XX商业银行流程体系文件人事档案管理办法全文Word格式.docx

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11附件1《查（借）阅人事档案登记簿》

12附件2《接收人事档案登记簿》

12附件3《转出人事档案登记簿》

13附件4《接收人事档案材料登记簿》

14附件5《销毁人事档案材料登记簿》

14附件6《人事档案传递通知单》

修改记录

版次号

生效日期

修改原因

编撰人

A/0

体系文件A版首次发布

总则

为规范XX商业银行（以下简称“本行”）人事档案管理工作规范化、制度化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于人事档案材料借阅和使用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》及其他有关法律、法规，结合本行实际，制定本办法。

人事档案，是本行按照党和国家政策，在本行管理工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。

本办法适用于本行总行及分支机构人事档案管理工作。

组织职责

总行人力资源部负责人事档案保管、使用与归档。

人力资源部人事档案管理职责包括：

保管人事档案，为人事工作提供服务；

收集、鉴别和整理员工人事档案材料；

办理人事档案的查阅、借阅和转递；

调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，执行人事档案的业务建设和业务指导；

做好人事档案的安全、保密、保护工作；

为有关部门提供本行人员情况；

办理其他有关事项。

人事档案管理办法规定

人事档案的分类及内容。

员工人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。

人事档案正本由历史地、全面地反映情况的材料构成，内容及其分类为：

履历材料；

指个人经历和基本情况，包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表等；

自传材料；

是指自己撰写的传记材料；

鉴定、考核、考察材料；

包括学位、学历、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批材料；

政治历史审查材料；

包括政审表和本人检查交代及证明材料；

参加中国共产党、共青团及民主党派材料；

奖励材料；

县级单位（含县级）以上授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料；

处分材料；

包括党纪国法或违反行规行纪的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料；

录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表登记表等材料；

其它可供组织参考的材料。

人事档案副本是员工人事档案正本主要材料的复制件。

人事档案副本的具体内容，由正本中主要材料的复制件（或重复件）构成。

档案管理制度

建立健全管理制度是对人事档案进行有效保管的关键。

其基本内容主要包括：

材料归档制度。

新形成的档案材料应立即归档，归档的大体程序包括：

首先对材料进行鉴别，判断看其是否符合归档的要求；

其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；

在目录上补登材料名称及有关内容；

最后，将新材料放入档案。

检查核对制度。

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。

但在下列情况下，也要进行检查核对：

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.突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；

2.对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；

3.发现某些损害之后，如发现材料变霉，虫蛀等。

档案转递制度。

即档案的转移投递制度。

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

转递的程序包括：

1.取出应转走的档案；

2.在档案底账上注销；

3.填写《人事档案传递通知单》（附件6）；

4.按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，通过机要交通转递或派专人送取，不能交本人自带。

另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

档案利用制度。

1.单位内部人员借用档案，必须履行借阅制度，填写《查（借）阅人事档案登记簿》（附件1），由档案员提供。

其中，查阅或利用核心档案需经主管领导批准，方可利用。

外单位查阅和利用档案需携带介绍信，经领导批准。

2.利用档案者必须严守机密，不准随意抄录和复制，确需者需经领导批准。

利用档案者一般要在阅读室看，有特殊情况者，需经领导批准，方可借出档案室，但要及时归还，不得中途转借他人。

3.利用者要爱护档案资料，保证档案资料的齐全和完整，不准涂改、载、折叠或拆页，如有丢失或损坏现象，要追究责任，视情节给予罚款或处分。

人事档案借阅与查阅

人事档案的利用手续。

查阅手续

正规的查阅手续包括以下内容：

首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

最后，由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

外借手续

首先，借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。

其次，借档单位（部门）盖章，负责人签字。

再次，人事档案部门对其进行审核、批准后，进行借档登记。

把借档的时间，材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字。

最后，归还时，及时在外借登记上注销。

出具证明材的手续

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

首先，由有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证明材料的理由；

其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记，发出。

档案查阅应当遵守以下规则。

查阅档案应在阅档室进行，且应2人以上；

在查阅档案的人员，严禁吸烟等可能污损档案的行为；

查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。

人事档案保密制度及保管

保密制度及保存范围期限。

本行设专人负责人事档案工作，档案进柜后（包括平时归档材料）均需关闭上锁，钥匙由档案人员专人保管，无关人员不能开启。

保管人员不得对各类存档材料进行删除，涂改、变更，销毁，并且严格保密，不得扩散。

内部员工各类人事档案原则上永久保存；

总行班子成员的档案由上级相关单位相关部门管理，副本由总行人力资源部管理。

总行其他部门人员、及一、二级支行、分理处员工档案由总行人力资源部管理；

干部员工退（离）休以后，其档案仍由该干部员工的管理部门保管。

干部死亡以后，其档案由原管理部门保存三年后，移交本单位档案部门保存，按国家档案馆同级接收范围规定执行；

凡办理辞职、辞退手续或因自动离职、除名等原因脱离原单位人员，其人事档案移交人才中心管理；

员工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。

刑满释放和解除劳动教养以后，重新安排工作的，其档案由人事部门或所属的人才流动服务中心保管；

员工出国逾期不归，失踪逃亡以后，其档案由原管理单位保管。

档案保管制度。

本行档案实行专人保管，非档案工作人员不得擅自翻阅档案材料；

档案室必备案卷专用柜，同时配有灭火机、空调、温湿机等，达“八防”要求。

档案室内要保持清洁卫生不放置与档案无关的闲杂物品；

档案排列有序，将档案按正本、副本、单位、部门、高管人员、普通员工、内退人员、退休人员、死亡人员、解除劳动合同人员、其他等分类保管；

档案人员需经常检查档案室案卷质量及设施情况，发现问题及时采取措施。

处罚。

有下列行为之一的，视情节轻重，按本行相关规定处罚：

不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；

发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；

不按有关规定将应归档的文件材料向本行档案机构或档案馆移交的；

涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

阻挠、拒绝档案管理部门依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；

档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

违反国家有关档案法规的。

人事档案管理人员守则包括：

认真执行档案管理规定，遵守保密制度，忠于职守；

保护档案的安全，不得擅自转移、分散或销毁档案材料料；

除转正定级、党团、调资升级、奖惩等党政性材料可以随时归档外，其它材料应随时进行登记，经主管领导批准后，方可归档。

接收档案或材料时需填制《接收人事档案登记簿》（附件2）和《接收人事档案材料登记簿》（附件4）；

需要销毁或处理的档案材料，必须填制《销毁人事档案材料登记簿》（附件5）并经批准后方可处理；

转出档案时，须填《转出人事档案登记簿》（附件3）；

档案材料书写时一律用钢笔或毛笔，字迹端正、清楚，不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；

档案管理应做到：

认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查（借）阅有手续。

附则

本办法由XX商业银行负责制订、解释和修改。

本办法自发布之日起施行。

附件：

1.《查（借）阅人事档案登记簿》

2.《接收人事档案登记簿》

3.《转出人事档案登记簿》

4.《接收人事档案材料登记簿》

5.《销毁人事档案材料登记簿》

6.《人事档案传递通知单》

附件1《查（借）阅人事档案登记簿》

查（借）阅人事档案登记簿

被查（借）阅档案姓名

编号

查（借）阅时间

查（借）阅原因

查（借）阅单位及姓名

批准人签字

管档员签字

归还时间

附件2《接收人事档案登记簿》

接收人事档案登记簿

姓名

接收时间

接收原因

接收部门

附件3《转出人事档案登记簿》

转出人事档案登记簿

转出时间

转出原因

接收单位及地址

转递方式

附件4《接收人事档案材料登记簿》

接收人事档案材料登记簿

材料内容

接收日期

附件5《销毁人事档案材料登记簿》

销毁人事档案材料登记簿

销毁材料内容

销毁日期

附件6《人事档案传递通知单》

人事档案传递单

接收单位：

第号

兹同志等名的人事档案已被你单位同志取回，请你单

位人力资源部负责同志查收，查收后请速把回执返回。

回执送达人签名：

姓名

调出单位

调入单位

性质

职务级别

档案正本

档案副本

册数

人力资源部

年月日

人事档案传递单回执