生产经营企业文件控制程序模板Word文件下载.docx
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g）QHSE管理体系记录。
4.2文件的编号
4.2.1管理手册、程序文件的编号参照《企业标准编号和标准代码管理标准》中“管理标准”的编号要求。
4.2.2作业文件的编号参照《企业标准编号和标准代码管理标准》中“技术标准”的编号要求。
4.2.3记录的编号：
记录的编号由部门代码和顺序号组成,中间用“——”相连，如06——01表示纪检监察室第01号记录，各部门、生产中心代码见附录1。
4.2.4外来文件和资料的编号：
外来文件和资料采用原文件的发文号编号，如果原文件没有发文号则按时间顺序编号。
4.3文件按管理要求的不同，分为“受控”和“非受控”两种。
4.3.1凡与管理体系运行紧密相关的标准、法规、作业指导书等为受控文件，其他文件和资料为非受控文件，受控文件要加盖“受控”标志予以标识，非受控文件不做标识。
4.3.2提供给外部使用或审核的管理手册等相关文件为受控文件。
4.3.3提供给外部作为宣传使用的管理手册等相关文件为非受控文件。
非受控管理手册发放时要登记，修改时不做跟踪。
4.4文件的编制、审核、会签、批准和发布
4.4.1体系文件的编制依据28001-2011《职业健康要求安全管理体系》、
GBT19001-2008《质量管理体系要求》、GBT24001-2004《环境管理体系要求及使用指南》、Q/SY1002.1-2013《健康、安全与环境管理体系》和《规章制度管理办法》进行编制。
4.4.2企业管理部组织起草管理手册，经管理者代表审批后发布。
4.4.3企业管理部组织各部门、生产中心起草编制程序文件，相关部门会签后，提交管理者代表审批签发。
4.4.4生产中心编制所属装置岗位作业指导书，经本中心经理、主管副总经理、生产部审核，相关部门会签后，提交总工程师签发。
4.4.5公司规章制度的起草编制、审查审核与发布执行《规章制度管理办法》。
4.4.6各部门、生产中心负责各自内部管理制度、规范的编制管理。
4.5纸质文件的发放和管理
4.5.1文件的标识和发放
4.5.1.1受控文件的编写部门、生产中心在文件发布时要对其受控状态进行标识。
4.5.1.2管理手册、程序文件的发放范围由管理者代表确定，作业文件的发放范围由各生产中心自行确定。
4.5.1.3文件编写部门、生产中心按确定的发放范围和数量进行发放。
4.5.1.4文件发放时，填写《文件发放登记表》，内容应包括文件名称、编号、份数、领用部门、签收人和发放日期。
4.5.1.5相关部门、生产中心收到文件后，填写《文件接收登记表》，且妥善保管文件。
4.5.1.6受控文件原则上不准复制，确有需要复制时，必须经原发放部门批准，复制文件按受控文件管理。
4.5.1.7受控文件的持有者要正确使用和保管所持有的受控文件，工作调动时，所在单位应收回受控文件，记录收回日期，并告知文件发放部门。
4.5.1.8对于失效或作废的体系文件，由原发放部门或生产中心及时收回，进行销毁并填写《文件销毁登记表》或在作废文件上加盖“作废文件”、“作废保留”标识，防止误用，并重新发放文件的有效版本，可采取以旧换新方式进行。
4.5.2文件的更改
4.5.2.1文件更改发布时，重新履行本程序中4.2.2文件审批发布程序。
4.5.2.2文件的某页局部更改内容在5字以下时，文件主管部门发放“文件更改通知”后，由文件持有人在更改处划横线，并在其上部填写正确内容；
文件的某页局部更改内容在5字以上时，需作换页处理；
文件的换页次数超过3次时，需作换版处理。
文件主管部门在发放新页、新版文件的同时，将旧页、旧版文件一律收回，统一销毁。
4.5.2.3各部门、生产中心建立文件更改台账，对业务范围内的文件变更情况进行登记记录。
4.5.3文件的评审
4.5.3.1为确保文件的充分和适宜，各部门、生产中心应每两年对业务范围内的受控文件进行一次评审。
4.5.3.2对评审后内容需要变更的文件应及时予以更改，文件更改执行本程序4.5.2。
4.5.3.3对评审后内容无需改变的予以确认，并在受控文件清单中标注确认时间。
4.6电子文件管理
4.6.1电子文件的排版统一使用word文字处理软件，表格类文件使用Excel软件排版，图片资料使用jpg格式，传递统一使用PDF格式。
4.6.2受控电子文件要加盖“受控”等标识，与纸质文件加盖实物公章程序相同。
4.6.3电子文件的起草编制、审核、会签、签发程序与纸质文件相同，文件通过公司OA系统发布。
4.6.4电子文件的发放与接收
为确保电子文件得到有效控制，各部门、生产中心应指定兼职文件管理人员（文控）负责本部门、生产中心的文件管理，并报企业管理部备案。
4.6.4.1受控电子文件的发放
a）受控电子文件的发放以公司OA系统作为平台，文件一旦通过OA发布，即默认相关部门、生产中心收到文件；
b）发文部门、生产中心文控要对本部门、中心在公司OA系统发布的受控电子文件进行登记，填写《电子受控文件发放登记表》。
4.6.4.2受控电子文件的接收
各部门、生产中心负责人和文控要随时查看OA系统，掌握受控电子文件发布动态，及时将OA系统发布的电子文件传递到本部门、中心相关岗位和人员，并填写《电子受控文件接收登记表》。
4.6.5电子文件备份：
电子文件的编写部门要对受控电子文件进行备份管理，备份文件存放在防火保险箱内或异地备份文件室。
4.6.6受控电子文件的更改和评审程序同纸质文件，OA系统无法撤回失效或作废电子文件时，文件编写部门应在OA系统就此专门做出废止失效或作废电子文件的声明（通知）。
4.7外来文件由各部门、生产中心编制清单，主管领导批准后，报综合管理部统一购买、登记或发放。
综合管理部要及时更新外来文件。
4.8公司办公自动化系统（简称OA系统）执行集团公司OA系统管理办法，文件的修订、审核、发布、传阅按照管理权限进行。
OA文件可作为相关文件、记录的证据。
4.9综合管理部依据GB/T18894－2002《电子文件归档与管理规范》、DA/T42－2009《企业档案工作规范》等标准和《公文管理办法》管理档案。
4.10作为记录的文件管理，执行《记录控制程序》。
5相关文件
5.1GB/T001.1－2009《标准化工作导则》
5.2GB/T15496－2003《企业标准体系要求》
5.3GB/T15497－2003《技术标准体系》
5.4GB/T15498－2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》
5.5GB/T19273－2003《企业标准体系评价与改进》
5.6GB/T18894－2002《电子文件归档与管理规范》
5.7DA/T00042－2009《企业档案工作规范》
5.8《记录控制程序》
5.9《规章制度管理办法》
5.10《档案管理制度》
6相关记录
6.1各部门、生产中心代码表
6.2电子印章模板
6.3文件审批表
6.4文件发放回收登记表
6.5文件接收登记表
6.6电子受控文件发放回收登记表
6.7电子受控文件接收登记表
6.8文件借阅登记表
6.9文件处理单
6.10文件传阅单
6.11外来文件登记表
6.12文件变更申请表
6.13受控文件清单
6.14文件销毁登记表
6.15文件归档登记表
6.16受控文件目录
6.17文件评审记录
附录1
各部门、生产中心代码表
序号
部门、（中心）名称
部门（中心）代码
1
综合管理部
01
2
党群工作部
02
3
人力资源部
03
4
企业管理部
04
5
财务部
05
6
纪检监察室
06
7
审计部
07
8
计划部
08
9
招标（合同）办
09
10
物资采供部
11
设备部
12
技术部
13
工程部
14
安质部
15
对外协调部
16
电仪中心
17
分析检测中心
18
生产部
19
厂外工程项目部
20
公用工程项目部
21
储运项目部
22
甲醇项目部
23
烯烃项目部
24
聚烯烃项目部
附录2
电子印章模板
内容
印章要求
1.形状
矩形，格式为“复合型轮廓—强调文字颜色2”
2.大小
a.高度绝对值:
1.9cm
b.宽度绝对值:
4.0cm
3.字体
宋体二号加粗
4.印章为深红色
5.放置位置
文件首页的左上角
附录3
文件审批表
编号：
序号：
文件名称
编号
起草部门
审批人
起草人
负责人
会签部门
会签人/日期
文
件
会
签
会签意见:
（可另附页）
发放部门及份数（□内填写发放份数，不发放不填）
□甲醇项目部
□工程部
□财务部
□烯烃项目部
□生产部
□技术部
□聚烯烃项目部
□招标合同办
□综合管理部
□储运项目部
□设备部
□监察室
□公用工程项目部
□物资采供部
□党群工作部
□厂外工程项目部
□分析检测中心
□审计部
□电仪中心
□计划部
□人力资源部
□安质部
□企管部
□对外协调部
备注：
附录4
文件发放回收登记表
文件编号
文件版本
受控状态
发放记录
回收记录
部门
份数
分发号
签收人
日期
签回人
发放部门领导：
发放人：
附录5
文件接收登记表
编号:
发文部门
接收人
接收日期
处理情况
附录6
电子受控文件发放回收登记表
附录7
电子受控文件接收登记表
附录8
文件借阅登记表
文件名称
控制状态
借阅人部门
借阅人
借阅时间
归还时间
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