河南华美国际贸易部工作手册Word文档格式.docx
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国际贸易部长1人
一、国际贸易部门职责
国际贸易部职责
1.1国际贸易部属于华美集团销售系统的一个销售部门，负责公司国际贸易系统的整体运营，完成公司的对外贸易年度经营目标。
跟单员属于华美集团销售系统的一个职能部门，主要负责国际贸易部的销售协调配合工作。
1.2为了满足国际贸易部门正式运作的需要，提高销售工作效率特制定本规程。
1.3本规程包括国际贸易部和跟单员各岗位的岗位说明书，产品销售流程和所需单据样本。
1.4本规程仅限国际贸易部对本公司生产的光伏玻璃及相关产品的销售部分.
1.5负责公司国际展会的筹办、推广.
1.6协调与各部门的工作关系，合理、及时的安排进口、生产、运输出口.
1.7服从公司政策，完成上级安排的其他工作
1.8负责公司国际客户的接待及项目的谈判
二、国际贸易部2012年度工作目标
序号
指标
目标
考核
1
销售收入
2106万元（税后）
季度考核
2
销售量
81万平米
3
回款率
98%
4
销售费用率
9%
（一）国际贸易部长岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1、负责公司国际贸易系统的整体运营，完成公司的对外贸易年度经营目标；
1.2、建设和管理高素质国际贸易团队，带领团队完成各项目标、任务；
1.3、建立健全管理制度体系，并组织、实施、监督；
1.4、部门各阶段工作计划的制定、执行、监督、调整及总结；
1.5、建立健全国外贸易网络体系，开发国际新客户、拓展海外市场，推广及销售公司产品；
1.6、组织国际售后服务体系建设，提高顾客满意度；
1.7、构建信息渠道，全面负责国际进出口市场信息的收集和反馈；
1.8、负责公司国际客户的接待及国际项目的谈判；
1.9、完成上级安排的其他工作。
2、任职条件
2.1、本科及以上学历，国际贸易或英语等相关专业；
2.2、两年以上外贸公司管理经验，熟悉整个贸易进出口流程，了解各国的一些外贸相关法规和习惯，能独立寻找国际供应商和开发国际客户；
2.3、具有流利的英文听说和熟练的读写能力,能够与外商自如地交流沟通,洽谈项目；
2.4、具备熟练的计算机操作能力，尤其办公软件的应用；
2.5、对工作充满活力，充满热情及自信，有强烈的事业心和责任感；
2.6、亲和力强，具有良好领导能力、沟通能力和团队合作精神；
2.7、具备吃苦耐劳精神,可以加班并国外出差。
（二）业务员岗位职责及任职要求
1.1、负责国际进出口业务，向国外推广和销售公司产品；
1.2、负责外贸定单在企业内部计划、生产、包装、运输等过程的操作和跟踪；
1.3、负责国际来宾的接待和公司内部外文翻译工作；
1.4、负责公司英文网站平台的日常维护和信息更新；
1.5、负责信息调研、搜集、整理，包括市场信息、客户信息、合作伙伴信息等；
1.6、负责公司国际宣传和展览的制作、筹办和开展；
1.7、完成上级安排的其他工作。
2.2、具有一定的英文听说读写能力,能够与外商熟练的交流沟通；
2.3、具备熟练的计算机操作能力，尤其办公软件的应用；
2.4、诚信、认真，具备团队协作精神,善于与人沟通；
2.5、具备吃苦耐劳精神,可以加班并国外出差
（三）跟单员岗位职责及任职要求
（1）做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料
（2）配合销售人员缮制和准备相关出口单据：
出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据
（3）及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；
已结汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作
（4）协助销售人员处理相关办公室工作，如：
业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作
2.1教育程度：
大学专科及以上学历
2.2工作经历：
1年以上相关工作经验
2.3技术职务：
无
2.4技能培训：
管理沟通技巧、体系管理技巧。
2.5专业知识：
具有企业管理相关专业文化知识
2.6设备使用：
电脑、传真机、复印机等现代化办公设备。
2.7工作能力：
熟练标准化管理相关专业知识，具有较强的沟通及应变能力，和较强的组织协调、理解与执行能力。
四.部门工作流程
1．国际贸易部销售流程
2．1销售谈判
2．1．1经过询盘、报盘、还盘、寄样、确认样品等环节与客户磋商洽谈，争取形成订单。
报价：
在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。
其中，对于出口产品的报价主要包括：
产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容.
比较常用的报价有：
FOB“船上交货”、CNF“成本加运费”、CIF“成本、保险费加运费”等形式。
2．1．2因实际情况如需要向客户免费提供样品，须填写“免费样品申请单”，报公司总经理批准。
总经理审批后，交销售内勤录单发货。
2．1．3和客户洽谈成功,需要以以下任一种方式确认,
2．1．3．1签订出口合同。
具体内容见公司“出口合同样本”。
签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。
跟单员根据跟单员签订的出口合同制定发票，经跟单员和国贸部经理审核后，跟单员盖章，跟单员传真或邮件给客户。
2．1．3．2给客户开具形式发票（仅用于预付款时）。
具体内容见公司形式发票样本。
跟单员根据跟单员给客户开具的形式发票制定合同和发票，经跟单员和国贸部经理审核后，跟单员盖章，跟单员传真或邮件给客户。
2．1．3．3客户传给公司正式订单。
跟单员根据客户的正式订单制定合同，发票，经跟单员和国贸部经理审核后，跟单员盖章。
2．1．3．4所有以上票据要在公司业务管理系统备案。
2．2当付款方式为T/T，即预付货款，收取客户定金，收取客户样品费和邮寄费等现款时
2．2．1跟单员传真或邮件给客户形式发票用于汇款。
同时填写“收款通知单”一式三份，和一份发票、一份合同，,一起交财务部门以备财务部门查款和款到帐后办理结汇手续。
2.2.2财务部接到银行到款通知后，财务人员带上发票、合同、印鉴章到银行填写外汇申报单，办理结汇后，将银行签章的外汇申报单、进账单、结汇水单复印扫描件交跟单员留存并签收.并在收款通知单第一联签章后一并交跟单员签收，用于通知款到。
2.2.3跟单员根据跟单员和客户签订的正式合同或财务部的到款通知或收到客户的汇款底单传真件,填写“出口订单生产通知单”一式三份，相同编号的“装箱明细单”一式二份，国际贸易部经理依据“出口合同审核审批表”中审批的有关内容审批签字后，交销售内勤签收一份，用于准备自产产品和外购产品。
备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。
备货的要核对内容如下：
1、）货物品质、规格，应按合同的要求核实。
2、）货物数量：
保证满足合同或信用证对数量的要求。
3、）备货时间：
应根据合同、信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。
4、）备货要求：
客户的特殊要求如包装，说明书，标识，唛头等，需计划部和采购部结合，制定编号并通知跟单员，在编号的规格型号中注明国家和客户名。
采购部和跟单员结合审定标准内容和格式。
并由跟单员交客户确认。
采购部将定稿分送跟单员和品质部经理各一份。
2.2.4备货过程中，如有客户修改订单或者补充、修改特殊要求的，
1．如果客户追加订单，跟单员通知跟单员首先要和生产部沟通，落实是否能够生产，能否赶上交货日期，再和客户确定
2.如果客户修改或补充特殊要求，跟单员通知跟单员首先和生产部沟通，落实生产是否完成，能否补充或者修改，再和客户确定。
3.和客户确定后，跟单员填写“出口订单补充生产通知单”一式三份，编号和原单一样，并注明原单发往国家，原单收货地址，原单通知日期，跟单员,销售内勤都要在原单上注明有“补充生产通知单”，贸易部经理签字后交销售内勤签收一份，分别用于准备自产成品和外购产品及客户特殊要求，将补充订单的装箱明细写到和原单相同编号的“装箱明细表”中。
2.2.5备货完成后，货物入成品库，成品库保管员在计划部的“出口订单生产通知单”及“出口订单补充生产通知单”以及编号一致的附表“装箱明细单”上签字表明货物已入库，物流部将成品库保管员签字的“装箱明细单”交跟单员，跟单员在有生产总监签字的“出口订单生产通知单”上签字销单，有“补充生产通知单”的一并签收
2.2.6款到后填写单据
1.收取人民币现款,及时发货的,客户无特殊要求的,直接填写“现款销售通知单”,同国内流程.
2.预付货款时跟单员填写“赊账销售通知单”，经往来会计确认“账面余额”，总经理签字后，交销售内勤录单，其余流程和国内渠道部一样，通知物流部按要求发货。
3..收取客户定金时跟单员通知跟单员联系客户支付余款,并填写“现款销售通知单”交销售内勤录单，其余流程和国内渠道部一样，通知物流部按要求发货。
4.收取客户定金，余款要凭正本提单传真件付款时，填写“赊账销售通知单”一式三份，经往来会计确认“账面余额”，总经理签字后，交销售内勤录单，其余流程和国内渠道部一样，通知物流部按要求发货到启运港，收到船运公司正本提单后跟单员将传真件传真给客户，要求客户付款，并填写“收款通知单”交财务查款，款到结汇后，财务出纳将银行签章的外汇申报单、进账单、结汇水单复印扫描件交跟单员签收留存，另在收款通知单第一联签章后一并交跟单员签收，用于通知款到。
5.收取客户样品费时，跟单员填写“现款销售通知单”交销售内勤录单，其余流程和国内渠道部一样，通知物流部按要求发货。
6.收取客户样品邮寄费时，跟单员通知跟单员填写“免费样品申请单”交销售内勤录单，注明客户有否挂账，财务审核盖章，其余流程和国内渠道部一样，通知物流部按要求发货。
2.2.7国贸部的快件发送由跟单员联系物流公司，结合物流部发货。
2.2.8所有以上单据要在公司业务管理系统备案
2.3当付款方式为跟单托收,即D/P（付款交单）:
2.3.1经过和客户沟通谈判，经总经理审批“出口合同审核审批表”同意此种付款方式后，跟单员与客户签订正式购货合同一式两份，由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。
交跟单员门盖章后跟单员门留存一份。
跟单员依据合同制作发票，并将合同，发票、客户购货意向明细表、跟单员让客户提供的交单银行名称、地址（由财务到银行确认）的传真件或邮件、各一份交财务部用作结汇用。
此种付款方式一定要注意汇率变动引起的利润损失。
2.3.2跟单员填写“出口订单生产通知单”一式三份，相同编号的“装箱明细表”一式二份，国际贸易部经理依据“出口合同审核审批表”中审批的有关内容审批签字后，交物流部签收一份，用于准备自产成品和外购产品。
备货内容，备货过程，备货完成后的流程同上。
2.3.4跟单员填写“赊账销售通知单”经往来会计确认“账面余额”，总经理签字后，交销售内勤录单，其余流程和国内渠道部一样，通知物流部按要求发货。
见以下验货，订舱报关等流程。
2.3.5发货后取得运输单据，跟单员将汇票，发票等单据，填写“客户交单联系单”交财务送公司托收银行，委托代收货款。
另填写“收款通知单”一式三份，交财务查款。
财务部要随时了解付款行的信息并报跟单员。
2.3.6公司财务部接到托收银行款到通知后，携带合同，发票，结汇申请书等到银行结汇，结汇后，财务出纳将银行签章的外汇申报单、进账单、结汇水单复印扫描件交跟单员留存。
并在收款通知单第一联签章后一并交跟单员签收，用于通知款到。
2.3.7所有以上票据要在公司业务管理系统备案
2.4当付款方式为信用证（L/C）
2.4.1经过和客户沟通谈判，经总经理审批“出口合同审核审批表”同意此种付款方式后，跟单员与客户签订正式购货合同一式两份，明确规定进口人以信用证方式支付货款，其中还应规定开证银行的资信地位，信用证的类型，金额，到期日，信用证开立并送达卖方的日期等。
由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。
2.4.2跟单员要求客户告知信用证申请书内容，认真审查申请书内容后，传给议付行审查，然后交国贸部经理审核，总经理批准后向客户传递银行汇款路线通知客户开证。
一定要确保能够完全履行信用证条款后方可通知客户开证。
2.4.3公司收到通知行转来的信用证后，应立即根据购货合同对其进行认真审核，主要审核信用证中所列的条款与购货合同中所列的条款是否相符，如发现条款有差错，均应通知开证人，要求客户向开证行申请修改信用证。
2.4.4公司收到信用证经跟单员和国际贸易部经理审查无误，即可根据信用证的规定填写“出口订单生产通知单”一式三份，相同编号的“装箱明细表”一式二份，国际贸易部经理依据“出口合同审核审批表”中审批的有关内容审批签字后，交计划部和物流部各签收一份，分别用于准备自产成品和外购产品。
填写“出口订单生产通知单”时一定要保证交货期前一个月要收到信用证正本或修改通知书。
备货内容，备货过程，备货完成后的流程同上。
2.4.5备货完成后，跟单员填写“赊账销售通知单”经财务部审核“账面余额”，总经理签字后，交销售内勤录单，按照国内渠道部流程发货。
见验货，订舱报关流程。
2.4.6货物发运完毕后，跟单员编制并取得信用证规定的全部单据，开立汇票并填写“客户交单联系单”连同信用证正本（如需修改的还需提交信用证修改通知书），在信用证规定的交单期和信用证的有效期内，递交有权议付的议付行议付。
并填写“收款通知单”交财务部查款结汇。
结汇后，财务出纳将银行签章的外汇申报单、进账单、结汇水单复印扫描件交跟单员留存。
并在收款通知单第二联签章后一并交跟单员签收，用于通知款到。
2.5
验货
1．在交货期前三天，要通知跟单员，跟单员验货。
跟单员、跟单员根据出口合同或”出口订单生产通知单”中客户的特殊要求验货
。
2．如果客户要自己或指定验货人员来验货的，跟单员要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知计划部。
3．如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，跟单员要在交货期十天前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。
2.6商检：
如果是国家法定商检产品，或合同中要求出具商检证书的，要申报商检,目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节：
1.接受报验：
报验是指对外贸易关系人向商检机构报请检验。
2.抽样：
商检机构接受报验之后，及时派人员赴货物堆存地点进行现场检验、鉴定。
3.检验：
商检机构接受报验之后，认真研究申报的检验项目，确定检验内容。
并仔细审核合同（信用证）对品质、规格、包装的规定，弄清检验的依据，确定检验标准、方法。
4.签发证书：
在出口方面，凡列入〖种类表〗内的出口商品，经商检机构检验合格后，签发放行单（或在"
出口货物报关单"
上加盖放行章，以代替放行单）。
5.跟单员在给安排生产的同时要向生产部门说明商检要求，根据合同同跟单员和生产物流部门沟通，落实好合同项下货物品名，型号，数量，交货期，付款方式，包装规格等后制作商检用的合同，发票，箱单。
6.在网上做好商检申请后到出入境检验检疫局申报商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
商检申请书及箱单发票的内容要确保和报关的品名、数量、重量、单价、计量单位、出口日期等相一致
2.7订舱报关（此项业务由跟单员完成）
1.
申领备案核销单：
跟单员在电子口岸申领核销单后，带着电子口岸操作员卡到外汇管理局领取核销单并列出“核销单明细表”用于日常业务管理，在确定出口口岸后及时将核销单在电子口岸系统备案。
货物出口后将核销单编号报财务部签收，财务部到银行领取外汇核销联后交跟单员签收，跟单员向外汇管理局网上交单，向国税局网上申报。
如果货物在半年内未发，需向外汇管理局申请延期发货。
2．制备基本文件。
跟单员同跟单员和生产物流部门沟通，落实好出口合同或形式发票项下货物品名，型号，数量，交货期，付款方式，包装规格等后，根据生产物流部门提供的装箱资料，跟单员门制作报关用出口合同，出口商业发票，装箱单等文件。
3．
租船订仓：
（1）跟单员和物流部结合，根据客户订购的货物数量，重量和体积制定详细的装柜计划并列出装柜草图。
（2）如果跟客户签定的合同是FOB
CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。
跟单员应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，
（3）如果是由我方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。
经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉跟单员通告给客户。
如客户不同意时要另选客户认可的船运公司。
开船前两周书面定仓，程序同上。
（4）如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定拼箱仓位。
拿到入仓通知单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
（5）确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING
BOOKING），通常在开船一周前可拿到入仓通知单。
（6）向船公司定仓时，一定要传书面定仓通知，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
跟单员在收到船公司传来的“入仓通知单”后，要及时传递至物流部，物流部按照“入仓通知单”的要求安排货物发运，要确保货物在“入仓通知单”规定的进仓截止期限前，将货物运至指定仓库。
（7）物流部发货时一并将“入仓通知单复印件”交货运公司凭单入仓。
4．
安排拖柜：
（1）货物做好，验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜，要求拖车公司回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机姓名及联系电话等。
拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全准时。
如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。
（2）传递一份“货物发运联系单”给物流部门，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
（3）物流部门在装柜过程中监装并留存监装照片，要在装柜后检查打铅封情况。
货柜离开工厂后尽快回传“货物发送联系单”给跟单员，列明货柜离厂时间、实际装货数量，铅封号等作为提单的资料。
跟单员在预审提单上相关内容时一定要和物流部提供的“货物发运联系单”上的相关内容一致。
5．委托报关：
在发货同时将报关所需资料寄给货代或报关行，委托出口报关及做商检通关换单。
通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
直接委托报关行报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物品名及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，我公司的联系人和电话等。
6.办理保险：
如果双方在签定合同中已事先约定运输保险由我方办理的，要委托货代或自行向保险公司购买保险。
在出正式保险单之前，要进行保险单内容确认。
2.8制备交单文件（此项工作由跟单员完成）
2.8.1
获得运输文件：
（1）最迟在开船后两天内，要求船运公司或货运代理将”提单确认书”传真给我公司。
提单要按照L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
（2）督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。
仔细核对样板无误后，向船公司书面确认提单内容及运费单、港杂费帐单。
如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。
（3）及时支付运杂费：
运费，港杂费，快递费等发票寄到公司后，跟单员依据总经理审批“出口合同审核审批表”和货代公司传真的“账单确认书”填写“付款审批单”，在备注中注明客户名称及客户挂账余额，挂账余额经往来会计确认盖章。
经总经理签字后，和“发票”“账单确认书”一并交财务部向船公司或货代公司付款，付款后要及时向船公司取得提单文件。
财务部将运输发票和“付款审批单”“帐单确认书”“汇款帐号确认书”一并记账。
海运费以美元支付时，跟单员将一份出口合同、一份商业发票和海运费发票一起交财务部门用于支付海运费。
付款审批单上要注明以美元支付。
2.8.2
准备其他文件
（1）商业发票：
L/C
要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。
发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。
发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。
L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。
如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
（2）FORMA原产地证书：
FORM
A
原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。
需注意的是产地证日期要在L/C
规定的交货期和开船日之前，在发票日期之后。
未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。
经香港转运的货物，FORM
A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
详见“产地证流程”。
（3）一般原产地证：
一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。
可在发货之后不太长的时间内补办。
如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
（4）装运通知：
一般是要求在开船后几天之内，要通知客户发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物品名及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。
有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客户要求的时间内办理。
（5）装箱单：
装箱单应清楚地表明货物装箱情况。
要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。
按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。
要显示唛头和箱号，以便于客户查找。
装箱单的重量，体积要与提单相符。
2.9交单：
2.9.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
2.9.2
采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客户，要求客户付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。
2.9.3如果T/T收汇的，要求收全款才能装柜的，要等收款后再安排发货或拖柜。
拿到提单后可立即寄正本提单给客户
2.9.4采用D/P付款方式的，跟单员收到提单后，及时备齐全部单证，
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