档案管理制度程序性文件DOCWord文件下载.docx

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3.13销毁：

经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

由档案管理员担任销毁人，行政办公室主任担任监销人。

3.14档案鉴定小组：

由各部门经理组成，对保管期满、丧失保存价值的档案进行鉴定的小组，由行政办公室主任担任组长，公司档案管理员担任小组秘书。

3.15题名：

文件标题。

没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加"

[]"

号。

第四条基本规则

4.1公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，同时做好密级档案管理工作。

4.1.1行政办公室作为公司档案工作主管部门，统一管理公司档案，负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料，对不同属性的档案实行不同的立卷、存放、保管及使用管理，确保档案的完整、系统、准确、安全和有效利用。

4.1.2公司实行部门、公司两级档案管理制度，由行政办公室负责统一管理公司档案，并统一领导公司各部门档案管理工作，对公司各部门档案工作进行指导、监督和检查。

各部门指定专人负责管理部门档案，由部门档案管理员负责将本部门的档案收集、整理并及时移交行政办公室归档。

4.1.3档案密级划分标准

4.1.3.1绝密级（★★★）：

4.1.3.1.1尚未公布的自营投资决策。

4.1.3.1.2尚未完成的项目方案。

4.1.3.1.3财务电脑软件、操作指令及操作人员口令、密码。

4.1.3.1.4不良资产处置报告、评估文件、项目分析等相关信息。

4.1.3.1.5其他直接影响公司权益和利益的重要决策。

4.1.3.2机密级（★★）：

4.1.3.2.1资金分析报告、存款信息。

4.1.3.2.2有关业务运作的原始合同及协议、方案、对策。

4.1.3.2.3客户的各项资料。

4.1.3.2.4具有操作性建议的市场调研报告。

4.1.3.2.5董事会下发的文件、资料。

4.1.3.2.6公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公

司经营情况等。

4.1.3.2.7项目可研及评估文件、详规设计文件及户型设计图。

4.1.3.3秘密级（★）：

4.1.3.3.1各项业务合同、协议、契约及其附件。

4.1.3.3.2各年度财务收支计划，各年度业务经营计划。

4.1.3.3.3投资账簿、投资项目、收益率、投资金额。

4.1.3.3.4会计月报表、季度报表、年终决算、各年度明细分类帐及总分类

4.1.3.3.5会计凭证及会计档案。

4.1.3.3.6财务分析报告和财务分析资料、报表。

4.1.3.3.7了解的公司及部门有关的秘密情况。

4.1.3.3.8处于调查中的项目情况报告、决策意见。

4.1.3.3.9有关内部财务制度、管理办法、内部报表、业务记录、各项业务统计台帐、责任会计台帐、内部掌握筹资成本。

4.1.3.3.10有关法律事务处理过程中形成的文件。

4.1.3.4重要文件

4.1.3.4.1公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、投资证明、出资证明等。

4.1.3.4.2整合型管理体系认证证书及文件，商标注册等知识产权资料。

4.1.3.4.3项目中标文件；

项目前期规划设计文件及各类审批手续；

项目竣工验收批复、报告及全部竣工图。

4.1.3.4.4公司获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、牌匾等。

4.1.3.5一般文件：

除上述文件以外的其他文件。

4.2归档范围及保管期限

调用支持性文件《归档范围》；

工程部门可参考支持性文件《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》

4.3档案分类

4.3.1从形式上分为：

纸质档案、电子档案、实物档案。

4.3.2纸质档案、电子档案分为8个类目，0党群工作类、1行政管理类、2经营管理类、3生产技术管理类、4人力资源管理类、5产品类、6会计档案类、7设备仪器类。

4.3.3经营管理类又分为战略、品牌、文化、公司治理、风险与内控、营销、财务、计划统计、招标管理、合同、顾客、审计等类别层次。

4.4实物档案分为六类：

1奖旗；

2奖杯；

3奖状；

4证书；

5公务活动纪念品；

6其他实物。

4.5归档时间

4.5.1党群工作类、行政管理类、人力资源管理类、生产技术类及经营管理类中营销、财务、审计、计划统计等类别层次形成的档案在下一年度的第一季度前移交行政办公室。

4.5.2产品类中项目前期准备、产品定位、产品设计、手续审批阶段形成的文件资料，在取得文件后即时归档；

项目竣工档案、工程成本档案及开发公司交接档案按归档要求整理完毕一周内归档。

4.5.3财务类别层次中的年度财务核算档案在下一年度的第二季度前整理完毕、自行保管一年后移交行政办公室。

4.5.4合同类别层次中正式文本合同签订完成后即时归档。

招标类别层次部分中合同类招标档案（包括招、投标文件、招标会签会议纪要、招标比较表、谈判记录和定标决议）随合同一并归档，非合同类招标档案（包括招标管理总表、考察报告和各类招标数据库等）以电子档案形式刻录成光盘每半年进行一次归档。

4.5.5其它归档档案，按电子档案的归档标准整理完毕后，以盘为单位在下一年度的第二季度前移交行政办公室。

4.6归档要求

4.6.1各流程档案归档要求

4.6.1.1产品流程以立项的工程项目为准，按照项目的生命周期排列，其中的工程、工程成本、开发公司交接等阶段形成的档案在本阶段工作全部完成后以案卷的形式整体移交；

项目手续审批文件即办即归；

产品定位与产品设计阶段的文件按4.6.3电子档案归档要求整理并刻录成光盘,以盘为单位移交,如有纸文件应与电子文件一并归档。

项目外的资料作为信息知识由相应责任部门自行整理。

4.6.1.2营销流程中的客户档案单独组卷，由营销部自行保管，其它部分按4.6.3电子档案归档要求整理并刻录成光盘,以盘为单位移交,如有纸文件应与电子文件一并归档。

4.6.1.3财务流程中的核算部分形成的档案按会计档案管理标准组卷，以案卷形式整体移交；

其它部分按4.6.3电子档案归档要求整理并刻录成光盘,以盘为单位移交，如有纸文件应与电子文件一并归档。

4.6.1.4人力资源流程中属于员工个人信息部分随时归入员工个人档案,按人事档案管理标准由行政办公室保管；

4.6.1.5行政办公流程中形成的所有资料按4.6.3电子档案归档要求整理并刻录成光盘,以盘为单位移交，如有纸文件应与电子文件一并归档。

4.6.1.6二级流程中的审计、计划统计部分按4.6.3电子档案归档要求整理并刻录成光盘,以盘为单位移交,如有纸文件应与电子文件一并归档；

合同管理部分中已签订的正式文本合同及其附件即办即归,其余部分按4.6.3电子档案归档要求刻录成光盘,以盘为单位移交；

招标管理部分中除合同类招标档案随合同一并归档，非合同类招标档案作为信息知识由责任部门自行整理，按照公司信息库管理标准管理。

4.6.1.7其它流程所形成的档案按4.6.3电子档案归档要求整理并刻录成光盘,以盘为单位移交,纸质文件随电子文件一并归档。

4.6.2纸质档案归档要求

4.6.2.1收集的档案材料必须齐全、完整、准确、系统,按文件形成时间排序，分类以公司制度目录为标准。

归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。

如不按要求归档的，应追究有关当事人或部门的责任。

4.6.2.2归档文件须编码。

编码采用五段式，分别用数字和汉语拼音大写字母表示，第一段为保管期限（保管期限分三种：

永久、长期、短期），采用一位数字表示，即1永久、2长期、3短期；

第二段为单位名称缩写，采用汉语拼音字母大写字头；

第三段为流程类别，采用两位数字表示（按公司制度目录顺序号确定代码）；

第四段为年度，采用年度的后两位数字表示；

第五段为顺序号，采用三位数字表示。

每段用“.”隔开。

例：

1.ZRJT.05.10.001（永久-中融集团-05-2010年-001）

4.6.2.3以案卷形式移交的纸质档案必须作好卷内目录并编写页码，页码正面编在每页的右下角，背面编在左下角。

4.6.3电子档案归档要求

4.6.3.1档案载体限只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘。

4.6.3.2移交人须用光盘笔在档案载体上填写档案名称。

4.6.3.3电子档案存储格式要求

4.6.3.3.1文字型电子文件以.DOC、.XML、.TXT、.RTF为通用格式。

4.6.3.3.2扫描型电子文件以.PDF为通用格式。

4.6.3.3.3图像、照片电子文件以.JEPG、.TIFF为通用格式。

4.6.3.3.4图形归档电子文件以.DWF、.DXF、.SVG为通用格式。

4.6.3.3.5视频和多媒体电子文件以.MPEG、.AVl为通用格式。

4.6.3.3.6音频电子文件以.WAV、.MP3为通用格式。

4.6.3.3.7对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.6.3.3.8专用软件产生的电子文件收集时则应连同专用软件一并收集。

4.6.3.4电子档案的登记

4.6.3.4.1电子档案形成部门须在电子档案形成时，在《电子档案目录表》中登记。

专用软件的电子档案，须同时在《电子档案目录表》首页及续页登记，其他电子档案在《电子档案目录表》续页登记。

4.6.3.4.2归档电子档案以盘为单位填写《电子档案目录表》首页，以件为单位填写续页。

4.6.3.4.3《电子档案目录表》制成电子表格与电子文件的备份一同保存，并附纸张打印件。

4.6.3.4.4电子文件类别代码：

T—文本文件，I-图像文件，G-图形文件，V-影像文件，A-声音文件，M-多媒体文件，P-计算机程序，D-数据文件。

4.7类目设置

4.7.1分为一级类目设置、二级类目设置两种类目。

4.7.2一级类目设置。

采用阿拉伯数字标识。

设置8个一级类目，即0党群工作类、1行政管理类、2经营管理类、3生产技术管理类、4人力资源管理类、5产品类、6会计档案类、7设备仪器类。

4.7.3二级类目设置。

采用阿拉伯数字标识，各类层次中间用间隔号“·

”隔开。

产品类按工程项目设置二级类目，设备仪器类按项目和设备名称设置二级类目。

4.8电子档案管理标准。

4.8.1编码规则。

4.8.1.1一级类目0-4编码采用四段式，分别用数字和汉语拼音大写字母表示。

第一段为全宗号（如XX公司全宗号为0）+年度（2位数字）；

第二段为一级类目代号；

第三段：

类别层次1（拼音缩写）；

第四段：

件号（*代表复制件）。

014.0.HYGL（会议管理）.*001。

4.8.1.2一级类目5-7编码采用五段式，分别用数字和汉语拼音大写字母表示。

第一段为公司代码（拼音缩写）+年度（2位数字）；

二级类目代号（拼音缩写）；

第五段：

ZSZY14.5.XM（项目）.XMQQWJ（项目前期文件）.*001

4.9实物档案管理标准

4.9.1按属类分开整理，每个属类历年编一个流水号，案卷排列按形成的时间先后进行排列，各种属类的一件实物档案编一个卷号。

保管期限均为永久。

4.9.2每件实物档案要贴标签，标签左边写实物档案名称，右边第一行年度，第二行写档号：

全宗号+类别+卷号，第三行写保管期限永久。

实物档案名称

年度

二○一〇

档号

0.5.1

期限

永久

4.10行政办公室日常管理原则

4.10.1行政办公室是档案保护和贮存的基地，是提供利用档案的中心。

4.10.2行政办公室内应采取有效的防护措施（空调机、消防监控及报警器等），保证档案安全。

4.10.3科学管理，全宗档案排架有序，档案标识准确（有文字说明或图示）。

4.10.4档案入库、调出须有效登记。

4.10.5行政办公室应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害生物、防水、防高温、防强光的措施，行政办公室定期对行政办公室的安全设施进行检查。

4.10.6行政办公室内安置温湿度计，每周定时测记。

温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。

4.10.7行政办公室每月打扫一次卫生（特殊情况即时打扫），保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

4.10.8每天下班前，关闭行政办公室门窗，切断水、电源。

第五条职责

5.1董事长

5.1.1负责因办理相关手续等不返还档案的批准。

5.1.2负责档案销毁的批准。

5.1.3负责档案文件查阅、外借及复印申请的批准。

5.1.4批准《档案利用申请表》。

5.2总经理

5.2.1负责因办理相关手续等不返还档案的审批。

5.2.2负责档案销毁的审批。

5.2.3负责档案文件查阅、外借及复印申请的审批。

5.2.4审批《档案利用申请表》

5.3行政办公室主任

5.3.1负责档案文件查阅、外借及复印申请的审批。

5.3.2负责档案销毁的审批。

5.3.3批准对档案管理员及借阅人员的失职与违规的负激励申请。

5.3.4核查《档案销毁清册审批表》与实物档案，监督销毁档案。

5.3.5核查《档案销毁清册》。

5.3.6审核《档案利用申请表》。

5.3.7负责档案管理的日常监督与指导。

5.4部门负责人

5.4.1负责加密、重要文件及证照查阅、外借及复印的审核签字。

5.5档案移交人

5.5.1负责将整理完毕的归档范围内的文件资料（含电子文件及实物档案）移交行政办公室并完成移交手续。

5.6公司档案管理员

5.6.1负责接收移交的各种文件资料（含电子文件及实物档案）、合同及工程项目竣工档案，并做签收。

5.6.2负责将接收的文件资料、合同及竣工档案整理、归档。

5.6.3负责档案的日常管理与统计。

5.6.4对进行查阅有效登记的申请人提供档案资料。

5.6.5向批准的《档案利用申请表》申请人提供借阅档案，复印的在复印件上加盖专用章。

5.6.6负责核对借出的档案是否归还，超过借阅期限的是否丢失。

5.6.7负责对借出档案的跟踪、催要。

5.6.8负责核对、归档归还的档案。

5.6.9向上级反泄密或丢失档案的情况。

5.6.10统计保管期满的档案，提交档案鉴定小组。

5.6.11对经档案鉴定小组鉴定、总经理批准继续保存的档案整理、归档，并在管理台帐上签注延长保存年限。

5.6.12填写拟销毁档案的《档案销毁清册审批表》并完成审批流程。

5.6.13将拟销毁的档案及《档案销毁清册审批表》移交档案监销人。

5.6.14核对《档案销毁清册审批表》与实物档案。

5.6.15执行档案销毁。

5.6.16填写《档案销毁清册》。

5.6.17将《档案销毁清册》、《档案销毁清册审批表》存档。

5.6.18存档《档案销毁清册》。

5.6.19定期抽查各部门档案管理工作，指导、监督部门档案管理员开展档案管理工作。

5.7部门档案管理员

5.7.1负责将部门各种文件资料（含电子文件及实物档案）、合同、工程项目文件整理、归档。

5.7.2负责将部门文件及时、定期向行政办公室移交。

重要的证照、合同、文件原件等必须在取得当日即向行政办公室移交。

5.7.3负责部门档案的日常管理与统计。

5.8各部门借阅人员

5.8.1填写《档案利用申请表》并完成审批流程。

5.8.2按时办理档案归还手续。

5.9档案鉴定小组

5.9.1对保管期满、丧失保存价值的档案进行鉴定。

5.9.2将经鉴定后继续有保存价值的档案交还行政办公室。

5.9.3在《档案销毁清册审批表》上签署销毁意见。

5.10档案鉴定小组组长

5.10.1组织档案鉴定并形成鉴定意见。

第六条流程

6.1分为纸质档案、电子档案、实物档案

6.2纸质档案

6.2.1分为移交、鉴别、整理、保管与统计、利用、销毁六个流程。

6.2.2移交

6.2.2.1移交人按规定将在归档范围内的文件资料、一式两份清单交档案管理员。

6.2.2.2公司档案管理员审查文件资料是否在归档范围、是否符合归档要求，通过，交接双方在清单上签字确认，清单各存一份；

未通过，不在归档范围内的，返回移交人，不符合归档要求的，返回移交人整改。

6.2.2.3部门档案管理员应将部门文件及时、定期向行政办公室移交。

重要的证照、合同、文件原件等必须在取得当日即向行政办公室移交，因工作需要，经公司批准后，可保留文件的复印件。

6.2.3鉴别

6.2.3.1由公司档案管理员按有关规定与实际利用价值，确定移交档案的保管期限及密级，知会移交部门经理。

6.2.4整理

6.2.4.1公司档案管理员对移交档案进行分类、编目、盖归档章、装盒。

6.2.5保管与统计

6.2.5.1保管

6.2.5.1.1公司档案管理员每月对档案进行检查、清理、核对。

6.2.5.1.2对破损或载体变质的档案，即时修补、复制，延长档案使用期。

6.2.5.2统计

6.2.5.2.1分为分类统计和总量统计两种类别。

6.2.5.2.2分类统计。

按照档案分类标准,公司档案管理员每年度对每一类档案的案卷数量进行一次统计、台帐登记。

6.2.5.2.3总量统计。

公司档案管理员每年度对各类档案的总量做一次统计、台帐登记。

6.2.6利用

6.2.6.1包括申请、借阅、归还三个阶段。

6.2.6.2申请

6.2.6.2.1借阅人填写《档案利用申请表》，公司档案管理员确认申请所借档案等级为重要/秘密/机密/绝密。

6.2.6.2.1.1借阅人部门经理审查《档案利用申请表》，通过报行政办公室主任审批；

未通过，返回借阅人修改或中止借阅申请。

6.2.6.2.1.2行政办公室主任审核，通过，报总经理审批；

6.2.6.2.1.3公司档案管理员审查流程是否审批完成，通过向借阅人提供借阅档案；

未通过，返回借阅人完成审批流程。

6.2.6.3借阅

6.2.6.3.1分为查阅、复印、外带三种类别

6.2.6.3.2查阅。

公司档案管理员按批准的《档案利用申请表》向借阅人提供借阅档案，借阅人在行政办公室内查阅档案。

6.2.6.3.3复印。

公司档案管理员按批准的《档案利用申请表》向借阅人提供借阅档案，当场复印，复印件加盖“复印件提供专用章”。

6.2.6.3.4外带。

公司档案管理员按批准的《档案利用申请表》向借阅人提供借阅档案，并负责跟踪、催要。

重要证照、印信必须实行双人外借、双人保管、双人归还的规定。

外借印信证照使用完毕1小时内（包括节假日和非工作时间）必须归还到公司。

特殊情况无法按时归还的，必须请示分管高管同意，并最长不得超过次日上班后的1小时内归还。

6.2.6.4归还

6.2.6.4.1借阅，阅后由公司档案管理员检查、核对、归档，并在《档案利用登记表上》登记。

6.2.6.4.2外带，公司档案管理员检查是否按期归还，催要填写《阅档催还单》。

6.2.6.4.3外带档案归还时，公司档案管理员检查核对无误后归档，并在《档案利用登记表上》登记。

6.2.6.4.4外带档案如有丢失，公司档案管理员向行政办公室主任反馈。

6.2.6.4.5行政办公室主任对档案丢失提出负激励申请。

6.2.6.4.6总经理批准负激励申请。

6.2.7销毁

6.2.7.1包括清理统计、鉴定、销毁三个阶段。

6.2.7.2清理统计

6.2.7.2.1公司档案管理员每年年末统计超过保管期限的档案，列出清单，提交档案鉴定小组。

6.2.7.3鉴定

6.2.7.3.1档案鉴定小组对清单所列超过保管期限的档案进行鉴定。

6.2.7.3.2鉴定为继续保存的档案，档案鉴定小组归还行政办公室。

档案管理员负责接收并在管理台帐上签注存档延长期限。

6.2.7.3.3鉴定为应销毁的档案，档案鉴定小组填写《档案销毁清册审批表》，报总经理审批，通过执行销毁，未通过返回档案鉴定小组修改。

6.2.7.4销毁

6.2.7.4.1档案销毁人核对《档案销毁清册审批表》与实物档案是否一致，交档案监销人核查，通过，交档案监销人核查；

未通过返回档案鉴定小组。

6.2.7.4.2档案监销人核查《档案销毁清册审批表》与实物档案是否一致，通过，执行档案销毁；

6.2.7.4.3档案销毁人执行档案销毁，档案监销人监督。

6.2.7.4.4档案销毁人填写《档案销毁清册》，交档案监销人核查。

6.2.7.4.5档案监销人核查《档案销毁清册》，通过，送交行政办公室存档，未通过，返回档案销毁人修改。

6.2.7.4.6档案销毁人将《档案销毁清册》、《档案销毁清册审批表》送交行政办公室存档。

6.2.7.4.7公司档案管理员接收《档案销毁清册》、《档案销毁清册审批表》并存档。

6.3电子档案

6.3.1分为移交、整理、保管三个流程。

6.3.2移交

6.3.2.1移交人按规定将在归档范围内的电子档案，在归档要求时间内移交行政办公室。

6.3.2.2公司档案管理员检查档案载体有无划痕、病毒、是否清洁等，通过，核对《电子档案目录表》；

未通过，返回移交人处理。

6.3.2.3公司档案管理员核对《电子档案目录表》，审查电子档案是否齐全、完整，通过，公司档案管理员接收并在《电子档案移交登记表》上登记；

未通过，返回移交人补全。

6.3.3整理

6.3.3.1公司档案管理员建立《电子档案管理台帐》，对接收的电子档案统一管理。

6.3.3.2公司档案管理员对电子档案载体编号，并在档案载体上用光盘笔填写。

6.3.4保管

6.3.4.1重要的电子档案一式2套备存，一套封存保管，一套供查阅使用。

必要时，复制第3套，异地保存。

6.3.4.2光盘、硬磁盘每满4年、其他档案载体每2年，公司档案管理员进行一次抽样机读检验。

抽样率不低于10%，如发现问题及时采取恢复措施。

6.3.4.3检验结果在《电子档案维护登记表》登记。

6.3.5利用和销毁

6.3.5.1参照纸质档案利用和销毁流程