合强E9综合办公系统V22使用手册Word格式.docx
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7.2.6归档工作49
7.2.7监控工作49
7.2.8委托工作50
7.3操作一览表50
第八章文件管理52
8.1创建文件库52
8.2文件库的使用53
8.3文件管理体系举例54
第九章内部通讯与信息发布55
9.1电子邮件55
9.2在线短信55
9.3电子公告56
9.4在线新闻56
9.5电子论坛56
第十章辅助办公56
10.1日程安排56
10.2物品管理57
10.2.1仓库设置57
10.2.2物品类别和目录设置57
10.2.3物品管理58
10.2.4领用管理59
10.2.5生成统计报表59
10.3人事管理60
10.3.1初始设置60
10.3.2个人档案60
10.3.3合同信息60
10.3.4奖惩记录60
10.3.5培训记录61
10.4考勤管理61
10.4.1初始设置61
10.4.2考勤打卡及离岗登记61
10.4.3查询统计62
第十一章配套产品62
11.1用户身份锁62
第一章总体介绍
合强E9综合办公系统是合强公司依据数千家用户单位的办公自动化经验，以“易用、适用”为设计理念，基于J2EE架构开发的办公自动化软件系统。
产品在安装、设置、学习、使用、维护等环节力求直观简便，使用户单位可以将精力集中在办公业务本身，而非复杂的概念与技术，大大降低了用户的应用难度和应用成本。
产品适合于事业单位和各类企业的办公自动化建设。
1.1系统组成
图1-1系统组成
工作流转
日常审批
单位中各项日常审批工作（如：
请示报告、工作交办、电话记录呈阅、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等等）均可定义成流程，通过网上进行流转办理，办理结束自动提醒相关人员并将文档归档到相应的文件库中。
工作监控
领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。
表单和流程自定义
可根据本单位的实际办公需要自定义表单格式和处理流程。
文件管理
可按实际需要设置文件库
文件库可用于保存流转结束的文件，也可用于存储各种日常文件。
在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在末级文件夹中。
文件库中提供多重访问权限控制
文件库权限有：
管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。
文件夹权限有：
管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。
文件的访问受文件夹权限的控制。
用户单位可以有效规划文件访问权限，确保文件管理与访问的安全性。
信息发布
电子公告
用于发布各种公共信息如公告、通知或启事等。
在线新闻
用于单位内外部新闻的发布，近期新闻在主界面的左下角滚动显示。
电子论坛
提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
内部通讯
电子邮件
为每一个办公人员提供了一个内部邮箱，用于内部办公邮件的收发。
即时通讯
可以即时感知用户是否在线，可以进行实时交流和留言。
系统中其它功能模块调用即时通讯进行重要事件的提醒。
辅助办公
日程安排
提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。
物品管理
可以设置多个物品仓库，提供物品的入库、库存和出库管理，具有物品领用申请与审批功能，并可以进行各种查询与统计。
人事管理
提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。
考勤管理
提供电子打卡、去向登记、去向牌、查询和统计等功能。
系统定制
组织机构
设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员注册，组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
表单定制
系统提供了可视化的表单定制功能，可以根据本单位业务需要自定义表单，表单定制功能强大，能够支持实际业务中的各种表单格式。
系统还具有表单预览、表单导入和表单导出等功能。
流程定制
系统提供了一表式流程定制功能，流程定义非常简便并且不容易出错，自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。
基础数据
常用意见
可以定义常用的意见文字，减少日常办公中填写意见时的输入。
数据字典
各种常用的输入信息可以做成字典，表单中可以调用相应的字典，输入时只需选择字典项，方便输入，又规范了输入信息。
流水号
可以定义各种文档的编号格式并记录当前序号，文档中调用流水号可以取得相应文种的当前编号，并对流水号自动进行+1计数。
打印模板
可以预先定义各种打印模板，日常办公中可以调用打印模板进行文档套打或正文转换。
1.2运行环境
1、服务器硬件
PC服务器或小型机（内存1GB或以上、硬盘40GB或以上）。
如DellPowerEdgeTM2850服务器（IntelRXeonTM：
双至强3.0GHZ，2GB内存，146GBSCSI硬盘3块（Raid5），双千兆网卡）。
2、操作系统
中文Windows（2003、2000、NT）Server或Linux或Unix或Aix等。
典型环境：
中文Windows2003Server，RedHatLinuxAS4。
3、数据库
MySQL
4、网络
局域网，或局域网＋互联网（互联网可以采用“固定IP接入方式”或“动态域名解析方式”）。
内部人员办公使用局域网方式登录系统，远程办公采用互联网方式登录系统。
5、客户端
PC电脑，内存256MB或以上；
中文Windows（2003、XP、2000、9x）等；
IE6.0或以上。
第二章系统安装
2.1安装合强E9综合办公系统
将合强E9综合办公系统的安装光盘放入光驱中，安装程序将自启，安装界面如下图所示：
1．如图2-1所示：
2．如图2－2所示，选择系统的程序安装（及附件存放）目录，单击【下一步】；
图2-2安装界面
2．如图2－3所示，程序正在安装中；
图2-3安装界面
3．如图2－4所示，记录好系统登录方式及系统管理员信息，然后，单击【完成】，完成合强E9综合办公系统的安装。
图2-4安装界面
4．完成全部内容的安装后，请退出安装光盘的安装界面，取出安装光盘并妥善保管好。
第三章进入系统
3.1启动服务器
启动服务器
系统完成安装后将在桌面上自动生成“合强E9综合办公系统.bat”文件，这是一个批处理文件，点击该文件，启动服务器，如图3-1所示，控制台窗口显示各项服务的启动信息。
图3-1控制台窗口
如果不小心将桌面上的“合强E9综合办公系统.bat”文件丢失或删除，请在“D:
\aljoin\jboss-4.0.2\bin\”目录中（其中“D:
\aljoin”是指系统的安装路径）打开“run.bat”文件，也可以启动服务器。
关闭服务器
在服务器窗口中，直接按关闭
按钮，就可以关闭服务器。
关闭过程中Windows操作系统将弹出强行结束程序的提示窗口，这里无须强行结束程序，点击“取消”，待全部进程关闭完成后按任意键退出服务器窗口。
3.2登录系统
系统登录方式
服务器启动后，用户通过IE浏览器登录和应用系统，IP地址格式是：
“http:
//<
服务器IP地址>
:
8080/”。
局域网内用户可通过内部IP地址访问，远程办公的用户可通过互联网访问。
其中，“8080”是系统默认使用的IP端口号，在安装过程中，如果该端口号已经分配给其它系统服务，应立即修改系统配置文件并分配一个新的端口号给本系统，例如，新的端口号是“25”，操作步骤如下：
1．打开目录：
“D:
\aljoin\jboss-4.0.2\server\default\deploy\jbossweb-tomcat55.sar”（其中“D:
\aljoin”是指系统的安装路径）；
2．用写字板打开文件“server.xml”，进入文本编辑状态；
3．编辑以下行，将“8080”值更改为“25”；
<
Connectorport="
8080"
address="
${jboss.bind.address}"
4．保存并退出写字板。
首次登录系统，请先设置IE浏览器属性，允许下载安装和运行合强E9综合办公系统控件，允许弹出窗口；
并在系统登录界面上，点击【安装控件】自动下载并安装合强E9综合办公系统控件。
一、设置IE浏览器属性，以便允许下载安装和运行合强E9综合办公系统控件
合强E9综合办公系统采用了控件技术来提高系统的交互效率，为了能够正常下载安装和运行合强E9综合办公系统控件，请参照以下方法设置用户的IE浏览器：
1．在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】【Internet选项】【安全】【受信任的站点】；
2．点击【站点】按钮；
3．去除“对该区域中的所有站点要求服务器验证（https：
）”选项；
4．将合强E9综合办公系统服务器的IP地址添加到“受信任的站点”列表中。
5．如果当前用户的操作系统是Windows2003，则还需要点击【自定义级别】按钮，将弹出安全设置窗口中“运行ActiveX控件和插件”和“对没有标志为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”的选项设置为“启用”。
图3-2设置受信任站点
有两种方法可以下载安装合强E9综合办公系统控件：
◆在系统登录界面上，点击【安装控件】就会自动下载并安装合强E9综合办公系统控件；
◆登录系统后，在使用过程中，由系统自动提示下载安装控件。
建议采用第一种操作方法。
安装和运行控件是正常使用系统的前提，如果未能正常安装和运行控件可能导致组织机构、附件、套打和表单定制等功能无法正常使用。
二、设置IE浏览器属性，以便允许弹出窗口
为方便使用人员的操作和扩大有效显示区域，合强E9综合办公系统采用了弹出窗口，如果IE浏览器或其它上网工具启用了弹出窗口阻止程序，将无法正常使用合强E9综合办公系统。
1．在IE浏览器的系统菜单上，点击【工具】【Internet选项】；
图3-3设置Internet选项
2．点击【隐私】【设置】按钮；
3．将合强E9综合办公系统服务器的IP地址添加到“要允许的网站地址（W）：
”列表中。
图3-4设置弹出窗口阻止程序
系统管理员已经由系统自动注册
系统安装过程中已经注册了系统管理员用户（用户名：
Admin）及其初始密码（“123456”）。
以系统管理员身份登录合强E9综合办公系统可对系统进行定制，系统定制内容包括组织机构设置、表单定制、流程定制、基础数据定义，以及文件库等各模块的初始化设置。
普通用户可用系统管理员提供的用户名和初始密码登录系统进行协同办公。
系统主界面介绍
图3-5系统首页
LOGO显示区：
用于显示本单位的LOGO，该图片更换方法详见本手册第6.4节说明。
功能模块区：
显示系统中的功能模块，是各个功能模块的入口。
文件库区：
显示当前用户具有访问权限的文件库，也是访问文件库的入口。
模块菜单：
列出当前打开的功能模块（或文件库）中的各个文件夹。
滚动新闻：
滚动显示近期的在线新闻，也可以在此新建新闻。
内容显示区：
主界面的内容显示区默认分成四块，分别显示出“电子公告”、“您的邮件”、“待办工作”和“在办工作”。
在这里点击标题可直接进行新建操作。
出现页面异常，请尝试清除IE临时文件来解决问题
在登录和使用系统的过程中，如果出现页面打开空白、打开附件提示找不到该文件等问题（可能是您强制退出IE，而未正常退出合强E9综合办公系统，临时文件出错引起的），请尝试清除IE临时文件来解决问题。
图3-6清除IE临时文件
图3-7清除IE临时文件
3.3设置组织机构
系统管理员首先要在组织机构模块中设置本单位的部门和岗位，并完成全体使用人员的注册，组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
在系统应用过程中，单位中部门和岗位的增加、调整或撤消，以及人员的调入、升迁、调职或离职，应及时在组织机构模块中予以更新和调整，以保持管理的一致性。
系统管理员登录系统后，在主界面单击“组织机构”开始组织机构设置，基本的操作包括“新增”、“删除”和“编辑”。
管理员应在设置组织机构结束后，将系统访问IP地址、登录名及其初始密码发放给每个用户，并提醒用户登录后及时更换密码。
每个用户均可以查看组织机构中的信息，同时还可以修改自己的电话、手机、备注等信息。
图3-8组织机构
组织机构的设置步骤：
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第四章表单定制
表单是日常办公文档的格式，就像传统办公方式中的各种表格。
系统管理员可以在表单定制模块中定制本单位办公需要的各种表单格式，定制表单的步骤包括：
新建表单、插入表格、设置单元格三个步骤。
定制好的表单必须经过“启用”后才可被流程所调用，要修改表单必须先将表单“停用”才可以进行修改。
系统内置了一批日常办公常用的表单格式，同时还提供了表单的“导出”和“导入”功能。
4.1表单定制的步骤
表单定制步骤主要是：
新建表单：
点击【新建】按钮，输入表单名称，进入表单定制器。
插入表格：
插入一个表格，并通过“合并单元格”、“画线拆分”和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。
设置单元格：
设置表单中各个单元格的类型和参数。
表单中的单元格类型有：
标签、单行文本、多行文本、单选框、复选框、下拉框、流水号、痕迹保留、超级链接、电子签章，用法详见下表。
类型
说明
标签
标签是一种静态文本，显示提示性信息，如显示栏目标题、域标题。
在“增强”页签中，还可以定义标签的对齐方式、是否带边框和字体格式等。
单行文本
单行文本的类型有：
文本、日期、整数、实数等，可以指定默认值、设置为只读，以及定义计算公式。
多行文本
多行文本只能输入文本型信息。
多行文本可以作为意见域等使用，也可以设置为只读。
单选框
用于让用户选择而不是输入信息，用户可以选择其中一个值。
复选框
用于让用户选择而不是输入信息，用户可以选择多个值。
下拉框
用于让用户从下拉菜单中选择值。
可以调用基础数据模块中的流水号，分为新建时自动生成和点击按钮选择生成两类。
启用该功能还须在基础数据模块中对流水号进行定义。
超级链接
可以调用组织机构、数据字典、日期，并指定选择的内容存放的结果域，结果域只能用单行文本或多行文本。
例如，调用组织机构然后将选择的名称写入指定域中。
如果是调用数据字典，还须在基础数据模块中对数据字典进行定义。
4.2表单的启用和停用
表单只有在保存并启用后才能被调用，如果要对表单进行删除或编辑操作必须先将表单停用后才能进行。
4.3表单操作一览表
序号
操作按钮
所在位置
1
表单工具条
插入表格
2
表单工具条和鼠标右键菜单
合并相邻的单元格
3
对一个单元格进行拆分
4
在表格中插入行
5
在表格中删除行
6
在表格中插入列
7
在表格中删除列
8
复制单元格中的属性
9
粘贴单元格属性
10
撤消之前所做的操作
11
恢复之前所撤消的操作
12
表单操作条
关闭当前表单
13
保存当前表单
14
保存并启用当前表单
15
停用当前表单
16
预览当前表单
17
将表单导出到本地硬盘上，生成表单格式文件*.alb
18
将表单格式文件*.alb导入当前表单
4.4表单定制示例
4.4.1报销申请单
下面以定制一个“报销申请单”为例介绍表单定制的方法。
图4-1 报销申请单格式示意图
1、新建并命名表单
在表单定制模块中，点击【新建】按钮，如图4-2所示，输入表单的名称，确定后进入表单定制器，如图4-3所示。
图4-2 表单命名
图4-3 生成空表单
2、插入表格
点击“插入表格”，如图4-4所示，指定行数、列数、行高、列宽的值。
图4-4 插入表格
并通过“合并单元格”、“画线拆分”和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。
3、添加表单标题
选中表格的第一行，如图4-5所示，点击鼠标右键，选择“合并单元格”合并单元格，将表格的第一行用于显示表单的标题文本。
图4-5 合并单元格
双击单元格，如图4-6所示，设置单元格参数。
选中标签，在文字框中输入“报销申请单”；
点击“增强”页签，如图4-7所示，取消“是否带有边框”；
点击“选择字体”按钮，设置标题的字体属性。
图4-6单元格参数设置图4-7 单元格参数设置
点击【确定】按钮，完成表单标题的添加，如图4-8所示。
图4-8 完成标题添加
4、设置单元格类型和参数
上一步骤是通过定义一个标题介绍了单元格的设置方法，参照此方法，管理员可以对其它单元格进行相应的设置，通过对表格进行合并单元格、画线拆分、设置单元格参数等操作产生所需要的表单格式。
表单中各个单元格的类型和参数参照下表：
单元格名称
定义值
报销申请单
1全选第一行并合并成一个单元格
2设置单元格，选择类型是标签
3选择“增强”，取消选择“是否带有边框”
4设置字体及大小
姓名
姓名1
数据类型：
文本，只读
默认值：
在以下指定，创建人姓名
日期
日期1
日期，只读
在以下指定，创建日期
部门
部门1
在以下指定，创建人部门
事由
事由1
费用明细
1全选此行并合并
2设置域，选择类型：
3选择“增强”，设置字体及大小
编号
摘要
金额
bh、bh1、bh2、bh3、bh4、bh5、bh6、bh7、bh8
文本
zy、zy1、zy2、zy3、zy4、zy5、zy6、zy7、zy8
money0、money1、money2、money3、money4、money5、money6、money7、money8
实数，小数位数：
合计（大写）
合计1
1数据类型：
2选中‘计算公式’，编辑：
money0+money1+money2+money3+money4+money5+money6+money7+money8
3选中‘结果为人民币大写’
小写
小写1
2，只读
money0+money1+money2+money3+money4+money5+money6+money7+money8
审批意见
部门意见
选择“增强”，水平对齐方式：
靠左；
垂直对齐方式：
居中
部门意见1
只读
财务意见
财务意见1
领导意见
领导意见1
定制完成的报销申请单界面如图4-9所示，点击【保存】，保存表单。
图4-9 定制完成的报销申请单
建议：
在表单定制中，以下几类文档域一般设置成只读。
1文档创建信息域（如创建人姓名、创建日期、创建人部门）
2填写意见域
3计算域（如小计、合计等）
5、启用表单
点击【启用】按钮，启用报销申请单。
表单启用后，就可以被流程所调用。
图4-10 启用表单
4.4.2发文处理单
下面以定制一个“发文处理单”为例介绍表单定制的方法：
图4-11 发文处理单格式示意图
在表单定制模块中，点击【新建】按钮，如图4-12所示，输入表单的名称，确定后进入表单定制器，如图4-13所示。
图4-12 表单命名
图4-13生成空表单
点击“插入表格”，如图4-14所示，指定行数、列数、行高、列宽的值。
图4-14插入表格
例如，表格的行数为12，列数为6。
3、添加表单标题
①选中表格的第一行，点击“合并单元格”，合并成一个单元格；
②双击该单元格，设置单元格参数。
选中标签，在文字框中输入“发文处理单”；
③点击“增强”页签，取消选择“是否带有边框”；
④点击“选择字体”按钮，设置标题的字体属性；
⑤点击【确定】按钮，完成表单标题的添加，如图4-15所示。
图4-15 完成标题添加
通过对表格进行合并单元格、设置单元格参数等操作产生所需要的表单格式。
发文处理单
文件标题
文件标题1
签发
签发1
审稿
审稿1
办公室核稿
办公室核稿1
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