各项管理规章制度及档案管理情况Word下载.docx

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按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护。

根据管理条例分类保存：

A．定期性管理档案；

B．保

密、永久性管理档案。

档案出室必须由具备资格的人员登记后方可借阅，按借阅时限，及时回收档案复位，对各个环节进行记录。

查

复

信

阅

印

息

根据公司行政管理制度中的相关档案制度、管理体系

公

处

中的相关文件规定进行利用。

布

理

检

定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。

档案资料建立流程图入柜利用收集输入电脑整理分类编号登记

（四）档案资料分类贵州广播电视大学管理档案分类表（若我公司获得管理权，届时将根据实际情况进行调整）

类别资料内容基础管理前期移交资料工程建筑产权资料：

A．项目批准文件；

B．用地批准文件；

C．规划许可证；

D．施工许可证；

E．拆迁资料。

工程建筑技术资料：

A．竣工图——包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程有隐蔽管线的全套图纸；

B．地质勘察报告；

C．工程合同及开、竣工报告；

D．工程预决算；

E．图纸会审记录；

F．工程设计变更通知及技术核定单位（包括质量事故处理记录）；

G．隐蔽工程验收签证；

H．沉降观测记录；

I．竣工验收证明书；

J．规划综合验收证书；

K．钢材、水泥等主要材料的质量保证书；

L．新材料、构配件的鉴定合格证书；

M．水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；

N．砂浆、混凝土试块试压报告；

O．供水、管道煤气的试压报告。

接管验收资料A．固定资产交接证明；

B．物业项目验收交接表；

C．物业项目验收记录；

D．物业项目验收单项（综合）报告；

E．移交清单。

专业化管理A．公司简介；

B．公司组织机构；

C．公司营业执照；

D．公司税务登记；

E．公司资质证书；

F．管理处组织机构及人员分布图。

管理合同资料A．前期物业管理协议；

B．物业管理委托合同。

贵州广播电视大学管理档案分类表（续一）

类别资料内容基础管理基金管理资料A．维修基金的建立、管理、使用相关管理规定；

B．维修基金使用申请审批表。

公众制度资料A．装修管理规定等公众管理制度；

B．房屋使用手册；

C．管理（业主）公约。

业主管理委员会资料A．筹备成立期间的资料；

B．成立后运行资料。

管理目标及实施方案A．争创物业管理“示范大厦”规划；

B．物业管理实施方案。

培训、考核等管理规章制度A．员工培训程序文件；

B．员工聘用和考核程序文件；

C．各岗位职责；

D．公司员工考核制度及评分细则；

E．管理处工作流程图；

F．员工培训资料（培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等）。

员工资质档案A．管理处员工资质情况统计表；

B．员工个人档案。

计算机管理资料A．物业管理系统软件及使用说明；

B．秩序维护监控、消防报警等系统简介。

客户资料及权属清册A．客户登记表；

B．房屋及配套设施权属清册；

C．设备台帐。

值班、报修、维修、回访资料A．管理处值班制度；

B．回访制度；

C．客户投诉处理程序；

D．管理处值班记录表；

E．客户投诉登记表；

F．报修、维修服务工作规定；

G．报修登记表；

H．维修登记表;

I．服务工作单；

J．回访记录表；

K．管理处常用电话联系表。

贵州广播电视大学管理档案分类表（续二）

类别资料内容基础管理客户意见征询A．客户意见调查和分析程序文件；

B．客户意见调查方案；

C．客户意见调查表；

D．客户意见调查表发放、回收情况一览表；

E．客户意见调查表发放、回收率统计表；

F．客户意见调查统计表；

G．客户意见调查分析报告；

H．意见处理措施及回访记录。

维修服务承诺A．服务承诺；

B．质量目标月度统计表；

C．质量目标年度统计表。

行政管理A．文件目录；

B．文件控制单；

C．文件发放（借阅）登记表；

D．员工登记表；

E．用车申请单；

F．会议签到表；

G．上班签到表。

房屋管理及维修养护装修管理A．物业装修管理程序文件；

B．装修管理规定；

C．装修申请审批表；

D．监督检查记录表；

E．整改通知；

F．装修人员登记表。

房屋维修养护管理A．区域分布图；

B．楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志；

C．建筑物的管理程序文件；

D．建筑物巡视维护规定；

E．建筑物维修养护服务质量标准；

F．楼宇管理规定；

G．建筑物完损等级评定标准；

H．建筑物巡视维护表；

I．建筑物年度养护计划；

J．监督检查记录表；

K．服务工作单；

L．零星工程验收评审表；

M．房屋完损等级评定表；

N．质量目标月度统计表。

贵州广播电视大学管理档案分类表（续三）

类别资料内容共用设备管理综合类A．设备设施管理程序文件；

B．设备管理各岗位人员职责；

C．各系统操作规程、巡视维护规定；

D．档案管理相关规定；

E．监督检查记录表；

F．整改通知。

供电系统应急处理A．限电、停电管理规定；

B．临时用电管理规定；

C．临时用电申请表；

D．停电应急处理方案及流程图；

E．紧急事件处理记录表。

发电机A．发电机操作规程；

B．发电机运行记录表。

供电系统日常运行与维护A．供配电系统管理程序；

B．避雷系统程序文件及作业指导书；

C．设备设施清单；

D．配电房管理制度；

E．节能管理方案；

F．值班记录表；

G．配电房抄表记录；

H．电气工作票；

I．停电通知单；

J．质量目标月度统计表；

K．供配电系统巡视维护表；

L．避雷系统巡视维护表。

秩序维护监控系统A．秩序维护监控系统程序文件及作业指导书；

B．设备设施清单；

C．秩序维护监控系统录像带使用规定；

D．质量目标月度统计表；

E．秩序维护监控系统巡视维护表。

消防系统消防设备管理A．消防中心管理制度；

C．消火栓封签；

贵州广播电视大学管理档案分类表（续四）

类别资料内容共用设备管理消防系统消防设备管理D．灭火器合格证；

E．消防电话一览表；

F．消防通讯工具一览表；

G．值班安排表；

H．值班记录表；

I．消防报警系统管理程序文件及作业指导书；

J．消防报警系统巡视维护表；

K．气体消防系统巡视维护表；

L．质量目标月度统计表。

消防演习A．义务消防队员名单；

B．消防标准用语；

C．消防演习方案；

D．消防演习记录；

E．消防演习报告。

消防学习责任划分A．组织消防法规学习计划；

B．消防学习报告；

C．防火区域管理规定；

D．区域防火责任人划分表；

E．消防宣传图片。

消防安全与应急处理A．火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；

B．消防疏散示意图；

C．疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志；

D．客户主要联系人名单；

E．食堂液化气体使用的安全防范措施；

F．重点安全防火部位登记表；

G．紧急事件处理记录表；

H．动火作业申请表；

I．无火灾事故证明。

电梯系统电梯运行及维护A．电梯准用证；

B．电梯合格证；

C．保养合同；

D．电梯系统程序文件及作业指导书；

E．设备设施清单；

F．电梯系统巡视维护表；

G．质量目标月度统计表。

贵州广播电视大学管理档案分类表（续五）

类别资料内容共用设备管理电梯系统应急处理A．电梯应急处理方案及流程图；

B．紧急事件处理记录表。

给排水系统给排水系统运行及维护A．给排水系统程序文件及作业指导书；

C．用水、供水管理制度；

D．用水、节水计划；

F．供水系统巡视维护表；

G．排水系统巡视维护表；

H．质量目标月度统计表。

水池、水箱管理A．供水系统月测试记录表；

B．水池、水箱清洗记录表；

C.水池、水箱消毒记录表；

D．水池、水箱药品投放情况记录表；

E．二次供水卫生许可证；

F．操作人员健康合格证；

G．水质化验单。

给排水系统应急处理A．高压水泵、水池、水箱管理措施；

B．限水、停水管理规定；

C．停水通知单；

D．给排水系统事故应急处理方案及流程图；

共用设施管理A．公共设施管理制度。

贵州广播电视大学管理档案分类表（续六）

类别资料内容保安及车辆管理治安保卫管理A．物业的秩序维护服务程序文件；

B．二十四小时值班制度及巡逻制度；

C．秩序维护员巡逻制度；

D．秩序维护员培训大纲；

E．警械、警具配备、使用、保管及检查规定；

F．警械、警具检查记录表；

G．秩序维护值班安排表；

I．来访人员登记表；

J．秩序维护训练计划表；

K．秩序维护训练记录表；

L．巡逻签到表；

M．巡逻记录表；

N．宿舍值日安排表；

O．监督检查记录表。

车辆管理A．车辆管理程序文件；

B．车辆出入登记表；

C．车辆保管区分规定；

D．停车场管理规定；

E．车辆出入登记表；

F．摩托车、自行车管理制度。

应急处理A．安全警告标志；

B．危及人身安全的防范措施；

C．突发事件应急处理方案及流程图；

D．紧急事件处理记录表；

E．无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明。

环境卫生管理清洁设备管理A．垃圾中转站清洁制度；

B．设备设施清单。

清洁卫生日常管理及消杀A．清洁消杀管理程序文件及作业指导书；

B．消杀管理制度；

C．日常卫生保洁承包合同；

D．清洁卫生工作责任制；

E．责任分工表；

F．监督检查记录表；

G．整改通知。

绿化管理A．园林绿化管理程序文件及作业指导书；

B．绿化平面图及说明；

C．大厦内部、天台、屋顶绿化管理措施。

D．责任分工表；

E．园林绿化维护表；

贵州广播电视大学管理档案分类表（续七）

类别资料内容精神文明建设管理（供参考）

A．精神文明建设公约；

B．社区文化管理程序文件；

C．社区文化活动实施计划表；

D．社区文化活动场所使用申请表；

E．社区文化活动记录表；

F．社区文化活动年度计划及实施情况；

G．社区文化活动年度总结；

H．好人好事记录表；

I．客户感谢信；

J．公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件。

管理效益经济效益A．收支情况表；

B．年度财务明细表；

C．有偿服务价目表；

D．有偿服务记录表。

社会效益A．本物业管理项目所获取的荣誉称号；

B．舆论相关报导。

二、档案资料的管理

（一）档案资料管理的原则和方法1．做到全而细的原则：

“全”指全面，包括物业管理工作的各个方面，不能有漏项；

“细”指细致、细心，档案资料的收集、检查、整理、归档等各个环节工作要细心。

2．切合实际的原则：

所有记录是我们实实在在开展的工作，与实际要对应一致。

3．连续性原则：

要求档案资料管理工作要坚持不懈，要注意工作中各个环节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。

4．按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。

5．各部门根据公司质量管理部的范本建立出整套档案后，根据公司质量管理体系中编制的质量记录控制等程序定期并及时对本部门的档案进行收集、检查，做到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制中。

（二）档案资料的管理方式

┌────────────┐

│

管理处档案管理室

└─────┬──────┘│┌───┬───┬───┬───┼───┬───┬───┬───┐

┌┴┐

┌┴┐│制│

│电│

│保│

│收│

│档│

│多│

│经││度│

│脑│

│存│

│密│

│集│

│案│

│媒│

│种│

│常││化│

│化│

│措│

│分│

│体│

│贮│

│性││管│

│管│

│施│

│类│

│信│

│检││理│

│理│

│资│

│息│

│方│

│查││

│料│

│查│

│式│

││

│询│

│└─┘

└─┘

└─┘档案管理方式图（三）档案资料的管理措施

1．档案资料归档。

大体分为两类：

即xxxx质量体系受控范围的档案资料、公司内部管理相关档案资料（非受控范围），受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行体系文件之《文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》及对应的作业指导书和质量记录；

非受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行行政管理制度之《档案管理规定》。

最终达到岗位责任分工细化、明确，分类清晰，使用合理，管理完善。

2．档案资料的借阅。

需借用人填写《文件发放/借阅登记表》，由使用人签字和综合管理部资料负责人签字后，方可办理借阅手续；

对重要、保密资料的借阅需经过管理处经理的批准。

一般的借阅时间为三天，三天后，资料负责人负责追回，如需续借，需部门负责人批准。

借阅档案资料应注意要爱护档案，不得丢失；

不得随意涂写、勾画；

不得折叠和拆散；

对保密的资料不得泄露机密，如有泄密、丢失或损毁，要立即追究当事者责任。

资料的复印程序与借阅等同。

3．档案资料的保密管理

（1）在日常管理中，物业的档案资料管理由综合管理部统一管理保存。

对重要的原始资料和保密资料采取按保密等级分为绝密、机密、秘密三级储存保管，其他资料为普通档案，不同密级的档案资料的运用和保管将区别对待，绝密和机密资料直接由管理处经理负责保管，秘密资料由综合管理部部长负责保管，普通资料由资料管理员负责保管。

所有保密资料随时接受公司领导或质量管理部的检查。

（2）档案资料管理人员必须严格执行国家和公司的保密制度，增强保密意识，接受保密教育和检查，严禁任何人以任何方式索取、泄露或擅自向外公布保密档案的内容。

档案资料管理人员定期进行检查，发现问题及时向上级领导汇报后妥善处理解决，严防一切泄密漏洞

情况的发生。

4．档案资料的监督检查

（1）各部门负责人会同资料管理员定期（按要求的日、周、月检查时间）对本部门的资料管理情况进行监督检查。

（2）公司质量管理部日常定期组织人员对各部门的档案管理工作进行检查，每半年进行一次质量大检查，其检查结果直接与各岗位的浮动工资挂钩；

公司及质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监督审核。

（3）通过参加各级物业管理考评工作来验证其档案管理工作的有效性。

管理档案作为软件建设在考评工作中分数占据过半比例，现在，各级物业管理考评均等同采用建设部颁发的《全国物业管理示范标准》，该标准考评面广，在贵州广播电视大学的物业管理中，我们将积极参加物业管理考核评比，并在资料管理工作中力求创新。

三、档案管理制度

（一）档案员岗位责任制度

为了保证档案管理工作规范、高效，结合贵州广播电视大学管理处的实际，特制定档案员岗位责任制度。

1．热爱档案事业、忠于职守、努力钻研业务。

2．认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策。

3．制定档案工作计划和档案管理长远规划。

4．制订、完善档案管理制度。

5．负责文件材料的收集、分类整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6．参与购进设备的开箱验收、工程竣工验收、科研成果评审等工作，并验收其档案。

7．加强对档案库房管理，定期对档案库房进行检查。

8．做好档案利用工作。

9．档案员岗位职责

（1）忠于职守，严守机密，严格遵守档案法规及档案管理的有关制度，积极开展工作。

（2）负责收集、接收本部门经营业务、管理、科技等档案资料。

作好积累、补充、配套、

保管和提供查阅。

（3）及时立卷归档，编制总目录、卷内目录及档案形成说明书，编排入柜。

熟悉所管理的档案，协助查阅检索。

（4）熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

（5）妥善管理档案。

严格执行借阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。

（6）定期清查、鉴定档案。

每年进行全部档案的清理核对和保管质量检查。

作到帐物相符，及时修补和复制已破损或变质的档案。

（7）确保档案安全，对档案库要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫的“七防”工作，保持档案库房整齐清洁。

（8）对各部门兼职资料人员进行资料和档案管理的业务指导。

（9）完成领导交办的其它工作。

（二）档案管理规定

1．目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2．职责

（1）经理审批档案的借阅申请及清单。

（2）综合管理部部长负责监督指导档案管理的实施工作。

（3）档案管理员负责档案的日常管理工作。

3．程序要点

（1）编码规定

A．各部门编写完一项制度、记录表格后，由档案管理员按照本规定的要求进行登记、编码，每一份文件只允许有唯一的一个编码。

B．公司的各类文件（质量体系文件除外）由行政部统一编号。

C．部门名称与部门代号公司各职能部门：

行政部（XZB）；

质量管理部（ZLB）；

财务室（CWS）；

秩序维护部（CXWH）；

技术委员会（JWH）；

经营部（JYB）；

人力资源部（RZB）。

公司各管理处：

根据管理拼音字母而定。

（2）编码方法A．《质量手册》的编码由文件类别代号和要求编号组成，如下图：

QM-□□·

□□

此文件在该要求中的顺序号（从1、2、3……）

对应xxxx