公文写作格式规范技巧及范文模板改Word文档下载推荐.docx

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公文容涉与集团公司的，应根据程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密〞、“〞、“秘密〞字样。

4〕紧急程度。

公文容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急〞、“紧急〞、“特急〞、“限时送达〞字样。

5〕签发人。

上报公文应当在发文号右侧标注“签发人〞，“签发人〞后面标明签发人。

〔2〕行文局部

1〕标题。

根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的字体大些。

通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。

2〕主送机关。

是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并顶格书写，其后用冒号。

标注主送机关，要写明其全称、规性简称或同类型机关的统称，其名称之前不能标出“主送〞字样。

3〕正文。

是公文的主体和核心容。

字体不能太小，字距行距要清晰。

要求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。

4〕附件。

是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成局部。

如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

〔3〕文尾局部

1〕印章。

是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。

2〕成文时间。

是公文生效的日期。

成文日期应标注在公文“落款〞即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。

3〕附注。

是用以对文某些容事项进展解释说明的格式项目。

标注在公文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。

4〕主题词。

是用以确切表达公文主旨的规化名词或名词性词组。

主题词必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。

它的位置在文件尾部横线之上，即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。

5〕抄报抄送机关。

抄报抄送机关是受文的机关单位。

标注在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规性简称。

6〕印发机关。

指发文机关的办理部门。

应在抄报抄送栏之下设印发机关栏，要标明公文印发机关或部门的全称与印发时间。

这里的印发时间与成文时间不一样，应晚于成文时间。

公文格式

第一条公文一般由眉首，正文、文尾三局部组成。

第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、等级等容，一般用横线与正文局部隔开。

一、发文机关（公文版头）用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。

二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。

三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。

四、紧急文件分“急件〞、“特急件〞两种，标于眉首右上角。

五、秘密文件应准确标明“绝密〞、“〞、“秘密〞，标于眉首右上角。

第三条正文局部一般包括标题、主送机关、容、附件、落款、附注等。

一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。

标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。

二、“公告〞“通告〞“规定〞“决议〞“决定〞等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。

主送机关一般置于正文容之上、左端顶格。

“决议〞“决定〞假设标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。

三、正文容的结构层次序数依次为“一、〞“

（一）〞“1.〞“

（1）〞。

规章和规性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。

四、附件名称标于容之后，成文日期之前。

附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。

五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。

成文日期以领导签发日期为准。

六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。

加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。

文尾局部，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。

第四条主题词。

置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。

第五条抄送栏。

在主题词横线之下。

抄送单位可使用规化的简称。

第六条印发机关与日期栏。

在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。

第七条文件份数。

标于印发机关与日期栏横线之下，居右。

第八条公文文字从左至右横写，横排。

公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。

贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

公文标题用二号宋体字，容用三号仿宋体。

公文写作与处理

1、写作根底知识

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；

主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。

实用文体主题的表现表式主要有：

①直接阐述；

②单一集中；

③以意役法；

④片言居要；

⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：

选择角度；

设置线索；

安排层次；

划分段落；

设计开头与结尾；

处理过渡和照应等。

文章的结构应达到严谨〔严密精细，无懈可击〕、自然〔顺理成章，开阖自如〕、完整〔匀称饱满，首尾圆合〕、统一〔和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾〕

文章常用的表达方法有表达、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：

①例证法；

②喻证法；

③类比法；

④比照法；

⑤反驳法；

⑥归谬法。

语言运用的根本要求：

合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

2、公文的特点和种类

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：

①由法定作者制发；

②具有法定的现实执行效用；

③具有规的体式；

④履行法定的程序。

根据不同的标准，公文可从不同角度进展如下分类：

〔1〕根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

〔2〕根据容涉与集团公司秘密的程度，公文可分为对外公开、部使用、秘密、、绝密五类

〔3〕根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

〔4〕根据容的性质，公文可分为规性、领导指导性、公布性、述呈请性、商洽性、证明性公文。

〔5〕根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

〔6〕根据来源，在一个机关部可将公文分为收文、发文两类。

3、通用公文文种

〔1〕规性文件

规定。

用于对某一方面的行政工作作局部的规定。

方法。

用于对某一项行政工作作比拟具体的规定。

〔2〕领导指导性文件

用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；

宣布旅行重大强制性行政措施；

奖惩有关人员；

撤销下级机关不适当的决定。

决定。

用于对重要事项或重大行动作出安排。

指示。

用于对下级机关布置工作，说明工作活动的指导原那么。

批复。

用于答复下级机关的请示事项。

通知。

用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；

发布规章；

传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；

任免和聘用。

通报。

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

〔3〕公布性文件

通告。

用于在一定围公布应当遵守或者周知的事项。

〔4〕述呈请性文件

请示。

用于向上级机关请求指示、批准。

报告。

用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告。

用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

〔5〕商洽性文件

函。

用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；

向有关主管部门请求批准等。

〔6〕会议文件

会议纪要。

用于记载和传达会议情况和议定事项。

5、公文文体与结构常识

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规性。

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：

被强制性规定采用白话文形式；

兼用议论、说明、表达三种根本表达方法。

公文的根本组成局部有：

标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成局部有文头、发文字号、签发人、等级、紧急程度、主送机关、附件与其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性与公文效力的标志。

6、公文格式排版规定

等级：

“绝密〞“〞“秘密〞标注后，3号或4号黑体。

紧急程度：

“急〞或“特急〞，在等级下一行，字号字体同等级。

发文字号：

位于文头下方，居中；

如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

签发人：

发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。

标题：

标题由作事、事由、文种组成〔可省〕，字数一般不超过50字；

除出现法规、规章的标题外，不用书名号；

具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中

附件：

附件应标明标题、件数、份数。

在正文以下日期以上，排出附件号。

注释：

注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。

7、公文的稿本

〔1〕草稿。

不具备正式公文效用，常有“讨论稿〞“征求意见稿〞“送审稿〞“草稿〞“初稿〞“二稿〞“三稿〞等稿本标记。

〔2〕定稿。

具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。

有法定的生效标志〔签发等〕。

〔3〕正本。

正本是格式正规并有印章或签署等说明真实性、权威性、有效性的标。

〔4〕试行本。

在试验期间具有正式公文的法定效力。

〔5〕暂行本。

在规定的暂行时间具有正式公文的法定效用。

〔6〕副本。

正本复份〔与正本同时印刷〕在外形上与正本没有区别，具有一样的法律效用；

作为复印件的公文副本〔如抄本、复印件〕不具备公文的法定效用，需加注“副本〞字样标记。

〔7〕修订本。

可以标题结尾处标作：

“〔修订本〕〞，也可在标题下做题注，在圆括号注明“某年某月修订〞。

8、公文写作的根本要求

合“法〞、、合体、简明、严谨、准确、规、完整、清晰、耐久。

9、行文规那么

可以采用越级行文方式的情况：

一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；

二是经屡次请示直接上级机关而问题长期未予解决；

三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；

四是出现需要直接询问、答复或联系不涉与被越过的机关职权围的具体事项；

五是需要检举、控告直接上级机关等。

10、公文写作的语言运用

公文语言的特点：

庄重、准确、朴实、精练、严谨、规。

11、各种文种的撰写

〔1〕规性公文。

规性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；

规性公文的标题由事由〔问题〕、文种两局部构成；

正文中开始局部的制定目的是规性公文的核心容与指导性“纲领〞。

〔2〕决定。

标题由发文机关、事由、文种组成。

〔3〕决议。

其性质、功用与决定没有大的差异，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。

〔4〕通知。

〔5〕通报。

标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质〔情况〕以与文种〔通报〕。

〔6〕通告。

标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。

〔7〕请示。

标题由发文机关名称、事由与文种构成。

〔8〕函。

依格式正规、重的程度，函有公函、便函之分；

依行文主动与否，函又可分为发函、复函。

格式正规、得、涉与相对重要问题的是公函；

相对灵活〔略去标题、发文字号等〕并涉与一般具体事项的是便函。

12、收文处理的一般过程

〔1〕公文的收受与分流

签收。

指履行规定确实认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。

登记形式有薄式、卡片式、联单式

外收文登记。

由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。

启封。

外收文登记完成后，统一交由收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。

收文登记。

由收发人员对收文情况做详细记载。

分办。

有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

摘编。

文件管理人员对局部准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、聚集有关数据资料。

〔2〕办理收文

拟办。

由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。

批办。

机关领导者或部门负责人提出处置意见。

承办。

有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。

注办。

由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

〔3〕组织传阅与催办查办

组织传阅。

使公文有工作人员中的有效传阅活动。

催办。

由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。

查办。

由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进展的核查协办工作。

〔4〕处置办毕公文

包括：

阅卷归档、清退、暂存、销毁。

14、公文销毁的方式和围

销毁的主要方式有：

焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁〔磁盘、磁鼓、磁带〕。

以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：

由文书部门组织对公文进展鉴定；

确认应销毁后逐文逐件核定造册；

呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；

获准后再行销毁。

任何个人均不得私自销毁公文。

公文写作技术规

第一专题公文写作根本要求

公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通那么之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作根本要求就是对这些规律的反映。

其容是：

第二专题行文规那么

行文规那么是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。

遵守行文规那么具有重要意义。

行文规那么的主要容包括：

根据机关间的工作关系准确行文；

选择适宜的行文方式，一般不越级行文；

正确选择主送、抄送机关；

明确发文权限，不越权行文；

坚持“党政文件分开〞；

联合行文时，作者应为“同级〞；

行文前需就有关问题协商一致；

严格控制文件数量，简化行文手续。

第三专题文稿书写规

文稿书写规主要涉与：

文稿用纸要求；

图文区的规定；

稿纸的使用；

书写格式要求；

字体与各种计量单位的使用；

标点符号使用；

外文字母书写；

公文中的数字表示；

序号表示；

标注格式设计、排版、印刷考前须知的要求；

文稿的修改；

页码的标注；

注释的处理；

公式的处理；

文中的表格的编排。

第四专题公文写作的一般步骤

〔一〕公文写作前的准备

1、明确行文目的和要求。

2、确立公文主题。

3、选定公文文种。

4、占有材料。

5、确定具体表达方式。

〔二〕撰拟文稿

1、安排好结构，一是确定总体的构成；

二是确定正文的具体构成，解决好各　组成局部的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结　尾。

2、拟出写作提纲。

3、正式撰拟文稿。

〔三〕审核修改

文稿的审核修正要认真严肃反复进展，要按规定的程序进展。

第五专题公文的语言特点

公文语言的主要特点是：

庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规。

这些特点具体表达在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。

第六专题公文词语的选择

在选择词语的过程中应注意：

认真辨析词语确实切含义，使词语的意义符合客观实际；

注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；

注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；

注意词语间的正确搭配，遵循语言法那么；

注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性与强制执行性；

注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢〞便于理解和执行；

注意根据公文中所涉与的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果；

注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；

注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；

注意词语的规性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的围。

第七专题公文中特殊事物和概念的表达要求

在对公文中所涉与的事物和概念进展表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规那么、逻辑规那么之外，还必须遵循一些特殊要求。

其中特别需要注意：

时间的表达；

空间的表达；

职务、的表达；

数量的表达；

围的表达；

程度的表达；

语气、神态的表达。

第八专题公文修辞

公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对模糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重在美而不只求形式美；

在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句与章法方面下功夫，审慎使用修辞格。

第九专题公文专用词语

由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。

这些词语词形确定，词义准确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。

正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解准确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。

依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比拟常见的有：

称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。

第十专题公文语言表达的简化

简化公文语言表达的方法主要是：

取消、压缩、替代、合并。

第十一专题公文中防止歧义的一般方法

歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。

在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。

因此，必须防止歧义的出现。

歧义的出现是有规律的。

消除歧义的主要途径是语言变换；

禁止滥用省略；

在语句中增加必要的限定修饰成分；

禁用夸、拟人、反语、双关等修辞格；

语调一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助表达方式，保证语句含义单一明确；

以上下文提供尽可能充分的语言环境。

常用行政公文写作技巧

一、报告

〔一〕适用情况——适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

〔二〕种类

按容分——综合性报告、专题性报告

按定时与否分——定时性报告、随时性报告

按适用情况分——汇报工作的报告、反映情况的报告、答复询问的报告、报送材料的报告

〔三〕结构与写法

１.标题：

发文机关+发文事由+文种

——《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》

发文事由+文种

——《关于×

×

河水质污染治理情况的报告》

２.主送机关

３.正文：

报告原由〔有时可以省略〕

报告事项〔这一部份是报告的主要容〕

报告结语〔“特此报告〞或“以上报告，请审阅。

〞〕

４.生效标记：

成文日期+印章

〔四〕写作要求

1.容真实准确

2.汇报与时迅速

3.不夹带请示事项

二、请示

〔一〕适用情况——请示适用于向上级机关请求指示、批准。

〔二〕种类——请求指示的请示〔求示性请示〕、请求批准的请示〔求准性请示〕

发文机关+发文事由+文种：

——《×

省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》

发文事由+文种————《关于购置小轿车的请示》

２.主送机关：

一般系上一级领导机关或上一级主管部门

请示原由——请求指示的原因或请示批准的理由

请示事项——请求对什么作出指示或请求批准什么

请示结语——“请予指示〞、“请予审批〞、“妥否，请批复。

〞、“以上容如无不妥，请批准。

〞

５.附注：

请示应当在附注处注明联系人的和

[例文]

市统计局关于拨款修复车库的请示

市

我局原有160m2砖瓦结构车库〔平房〕，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。

经测算，共需资金40万元。

因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复车库，以解决车辆越冬之急需。

请予审批

1.车库维修图纸

2.车库维修预算表

〔×

市统计局印〕

二○○五年八月二十八日

〔联系人：

，联系：

〕

［改错］

关于提高山区小学教师待遇的

请示报告

地区教委、青山县政府：

我县地处高山，生活比拟恼火，中小学教师工资待遇偏低，影响了教师队伍的稳定和教师工作的积极性。

为解决此问题，我们已于二00五年一月正式决定对我县中小学教师实行了生活补贴〔小学教师每人每月二十元，中学教师每人每月三十元〕。

你们的意见如何？

请与时告诉我们。

另外，为推动中小学体育活动的开展，拟每年初举行一次“青山县中小学体育节〞活动。

当否？

请一并批示。

〔青山县教育委员会办公室印〕

2005年3月28日

经修改如下：

关于对全县中小学教师实行生活补贴的请示

青山县

我县地处高寒山区，生活条件艰辛，中小学教师待遇低，影响了教师工作的积极性和教师队伍的稳定。

为解决教师的实际困难，我委拟从2005年5月起对全县中小学教师实行生活补贴〔小学教师每人每月20元，中学教师每人每月30元〕。

增加的经费由我委自行解决。

妥否，请批复。

〔青山县教育委员会印〕

二〇〇五年三月二十八日

联系：

关于重建税务所办公楼的请示报告

地区国税局、城建局、国士局、物资局：

我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所，因受灾被洪水冲毁，现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积八佰平方米，共需资金八十万元，扩增土地八亩，钢材×

吨，水泥×

吨。

特此报告

县国税局

2005年8月16日

关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示

地区国税局：

我局所属城关区、东城区、南郊区3个税务所，在7月28日特大洪峰到来时被洪水冲毁，因转移与时，幸无人员伤亡。

为使员工能正常办公，拟重建该3个区税务所办公楼各1幢，建筑面积各800平方米，共需资金80万元。

请予核拨

税务办公楼经费预算表

县国税局印〕

二○○五年八月十六日

三、意见

〔一〕适用情况——适用于对重要问题提出见解和处理方法

〔二〕种类：

按行文方向分——上行意见、平行意见、下行意见

按作用分——建议性意见、指导性意见

“发文机关+发文事由+文种〞、“发文事由+文种〞

《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的假设干意见》

上行或平行的“意见〞——其主送机关一般只写一个

下行“意见〞——可一一写明，亦可泛称

①开头——说明发文缘由——情况、问题、依据、目的、意义等

②主体