社会保险业务档案管理规定试行正文解读.docx
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社会保险业务档案管理规定试行正文解读
社会保险业务档案管理规定（试行）正文解读
第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
制定《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。
《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。
同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。
《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。
管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。
直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。
这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。
由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：
国家有特别规定的，从其规定。
这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
《规定》明确，人力资源社会保障行政部门负责对社会保险业务档案管理工作的组织领导，参与并指导社会保险经办机构做好社会保险业务档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等重大问题。
按照《规定》要求，社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作。
社会保险经办机构承担着社会保险的基础性、事务性工作，社会保险业务档案管理是其工作的重要内容。
按照《规定有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的主体，应当认真履行《规定》赋予的职责。
社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等管理工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。
受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构还要积极参加与社会保险业务档案管理有关的业务监督检査和调查工作。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存是指：
社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的保存；社会保险业务档案要实行集中保存，并由县级以上社会保险经办机构进行保存。
县级以下的社会保险经办机构，原则上应及时将业务档案资料送县级以上社会保险经办机构保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
档案管理必须具备一定的保管条件，需要配备相应的人力、物力，这是加强档案管理的前提和基础。
社会保险业务档案是重要的民生档案，关系到每一个参保对象的切身利益。
因此，《规定》明确要积极解决管理社会保险业务档案所需的设施、场所和人员问题，同时要求根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
这既是确保社会保险业务档案安全的需要，也是维护参保对象权益的需要。
为实现社会保险业务档案管理工作科学发展，必须保障基础用房、设备和人员三个方面的条件。
1.基础建设
档案室应按照库房、阅览、办公三分开的原则规划设计，三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保证通畅。
各区域设置标准如下：
⑴库房
1面积。
应参照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室建筑面积。
2承重。
采用密集架时，楼面荷载应不小于12千牛/平方米。
3消防。
库房内因管道通过等形成的墙面或楼、地面孔洞，均应釆用不燃材料填塞密实。
门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。
（2）阅览室
1面积。
房问面积至少应达到12平方米。
有条件的可根据利用者人数确定阅览室面积，计算阅览桌椅及复印设备所占用空间后，以人均2平方米为宜。
2位置。
应设在档案利用者易于到达的位置，有条件时应开辟工作人员专用通道。
3采光。
自然采光的窗地面积比应不小于1：
5,应避免阳光直射和眩光。
（3）办公室
1办公室应划分档案整理区和办公区。
2档案整理区内应设计摆放裁纸机、装订机、扫描仪等设备及档案整理案台位置；办公区应考虑档案编研、统计等工作需要。
⑷展厅
为展示奖杯、奖牌等实物档案，有条件的单位可单独设置实物档案展厅；条件达不到的，应在阅览室设立展示区，摆放展示柜。
2.设备配置
（1）档案装具
档案装具包括存放档案的档案架和装订档案的包装材料。
1按照保存档案的不同类型，档案架可以划分为存放纸质档案的活动式密集架、铁皮五节档案柜，存放实物档案的展示柜，存放音像档案和光盘的防磁柜等。
2装订档案的常用包装材料包括档案盒、档案袋和档案箱等，应釆用pH值符合国家标准（一般为pH7.684+的无酸牛皮卡纸制作。
（2）档案工具
档案工具包括整理装订档案的工具和对档案进行信息化管理的设备。
密。
本条是对社会保险经办机构在管理社会保险业务档案过程中提出的要求。
维护档案的完整与安全，是整个档案管理工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案管理各环节的共同职责。
因此，社会保险经办机构和档案管理人员在开展以下社会保险业务档案管理工作过程中要严格遵守档案管理的各项制度。
1认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策、规章制度和管理办法，制定档案工作计划和措施，并认真检査落实。
2按照档案管理制度规定，对本单位各部门文件材料的收集、整理、归档进行指导和监督，并做好归档材料的保管、统计和保密工作，确保档案真实、完整和安全。
3按照档案移交制度规定，组织实施档案的逐级移交工作。
4根据业务档案管理规定，对超过保管期限的档案向上级主管部门提请鉴定和销毁。
5积极做好档案的借阅利用，主动为领导决策服务，为经办业务服务，为广大参保单位和人员服务。
第七条保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全。
不得伪造、篡改。
本条主要是对档案材料的收集、整理、立卷和归档作出的规范。
1.收集
①各级社会保险经办机构的业务部门作为业务档案材料的形成部门，应指定专兼职档案人员根据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》中划分的归档范围，定期将分散在本部门各岗位人员手中已办结的各种内容、形式和载体的社会保险业务档案材料收集齐全，按照保管要求分类存放。
2档案收集过程中要检验档案材料的真实性、完整性和有效性，确保相关材料完整准确，字迹、印章、日期齐全清晰，联系紧密、衔接有序、真实有效，电子文件可以正常读取。
每份材料应按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。
3档案收集时应办理交接手续，经办人员编制《档案材料收集目录》，经档案人员检验，账物相符且达到接收质量标准的由经办人员、档案人员双方签字确认后收集；不符合质量要求的，退回给经办人员限期整改，合格后方可收集。
2.整理
1业务部门工作人员应按照业务经办的规律和特点，依据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》来整理归档业务材料。
注意不同类别、不同保管期限、不同年度、不同险种的业务文件材料应归人不同案卷，不得混合组卷。
2应用档案管理信息系统著录案卷级和文件级目录，打印档案封皮、备考表和卷内目录：
封皮标明全宗名称、保管期限、档案类别、卷名、卷内文件起始日期和归档号等信息；备考表内说明卷内存在问题和立卷时间，由立卷人、检查人签名、盖章；卷内目录注明每份文件的题名、文件日期、卷内顺序号和页次等。
3修复、托裱破损纸质文件材料，确保纸型规格一致，用易褪变材料书写的应予复制；保管期限为永久和30年（含30年）以上的档案应剔除金属物；根据装具规格确定卷内文件页数，每页归档应编排、打印页码，避免重码、空码、过码；利用装订设备将卷内文件材料和目录装订整齐，避免脱落遗失；案卷脊背用红色印油加盖全宗号、目录号、年度和案卷号等。
4有条件的社会保险经办机构可根据实际需要通过扫描、数码拍摄和音视频转换等技术对档案进行数字化处理，形成的电子文件应进行实时的逻辑归档和每年度的物理归档，做到真实性、完整性、可读性和病毒校验后分类存储、备份。
第八条保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“度一业务环节”或年度一险种一业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检査、分类、整理、编号、入库保管。
并及时编制索引目录。
不同档案有不同的分类方法。
社会保险业务档案的分类则应符合社会保险经办的特点。
社会保险经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社会保险业务档案。
这些社会保险材料关系到参保对象的权益记录，关系到参保对象的待遇享受，关系到社会保险业务档案的完整和安全。
为保管好这些社会保险业务材料，需要按照社会保险业务经办的规律进行归档，并根据不同的社会保险材料的作用确定不同的保管期限。
本着既方便归档整理，又方便检索利用的原则，《规定》明确了釆用“年度一业务环节”或“年度一险种一业务环节”分类的方法。
同时，根据当前社会保险经办机构设置隋况和社会保险经办工作流程等，还明确了按照“社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类”进行归档，并在每个类别中列出了必须纳入归档范围的材料。
除此以外，社会保险经办机构在经办管理服务工作中还会形成其他类别的档案，如会计档案、电子文档等都属于业务档案范畴。
会计档案是指社会保险基金管理工作中形成的会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料。
根据会计档案反映的内容可分为报表类、账簿类、凭证类和其他类。
会计档案管理应执行财政部与国家档案局1998年修订并重新发布的《会计档案管理办法》。
电子文档是指在电子政务活动中产生并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
电子文档管理可参照2003年国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》。
这样既符合社会保险业务经办的特点和规律，也兼顾目前大多省份社会保险经办机构设置的实际情况和业务档案管理的实际做法，并给地方留有一定的选择空间。
第九条保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。
定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。
各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。
社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关规定，档案保管期限只能确定为永久和定期两档。
考虑到社会保险要“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的总体要求，同时区分不同业务档案的保存价值及管理需要，除少量需永久保存外，定期档案确定了10年、30年、50年、100年四个档次。
一般档案保存年限大都是10年、30年、50年，但考虑到社会保险业务档案是重要的民生档案，特别是涉及参保对象的基础信息、缴费记录、个人账户信息等材料，因此增加了100年一档的保管年限。
对有的档案材料达到保存期后，如果经鉴定发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应重新确定保管期限。
具体保管年限，在附件的归档材料中都一一对应地作了明确规定。
凡是反映重要社会保险经办活动面貌，对社会保险经办机构、参保单位和参保人有长远利用价值的档案，列为永久保管。
主要包括参保单位登记材料、社会保险基金征缴年度汇总表、各险种基金支付年度汇总表等。
凡是反映一般社会保险经办活动面貌，在一定时间内对社会保险经办机构、参保单位和参保人有査考利用价值的档案，列为定期保管。
定期为10年的主要包括社会保险登记证管理材料、社会保险待遇领取资格验证材料、服务协议管理材料、社会保险催缴材料、门诊特殊病登记材料、就医登记材料、医疗保险住院待遇核定材料、医疗保险门诊待遇核定材料、失业备案材料、失业人员失业保险关系转移材料、失业保险待遇核定材料、促进就业补贴核定材料、工伤备案材料等；定期为30年的主要包括养老保险基金支付明细表和汇总表、医疗保险基金支付明细表和汇总表、工伤保险基金支付明细表和汇总表、生育保险基金支付明细表和汇总表、社会保险数据和分析报告、社会保险稽核材料、社会保险监察材料、社会保险经办机构内部监督材料等；定期为50年的主要包括社会保险卡（证、手册）管理材料、劳动能力鉴定材料、退休人员社会化管理服务材料、异地安置登记材料、社会保险基金征缴明细表和汇总表、养老保险待遇核定材料、养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料、工伤认定材料、工伤人员登记变动材料、工伤保险伤残工亡待遇核定材料等；定期为100年的主要包括参保人员登记材料、社会保险个人账户管理材料、社会保险费征缴核定材料等。
《社会保险业务材料归档范围与保管期限》中确定的定期保管期限为最低保管期限，各地可结合工作实际，根据档案重要程度提高保管期限。
社会保险业务档案的保管期限从形成之日的次年1月1日开始计算。
第十条保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息査询服务。
所谓档案的利用服务，就是档案工作者将所收藏的档案信息资源，通过一定的方式进行开发并传递给利用者，为档案利用者提供服务，满足社会需求的工作。
档案利用服务工作是以档案信息资源为利用服务前提，以档案利用者为利用服务对象，以满足社会需求为利用服务目的，通过多种途径、形式、渠道和方法开发、传递档案信息，实现档案价值的过程。
社会保险业务档案的服务对象目前主要是参保单位、参保个人和社会保险经办机构内部工作人员。
因此，社会保险业务档案管理人员要明确服务方向，坚定服务思想，了解利用需求，运用先进技术手段和反馈机制科学地开发利用档案信息资源。
社会保险业务档案的查询利用程序是：
首先，借阅档案由立档单位（部门）的专兼职档案人员向档案保管单位的专职档案人员办理借阅手续，填写利用登记单。
归还时双方清点、核对档案内容和页数，确保档案齐全、完好，并做好利用效果统计。
其次，借阅档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要将档案借出时，须经保管单位分管领导批准，借出时间不超过两个星期。
应爱护档案材料，严禁在档案上打点、画线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案。
最后，档案人员和利用者均应树立保密观念，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》，共同保守档案机密，未经保管单位分管领导批准不得擅自公布档案内容。
第十一条险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
本条明确了四个方面的问题：
一是社会保险业务档案鉴定的主体是社会保险经办机构；二是鉴定是指对已到期的社会保险业务档案进行鉴定；三是明确了鉴定工作组成和工作职责；四是提出了鉴定后的处理意见，指出鉴定中如发现社会保险业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应重新确定保管期限。
第十二条保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。
监督人员要在
销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。
销毁清册永久保存。
本条对社会保险经办机构销毁社会保险业务档案的销毁程序、销毁过程、销毁结果等方面作了明确规定。
特别强调对经过鉴定可以销毁的档案应编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
销毁的具体程序为：
首先是对经过鉴定可以销毁的档案编制《社会保险业务档案销毁清册》；
其次是将销毁清册报同级行政主管部门备案和社会保险经办机构主要负责人批准；最后是将经过备案和批准的档案，由指定销毁人、监销人在档案行政管理部门指定的地点销毁，销毁清册作为文书档案永久保管。
已销毁的档案，须在社会保险档案目录中注明“已销毁”。
没有经过鉴定的档案和经过鉴定但没有批准的档案都不得销毁。
第十三条保险经办机构按照有关规定。
将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
按照国家档案管理的有关规定向国家综合档案馆移交永久保存的社会保险业务档案，既可以给国家综合档案馆留存一定数量反映社会保险工作和民生状况的馆藏,同时也能够减轻地方社会保险经办机构因场地不足带来的保管压力。
因此，各地档案行政管理部门有征收要求的，社会保险经办机构应按规定办理向地区综合档案馆移交业务档案及必备检索工具的手续。
第十四条会保险经办机构有下列行为之一的。
限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;
（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四）违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息的；
（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
本条是关于违反《规定》的情形及处理和责任追究的规定。
社会保险经办机构作为社会保险业务档案管理的法律主体，一方面要依法为参保单位和参保个人提供档案信息査询服务。
在确保档案资料安全、完整的基础上，要加强对档案资料的合理开发和利用。
按照相关要求，加强对档案信息资料的整理和综合分析，挖掘其中对服务社会大众和规范经办业务管理有价值的各类信息，完善业务流程，改进査询手段，提高査询效率，方便参保单位和参保个人及时、便捷地査询和利用档案。
另一方面，社会保险经办机构及其工作人员要严格执行《规定》，依法履行职责。
1.违反《规定》的情形
主要包括：
不按规定归档或者不按规定移交档案；伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案；玩忽职守，造成档案遗失、毁损，违规提供，抄录档案，泄露用人单位或者个人信息等。
社会保险经办机构及其工作人员要承担相应的行政责任和赔偿责任。
2.违反《规定》行为的主体
《规定》中的违法主体主要是指社会保险经办机构、直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员。
3.违反《规定》行为应承担的法律责任
本条对上述违法行为规定承担法律责任的形式是行政责任和民事责任两种。
行政责任包括行政处罚和处分，本条规定的行政责任为处分。
民事责任主要是指赔偿责任。
（1）行政责任
根据本条规定，社会保险经办机构有上述行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。
行政处分是国家行政机关对其工作人员违法失职行为以及违反行政纪律的行为，尚不构成刑事处分的，依法给予的惩处措施。
根据2007年4月国务院公布的《行政机关公务员处分条例》的规定，
我国行政处分分为警告、记过、记大过、降级、撤职、开除六种。
公务员在受处分期间不得晋升职务和级别，其中，受记过、记大过、降级、撤职处分的，不得晋升工资档次；受撤职处分的，应当按照规定降低级别；受开除处分的，解除与行政机关的人事关系，不得再担任公务员职务。
（2）赔偿责任
本条规定，社会保险经办机构给参保单位或者参保个人造成损失的，应当依法承担赔偿责任。
这里所称的赔偿责任，是指依照《中华人民共和国国家赔偿法》的规定，国家机关及其工作人员违法行使职
权侵犯公民、法人和其他组织的合法权益造成损害的，应当依法向受害人承担的赔偿责任。
根据《中华人民共和国国家赔偿法》的规定，行政机关及其工作人员在行使行政职权时，有违法采取限制公民人身自由的行政强制措施，非法拘禁或者以其他方法非法剥夺公民人身自由等侵犯人身权的情形以及违法对财产釆取查封、扣押、冻结等行政强制措施的侵犯财产权的情形的，应当依法向受害人承担赔偿责任,受害人有依法取得赔偿的权利。
第十五条社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料。
国家有特别规定的。
从其规定。
本条是对社会保险业务档案中部分材料涉及国家相关法律法规的处理办法。
如社会保险业务经办过程中形成的基金会计等材料，按照《会计档案管理办法》进行管理。
考虑到国家对电子文档管理目前尚无明确的法律规范，故本《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：
国家有特别规定的，从其规定。
这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。
第十六条定自2009年9月1日起施行。
本条是对《规定》时间效力范围的规定。
法律的时间效力，是指法律何时生效、何时终止效力，以及法律对其生效以前的事件和行为有无溯及力。
本条主要规定了《规定》的生效日期，对《规定》的终止和溯及力没有明文规定。
虽然在立法时根据实际情况的需要或为追求法律条文的简约性不必全部规定，但从法条的理解上，仍应从以下三个方面进行全面系统的了解,才能真正把握法条的含义。
首先，法律规范开始生效的时问通常根据法律的性质和实际需要来确定。
有的是从法律公布之日起立即生效，凡是没有明确规定生效期，或者没有明文规定从公布之H起生效的，都是公布后立即生效。
有的是规定一个明确的生效日期，通常是发布后一段时间才开始生效。
《规章制定程序条例》第32条规定：
“规章应当自公布之日起30日后施行；但是，涉及国家安全、外汇汇率、货币政策的确定以及公布后不立即施行将有碍规章施行的，可以自公布之日起施行。
”本《规定》于2009年7月23日发布，自2009年9月1日起施行，发布日期和施行H期是不一样的，这有利于《规定》发布后能有一段时间在各个方面为《规定》的实施做好准备。
在这段时间里，相关部门和单位应当为《规定》的实施做好相关准备工作。
其次，关于法律的终止时间，立法中通常采用明令废止或默示废止的方式终止其效力。
明令废止的方式通常有：
新法律取代旧法律，同时宣布旧法律废止；法律本身规定的有效期届满；由有关机关颁发专门文件宣布某个法律文件的废止。
默示废止的方式主要有：
新法律公布后，依据新法由于旧法的基本法理，原有法律自动丧失效力；法律已经完成其特有的历史使命而自动失效。
从中我们可以得知，《规定》虽然没有明文规定终止时间，但是我们仍然可以依照法理读出其内在含义，也就是说，《规定》的效力自
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