用excel考勤文档格式.docx

用excel考勤文档格式.docx

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10：

00-19：

d班：

8：

30-17：

考勤规则：

上班时间后5分钟内打卡不算迟到，加班半小时以下不计加班。

首先，按名称整理好每个人的上下班的打卡时间（有电子打卡机的可以直接导入数据，手动打卡钟的就只能手动输入时间了）

第二步，在整理好的上下班时间工作表的第一行依次输入姓名（即a1格）、日期（即B1格）、排班（即c1格）、上班时间（后面的以此类推）、下班时间、考勤结果（上班）、考勤结果（下班），标准下班时间、加班时间、加班时间修正等行名

第三步，如果有几个部门，且每个部门的上下班时间不一致，则最好按部门将员工分类在同一个工作表的不同工作薄里，

第四步，设置单元格的格式

1、凡是用时间表示的，都用“hh:

mm”的格式

2、记得在输入时间的时候关闭输入法

第五步，下面将进行具体的计算公式设置（以甲部门的a班为例，其他部门的不同班次，只是公式里的时间不同）

1、上班的考勤结果计算公式：

=iF（and（d2>

=VaLUE（“07:

35”））=TRUE,”迟到”,iF（d2=0,”未打卡”,”“））

此公式的意思是，如果“d2”格，即上班时间列中的时间大于等于“7：

35”，则显示“迟到”，如果“d2”格中无数据，即为“0”的时候，则显示“未打卡”，以上两个条件都不符合的时候，则显示为空白，即正常上班的意思；

2、下班的考勤结果计算公式：

=iF（and（E2>

=VaLUE（“16:

30”））=TRUE,”加班”,iF（E2=0,”未打卡”,”早退”））

此公式的意思是，如果“E2”格，即下班时间列中的时间大于等于“16：

30”，则显示为“加班”，如果“E2”格中无数据，即为“0”的时候，则显示“未打卡”，以上两个条件都不符合的时候，则显示为“早退”

3、加班时间的计算公式

=iF（（E2-H2）此计算结果本来只需要“E2-H2”即可，即用“下班打卡时间”减去“标准下班时间”即可，但这样的计算结果有可能会产生负数，比方说员工早退的时候，以至于造成后面的计算产生错误，因此需要调整一下公式。

此公式的意思是：

如果“E2-H2”的计算结果小于“0”，则将计算结果显示为“0”，否则显示“E2-H2”的计算结果。

4、加班时间修正的计算公式

=iF（HoUR（E2）-iF（（（E2-H2）*24）>

=1,16,16.5）+（iF（minUTE（i2）>

=30,0.5,0）））-iF（（（E2-H2）*24）>

=30,0.5,0）））

需要修正加班时间数的主要原因是，在统计公式里，会将每天的小于半小时的时间累加起来，导致计算结果偏大，违背了考勤规则，即半小时以内不计入加班，所以需要此公式来进行修正。

此公式比较复杂，因为有几层意思，分别解释如下：

“iF（（E2-H2）*24）>

=1,16,16.5）”的意思是，如果“E2-H2”即“下班打卡时间”减去“标准下班时间”的计算结果乘上24后大于等于1，则其计算结果为“16”，否则为“16.5”。

这里乘上24的原因是需要将计算结果从时间数转换为小时数；

“iF（HoUR（E2）-iF（（（E2-H2）*24）>

=1,16,16.5）”的意思是，将“E2”格即“下班打卡时间”中的小时位上的数减去16或16.5

“iF（minUTE（i2）>

=30,0.5,0）”的意思是，如果“i2”即“加班时间”列中的分钟数大于等于30分钟，则计算结果为“0.5”，否则为“0”，此公式就是考勤规则的修正公式；

“（HoUR（E2）-iF（（E2-H2）*24）>

=30,0.5,0）”的意思就是将下班打卡时间上的小时数减去16或16.5（标准下班时间）再加上分钟数上的修正公式所得到的计算结果“0”或者“0.5”。

这样就会使计算结果符合考勤规则。

整个公式的意思，

如果“（HoUR（E2）-iF（（E2-H2）*24）>

=30,0.5,0）”的计算结果小于“0”，则显示为空白，否则按

=30,0.5,0）”的计算结果显示。

这个公式是最复杂的，而且实际运用当中，也是有错误的。

还需要继续学习来修正。

第六步：

所有的计算到此都已经完成了，其他班次的只要在公式中将时间改一下就可以了，如B班，在计算上班的考勤结果时，将公式改成=iF（and（d2>

=VaLUE（“10:

05”））=TRUE,”迟到”,iF（d2=0,”未打卡”,”“））就可以了。

第七步：

将各个班次的计算公式复制到每个人每天的那一行单元格中就可以了，计算结果会自动显示出来，这里要注意的是，在复制的时候要对应好单元格，否则也会50px”width=“450px”alt=“用excel考勤”title=“用excel考勤”/>

产生错误，而且也会影响后面的考勤统计。

第八步，下面将进行统计公式的设置

1、统计“迟到“的计算公式

=coUnTiF（厅面!

F219:

F249,”迟到”）

这里是在同一个工作表中的不同工作薄中进行统计。

公式的意思是计算“厅面”工作薄里“F219”到“F249”这个数据区域（31个单元格，代表31天）里“迟到”这个字符的数量有几个。

“事假”、“病假”、“例休”的计算公式一样，只需把“迟到”改成“事假”或“病假”或“休”即可，而且都是在“F”列中取数据；

但是“例休”的数据要在“c”列即“排班”列中取数据。

2、统计“未打上班卡”和“未打下班卡”的计算公式

=SUm（coUnTiF（厅面!

F249,”未打卡”）-J6）

公式的意思是计算“厅面”工作薄里“F219”到“F249”这个数据区域（31个单元格，代表31天）里“未打卡”这个字符的数量有几个，再将计算结果减去“J6”格中的数据，“J6”格是指每位员工例休的天数。

因为按“考勤结果”的计算公式计算，员工在例休的时候，也会显示“未打卡”的记录。

“未打上班卡”在“考勤结果（上班）列中取数据，“未打下班卡”在“考勤结果（下班）列中取数据。

3、统计“出勤天数”的公式

=SUm（31-J6-d6-E6-F6）

这个公式比较简单，只是个合计公式，用总天数减去“事假”、“病假”和“例休”的天数即可。

要注意的是，在做统计公式的设置的时候，必须对应好每位员工打卡时间的单元格区域，否则就会出错。

到此，全部工作就算完成了，所有的设置只需一次，以后在统计其他月份的考勤的时候，只需将打卡时间重新整理，复制粘贴或者重新输入就可以了，但是在这样操作之前，应该先“另存为”一份，保持原始文件的可用性，并且可以留档。

总体来讲，整个过程还算满意，但得不到满分，主要有两个方面的问题：

1、不能自动识别不同班次选择不同的计算公式，还需要人工按照排班表，选择不同的计算公式进行计算，这会有些麻烦。

2、“加班时间修正”的计算公式还存在错误的地方，会使计算结果偏大，出现错误的时候，一般都会偏大0.5小时。

以上两个问题还需要进一步的学习才能进行修正，敬请期待，也请高手指教。

篇二：

Excel技巧_快速统计公司员工考勤记录

半米人才管理

对于公司的人力资源或行政人员来说，员工的每月考勤统计一直是很头痛的一个问题。

从各类考勤机、网上考勤与移动考勤系统导出电子考勤数据并借助Excel进行处理是最基本的统计方法。

如果对Excel了解不够深入的话，也许十人以下规模的公司考勤还能靠眼睛人工应付，几百人的就变得不太现实。

本篇技巧就将向大家介绍如何借助Excel的自带高级功能快速统计考勤数据、减少人工工作量提高工作效率。

让我们先来看下借助Excel可以实现的考勤统计最终效果对比：

初始考勤导出表：

最终完成处理的考勤统计表：

是否有考勤数据一目了然豁然的感觉？

借助Excel达到最终统计效果仅仅只需要几个步骤几分钟而已！

还等什么？

赶快来看下面的教程一起学习吧！

步骤1：

导出原始考勤电子表格

首先，我们通过考勤机所连接服务器将考勤数据导入到Excel中，通常我们都会导出以下几项考勤数据内容：

员工工号，员工姓名，刷卡日期，刷卡时间。

有时每天每个员工的刷卡时间与次数都是不同的，但不用怕，这些不同的数据会在后续的处理中被过滤掉，不会为最终的统计造成影响。

步骤2：

添加上下午标签

现在我们需要为打卡时间设置上下午标签，以便为后续统计提供帮助。

在数据表格中插入“上下午”列，并撰写函数：

iF（d2然后拖拽整列即可。

步骤3：

考勤表格数据分类汇总

接下来我们就要做最关的一步，对原始考勤数据表格进行分类汇总。

此时我们要用到的Excel功能就是“数据透视表”。

依次选择菜单：

“插入”>

“数据透视表”>

“数据透视表”，在弹出的选择窗口中，点选“选择一个表或区域”选项，并如示例图中所示，拖拽选择以下数据列：

“姓名”“刷卡日期”“刷卡时间”“上下午”。

点击“确定”按钮，在新工作数据表中，右边侧栏会出现“数据透视表字段列表”栏，根据示例中所示，将对应字段拖拽至对应区域内。

然后我们需要对“刷卡时间”数值进行设置，我们将“刷卡时间”设置为“最小值”。

表格会自动根据“刷卡日期”过滤多余非最小“刷卡时间”的数据，多次重复的打卡时间会被自动过滤。

同时将数字格式设置为“时间”格式。

步骤4：

在刚插入的表格旁边再次插入数据透视表

插入位置如图中所示，唯一不同之处就在于“刷新时间”数值选择最大值。

下班时间以最后一次打卡时间为准，其余时间均被被过滤。

篇三：

用EXcEL制做考勤表

第一步：

画表格

打开一张空白的EXcEL工作表，先按下图所示画出样子。

图中m1:

P1是合并单元格，用于填写“年”，S1:

T1是合并单元格，用于填写“月”，为了醒目设置成浅蓝色底纹。

第二步：

设置公式

为了让第二行中的“星期”能自动显示，需要设置公式，如下：

在d2单元格中输入公式=iF（wEEKdaY（daTE（$m$1,$S$1,d3）,2）=7,”日”,wEEKdaY（daTE（$m$1,$S$1,d3）,2））

这时就能看到d2单元格中出现一个表示星期的“日”字（这说明20XX年5月1号是星期日）。

公式含义：

先用daTE函数把m1格中的“年”、S1格中的“月”、d3格中的“日”组成一个电脑能识别的“日期”；

再用wEEKdaY函数把这个“日期”变成星期所代表的数字。

wEEKdaY函数后面加了参数“2”，是为了让星期一显示为“1”，让星期二显示为“2”...让星期日显示为“7”。

由于我们不习惯把星期日叫成“星期7”，所以最后用iF函数做判断，把显示

为“7”的自动改成“日”。

提示：

函数daTE与wEEKdaY在EXcEL自带的帮助中有详细的用法介绍，想了解它们的朋友可以参考。

为了方便我们中国人的习惯，还要把显示为阿拉伯小写数字的星期变成中文数字，即“星期1”变成“星期一”这种格式。

这就需要通过定义单元格格式来实现。

选中d2单元格，按鼠标右键“单元格格式”，在出现的格式窗口中选“数字”选项卡，在左侧的“分类”框中选“特殊”，在右侧的“类型”框中选“中文小写数字”，按“确定”退出。

这些完成后就可以用鼠标选中d2单元格，按住它右下角的“填充柄”拖动复制aH2单元格，效果如下图：

在ai单元格中可以通过公式显示当月的总天数，公式=daY（daTE（m1,S1+1,1）-1）

先由daTE函数“daTE（m1,S1+1,1）”得到本月的下一个月月初1号的日期。

本例中，本月是5月份，下一月的月初一号就是6月1日。