长文档编辑注意事项论文必备Word下载.docx

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软件设计的背景及意义、开发环境介绍、概要设计、详细设计……等几项内容，每项下边有子内容或具体内容。

可以在大纲视图下编辑。

通过大纲工具栏中的绿色箭头可以调整题目的级别，通过蓝色箭头可以调整题目的顺序，通过“+”和“-”按钮可以折叠展开该项内容。

（二）分节

在此部分特别注意：

每写一部分（一般是一章、封面、目录、摘要、声明、参考文献、致谢、结论等各自为一节。

插入—分隔符—分节符类型（下一页）。

（三）参考文献

在文章中引用他人的著作或资料时需加入参考文献。

用尾注插入参考文献的方法：

1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。

2．对话框中选择“尾注”，编号方式选“自动编号”，所在位置建议选“节的结尾”。

3．如“自动编号”后不是阿拉伯数字，选右下角的“选项”，在编号格式中选中阿拉伯数字。

4．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。

5．将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，否则参考文献以后就是移动的位置，这个序号也不会变），再在它后面输入所插入的参考文献（格式按杂志要求来慢慢输，好像没有什么办法简化）。

6．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，可以继续写文章了。

7．在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。

8．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。

这是尾注

单击要插入对注释的引用的位置。

1.单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令。

2.在“引用类型”框中，单击“脚注”或“尾注”。

3.在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释。

4.单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项。

5.单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮。

（四）图片

撰写过程中，论文中的图、表以默认方式插入（嵌入式如果是手绘自选图形，组合后设置为嵌入），在图下方将图、表的名称标出，后面会对引进行题注及交叉引用。

二、排版

文章内容完成后，按照《论文格式说明》设置论文标题、章节标题、正文、图片等的格式。

这个步骤是排版的最主要工作。

一般来说需要完成的设置包括内容文字格式、图片格式、目录、页码。

而这几个当中，又属设置内容文字格式是重中之重。

不要以为文字格式无非是字体、字号、首行缩进、行距这几个内容，这里边包含的东西相当多，会直接关系到目录、页码、页眉、页脚的设置。

（一）样式和多级目录的使用

1.格式－样式和格式

2.先将文章里的各级（通常是三级）标题分别先按右边显示的标题样式设定，然后分别按要求进行修改。

3.注意每一个标题都选中“自动更新”。

4.创建多级编号：

格式—项目符号与编号－列表样式－添加，命名自己的多级编号列表名称，比如“我的多级标题样式”；

格式（右下角）－编号－选择第一个多级列表样式－重置－自定义。

自定义多级符号列表：

首先设置一级标题，在“级别”中选1——编号格式选择需要的样式与字体（如果有第几章字样，先输入“第”－编号样式选“一二三简体”—输入“章”）——高级——将各项逐一设置（特别注意：

一级标题是“将级别链接到样式”中选择“标题一”）

二级标题，在“级别”中选2——编号格式选择需要的样式与字体——高级——将各项逐一设置（特别注意：

一级标题是“将级别链接到样式”中选择“标题二”——“在其后重新开始编号”选择“级别二”）

三级标题将上面二级标题中改成相应的即可。

指定快捷方式：

新建样式——格式——快捷键——新建快捷键（需要按住键盘，比如ALT+1）——指定。

4.回到文章中将鼠标置于需要设置定的标题上按快捷键设置即可。

这部分可能出现的情况：

A．在设置多级样式时由于鼠标在文中某个地方，设置完成后，这部分文字会“变形”，单击工具栏上的“撤销”按钮，恢复原来的格式。

B.最初设置的三个级别标题按快捷键后，会带着原来手动输入的数字序号，删掉保留格式设置的数字。

（二）摘要、结论、参考文献这几个字都需要设置成一级标题。

注意是在样式中修改——格式——段落（同样选中自动更新），否则目录中显示不出来。

这几部分其他的字按要求逐一设定。

5.文中其他部分设定：

在正文的任意部分单击右键——选择格式相似的文本——设定格式。

（注意：

不要在样式中用“正文”样式设定，否则图片会混乱。

）

（三）引用、题注、脚注、尾注、交叉引用、索引

这里边需要注意的是，引用、题注、脚注、尾注、交叉引用、索引都要使用Word中“插入”菜单中提供的功能，而不要采用手动编号的方式，否则当论文内容被修改时，你将可能要修改所有的编号。

●使用题注与交叉引用设定图、表

1.前提：

在文章输入过程中已经将图表等插入，并已经设定好各级标题。

2.先设题注。

选中图片进行下面的操作，最后在后面将自己的图表名称加进去。

3.如果图表的顺序开始不符合要求在题注的数字上单击右键——编辑域——把末尾数字改成需要的数字。

4.把原来手动标注的图表名称删除。

5.交叉引用题注。

文本中光标放在“如”之后，点“插入”——“引用”——“交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表框选择前面题注中建立的标签“图4-”，本章文档中所有的图片题注就会列在列表框中，选中需要插入的项目，然后在“引用内容”框选择“只有标签和编号”。

●页眉页脚设定（由于前面设置了分节，所以此过程变得相对容易）

1.页面设置奇偶不同。

2.

3.视图——页眉页脚，打开要输入页眉的章节，在虚线框中输入相应页眉，如“引言”。

输入页眉内容及插入页码，这时封面和正文都将会有页眉和页码。

取消每节的“同上一节”设置，以便对每节进行单独编写：

将光标调至第2节（即正文所在节）在页眉，点击页眉页脚编辑工具栏上的“同前”，这样就是取消“同上一节”的设置，使得两节的页眉可以分别设置（因为默认设置为“同前”），否则无论修改哪一节，另一节都会跟着改变的，同理，页脚也同样处理。

4.取消封面页眉文字：

光标调至第1节的页眉，删除页眉文字，此时将还有默认下划线存在，同样取消页码即可。

5.删除页眉中的下划线：

全选页眉（注意，一定要将段落标记也选入。

也可以三击鼠标左键），“格式”→“边框和底纹”→ 

“边框”→“无”，注意对话框右下解的“应用范围”应该是“段落”，再点击“确定”即可取消下划线；

相反加下划线步骤相同。

6.在正文页眉或页脚设置页码：

若直接插入页码，会将封面页做为第1页，顺序下排。

这时，只要选中页码，点击页眉页脚编辑工具栏中的“设置页码格式”→“页码编排”→“起始页码”，输入相应数字即可（想从哪个页数开始都行） 

。

7.这样设置下来，封面既无页眉也无页码。

当然，过程前面顺序不要变，后面几项可以颠倒顺序。

举一反三，对于对章节或多封面的文档，重复使用这些设置即可做到每章节页眉不同，页码不同了。

8.利用交叉引用在页眉奇偶页插入章节名字样。

设置好分节和样式之后，从“视图”菜单选中“页眉和页脚”命令，编辑页眉，在“插入”菜单下选择“引用”——“交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表框选择“标题”，文档中所有的标题就会列在列表框中，选中本章标题，然后在“引用内容”框选择“标题文字”即可插入。

三、生成目录

1.选中要放置目录的位置；

2.在“插入”菜单下选择“引用”——“索引和目录”选项，打开“索引和目录”对话框，选中“目录”选项卡；

3.“显示页码”和“页码右对齐”这两项一般是选中状态，这也是普通目录要求的形式。

选择一种“制表符前导符”，一般也采用默认设置（该符号是出现在标题与页码之间的分隔符）。

格式下拉列表提供了几种目录的格式，最常用的是“来自模板”，其后的数字框为设置显示到第几级标题。

4.在“打印预览”框中可以预览其效果，单击“确定”按钮，即可完成目录的生成。

目录生成以后，如果文档中的内容有变化，需要目录也有所改变，这时不要手动去修改，可以采用目录的更新功能：

鼠标放在目录上右击，在打开的快捷菜单中选中“更新域”，打开“更新目录”对话框。

更新目录有两种方式：

只更新页码和更新整个目录，根据需要选择一项就可以完成更新了。

5.如果发现目录中有错误或不需要的项目，删除即可。

最后对整篇文档进行检查，查漏补缺。