监理资料标准化管理交底书 2Word下载.docx

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10建设工程文件归档范围和保管期限表

1编制依据

1.1《建设工程监理规范》（GB50319-2013）

1.2《建设工程文件整理归档规范》（GB/T50328-2001）

1.3《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）

2基本规定

监理工作中档案资料的管理包括两大方面，第一方面是对施工单位的资料管理工作进行监督，要求施工人员及时记录、收集并存档需要保存的资料与档案。

第二方面是项目监理机构本身应该进行的资料与档案管理工作。

2.1监理资料管理的基本要求是：

整理及时、真实齐全、分类有序。

2.2总监理工程师应指定专人进行监理资料管理，总监理工程师为监理资料的总负责人。

2.3应要求承包单位将有监理人员签字的施工技术和管理文件，上报项目监理部存档备查。

2.4应利用计算机建立图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理，可在计算机内建立建立管理台账。

2.4.1工程材料、构配件、设备报验台账、

2.4.2施工试验（混凝土、钢筋、水、电、暖、通等）报审台账。

2.4.3检验批、分项、分部验收台账。

2.4.4工程量、月工程进度款报审台账。

2.4.5建安工程签证统计表。

2.4.6工期签证统计表。

2.4.7其他。

2.5监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交资料管理人员存放。

2.6在监理工作过程中，监理资料应按（子）单位工程建立案卷盒，分专业存放保管，并编目，以便于跟踪检查。

2.7监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续

2.8对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；

其他人员借用，须经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回。

2.9在工程竣工验收后三个月内，由总监工程师组织项目部监理人员对监理资料进行整理和归档，监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。

2.10监理资料整理合格后，报送公司档案部门办理移交、归档手续。

利用计算机进行资料管理的项目管理部须将存有“监理规划”、“监理总结”的软盘一并交与档案资料部。

2.11理资料各种表格的填写应使用黑色墨水或黑色签字笔，复写时须用单面黑色复写纸。

3工作职责

3.1总监理工程师的资料管理职责

3.1.1总监理工程师为项目监理机构监理资料的总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理。

3.1.2以会议、书面等形式向参加工程建设各方阐明监理工作程序及监理档案形成的基本要求，及时协调解决影响监理档案形成的有关问题；

同时要求施工单位项目经理履行以下职责：

3.1.2.1明确监理工作程序及监理档案形成的基本要求，必须支持和配合监理开展工作；

3.1.2.2落实与工程监理人员配合的各种人员，包括：

技术员、质检员、材料员、取样员、试验员及档案员等进行对口配合，以提高工作责任心和工作效率；

3.1.2.3及时监督检查管理人员和技术人员与工程监理人员的配合情况，根据总监要求及时调整解决影响监理档案形成的有关问题。

3.1.3落实各专业监理工程师形成监理档案的责任，实行严格的监督检查制度；

3.1.4开工初期与建设单位、承包单位共同协商形成所建工程的单位工程划分和划分分项工程（部位）与名称，并以此确定组卷意见；

3.1.5监理档案装订前进行认真的审查，保证装订质量。

3.1.6在工程停工或项目监理机构放假期间，对监理档案的保管工作负总责。

3.2专业监理工程师的资料管理职责

3.2.1各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并于每月编制月报之后次月5日前将资料交与资料管理员存放保管;

3.2.2对施工单位的资料管理工作进行监督，要求施工人员及时记录、收集并存档需要保存的资料与档案;

3.2.3严格要求施工资料与现场施工同步，施工资料不得有拖后现象。

3.2.4在自己所分工的范围内，向施工单位的技术人员、质量检查人员对口交底，尽早形成良好的工作程序和配合，施工过程不断发现问题、不断解决问题；

3.2.5严格要求承包单位并以身作则，不拖拉、不迁就，及时形成监理档案，施工过程中及时将有关表格返给施工单位和建设单位，发挥监理职能，并主动接受建设单位的监督和指导。

3.3资料员的资料管理职责

3.3.1负责文件资料收集、整理、保管，并按程序规定做好记录，坚持各项

制度：

3.3.2认真贯彻档案管理的方针、政策、规定；

3.3.3掌握档案管理的专业知识；

3.3.4负责档案资料的收集、整理、保管、统计和利用；

3.3.5对档案要分门别类归盒归柜存放保管；

3.3.6做好档案的保密和安全工作；

3.3.7负责项目监理部的收文和发文工作;

3.3.8业务熟练、查询、调查迅速。

4工作制度

4.1监理资料员工作联系图

4.2收文制度

4.3发文制度

监理组所有发文须在本监理组统一登记编号，并复印副本以备存档。

4.3

5监理档案的编制

5.1施工阶段监理档案编制

5.1.1施工阶段监理档案是根据施工阶段监理工作内容，按照施工过程中的每一道工序，每一事件的发生时间先后顺序编制，达到每一道工序和每一事件的始发与终结的全过程形成闭合环，即有始，有终，有结果，并可追溯到总监和专业监理工程师的监理日记。

5.1.2监理表式往来的基本程序和作法：

5.1.2.1有专用表式（包括一表多用），应采用专用表式及其相配套的通用表式如《监理工程师通知单》（表B-1）与《监理工程师通知回复单》（表A-6）。

无专用表式的可自行设计。

5.1.2.2《监理工程师通知单》（表B-1）与《监理工程师通知回复单》（表A-6）分别是监理单位和承包单位的通用表式，在需要对方回答时此二表成对形成，这是监理记录可追溯性要求决定的。

此二表可根据不同的内容改为监理工程师联系单、承包单位报告/回复单。

5.1.2.3承包单位申报用表

5.1.2.3.1对隐蔽工程、分项工程检验批报验

5.1.2.3.1.1完全符合要求，或只有局部微小缺欠情况，承包单位整改后，监理直接在报验表上签署意见。

属一次验收合格情况。

5.1.2.3.1.2需一般性整改，针对需整改问题，监理发出《监理工程师通知单》（表B-1），承包单位整改后用《监理工程师通知回复单》（表A-6）予以书面回复，监理复查合格后，在报验单上（A-4）签署审查意见。

此种情况至少形成三张配套表式，属二次验收情况。

5.1.2.3.1.3有较严重问题或达不到验收要求情况，监理在报验单上签署不符合要求需整改后重新报验，并附监理通知单开阐明需整改问题，承包单位整改后予以书面回复，并重新履行报验手续，监理复查合格后重新填写审查意见。

此种情况至少需四种配套表式，属二次或多次验收合格情况。

5.1.2.3.2对非隐蔽的连续施工分项工程，如砌砖、抹灰、门窗安装、装饰等。

承包单位一次报验，监理在巡查中发现问题及时下达《监理工程师通知单》（表B-1）令其整改。

承包单位整改后用监理工程师通知回复单》（表A-6）予以回复。

当此分项完成后，可能形成多份监理表式。

5.1.2.3.2监理单位首先发出指令情况

5.1.2.3.2.1对一般性问题，监理通常用《监理工程师通知单》（表B-1）发出指令，承包单位整改后用《监理工程师通知回复单》（表A-6）回复。

必要时监理再次用《监理工程师通知单》（表B-1）确认。

5.1.2.3.2.2对重大问题，监理采用《工程暂停令》（B-2）发出指令，承包单位整改后用《工程复工报审表》（A-1）回复。

5.1.2.3.2.3需要高的层次、更大的范围、更重大的问题、更紧急的情况，监理应通过监理函件发出指令，有关单位也应用函件予以回复。

当前根据法制化的要求，尤其要加强监理函件的力度，发挥监理函件的威力。

5.1.2.3.3在双方配合默契的情况下，为提高工作效率，可采取“口头指令执行，书面指令确认”的方式。

对于同一个分项需多次核查情况，亦可以分次发出口头指令执行，在指定的时限内（如48小时内），一并予以书面指令确认的方式。

5.1.2.4监理表式的填写要求

5.1.2.4.1对监理表式填写总的要求是：

5.1.2.4.1.1实事求是，真实可靠；

5.1.2.4.1.2语言精炼，字迹工整；

5.1.2.4.1.3凡事可溯，签章俱全；

5.1.2.4.1.4炭笔书写，页页清晰。

5.1.2.4.2监理表式的具体填写要求

5.1.2.4.2.1A-2表《施工组织设计（方案）报审表》

5.1.2.4.2.1.1这是监理预控的重要方式之一，体现了监理业务水平，也是监理自我保护的有力依据

5.1.2.4.2.1.2施工组织设计的批准单位是承包单位的技术负责人，现场监理审查的目的是为了使施工组织设计进一步结合现场工程实际。

5.1.2.4.2.1.3监理还可采取开会审查、专家审查多种方式。

5.1.2.4.2.1.4要写出具体的审查意见，审查重点为施工方案、施工总进度计划、施工总平面布置和保证质量、安全措施，不要简单的用“同意”或“不同意”代替。

5.1.2.4.2.1.5对于大型工程可在表后附专门的审查函件。

5.1.2.4.2.1.6监理审查意见还应发给建设单位。

5.1.2.4.2.2A-4.1表《工程报验申请表》

5.1.2.4.2.2.1A-4.1表系一表多用

5.1.2.4.2.2.1.1地基土承载能力报验

5.1.2.4.2.2.1.2砼、砂浆配合比报验

5.1.2.4.2.2.1.3隐蔽工程、分项工程报验

5.1.2.4.2.2.1.4分项、分部、单位工程质量等级报验

5.1.2.4.2.2.1.5功能检验报验

5.1.2.4.2.2.1.6设备运转调试报验

5.1.2.4.2.2.1.7竣工图审核报验

其中应用最多的是第c、d、e项。

5.1.2.4.2.2.2《隐蔽工程、分项工程检验批报验报审表》（A-4.1）

5.1.2.4.2.2.2.1总监理工程师在监理档案上签署意见时，必须写明所处理问题描述，已处理情况、结论、下步意见，不得简单地填写“同意”、“不同意”、“符合规范”、“符合设计”，否则该项监理记录不合格。

根据这个要求，在监理人员通过《监理工程师通知单》（表B-1）下达整改意见，施工单位整改后用《监理工程师通知回复单》（表A-6）回复，监理再次核查达到要求后，可在A-4表审查意见中填写：

“经监理核查，提出×

项整改意见（监理通知单第×

号），施工单位整改后回复承包单位回复单第×

号，经监理复查，认为已达到有关设计和规范的规定要求，同意进行下道工序。

”

5.1.2.4.2.2.2.2对施工单位不自检、验收不合格、有严重质量问题情况，监理应令施工单位重新报验，达到监理验收合格为止。

5.1.2.4.2.2.3《施工进度计划报审表》（表A-4.1）

监理审查意见要写明：

5.1.2.4.2.2.3.1对施工进度计划的审查意见

5.1.2.4.2.2.3.2对资源计划的审查意见

5.1.2.4.2.2.3.3对加快进度措施的审查意见

5.1.2.4.2.3《工程材料/构配件/设备报审表》（A-9）

5.1.2.4.2.3.1对于审查合格的材料/构配件/设备专业监理工程师按合格签署《工程材料/构配件/设备报审表》（A-9）。

5.1..2.4.2.3.2对于审查不合格的材料/构配件/设备监理签发监理通知单，说明原因令其退场，退场后承包单位予以书面回复，再在《工程材料/构配件/设备报审表》（A-9）表上按不合格填写审查意见，作为不合格品退场见证。

5.1.2.4.2.4对施工过程中出现的质量问题和质量缺陷签发《监理工程师通知单》（表B-1）此项内容是监理质量行为的体现，一项工程出现一定的质量问题是正常的，只要及时发现及时整改是件好事，是监理工作到位的表现，因此，监理工程师要及时发现问题，及时下达监理通知，要求承包单位整改，并用《监理工程师通知回复单》（表A-6）书面报告整改结果，监理复查后在《监理工程师通知回复单》（表A-6）或另发《监理工程师通知单》（表B-1）填写对整改的意见，使质量问题在施工现场和档案资料同时得到闭合。

对违背强制性标准的事件，监理更要及时发监理通知单令其整改，并取得有关证实。

5.1.2.4.2.5工程开工/复工报审表（表A-1）、施工组织设计（方案）报审表（表A-2）、工程暂停令（表B-2）都应发给建设单位，请施工单位多提供一份。

5.1.3监理内业台帐

监理内业工作还需要设立以下几种台帐，即：

5.1.3.1工程材料、构配件、设备报验台账、

5.1.3.2施工试验（混凝土、钢筋、水、电、暖、通等）报审台账。

5.1.3.3检验批、分项、分部验收台账。

5.1.3.4工程量、月工程进度款报审台账。

5.1.3.5建安工程签证统计表。

5.1.3.6工期签证统计表。

5.1.3.7其他。

5.1.4总监或监理工程师在监理档案上签署意见时，应由本人签署，特别是签名，不得代签、签名人员必须与项目监理机构注册备案人员一致否则该项监理档案记录不合格。

5.1.5施工过程中受理或者处理某一事宜时，属于《工程监理管理资料》范围的，由建设单位或者承包单位提供的档案资料附件的原件，监理企业必须保留存档；

属于《工程竣工技术档案》范围的，由承包单位提供的档案资料附件的原件，经工程监理人员核查签署意见后，返回提供单位，当工程监理人员认为有必要留存档案资料附件时，应自行解决。

5.1.6不具有总监理工程师证或者监理工程师证书的人员签署的监理档案资料无效。

5.2竣工验收阶段的资料管理

5.2.1工程项目完成后，监理应审查工程是否完成了设计文件和合同约定的各项内容；

工程质量是否符合强制性标准的规定；

地基与基础，主体结构是否存在安全隐患；

使用功能方面能否满足设计要求；

5.2.1.1审查交工技术档案，交工技术档案应达到所列项目齐全，试验数量符合要求，数据准确，使用部位，时间清楚，内容填写齐全，章戳俱全，书写清楚，装订程序合理，整齐。

5.2.1.2审查竣工图：

5.2.1.2.1所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

5.2.1.2.2竣工图章示例如下：

80mm

50mm

15mm

7mm

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

20mm

5.2.1.2.2.1竣工图章尺寸为50mm×

5.2.1.2.2.2竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

5.2.1.2.2.3凡按图施工没变动的工程，由施工单位（包括总包和分包单位）在原施工图（必须是新蓝图）上加盖“竣工图章”后，作为竣工图。

5.2.1.2.2.4在施工中，虽然属于一般性设计变更，但能在原施工图上加以修改补充的，可不必更新绘制，由施工单位负责在原图上，按有关设计变更通知单进行修改并注明修改依据加盖“竣工图”标志后，就可以作为竣工图。

5.2.1.2.2.5凡结构形式、工艺、平面布置有重大改变或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制竣工图。

由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘制；

由于施工原因造成的，由施工单位重新绘制图；

由于其他原因造成的，由建设单位（或监理单位）自行绘图或委托设计单位绘图，施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志，同时应将竣工图章上的施工单位改为“设计单位”，工程负责人改为“设计负责人”，并附有关记录和说明作为竣工图。

5.2.1.2.3竣工图各专业标准的名词、术语、代号、图形文字、符号以及填写的计量单位均应符合有关标准规定。

5.2.2竣工资料的整理

按现行档案管理相关规定

附件一、建设单位办理工程档案归档工作流程图

建设单位营业执照

房地产开发投资计划通知单（计委）或基本建设任务通知单（建委）

1、

工程项目开工

建设单位持

当地建设工程竣工档案整理合同

2、

报送建设工程竣工档案责任书

到当地城建档案馆签订

3、

建设工程竣工档案初验合格证

建设单位在组织工程竣工验收前，

提请城建档案馆（处）管理人员

对工程档案进行预验收。

预验收

不合格下达《建设工程竣工档案

验收整改意见书》，

预验合格发放

4、

市、区建设工程质量监督站办理工程竣工备案手续

建设单位凭《建设工程竣

工档案初验合格证》到

5、

建设工程竣工档案整理合同

工程竣工验收后3个月内，

建设单位向市城建档案馆移交

一套完整的工程竣工

档案，经审查合格后发放