SVQP01 文件控制程序Word格式文档下载.docx

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1.0目的

规范文件的制作、发行、使用，以确保文件控制体系有效持续的运行。

2.0范围

适用于公司质量保证体系文件的控制。

3.0定义

3.1第一级文件：

手册

3.2第二级文件：

3.3第三级文件：

工艺文件、工作指引、企业标准、作业指导书（如仪器设备、操作说明书）及其它资料。

3.4第四级文件：

表格及质量记录。

3.5外来文件：

属国际、国家、行业标准、法律法规和客户提供的图纸、产品标准、规范，检验标准、供应商图纸。

3.6受控文件：

在修订或换版时均须收回相应变更的文件，受控文件始终反映现行要求。

3.7非受控文件：

在分发时按文件规定控制，但修订或换版时不必收回旧版的文件，非受控文件不能保证其完全反映现行要求。

4.0职责

4.1总裁办公室文控员：

4.1.1负责公司质量体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、销毁、发放及回收管理和文件资料原件的保管（包括外来文件）并负责全公司原版《文件清单》的编制和更新；

4.1.2负责指导和稽查各部门体系文件的管理和保存情况；

4.2编制者：

负责编制文件及决定分发部门和控制版次。

4.3各部门体系文件保管者

4.3.1负责按公司体系文件管理要求对本部体系文件进行管理与操作。

4.3.2负责接收、分发文件并确保相应的工序及时持有效版次，并及时回收旧版文件至总裁办公室文控员。

4.3.3负责文件、记录的归档以及《文件清单》的编制和更新。

5.0程序

5.1文件内容的规定

5.1.1程序文件须依照目的、范围、定义（无时填写“无”）、职责、程序、参考文件、表格、附件。

5.1.2文件编号规则依据5.10执行。

5.1.3各标题顺序如下格式：

1.01.11.1.11.1.1.1

2.02.12.1.12.1.1.1

5.1.4版次：

采用“版本、修订次数”的方式：

5.1.4.1版本：

A、B、C、D……；

修订次数:

0～5。

5.1.4.2手册、程序文件及工作指引、作业指导书文件、表格第一版次时，版次一律为A0，文件作局部修改时只更改修订次数，如A1、A2……A5，修改超过5次（处）,则更换版次，凡更换版次按B0、C0、D0、E0……以此类推。

5.1.5文件审批权限须依照5.3.1执行。

5.2文件评审

5.2.1所有的受控文件在发布前必须得到适当的评审，按相关的文件属性类型规定格式进行起稿或编制文件，以邮件形式传送给总裁办公室文控员核对文件编号，版次，并审核格式，总裁办公室文控员将审核后的文件传给文件编制人，新文件编号从申请之日起半个月内使用有效，若半个月之后该文件还没有发行则追踪制作部门原因，再根据实际情况决定是否删除此文件名称以及收回此文件编号重新使用。

5.3文件审批

5.3.1各类文件由制作部门编制完成后，与文件运行有关联的部门共同讨论，如无意见由制作部门填写《文件申请单》，然后按下表所规定进行审核与批准：

编制

审核

批准

ISO推行小组

管理者代表

总经理

部门主管

工作指引（含管理规范）、作业指导书、检验标准等

部门责任岗位

副总以上人员

表格

部门经理

5.3.2文件编制者须在《文件申请单》上标明发放部门及份数等内容，连同审批后的文件一起提交到总裁办公室文控员，同时须将文件的电子档上传于总裁办公室文控员。

5.4文件发放程序

5.4.1文控员接收签批好的纸档文件并审核（如文件编号、版次、页码、日期）后填写文件首页上的发行日期，根据《文件申请单》确定复印份数、分发部门等，在每份复印件上正面加盖红色“受控文件”印章，如是电源事业部工程文件（如图纸/ECN等）,则在每份复印件正面加盖红色“受控工程文件”印章，最后将分发文件记录在《文件发放回收记录表》发放到相关部门。

5.4.2相关部门收到文件后做好相应的《文件清单》，将文件标识清楚，接收新版文件的同时，如有旧版文件，在规定的时间内回收至总裁办公室文控员。

5.4.3文件发放后，总裁办公室文控员要在原本文件背面加盖“文件原稿”印章，并将原本文件及《文件发放回收记录表》存档。

5.5文件修订/废弃程序

5.5.1对于任何变动或修改的文件，原文件编制部门须填写《文件申请单》按5.3.1审批权限表中规定进行审核与批准后连同审批完成的受控文件一起交给文控，文控员则依5.4执行，如文件新增页须在原页次后按顺序增加且须升级版次。

5.5.2每次修订文件再次发放时，如需增加发放新部门则须在《文件申请单》上注明新增发放部门及份数。

5.5.3对修订的文件电子档内容以不同颜色字体标识，并简要说明在修订履历栏内。

5.5.4总裁办公室文控员要根据《文件发放回收记录表》确认回收所有旧版文件，加盖“作废文件”印章。

5.5.5如果有任何受控复印件未回收上来时，延误/遗失部门须在《文件发放回收记录表》“遗失”栏目处注明及签名确认。

5.5.6文件编写者根据实际情况，若有文件已没有使用价值需要回收作废，须填写《文件作废申请单》，经部门负责人审查、按5.3.1节不同文件类型的审批权限交由相应负责人审批后交总裁办公室文控员通知文件回收作废。

5.6文件管理要求

5.6.1手册、程序文件、工作指引、作业指导书、检验标准等原件纸稿保存在总裁办公室。

5.6.2《文件清单》显示发放文件的最新版次，由总裁办公室文控员保存。

5.6.3所有体系文件均需按本程序文件规定的方法进行编号标识。

5.6.4所有受控记录都必须使用当时最新版次受控表格，且内容必须填写完整。

5.6.5作废文件应及时从各发放部门收回，按文件作废流程处理。

5.6.6经发行的正式文件，使用部门及人员应妥善保管，不得私自影印、损坏、丢失、随意涂改。

否则视情节的严重性及文件的重要程度,以《内部联络单》的形式上报管理者代表和总经理批准同意后,影送给行政人事部按公司受控文件管理要求执行扣款处罚。

5.6.7为减轻复印机负荷及降低复印成本,公司各部门凡是使用数量较多的表格,应外发印刷。

为确保表格为最新版本,凡需外发印刷的表格,须将申购单及印刷表格一并交文控审核,

由文控负责人在申购单上签署后方可送出印刷。

5.7文件增/补发：

5.7.1当原有文件严重损伤或脏污、使用部门不够使用时，部门申请人须填写《文件申请单》经管理者代表批准后提交总裁办公室文控员，由总裁办公室文控员依据《文件申请单》复印相应份数，依据文件类型加盖相应的印章，文件接收者须在《文件发放回收记录表》上签名。

5.8文件借阅/外发:

5.8.1如需借用文件纸档参考时，申请部门须填写《文件申请单》经管理者代表批准后交总裁办公室文控员，总裁办公室文控员须做好《文件借阅与归还记录》。

5.8.2客户或外协厂商需用到本公司受控文件电子档或复本做修改、参阅或外发，我司承办人须填写《文件申请单》经相关部门副总以上人员批准后提交总裁办公室文控员。

由文控发送电子档或复印相应受控文件，并加盖“仅供参考”印章后，填写《文件外发记录表》，承办人进行签字确认。

5.9外来文件管理

5.9.1公司所有部门收到外来文件后，须由该部门主管判定是否属于受控文件，如属于受控文件提交总裁办公室文控员统一保存。

5.9.2供应商提供的图纸（如：

模具图、产品图）须由研发中心、品质部、工程部等相关人员确认是否需要受控，如属于受控文件提交总裁办公室文控员受控。

5.9.3客户提供的图纸如直接为采购部依据采购时须提交总裁办公室文控员统一受控。

5.9.4如果对本公司策划和运行质量体系有关的外部文件必须给予登记，并加盖“文件原稿”印章，根据需要进行受控发放。

5.9.5如果文件本身已有客户提供的清楚的文件编号，则须要进行登记加以管理；

如果文件本身没有清楚的文件编号，则须根据本程序文件规定的编号规则予以编号。

5.9.6总裁办公室文控员应在正式原稿的文件上加盖蓝色“文件原稿”印章，并负责保存,如需发行时,在复稿上加盖红色“外来文件”印章。

5.9.7如果文件应客户追加了内容而更新，应由相关部门副总以上人员审批，并盖上蓝色“文件原稿”印章以作标识。

5.9.8总裁办公室文控员负责控制外来文件，并在《外来文件登记表》中记录相关项目。

5.10文件编号规则

5.10.1质量手册编号：

SV-QM（SV为公司名称缩写）

5.10.2程序文件编号:

SV–QP–XX

代表流水号（01,02……表示,以此类推）

代表程序文件编号

代表公司名称

5.10.3工作指引编号:

SV–XX–XX–XX

代表流水号（01,02……表示,以此类推）

代表部门代码

代表工作指引及检验标准（WI）、作业指导（SOP）

5.10.4外来文件编号：

WL–XX–XX

代表版次（用A0,A1……表示）

代表外来文件

5.10.5表格编号:

SV–QR–XX–XX

代表表格

5.10.6与产品有关的技术文件编号规则参照《合同及技术资料编号管理规范》。

5.10.7部门简称代码如下：

部门

部门代码

总载办公室

GM

人事行政部

HR

采购部

PUR

计划物控部

PMC

客户服务部

KF

企划部

QH

租赁业务中心

ZL

照明品质部

QAA

电源品质部

QAB

显示屏品质部

QAC

照明生产部

PDA

电源生产部

PDB

显示屏生产部

PDC

照明工程部

PEA

电源工程部

PEB

显示屏工程部

PEC

照明国际销售部

ISA

电源国际销售部

ISB

显示屏国际销售部

ISC

照明国内销售部

DSA

电源国内销售部

DSB

显示屏国内销售部

DSC

照明研发中心

RDA

电源研发中心

RDB

显示屏研发中心

RDC

大项目部

DX

5.10.8共用工作指引的区分

5.10.8.1三个事业部共用工作指引采用部门代码前两位字母代表

5.10.8.1.1例如:

《质量目标规划书》为照明事业部、电源事业部、显示屏事业部三部门共用工作指引，此工作指引文件编号为：

SV-WI-QA-01；

5.10.9共用表格的区分

5.10.9.1三个事业部共用表格采用部门代码前两位字母代表

5.10.9.1.1例如:

《生产过程控制程序》附表《领料单》为照明事业部、电源事业部、显示屏事业部三部门共用表格，此表格编号为：

SV-QR-PD-01；

5.10.9.2两个事业部共用表格采用部门代码前两个字母+表格编号的流水号+部门代码最后一个字母代表,（A代表照明事业部；

B代表电源事业部；

C代表显示屏事业部）

5.10.9.2.1例如:

《来料检验控制程序》附表《来料检验报告》为照明事业部、电源事业部两部门共用表格，此表格编号为：

SV-QR-QA-01AB；

5.10.9.3国际/国内销售部共用文件及表格采用国际销售部部门代码前两位字母代表。

5.11电子文档的管理

5.11.1手册、程序文件、作业指引、作业指导书、表格等电子文档由总裁办公室文控员管理。

5.11.2客户所传图纸、资料原版交由总裁办公室文控员管理，根据实际工作需要再发放相关部门。

5.12受控文件的交接

5.12.1当各部门受控文件持有人变更时，应将受控文件填入《受控文件交收登记表》，与接收人

员进行正确交接，此项工作由文控中心监督完成。

6.0参考文件

6.1《合同及技术资料编号管理规范》

7.0表格

7.1《文件清单》

7.2《文件申请单》

7.3《文件发放回收记录表》

7.4《文件作废申请单》

7.5《文件借阅与归还记录》

7.6《外来文件登记表》

7.7《受控文件交收登记表》

7.8《文件外发记录表》

7.9《内部联络单》

8.0附件

8.1新文件编制发行流程

8.2文件修订流程