HT酒店采购环节内部控制的探讨Word格式.docx
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一般来讲，从使用部门提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，部分请购还要经过业主代表财务总监联签。
然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。
（3）采购员权力监督不够
酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。
以生鲜食品采购为例，在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后，采购员通过电话询问主要供应商价格，并确认最合适的供应商。
采购员一人决定了询价的过程以及结果，并确定最终供应商的选择，其权力仅受采购经理的约束，操作过程缺乏透明度，且没有采购部以外的监督。
（4）订单不规范。
酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部员工的，但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。
酒店目前的订单往往采用电话等方式，由采购元直接向供应商下订单。
这种操作方式虽然速度快、灵活性高，但也存在一定的违约风险。
收货部门最终检验货物质量时难以把握，或容易与供应商发生争执。
（5）信息沟通不畅
HT酒店采购信息沟通不畅，主要表现在两个方面：
采购信息的传递方面。
由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单，可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员，同一样物品，不同的经办人员可能对其描述会有不同。
这给采购人员确定采购标的带来了难度。
采购信息的反馈方面使用部门递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反馈，这种信息反馈包括审批情况以及价格信息。
（6）缺乏对供应商的管理
酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竟争优势的促进作用。
目前酒店对供应商的管理比较重视“三方比价”，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。
总结起来其主要缺点表现为:
信息闭塞。
在采购过程中，采购部为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最合适的供应商，往往会保留一些私有信息，因为如果给供应商提供的信息越多（心理价格等），供应商的竞争筹码就越大。
而供应商也会在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。
这样，采购、供应双方都不进行有效的信息沟通，这就造成非信息对称的博弈过程。
对供应商的考核不科学。
对供应商的供货质量、交货期、交货数量无规范的记录和统计，缺乏对供应商供货能力的后续评价体系。
缺乏科学的供应商的考核，酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加，难以正真把握好货物的质量。
与供应商缺乏长期合作关系。
通常情况下，公司与供应商只是建立简单的短期买卖关系，过分注重三方比价和价格的谈判，不利于与供应商建立新型的长期合作关系，影响供应商的合作积极性，进而影响采购流程中的质量控制。
采购改进的目标设定
在了解问题的起因以后，总经理张平立马组织了财务部经理、采购部经理等主要业务部门负责人，参考国外先进的酒店采购控制流程，从四个方面对HT酒店采购环节内部控制的改进做了探讨，即控制环境改进、控制活动改进、信息沟通改进以及监督改进，并设定了采购改进的目标：
（1）缩短采购周期。
采购周期过长、环节过多是目前使用部门对采购最不满意的方面。
通过电脑系统审批流程以及适当的分级授权管理与科学的供应商管理缩短采购周期是采购流程重造的目的之一。
（2）保证采购质量。
没有好的原材料质量就没有优质的服务，而优质的服务又是酒店在竞争中立足于不败之地的根本。
（3）长期利益最大化。
改变传统的价格最低的采购目标，与供应商建立长期合作的关系，实现双赢的长期利益最大化目标。
（4）保持信息通畅。
信息畅通包括酒店内部部门之间采购信息的通畅以及与供应商之间信息的通畅。
（5）有效监督。
建立便于操作、高效率的监督机制，防范采购过程中可能出现的道德风险。
目标确定以后，接下来就是对采购环节的控制工作了。
控制环境的改进
设立采购监督评审小组。
采购监督评审小组由总经理、财务总监以及房务总监、餐饮总监、工程总监、采购经理以及业主代表组成。
主要负责审议每年的采购预算、年度采购计划、重大招标项目、供应商评审、采购部工作考核等。
设立采购审查专员。
在采购监督评审小组下设日常工作岗位－采购审查专员，该专员的工作是事中参与采购日常工作，独立向采购监督评审小组负责。
企业道德文化建设。
酒店要加强有关伦理道德的建设，通过长期的教育培养和灌输使得员工即使在没有监督的情况下，也可以自觉按照酒店的行为准则、伦理道德规范以及经营管理理念来支配其的行为。
HT酒店目前的培训工作长期专注于一线员工的服务质量和服务技能，而忽视了道德文化的培训。
培训部完全可以利用现有的培训机制和平台增加这方面的培训内容，提高全体员工（不仅仅是采购部员工）的道德文化建设。
控制活动的改进
控制活动主要从采购计划，分级授权以及供应商管理三个方面进行改进：
（1）采购计划。
采购计划作为采购的第一步，其制作的是否合、完善，直接关系到整个采购活动的成败。
制定采购计划的目标是：
预测所需材料的数量和时间要求。
提高库存管理水平。
采购计划包括：
年度采购计划，根据酒店经营预算，对每年的更新计划应该编制每年更新物资采购预算以及重大固定资产采购计划；
月度采购计划.每月初，应根据具体的经营计划同时结合仓库库存管理制度编制月度采购计划。
主要包括客房用品、餐具、印刷品等。
每日采购计划.厨师长应根据第二天的定餐情况，提前一天编制每日市场采购计划，并在晚上18：
00以前提交采购部，以保证第二天原材料的供应。
临时采购申请.为了避免过多的非紧急采购通过紧急采购程序，应该对于一些非紧急的采购任务编制临时采购计划，提前交采购部安排。
此外，由于酒店行业的特殊性，需要根据客人的要求随时应变的调整服务方案，保留原有的紧急采购程序。
（2）分级授权。
由于每个人限于知识面或精力的原因，无法对酒店采购的每一个环节每一项采购内容都有十分的把握。
因此酒店目前一支笔由总经理签字审批的做法看似将权力集中，避免了采购人员权力过大的问题，实则难免落于审批形式化，没有起到正真的监督作用。
建议通过合理的分级授权（金额或分类）将部分审批全分到各个部门的总监，一来可以利用各个部门总监对本部门的专业熟悉的优势提高采购监督职能，另一方面通过年度的考核，也可以有效的约束部门总监的权力。
（3）供应商管理
实行合格供应商的评审。
供应商涉及到房务、餐饮、工程、财务等各个方面。
因此，合格供应商名单的评审应通过采购监督评审小组进行，对不同货物分类的供应商进行年度或半年度的评审，并将评审结果建立合格供应商名单以及合格供应商档案。
合格供应商民担的评审应该考虑以下因素：
价格、供应商信誉、产品质量、交货期、结算条件和服务质量。
供应商在供货过程中对以上6条因素的执行情况应作为对供应商评审的资料记录在档，作为今后年度或半年度供应商评审的资料。
建立供应商的激励与淘汰以及竞争机制。
激励机制:
要保持长期的合作关系，对供应商的激励机制相当的重要，酒店应对评审结果良好的供应商提供大批量的订单，保证其长期的稳定销路，并严格按照合同约定的付款期付款;
淘汰机制:
在建立激励机制的同时，一些老的供应商的情况可能发生变化，不再满足酒店的要求。
为了避免损失，必须淘汰那些不合格的老供应商。
竞争机制:
为了即激励合格供应商的积极性，酒店还应在合格供应商范围内采取一定的竞争机制。
即采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。
这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资会从主供应商手中购买。
2个辅助供应商提供大约20%的物资供应，一旦主供应商出现问题能由辅助供应商立即顶替。
数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量。
信息与沟通环节的改进
为了解决原采购流程中信息部畅通的问题，酒店建立了JD采购控制系统。
通过该系统，使用部门能时时看到采购计划（申请）的审批进度以及询报价情况，不仅及时掌握了信息，同时也提高了采购工作的透明度。
此外，酒店还希望该系统不仅能解决信息流的问题，同时也通过各个模块将采购计划、供应商管理、验收货等管理功能集合起来，综合提高酒店的采购管理水平。
见下图：
（1）原材料档案管理模块。
原材料档案管理功能指在建立完善的各类酒店经营中所需要的采购物料代码管理体系，并实现物料在本系统各个功能模块中的的统一和全过程跟踪。
原材料档案的建立，避免了原来由于对采购标的描述不清导致的信息沟通障碍。
（2）供应商管理。
酒店建立不同分类的供应商档案，并根据年度或半年度的供应评审确定最终的合格供应商档案。
酒店采购的询价工作一般需在本管理系统内的供应商模块中进行。
一般酒店通过评审结果确定一家主供应商、二家辅供应商、以及N家备用供应商。
（3）采购计划管理。
采购计划管理分为计划申报以及计划审批。
该模块管理的采购计划包括年度、月度、每日、临时采购计划以及紧急采购申请。
年度采购计划由采购监督评审小组最终审批，月度采购计划由财务总监最终审批，每日采购计划由餐饮总监审批，临时采购计划由财务总监审批。
紧急采购申请由使用部门的总监最终审批（上述采购计划如果单项金额超过十万元，则需要总经理签字）。
紧急采购计划必须是酒店为了经营所必须的计划外物资，不得将日常申请做紧急申请处理，紧急采购申请将是日后审计的重点。
（4）存货管理。
存货系统库存管理模块旨在帮助企业对物料的入库、出库、盘库、调库、退库、报废进行电算化管理，加强对物料库存量的控制和成本的核算。
将收货环节加入到本系统后可以监督供应商的供货质量，并作为评审的内容。
（5）询报价管理。
购部门应当在1+2＋N的合格供应商名单中进行报价询价，并据以确认主供应商以及副供应商的报价是否合理。
如果主供应商以及副供应商的报价不合理可以要求重新报价，并记录入供应商考核体系。
（6）订单管理。
在确定供应商、价格以及采购数量以后就需要通过订单管理功能生成订单，这种标准格式的订单不仅将货物的规格、标准交货期等信息集合在一起，也是今后收货部门据以验收的依据。
（7）财务管理。
本模块主要根据不同供应商的信用期，作付款的计划与安排。
监督环节的改进
监督是一种随时间的推移而不断评估有关制度执行质量情况的过程。
监督可通过日常的、持续的监督活动来完成，也可以通过进行个别的、单独的评估来实现，或两者结合。
（1）事前计划
酒店原有的请购审批程序事无巨细全部由总经理最终审批，在加重总经理工作负担的同时难以起到真正的事前监督。
现在通过不同采购计划的分级授权审批，一方面加快了审批进程；
另一方面通过相关业务具体负责人负责制的审批程序，结合事后的考核，可以进一步做好事前计划的审查。
（2）事中审查
就内部控制而言，内部审查人员具有既重要而又特殊的地位。
内部审查既是企业内部控制的一个部分，也是监督采购环节的主要力量。
全职的内部审查人员可以全方位地参与到采购计划、供应商评审、询价、收货等各个关键控制点中，并且独立于采购部的岗位可以保证其发表客观的意见。
（3）事后考核
采购绩效考评是对采购工作进行全面系统的评价，从而提高整个酒店的采购管理水平。
内部考核的考核人为采购监督评审小组（小组成员应回避对自身的考核），范围包括，采购环节的各个人员、总监，特别对供应商的考核。
上述改进措施的探讨还需要在HT酒店今后的实践检验中不断改进、提高。
越是有生存压力，就越是会产生提高管理水平的愿望，因为只有这样才能在残酷的竞争中生存下来。
张平希望通过进一步的实践与努力，能够切实降低HT酒店采购环节中的风险，使得采购管理水平得到一个有效的提高，进而提高酒店的效益，能够在高速发展且充满挑战的上海酒店行业内立足与发展进步。
问题
1.根据HT酒店采购环节内部控制改进前存在的问题，结合文中已采取的改进措施，你认为是否还有不完善的采购内部控制环节需要进一步改进？
如何改进？
2.案例中HT酒店采购环节内部控制的探讨和改进过程，对我们现有国有体制酒店采购环节内部控制的改进有哪些启示？
附录
1.HT酒店组织结构图
2.HT酒店改进前采购部岗位的设置与分工
酒店采购部目前设置有一名采购经理以及五名采购人员。
其基本职能以及岗位职责如下：
⑴采购部经理
基本职能：
负责全饭店各项物品的采购工作，保证及时、质优、价廉的供货。
控制成本开支，配合饭店总体目标的完成。
岗位责任：
每天上班后认真审查采购员转来的采购报告。
对采购单上列示的物品数量、规格、单价逐项审核，对有疑问的查明后及时予以处理。
审查各部门所采购的物品有无采购预算，有采购预算的看其他项目是否符合要求。
对每个采购员的工作及采购的物品及询价情况要定期审查
对大的采购项目要亲自参予、货比三家，保证质量，给上级及使用部门做决策提供准确的信息和依据
掌握每项物品的付款的期限和时间，不能出现提前付款，多付款的情况，对每项付款要认真核对，保证其准确性
经常与使用部门及仓库沟通，保证库存合理，不积压，不断档
负责建立采购资料、合同等采购档案，并妥善保存
经常进行市场调查，掌握各类物品的价格动态，及时调整进货价格渠道，在保证质量的前提下，做到价廉物美
对采购过程中出现的难于解决的问题及时向财务总监汇报
每季度组织召开一次采购例会，对采购中出现的问题及时与各部门沟通，健全完善采购制度
⑵采购员
按酒店规定的采购程序，对仓库及使用部门报上来的采购物品予以询价，保证物品及时、质优、价廉的采购到位。
对负责采购的每项物品的进货渠道、质量要求、价格等要非常清楚熟悉。
对各部门送来的采购申请单，认真审核，如有不清楚的及时与填写申请单的部门沟通，并以认真负责的态度货比三家，在保质的情况下询出最低价格，之后将申请单转采购部经理复核。
正确记录采购过程，向有竞争能力的供应商订购货品。
准备相关采购文件资料，包括电话查询、市场价格调查等。
根据所选供应商的报价，落实采购定单并汇报期间的差异。
采购员不能押单，凡报上来的申请单均应及时办理，如有特殊原因办不了，应及时与使用部门打招呼。
对经过批准同意购买的货物要及时办理采购，保证供应。
3.HT酒店改进前的采购流程
⑴仓储存货的采购流程
酒店成本管理部下共设有客房仓库、工程仓库、食品仓库、管事仓库等四个仓库。
客房仓库存放管理着各种客房需要使用的物资如：
一次性卫生用品、办公文具、客房部件、印刷品、装饰品等；
工程仓库存放管理着工程部日常维修更换的物品，如灯泡、水龙头、开关、插座、五金备件等；
食品仓库存放管理着餐饮部制作食物所需要的非生鲜物品如酒等饮料、食糖等配料、大米、面粉等；
管事仓库主要存放管理酒店的各类中西餐具，包括瓷器、银器、铜器等。
领用程序：
各使用部门需要使用仓库物资前，需填写领用单，经过所在部门经理批准后报送财务部，财务部经过成本经理签字后由财务总监批准。
使用部门凭经批准的领用单至各个仓库领用所需要的物品。
补料通知：
仓库管理人员在仓库存货不足时填写补料通知，成本部经理核准补料通知后填写一式四联的请购单（申请部门联、采购部留联、报价审批联、财务付款联）送交采购部。
报价及审批：
采购部收到补料通知后，由采购经理指派专门的采购人员办理报价，采购人员在至少三方询价后向采购经理报价。
采购经理认可后签字报送财务总监，财务总监审核后报总经理最终批准。
订单：
采购部凭经批准的请购单向供应商订货。
收货：
供应商向酒店发货，成本部根据本部门请购申请单核定货物并验收。
同时向供应商开具收货通知。
付款：
供应商凭收获通知向酒店财务部开具发票。
酒店财务部根据发票、收获通知以及请购单的付款联核对后向供应商付款。
部门新增物品以及替换物品的采购流程流
程图如下：
⑵每日菜单的采购流程
特点：
饭店中的食品和饮料每天消耗量较大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物却不能，例如肉类和蔬菜和水产品，有些物料更是规定使用日期。
由于餐饮部生鲜食品原料采购要求每日供货，且供货的品种、数量根据客人数量和要求的不同会存在较大变化。
因此生鲜产品的采购采取“每日菜单”的形式。
为了保证每日菜单能够快速供应到使用部门，采购流程相对简化，具体如下：
制定每日菜单：
酒店共有中餐厅、西餐厅、日本餐厅、24小时美食店、酒吧等，每天早上九点定时有厨师长会议，各餐厅厨师长向餐饮总监提交每天的“每日菜单”，“每日菜单”经过餐饮总监批准后提交采购部。
采购：
采购部根据“每日菜单”所列的各种生鲜原料，分为蔬菜水果、肉制品、水产品等通过2种途径询价，①采购人员通过电话、传真各个分类市场（如华中水果市场、铜川路水产市场等）的主要供应商询价；
②根据付费注册的“上海酒店XX网”、“网上铜川路”等专业网站查询价格。
根据以上询价结果，采购人员填制“每日菜单报价单”提交采购经理审批。
订货：
采购人员凭经采购经理批准的“每日菜单报价单”向供应商订货。
发货：
供应商根据订单向酒店发货，成本部收货平台接受货物，并存放冷库等保管，供餐饮部使用。
流程图如下：
⑶新增及替换物资
采购计划（预算）、报废单。
部门应事先编制需要增加物品的采购计划，报部门总监以及财务总监批准。
部门申请。
使用部门应根据采购计划或者物资报废单提出申请。
仓库核对有无存货。
仓库应在采购前核对该申请的物品是否属于仓储物资，或仓库是否还有余货。
采购询价。
在确认需要新购后，采购部的采购人员进行市场询价，需要提供三方以上的询价结果。
审批。
采购经理复核询价结果，并确认最低价为供货商，提交财务总监审批，财务总监审批后由总经理最终批准。
订单。
采购人员凭经过总经理批准的采购申请，向供应商订货。
送货。
供应商向酒店发货。
收货。
收货部门按照采购申请收货，并出具收货单。
付款。
供应商开具发票，并凭收货单向酒店财务部申请付款。
流程图：
⑷更新改造物资的采购流程
酒店业作为一种长期稳定经营的行业，其持续经营期可达几十年甚至上百年。
在此期间，为了提供更优质的环境，酒店需要定期对各个区域做更新改造。
这种更新改造可以是停业大改，更多的是不停业的分区分时段的局部改造。
可以说，对于一家大型酒店，在其的第一个装修期以后，就会处于一种持续改造的过程中。
在酒店的更新改造的过程中也会需要采购部门采购一些甲方供应的主要材料。
由于这部分费用支出属于业主费用（不属于日常经营费用），因此在此采购流程中还需要引入业主的批准环节。
预算。
对于更新改造，酒店每年会编制更新改造的预算，报业主审批。
业主根据酒店定位，以及更新改造的要求核定预算。
申请。
根据预算，酒店经营者安排实施每年的更新改造计划。
为了节约成本，一般会对其中的一些主要材料、设备如卫生洁具、地毯、大理石、锅炉等由酒店自行采购。
工程部会根据与施工单位的改造合同中所列甲供材料清单，填制更新改造审批单。
比价：
采购部根据更新改造审批单所列内容进行市场比价，比价范围至少三家。
对于金额大于十万元的采购标的，必须进行招标。
审批：
报价/开标的结果报财务总监复核后由总经理审批，总经理签字后需要经过业主代表财务总监联签。
采购部根据经过批准的更新改造审批单向供应商发出订单，并签订供货合同。
供应商按照供货合同的要求，按期将货物送到酒店指定地点，供更新改造的施工单位使用。
施工单位开具一式三联的甲供材料代管收据，一联交供应商、一联交酒店、一联存根
供应商凭甲供材料代管收据向酒店财务部开具发票。
酒店财务部根据发票、收获通知以及合同的付款条件核对后向供应商付款。
⑸紧急采购物品的采购流程
紧急采购是指由于临时的紧急的、不可预计的需求而产生的采购申请。
这种紧急需求一般是与服务客人直接相关的需求。
申请：
使用部门根据紧急情况填写紧急订单，使用部门的部门经理需要核对订单的紧急性，不得以紧急订单代替正常的日常订单。
批准：
经过使用部门经理签字的紧急订单送交财务总监批准。
采购经理根据经过财务总监批准的紧急订单寻找供应商，并下订单，同时将订单价格
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