秘书理论与实务教案Word文档下载推荐.docx
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欧、美、日等经济发达的地区及国家，秘书队伍庞大，其秘书的主要类型有：
1、行政秘书。
是行政首长的助手。
行政秘书包括执行高级官员秘书职务的甲类秘书和执行中级管理人员秘书职务的乙类秘书。
其中甲类秘书被认为是高级秘书，必须通过严格的职业秘书考试，获得证书才能担任。
2、法律秘书。
美国有30万左右律师，因此有许多服务于律师和法律事务所的秘书人员。
这些人开始只是主要作为速记员，通过法律秘书协会的考试，合格者才授予法律秘书的称号。
3、教育秘书。
不同部门中教育秘书所从事的工作各不相同。
大城市中高等学府主要办公室秘书和地方学院办公室秘书职责任务差别很大。
如后者，大多是事务性的工作。
大学教授的秘书要协助处理教授的事务，还要为教授准备教学和科研材料。
4、财经秘书。
美国统计材料表明，1980年美国秘书除了法律知识外，都具备财经方面知识，否则无法工作。
5、工艺（或科技）秘书。
为工程师和科学家服务，一般不在办公室，而在实验室工作，从事实验室内事务性工作，同时也承担信息、图书材料收藏等工作。
（二）国内秘书类型
1、根据秘书服务的对象和工资来源，把秘书分为“公务秘书”和“私人秘书”两类。
公务秘书，指属于国家编制、由国家财政支付工资的秘书，即国家公务员。
按公务员分类标准，又可以把这类秘书分为“政务类秘书”——担任领导职位的秘书，和“业务类秘书”——非领导职位秘书。
私务秘书，指专门为个人服务的秘书。
又有两种情况：
一是由政府指派为领导、专家服务的秘书。
这类秘书应属于“公务秘书”之列。
另一种是企业或私人雇佣的秘书，这类秘书又称为“民间秘书”。
通常讲的“私务秘书”指后一种情况。
2、按照秘书的能力和特长，把秘书分为多种“型”，有：
办事型秘书。
为领导办各方面的事务。
办事型秘书在整个秘书队伍中占最大的比例。
文字型秘书。
承担文字写作工作的秘书。
财经型秘书。
特别是企业，领导的秘书需要了解财经知识、熟悉金融、簿记事项。
公关型秘书。
协助领导处理内外协调事务。
技术型秘书。
服务于技术部门，从事记录、编写技术材料、文件、合同、保管技术性文稿、图纸等工作。
参谋型秘书。
辅助领导决策和从事调研工作、信息加工、重要文件起草。
综合型秘书。
具备多种能力，提供综合型服务。
四、秘书人员的职级
（一）国外秘书的职级
在英国，政府机关秘书人员分为四级：
（1）行政级。
是政府首脑和各省、部长的主要助手、顾问，相当于秘书长或办公厅主任，参与政要、组织长官财务和人员考核。
（2）执行级。
直接指导、处理日常行政事务，相当于办公室主任。
（3）文书级。
记录、撰写、制订文件、统计材料，处理日常事事务工作，一般大专学历。
（4）助理文书级。
打字、速记、缮印、接待等人员，女性居多，一般高中学历经短期培训者。
在美国、日本、澳大利亚等国，对秘书学历和资历只分两级，即A级和B级。
B级只担任初级秘书，许多国家称之为“文员”；
A级才能任正式秘书，并从中级起，凭能力和资历升为高级秘书。
英联邦（41个国家、地区）有“特许秘书和行政人员工会”（ICSA）负责政府机关之外秘书人员的培训，考试合格者发秘书证书，工资立即提高40%。
（二）我国秘书职级
我国目前没有对秘书职级作明文规定，但事实上还是存在的。
初级秘书。
在秘书部门从事文件收发保管、打字、接待等共组的人员。
工作技术含量、薪金、年龄均较低。
中级秘书。
处于中层管理者的秘书。
权力、责任相对大一些，处理各种事件的能力要高一些，有一定的外语、计算机能力，很好的协调能力。
高级秘书。
大型企业首脑的秘书、懂事会秘书，秘书长、办公厅主任等，“参与政务，管理事务”，协助领导综合情况、研究调查、推进工作。
要有很强的分析预见能力、组织协调能力和管理能力。
五、秘书学概述
1、定义：
秘书学是研究秘书共组规律及其应用的学科。
研究对象：
秘书学以秘书人员、秘书机构和秘书工作为其研究对象。
2、性质：
秘书学是一门综合性、应用性很强的学科，吸收了多门社会科学和某些自然科学的理论、技术，如：
管理学、文书学、档案学、心理学、公共关系学、信息科学、计算机科学等。
秘书学侧重于应用、实践，以研究秘书共组规律为主要任务，以达到秘书工作的科学化、规范化为目的。
同时，还重点研究秘书人员的素质能力，指导秘书人员提高自身的能力水平。
第二章秘书工作
一、秘书工作的内容
美国把秘书工作概括为：
“文书、事务、一般管理。
”我国传统观念把秘书工作概括为：
办文、办会、办事。
也有将秘书工作的职责归纳为：
参与政务，处理事务。
秘书工作的具体内容则可以分解为以下13项：
1、日程管理：
会面预约的接受和转达，领导个人计划的管理，住宿的选定和预约，交通工具的选定和车票预购，旅程表制作，出入境手续办理、机场迎送，感谢信的制作和寄发等。
2、环境整理：
照明、隔音设备的管理，色彩的调节、空气调节、领导办公室、接待室整理、装饰，办公室布局，领导桌面整理，备用品、消耗品购置等。
3、会议、会晤服务：
通知的制发，会场选定和布置，必用品准备，材料准备、分发，会场接待、检查和联系，茶点、用餐安排，会场善后处理，记录的整理、分发；
会晤的准备、服务和事后处理。
4、日常生活照顾：
茶点、用餐的照料，健康管理，与各种团体的联系，外出准备，汽车安排，领导送行、迎接等。
5、财会管理：
旅费、交际费、各种会费的出纳、细算，支票和票据的处理，记帐等。
6、值班突发事件处理：
突发事件出现后的处置，来客的引导，急、病事故的处置，不法侵入的处置，劳资纠纷的处置等。
7、接待：
来客接待和控制，向领导转达，领导办公室、接待室的引领，事后处理，旅店客房的花果安排，电话的受理和转达。
8、交际：
庆吊信息的收集、确认、联系，庆吊电报的寄发，各种例行活动的通知，请贴等的回信，庆吊会场上的接待，吊唁的代理出席、慰问，赠礼的选定、购买和发送。
9、文书制作：
管理文书、对外交际文书的制作，给领导的报告、图表的制作。
10、信息的收集、加工、存储、检索：
文献资料的摘要、复印，与领导相关关系人的通讯录的制作，信息处理机的操作和管理，根据需要编制、利用资料，文献资料索引编制，文献资料的存贮和检索，领导相关者的个人资料的记录、存贮和检索。
11、文书处理：
组织内外文书的收发和传递。
12、文书整理和保管：
文件、名片、商品目录、杂志、图书等的整理、保管、保存、销毁，报刊的剪贴，来客卡片、会客材料的整理、保管和检索。
13、特命事项：
领导交办的特命事项的处理、报告。
二、秘书工作的特征
1、综合性。
秘书工作包含了许多不同类型、不同性质的具体工作，内容复杂，门类众多。
日本秘书学研究会会长广田传一在《秘书实务》中介绍了一例美国秘书工作的调查情况：
秘书工作有871种，一般一人要承担几种工作，调查中，最多的一个人担当了479种工作，最少的也有15种，平均132种/人。
表面上看，秘书工作琐碎繁杂，但实际上是个具有内在联系的工作系统，其中：
1：
管理领导时间
2：
给领导准备工作环境为领导腾出更多时间
3、4、5、6：
替领导处理杂务
7、8：
替领导处理好人际关系帮助领导处理人际关系
9、10：
为领导提供信息
11：
为领导传达信息辅助领导信息管理
12：
为领导保管、利用信息
13：
为领导处理特命事项
2、辅助性。
所谓辅助性，是从秘书的“权力”范围来说的，秘书相对于领导，总是居于从属地位，秘书只能根据领导决定来办事，决不能越权擅自作决定。
其辅助性主要体现在：
（1）辅助决策：
领导基本职能是决策，但任何领导的个人能力都难以胜任现代决策，必须借助于力量的辅助。
秘书作为领导的参谋助手，须辅助决策。
（2）辅助管理：
秘书作为领导的助手，需要承担一定的管理工作，特别需要在协调、监督、控制等方面发挥作用。
（3）处理事务：
秘书代理领导承担各种日常的、具体的事物性工作。
对于辅助工作，秘书需要发挥主动性，在职责范围内把工作做好，做充分，甚至做超前。
要注意两点：
△以岗位责任为依据，明确是自己常规的事务性工作，哪些是需要请示后才能处理的，哪些应该回避，严守机密，不随意表态的。
△要根据领导工作的需要和领导授权范围，把握自己，需要干的，竭力干好，不能插手的，决不越位参与。
3、原则性。
秘书工作须满足“三符合”，即符合国家的法律法规和政策，符合组织机构的利益和发展需要，符合领导的工作需要。
三者之间有从属关系，后一条的实现要以前一条的实现为基础。
但同时，秘书处理问题还需讲求方式方法，讲求策略，发挥思维的机敏性，灵活的、随机应变地处理各种问题。
三、秘书工作的作用
1、助手作用。
秘书直接为领导服务，是领导的助手。
2、参谋作用。
三个方面的表现：
一是对领导的思想具有充实完善作用；
二是对领导的决策有辅助取舍作用；
三是对领导工作有提醒作用。
具体有9个表现点：
（1）起草文稿时，提出建议、预案、方案；
（2）围绕领导关注的问题进行调研，收集信息，分析信息，反映信息；
（3）核稿中把握文稿是否符合政策、法律，办法是否可行；
（4）会务活动做好会议计划、预算、准备；
（5）公务活动中帮助领导权衡利弊轻重，确定参加哪些活动，不参加哪些活动；
（6）查办、督办、催办中，提供不同的策略方法，更好地完成任务；
（7）协调中帮助领导出谋划策；
（8）帮助领导领会最新的政策法规，提供新的业界动态；
（9）帮助领导生活中的问题。
3、枢纽作用。
秘书工作处于组织机构的中心位置，起着沟通上下，联络各方的作用。
4、耳目作用。
秘书应该进行调查研究，随时收集各种信息，为领导的决策和管理作必要的准备。
5、门面作用。
秘书人员、秘书部门的一个单位对外的一扇“窗口”，秘书人员需要注意保持自己和办公室另好的形象。
四、秘书工作的发展趋势
当前国内外的秘书事业的发展有如下的特点和趋势：
1、就世界范围而言，秘书工作日益普遍化和社会化。
秘书工作不仅存在于政府机关、企事业单位和社会团体，而且渗透到了社会每一个角落。
美国为例，1995年政府机关秘书人员7万多人，企业、社团和私人秘书超过400万人，而且每年以3.5万人的速度增长，超过人口总数的1%。
欧美大中型企业不仅有负责全面共组的董事会秘书，而且各部门都有自己的秘书。
2、由事务性向智能型发展是秘书工作的另一个趋势。
一方面表现为办公室自动化程度的提高，许多事务，如速记、誊写、校对、报表、档案处理等普遍由手工转向使用电脑，另一方面越来越多秘书走向高级秘书阶层，主要工作是综合管理、安排日程，或是辅助决策。
3、秘书工作呈现专业化和永业化趋势。
专业化表现为秘书工作分工越来越细，美国秘书职业大类包括41个职业种类，分为14个工资等级其中专职秘书定为6级，6级以下的工作比较单纯，技术要求低，如信使（2级）、文件收发管理（3级）、文书兼速记（4级）、一般事务管理（5级）。
6级以上大都是工作比较复杂、技术要求较高的岗位，如计算机操作（7级）、后勤管理专业人员（9级）、日程分析（12级）、数字电子计算机程序管理（13级）、日程管理（15级），等等。
不少秘书是在与秘书共组有联系的但又较低的职业种类一段时间后，进入专职秘书职业队伍，而后，又通过实践和高层培训，进入管理阶层。
大家往往把秘书看作是管理决策人员的一种资历或一段阶梯。
近些年来，秘书专业性逐渐得到社会的认可，队伍日益壮大，秘书工作日益永业化，终身秘书逐渐增多。
4、秘书工作资格化、有序化。
在以后的就业和应聘中，不管学历多高，要从事某种职业必须经过相应的培训，取得职业资格证书后才能就业。
欧美、日本等国十分重视秘书人员的培训。
英国的“特许秘书及行政人员工会”每年在英联邦各地定期举行两次考试，初级秘书人员经过9门基础课和8门专业课考试及格后，可取得“高级行政人员”资格证书。
美国有1300所院校培养秘书，设打字、速记、阅读写作、办公室工作程序、秘书会计学、企业法、行政秘书准则等课程。
美国和加拿大在20世纪50年代联合发起组织“国家秘书协会（国际）”，作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益，提高秘书的业务技能和职业地位。
，到80年代，该组织拥有了遍及美洲、欧洲、亚洲30个国家的4万多会员，名称改为“国际职业秘书协会”
我国于1997年由劳动和社会保障部制订秘书职业标准，将秘书划分为初级（国家职业资格5级）、中级（国家职业资格4级）、高级（国家职业资格3级）三个层次，实施秘书职业资格证书考试，考试内容包括：
接待工作、档案工作、文书工作、会议组织、信息工作、协调工作、办公室事务等方面。
同时我国还引进了国外一些先进的秘书证书考试制度，如：
伦敦工商会考试局的秘书证书考试，目前在18个省市设有办事处，全球统一命题、统一考试，采用英文试卷，一年考4次；
剑桥秘书证书考试，核心课：
文字处理、沟通与项目管理、办公室管理，选修课：
速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术，一年2次等。
第三章秘书机构
一、秘书机构的设置
1、秘书机构的名称
秘书机构有广义和狭义两种。
广义的秘书机构是指由秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅、办公室，其名称由机关单位或首长的名称+秘书机构名称两部分组成。
国务院办公厅、XX县人民政府办公室、XX公司总经理办公室。
狭义秘书机构是以“秘书”命名的局、处、科、室等部门，隶属于机关单位或办公厅（室）之下。
2、我国秘书机构的组织形式
（1）政府机关：
秘书业务部门（文件、会议等）
省政府办公厅政府研究部门（政策信息研究工作）
机关事务部门（日常行政事务工作）
秘书一处（文件、会议工作）
秘书二处（值班、接待工作）
信访处（信访处理和接待）
市委办公厅综合处（信息收集、编写）
机要处（机要和保密工作）
行政处（机关日常行政事务）
政策研究室（政策法规研究）
秘书一科（文书处理和接待）
秘书二科（收集和编写信息）
县政府办公室信访科（来信、来访处理）
行政科（机关日常行政事务）
保卫科（机关安全保卫工作）
（2）企业：
企业根据经营规模来确定秘书部门的设置。
大中型企业，秘书部门是必设部门，并根据分工和业务量，下设若干科室。
小型企业不设秘书部门，但配备专、兼职秘书人员。
有些外资企业的高级管理人员还专门配备秘书、打字员和办事员，中层管理部门也有秘书协助工作。
二、秘书机构的地位
1、组织结构设置
机关、企事业单位内部机构可以根据承担的任务不同，分为三类部门：
（1）职能部门：
专管某一方面的具体业务性工作而设立的部门，如：
组织、财务、宣传、技术等。
（2）综合部门：
即秘书部门，不承担具体业务工作，有些无法分解到具体业务部门承担的工作，都由秘书部门承担，如：
内外联络、部门间协调等。
所以，秘书部门常被称为“不管部”。
（3）领导部门：
决策层，由领导组成，负责全局的决策、组织、指挥工作。
2、机构之间的关系
任何机关、单位内外关系无非三种：
（1）本单位内部各部门之间的关系，平级或上下级。
（2）本单位与上、下级单位之间，上下级。
（3）本大内与外部兄弟单位之间，平级关系。
这几种关系又有两种提法：
“隶属关系”和“非隶属关系”。
隶属关系是指领导与被领导的上下级关系；
非隶属关系是没有领导与被领导的关系，非隶属关系有组织内部和组织之间的两种情况。
组织内部各部门关系示意图：
领导部门
隶属关系
隶属关系
秘书部门
平级关系
（无隶属）
职能部门
3、秘书部门与其他部门之间的关系
（1）秘书部门是由其为之服务的本级领导所直接领导的，直接对所属机构负责。
（2）秘书部门对上一级或下一级秘书机构，不存在领导与被领导关系，秘书贲门之间存在着一定的封闭关系。
（3）秘书部门和职能部门之间是平级关系。
不能因为接近领导部门而产生优势意识。
“秘书工作是属于组织金字塔上层的经营层，而秘书的身份则属于金字塔下层的一般工作人员。
”（田中笃子）
秘书部门处于最贴近领导部门的位置，从整个组织来看，它处于组织的中枢位置，起着上传下达、联系内外的作用。
第四章秘书人员的素养
引子：
一道测试题：
下面20个是非题，有10个答“是”，就是块当秘书的好材料：
⑴是否认为，不一定要当元帅的士兵也是好士兵？
⑵小时候，家人让你同时去打酱油，买菜，寄信，你是否会很好计划一下，有条不紊完成。
⑶当你工作的时候，是否会想：
“星期一又到了，真好。
⑷考虑问题没答案，是否会换个角度去想？
⑸你能看一整天的蚂蚁搬家吗？
⑹你是否喜欢别人拿主意，自己照着完成就是了？
⑺无意中知道别人一个秘密，能否保密？
⑻从小喜欢和人打交道，深得叔叔阿姨的喜欢？
⑼是否在做一件事之前，就开始考虑后面的事情？
⑽是否尝试过骑自行车长途旅行？
⑾别人比你出色，但你不嫉妒，反而会帮助他做得更好。
⑿你完成一件事，功劳记在别人身上也不介意。
⒀是个热心肠，喜欢到处张罗。
⒁觉得自己的文笔不错。
⒂从小细致，一丝不苟。
⒃喜欢和比你强的人在一起。
⒄善于弥补别人的错误或不足。
⒅喜欢揣摩别人的心事，大家都夸你懂事。
⒆口才不错。
⒇总是在看有什么事可以做，不等别人说就主动完成。
说明：
这道测试题涉及到了秘书人员的观念、才能、性格、品质、心理等方面的内容。
秘书人员的素养是综合性的。
一、秘书人员的形象
秘书人员的职业形象可以概括为：
整洁、清爽、端庄、优雅、成熟、敏捷。
形象的塑造需要从心理历练和外形塑造两方面进行。
秘书人员的外形塑造很重要，包括发型设计、五官设计、化妆设计、服饰设计几个方面。
1、发型设计
美的发型对一个人来说，比化妆和服饰更重要。
头发不要染成黑色之外的其它颜色，否则很难达到端庄、优雅；
发型必须与脸型相配，以自然、轻松、垂荡、不夸张为主。
脸型长的女性不适合中分，可采用中短发和外翻式。
如果是长发可用将头发向后束起，或盘成发髻，发髻只适合在脑后，防在头顶太显眼。
圆脸女性，不宜三七分，可用中分式齐耳和齐肩的中长直发，不要刘海。
方脸女性，短发选用带高位侧分和斜长刘海型，长发草用中分的清汤挂面式垂下，可遮掩方型脸廓。
瓜子脸的女性适合各种发型。
特别注意：
如果是长发，上班时一定要梳拢扎成马尾。
2、化妆设计
化妆已成为年轻女性生活的一部分，能增加美感和雅致。
但浓妆艳抹，香气扑鼻，往往会掩盖身上很多美好的东西，而且会显得庸俗，不为人欢迎，而且这种妆在办公室里还会影响别人的工作。
其实，青春健康是最好的美，淡雅清新，看不出化妆的痕迹是化妆最高境界。
3、服饰设计
服饰服装总是作为对于一个人的第一印象，对评判一个人有着重要的影响。
穿着应该整洁、别致，不要奇装异服、性感着装，或者是过于随便邋遢。
另外，还需要留意遵循单位的着装文化。
一般的说：
（1）款式，不能太陈旧，使人感到压抑；
不能太时髦，形成视觉上的刺激。
不要穿牛仔服，与办公室的格调不相应。
（2）服色，办公室最宜灰色系列，给人舒适、稳重，容易接近的感觉。
（3）首饰，不要戴叮当作响的、夸张的首饰。
（4）鞋袜，女性要穿高跟鞋，但跟不能太细太高；
裙装时用浅灰色或浅黑色弹力、吸附力极好的连裤袜，或不穿袜。
4、举止设计
秘书举止要得体。
具体的说：
（1）站着等人，身体重心落在一只脚，另一只微曲，拿出精神，注意被等人来的方向。
（2）拾东西时，两膝并拢下蹲。
（3）握手时，眼睛和善看着对方眼睛，身体微前倾，右手自然轻握对方的手片刻。
（4）坐下时，背部贴在椅背上，如果坐沙发，尽量往里坐，腿安定，双膝并拢，向左、右倾。
（5）站起时，先左手扶椅把，一只脚后放，徐徐站起。
二、性格特点
优秀秘书人员应该具有以下性格特征：
1、内外兼具。
性格内向，一般心思细密，考虑周到，一丝不苟，但这种性格不利于沟通、组织、协调工作的开展；
性格外向，一般主动热情，性情随和，有很好的沟通协调能力，但不擅长琐碎事务。
做秘书的人，两种性格都要有一些。
2、稳重踏实，秘书工作繁琐，秘书工作幕后性质，秘书的“门面”特征，都要求秘书人员稳重。
3、灵活通变。
遇到计划之外的情况能快速相处对策，灵活应对。
4、善解人意。
能准确及时了解别人的需求、想法，并从行动上给予回应。
秘书性格健康的标准：
1、现实态度。
能棉队现实，不管现实是否令人愉快。
2、独立性。
办事凭理智，并能适当听从合理建议。
3、能关爱别人。
4、情绪控制能力。
不失理智。
5、有长远打算。
会为了长远利益放弃眼前利益。
6、对他人的宽容和谅解。
7、不断学习和培养情趣
8、会休息。
三、心理特征
合格的秘书的心理应该具有以下特征：
1、甘于默默无闻。
秘书工作的服务性和幕后工作的特点，使秘书人员很难走道前台，因此要求秘书人员有很好的心理承受能力，甘于默默无闻。
2、乐观谦和。
乐观的成功的一个要素，乐观才能做好秘书工作。
秘书接近领导，有时会产生“狐假虎威”的感觉，对同事傲慢，这不利于开展秘书工作。
3、积极向上。
秘书工作平淡，容易消磨人的锐气，积极向上才不会被社会时代淘汰。
积极向上的特征有：
①强烈的自信；
②努力奋斗；
③高标准；
④勇气十足。
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