《项目部材料管理制度》Word文件下载.docx
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指公司用于工程施工的外购品,以及工程施工相关的辅助性材料,包括原料及主要材料、外购半成品、修理用备件、燃料和物料等,具体指一次性使用后即消耗或不能复原的材料,如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。
(二)低值易耗品:
指单位价值在1000元限额以下,或使用年限在一年以下的不属于固定资产的劳动资料,包括企业在库以及在用的低值易耗品。
低值品是指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备,如低值仪器仪表、工具量具、器具等。
易耗品是指容易破碎或消耗的材料(有的单价可能超过固定资产最低价格界限)如元器件、零配件等。
以上具体指1000元以下(不含3000元),能独立使用,耐用年限在一年以上的物品。
四、材料管理相关人员职责分工
采购人员,必须具备良好的职业道德和专业知识,懂得国家有关法律法规要求。
仓库材料的管理人员,必须由工作负责、业务熟悉的人员担任,仓管员必须明确和坚守岗位职责,仓管员要相对稳定,不得任意调换。
材料使用人员应了解所用物品的性质,掌握相关使用技术和事故处理方法。
1、采购员:
负责按照采购通知单/会签单/合同要求送货至项目部,负责复查入库手续并签字确认,负责验收入库的变更手续;
2、收料员/仓库:
收料员负责对三大材、普通地材等清点数量,办理入库手续;
仓库负责对低值易耗、常用的零星材料清点数量,办理入库手续(以点数、过磅、测量等方式进行验收并做好相关记录,同时收齐产品合格证、准用证明、检测报告等资料)。
验收合格后,验收人员必须在验收单中签字确认,材料进场当日仓库必须开具入库单,二至三日内办理完入库签字手续,对于地材必须开具地材收据。
3、项目部门卫:
负责参与进场材料的清点,并做好进出场相关记录(如材料名称、规格型号、数量、车辆进出场时间、车牌号、入库单编号等);
4、工程技术员:
负责对到场材料的质量验收(如黄砂的含泥量、粗细比例;
混凝土的粘稠度、是否离析等);
五、采购计划
材料的购置必须制订计划。
项目部及有关部门根据需要向公司物资部提出物质需求计划,物资部根据库存情况制定各类物品的采购计划。
1、项目部在项目之初应向公司材料物资部提出项目总体需求计划;
2、跨年度项目应依据实际需求数量、库存定额及经费情况制定年度采购计划;
3、月度所需物品计划必须在每月二十五日报物资部,物资部根据库存常备量制定月度采购计划;
4、项目部及有关部门急需的物品则在任何时候可临时计划申购,或填写请购单上报物资部。
编报物品购置计划时,对名称、规格、数量、用途必须填写清楚,如因填写错误造成差错,由编报单位负责。
项目材料总计划
填报单位:
工程名称:
年月日
材料
编码
名称
规格
型号及品牌
计量
单位
数量
进场时间
使用
部位
备注
材料员:
项目生产副经理:
项目总工:
审核意见:
审批意见:
注:
由综合办签审核意见,由公司总经理签审批意见。
项目月度材料需求计划
计划编号:
年月日
材料名称
质量要求
使用部位
六、请购业务
(一)请购部门
请购由相应的使用部门提出,具体如下:
1、主管工程施工的项目部
2、公司有需求的各有关部门
阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单(公司采购)
规格型号
及品牌
申购
用途
进场
时间
备注
申请部门:
申请人:
材料采购员:
项目副经理:
阜阳市佰庆建材有限公司材料请购单(项目部采购)
年月日
项目经理:
(二)请购单的编制及审批权限
1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、编号、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核;
2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购;
3、紧急请购时,由请购部门于“请购单”的备注中注明原因,并说明“紧急采购”;
(三)请购申请的撤销
1、请购申请的撤销应立即由原申请部门通知采购部门停止采购;
2、原相应请购单无法撤回时,采购部门应通知并送回原请购部门。
七、采购业务
(一)采购部门职责
采购材料原则上由物资部负责办理,采购人员必须遵守国家有关材料政策和规定,熟悉市场供求信息,根据批准的计划进行采购工作,努力争取物优价廉,及时采购,保证供应。
(二)采购作业方式
除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
1、集中计划采购:
凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购:
凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
(三)采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。
(四)询价、比价、议价
1、采购经办人员接“请购单(内购)”后应依请购事件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
3、属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单“询价记录栏”中注明,经主管签认后呈核。
4、对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。
5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
产品询价单按下表形式填写:
产品询价单
编号XXXX
___________单位_________先生
一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物品,请速予报价,将作进一步联系。
物品名称_________数量________规范及品检说明
二、来函或来电请洽本公司先生电话:
并请惠示贵公司联络人员及电话
三、附件:
阜阳市佰庆建材有限公司
物资部
年 月 日
(五)呈核及审批
采购经办人员询价、议价完成后,以“物资采购比价表”形式呈报主管审核,并经总经理审批通过后,方能具体实施。
材料采购比价表
采购单位:
使用单位:
工程名称:
年月日
序号
规格型号及品牌
计量单位
计划采购数量
采购计划编号
预算价
要求交货时间
供应商报价情况
确定供应商
填写报价单位
品牌
单价
交货时间
单价
1
2
3
选定理由
采购员意见:
物资部意见:
公司主管领导审批意见:
公司总经理意见:
报价单位:
联系人:
联系电话:
(六)订购与合同
1、采购经办人员接到经核决的“采购订单”后应以此单向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于“送货单”上注明“采购订单编号”及“包装方式”。
要求厂商在接到订购单后以传真或书面形式给予确认。
2、需与供应厂商签订长期合同者,采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书,依采购合同会审核决权限呈核后办理。
产品订购单按下表形式填写:
产品订购单
编号_________________
_______________________公司:
一、本公司拟向贵公司订购下列物品,其数量、价格、规范等,已经双方同意如下:
物品名称规格数量价格备注
二、双方同意上列物品在年月日以前分次/批交至本公司验收。
贵公司必须保证所交为物品为新品且质量合乎有关标准及我方要求。
三、若贵公司无法按期交货,本公司有权在约定交货期后日内取消定单,并向贵公司要求赔偿。
如贵公司所交物品品质不符规定,本公司亦有权利退货或要求赔偿,贵公司不得拒绝。
四、其他及附件
五、本单一式两份希贵公司签收后于日内将第一联送交本公司,双方并同意以此为合同。
物资部主管:
经办人:
年月日
(七)进度控制及事务联系
1、采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应向主管汇报情况,并及时与请购部门做好沟通工作,依请购部门意见拟订对策处理。
采购进度控制表
请购日期
请购单号码
供应商
地点
代理
订购
付款条件
需要日期
交货记录
日期
金额
采购员台帐
供方名称:
序号
已领备用金付款
供方自收款
挂账欠款
本月入库
发票是否已开
是否已审批
备用金付款
财务上付款
实际欠款
备
注
名称规格
单
位
数
量
价
金
额
(八)整理付款
采购经办人员应在材料完成入库手续后,进行采购结算,与发票核对无误后再向公司财务办理付款单。
(九)索赔、退货或换货
采购部门接到收货异常报告(“联合验收单”等)时,应立即编写索赔报告,并呈上审核,核准后该报告归档,并及时向供应商要求索赔、退货或换货。
进场材料验收单(联合验收)
请购部门:
采购部门:
供应商名称:
履约代表:
(电话):
验收内容
采购品目
规格型号或
功能技术标准
验收
意见
验收标的状况说明:
□合格;
□不合格
验收小组成员名单
单位或部门
姓名
职务/职称
本人签字
采购部门意见:
经办人(签字):
供应商意见:
(十)价格及质量的复核
1、采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。
2、采购部门应就各部门所提重要材料的项目,提供市场行情资料,作为材料存量管理及核决价格的参考。
3、采购部门应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
4、审查作业中,若发现异常情况,采购部门审查部门应立即填制“采购事务意见反应处理表”(或附报告资料),通知有关部门处理。
八、安全运输和装卸
材料的运输和装卸应遵守如下规定:
1、装运时应轻装轻卸,堆置稳妥,防止撞击、重压、倾倒和磨擦,发现包装容器不牢固,破损或渗漏时,必须重装或采取其他措施后,方可启运。
2、不得同时运输性质相抵触的能引起燃烧、爆炸的物品;
夏天(5月1日一11月30日)气温在30℃以上时,从上午10时到下午4时,一律停止装运易燃易爆品及氢气、液氯、乙炔等气体瓶。
九、质量检验及收货
(一)质量检验及收货要求:
(1)材料到场后,收货人员必须依“到货单”的内容,并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单,并通知相关的质检工程师到场检验;
(2)如发现送来的材料与“到货单”上所核准的内容不符时,应即时通知采购员来处理,并通知项目部材设主管,原则上非"
采购单"
上所核准的材料不予接受,如采购部门要收下该等材料时,收料人员应告知项目部材设主管,并于单据上注明实际收料状况;
(3)为利于材料检验的实施,质量管理部门就材料重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关部门,依所需的材料质量修订“材料验收规范”,呈总经理核准后公布实施,作为采购及验收的依据;
(4)检验合格的材料,检验人员于外包装上贴合格标签,以示区别,仓管员再将合格品入库定位;
(5)不合验收标准的材料,检验人员于物品包装贴不合格的标签,并于“材料检验单”上注明不良原因,经主管审核处理对策并转采购部门处理及通知请购部门,凭此以办理退货,如可降级使用时则办理收料;
(6)交货数量未达订购数量时,以补足为原则,但经请购部门同意者,可免补交,短交如需补足时,物料管理部门应通知采购工程师联络供应商处理;
(8)紧急材料于厂商交货时,若物料管理部门尚未收到“到货单”时,收料人员应先咨询采购部门,确认无误后,方可办理收货手续。
(二)进场材料验收规定
为规范进场材料验收管理,明确材料进场验收各环节的职责和主责人员,特制订以下规定。
一、进场材料(配件)的分类:
为便于管理,现对进场材料(配件)分成以下类别:
1、土建类材料(A类):
预制管、预制件,水泥、预制混凝土、钢筋、砂、石等;
2、机电类材料或配件(B类):
各主要设备(含盾构机)用零配件、电气元件、电线电缆、各类油(气)管、各类机械电气工具等;
3、劳保用品及消防器材、高危险性化学危险品(C类):
安全帽、安全带、安全网、劳保服、灭火器、防护罩、绝缘鞋、爆破器材。
4、临时急需材料(D类):
本类材料是指因为特殊需要,经项目经理批准购买的其他材料或配件。
二、进场材料(配件)验收环节规定:
验收分为数量验收和质量验收两部分,材料进场时须进行数量和质量验收;
材料(配件)收货单上,必须同时有负责数量和质量验收责任人员签字,才能入库处理。
1、所有材料的数量验收均由仓管员负责;
2、各进场材料质量验收责任部门及人员规定如下表:
进场材料(配件)类别
典型材料或配件名称
进场材料
质量检验部门
责任
人员
土建类材料(A类)
管片
项目质量部
质检员
预制混凝土、钢筋、水泥、砂、石、粉煤灰、止水条、膨润土、管片螺栓
项目工程部
技术员
机电类材料或配件(B类)
各主要设备(含盾构机)用零配件、电气元件、电线电缆、各类油(气)管、各类机械电气工具等。
项目机电部
机电技术员师
劳保用品及消防器材、高危险性化学危险品(C类)
项目安全部
安全员
4
临时急需材料(D类)
经项目经理批准购买的其他材料或配件。
材料申请部门
相关人员
三、材料抽检及监督规定:
项目质量员有权对所有进场材料的数量和质量进行监督抽检。
1、进场材料的数量(重量/规格)抽检:
对主要进场材料(散装水泥、油脂类),项目质量员可以根据需要不定期对材料的重量或规格进行抽检;
抽检方法可以采取过磅的方法。
2、进场材料的质量抽检:
对主要进场材料,项目质量员可以根据需要对材料的质量进行抽检;
抽检方法可以采取送外检验的方法。
3、对抽检结果,项目质量员及时与物资部沟通,及时进行处理。
一十、入库程序
通过检验的材料方可办理入库手续,具体如下:
(一)由仓管员填写材料进场台帐,电子版台帐采用EXCEL表格制作,必须每天登记。
(二)由进场检验人员签字确认入库单;
(三)入库材料应摆放整齐,标识清晰。
年月入库台帐
序号
生产厂家
进场日期
进场
检验人
库管员
质量证明资料
进场材料总量
该表电子表格,用于水泥、砂、混凝土预制件、管片、钢筋、商品砼、燃油、周转材、辅材等,由项目部仓管员或材设主管完成,每日记录,每周末、月底发到公司物资部、公司管理部门。
材料进库单
材料来源:
收料单位:
材料编码
规格
实收数量
第一联:
存根
合计
验收:
材料主管:
仓管员:
规格:
11.5x18.5
第一联(白色):
存根第二联(红色):
财务第三联(蓝色):
仓库
该表格为手工填写。
一十一、仓库管理
(一)仓库设置
公司只有一个库存组织,根据实际情况下设若干仓库。
(二)仓库管理要求
1、仓库内应经常保持清洁,并随时注意通风情况;
2、易然品、易爆品或违禁品不得携入仓库,物资部应随时注意;
3、仓库内不得吸烟,若因工程需要烧焊时,应先报备,并有安全部门允许后才可;
4、材料使用部门负责仓运设备,如果破损应立即反映主管并立即委托修护;
5、未经核准,无关人员不得进入仓库,搬运完毕后,也不得在仓库逗留;
6、仓管员在下班离开前,应巡视仓库及电源、水源是否关闭,以确保仓库安全。
(三)库位管理
根据集中管理、合理布局、方便领用的原则,应依以下规定:
1、配合仓库内设备(如油压车、手推车、消防设施、通风设备、电源等)及所使用的储运工具规划运输通道;
2、依使用类别、产品类别分区存放;
3、收发频繁的工具应配置于便捷的库位;
4、将各项材料按品名、编码、规格划定库位,表明于“库位配置图”上,并随时显示库存动态。
5、仓管员应掌握各货位的进出顺序,依据“先进先出”原则收发货。
(四)存货盘点
1、库存作定期或不定期的盘点,盘点时由财务部门将盘点项目按规格类别填具“盘点单”,会同物资部盘点,并按实际盘点数量填入数量栏内;
2、财务部门将“盘点单”的盘点数量与帐面核对,核对若有差异,及填具“盘点异常报告单”,并计算其盘点盈亏及数额,送物资部查明原因;
3、物资部查明盘点盈亏原因后,编制处理报告,呈总经理审批后执行,并知会财务部。
4、参加盘点工作的盘点人员,对于本身的工作职责及应行准备事项,必须深入了解。