由秘书盖“机密”章后，送达阅件人。

阅件人必须在规定的期限内阅办完毕，并将文件送回秘书手中。

阅件人在阅办期间，必须负文件保管责任，严防泄密。

3、秘密级文件，由秘书盖上“秘密”章后，送达阅件人。

阅件人在阅办期间，负有保密责任，阅办完毕将文件送回秘书手中。

（三）总经理秘书收回的密级文件不得随意摊放。

收到阅件人送回的绝密件，必须立即将绝密级公文封存，并注明“非总经理（总监）或其授权人亲笔签名不得拆封”字样，加盖骑缝公章后立即放入档案室保险柜。

（四）密级公文的借阅及存档按公司档案管理制度执行。

八、公文的缓急时限

（一）公文的缓急分为特急件、急件、普通件。

特急件要求一天之内处理完毕，并迅速反馈意见。

急件要求二至三天内处理完毕，并及时反馈意见。

普通件可根据不同情况，一周内反馈处理意见。

（二）需催办的公文，由总经办随文下达工作任务单。

执行经理按工作任务单的检查日期检查部门承办情况并做好记录，发现问题立即向总经理或人力资源中心总监汇报。

办完的公文需要回复的，由承办部门起草回文，经审批后发出。

九、发文程序：

拟稿—审核—会签—签发—登记—打印—较对—盖章—分发—归档

（一）外来公文的复文，由承办部门草拟；对外发文，由主管部门草拟

综合性的由行政部或指定部门草拟。

草拟的公文，应由拟稿部门、发文日期、公文的主标题或主题词。

公文拟稿要注意一文一事，标题简明并提示主要内容，层次应清楚。

（二）公文草拟部门的经理对公文草案进行国家法律法规、专业技术、公司原有文件规定等方面的审核。

（三）公文中的内容涉及其他部门时，由公文草拟部门组织会签。

会签部门认为公文中的内容合理、可行，并对公文中要求的事项可以承担时，在会签栏内签字；如有意见时，应在会签栏内注出。

（四）公文经草拟部门负责人审查、会签同意后，由公文草拟部门送人力资源中心总监进行言语文字、格式等审核。

（五）经公司人力资源中心总监审查后的公文草稿，由总经理秘书交总经理，各总监审批。

总经理、各总监进行政策性、可行性、言语文字及其他方面的审查后，认为公文可行方予签发。

经审批提出修改意见时，由行政部组织修改后再行审批。

（六）签发的文件由总经理秘书对公文进行书面登记，编发文号、记载发文范围、印刷数量、发出方法等，然后由行政秘书统一复印分发到各部门。

（七）公文打印出的样稿需由拟稿人认真校对，拟稿部门负责人进行复查，秘书对即将印制的公文进行最后的把关，确认无误后即可复印。

（八）复印出的公文由总经理秘书加盖公章，按填好的发文簿进行发文，收文部门（个人）进行签收。

对密级公文，务必注意保密范围。

对外发文统由行政部发送。

（九）拟制的公文底稿由行政部统一归档。

十、公文立卷、归档及销毁

（一）公文办完后，应由秘书及时将公文定稿、正本和有关材料送交档案管理员进行归档。

（二）公文归档应根据其文件的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全和完整。

（三）案卷应确定保存期限，由行政部保管，个人不得保存文件、资料。

（四）未归档的或无保存价值的文件、资料由行政部定期统一销毁。

十一、文件的调阅

（一）本部门工作人员若需调阅本部门文件，经得分管总监或部门经理书面同意，即可向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。

（二）若需跨部门调阅，须经得借阅的分管总监或部门经理书面同意，即可向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。

（三）直属店、各分子公司、加盟店若需调阅公司文件，经得总经理书面同意，即可向档案管理员调阅，并在调阅表上登记。

十二、本制度解释权属行政部，自2015年5月1日起开始实施。

附件：

1、有限公司文件首页格式

2、有限公司会议纪要的首页格式

3、有限公司签呈、报告的首页格式

4、公司管理制度的两种结构

附件1：

有限公司行政公告首页格式

行政公告

序文：

海总字20150501-01号

主题词：

拟文部门：

抄发：