公文写作信息工程学院行政公文处理办法WORD16页Word下载.docx

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（五）报告

适用于学院向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于学院向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于学院答复部门的请示事项。

（八）意见

适用于学院对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于学院向不相隶属单位商洽工作，询问、请求批准或答复有关事项。

（一十）会议纪要

适用于记载、传达学院重要会议情况和议定事项。

第七条适用于学院行政部门的公文种类主要有：

（一）通知

适用于发布本部门的规定、办法、实施细则等规范性文件，印发本部门的规划、计划、工作要点、总结等事务性文件，传达要求本部门人员办理的事项，聘任本部门工作人员，表彰本部门的先进，批评本部门的错误，等。

（二）报告

适用于向学院汇报工作、反映情况，答复学院的询问。

（三）请示

适用于向学院请求指示、批准。

（四）意见

适用于对本部门的有关问题提出见解和处理办法。

（五）函

适用于部门对外商洽事情，联系工作，询问和答复问题。

（六）会议纪要

适用于记载、传达本部门会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及秘密事项的公文，应当用3号黑体字标明秘密等级和保密期限，顶格标识在公文版心右上角第1行。

秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，两字之间空1字。

秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（二）紧急公文应当根据紧急程度用3号黑体字，分别标明“特急”、“急件”，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（三）发文机关标识应当使用学院全称。

联合行文，主办部门排列在前。

（四）学院公文的发文字号包括学院代字“成信院”、年份、序号。

部门公文的发文字号包括部门代字、年份、序号。

部门代字由学院规定。

年份、序号用阿拉伯数码标识。

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

发文字号用3号仿宋体字，在发文机关标识下空2行居中排布。

上报的公文，发文字号平行排列于签发人的左侧，居左空1字。

信函式格式的发文字号，在武文线下居右排布。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）学院上报的公文应当标识签发人。

平行文、下行文和部门上报学院的公文，不标识签发人。

签发人包括“签发人”和签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，签发人姓名居右空1字。

“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，上行文还应当标明学院名称。

学院对校内行文时，公文标题中可略去学院名称。

公文标题中除规定、办法等名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题应当用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

学院对校内各部门的发文，用“学院各部门”的统称。

部门给学院的“请示”、“报告”、“意见”等上行公文，主送机关简称为“学院”。

（八）公文正文位于主送机关名称下一行，用3号仿宋体字。

每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

（九）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

如有多个附件，应使用阿拉伯数码标明序号（如：

“附件：

1.×

×

”）。

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；

附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

以学院名义制发的公文，使用“成都信息工程学院”印章。

以部门名义制发的公文，使用部门印章。

单一部门和两个部门联合制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

联合上报的公文，由主办部门加盖印章。

联合下发的公文，发文部门都应当加盖印章。

印章下弧无文字（如学院印章）时采用下套方式，即仅以印章下弧压在成文日期上。

印章下弧有文字（如部门印章）时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。

用小写汉字标明完整的年、月、日，“零”写为“○”。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期之下。

（十三）公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。

主题词的标注顺序是先标类别词，再标类属词，最后是文种。

除类别词外，一份公文的主题词最多不超过5个。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。

词目用3号小标宋体字。

词目之间空一字，不用标点符号。

（十四）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距等措施，使二者同处一页。

不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。

（十五）抄送机关是指发给除主送机关外的其他需要知晓公文内容的同级机关或不相隶属的机关。

公文如有抄送，在主题词下1行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。

抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号。

（十六）印发机关和印发日期，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

学院公文的印发机关为“成都信息工程学院院长办公室”。

部门公文的印发机关设有办公室的为本部门办公室，未设有办公室的为本部门。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，后加“印发”二字。

第九条公文中各组成部分的标识规则，本办法未明确规定的，参照《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-1999）执行。

第十条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×

297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十一条学院行政公文版头的主要形式及适用范围：

（一）《成都信息工程学院文件》

　　用于学院发布规章制度，部署全局性或其他重要工作，转发上级机关的文件，批转学院有关部门的报告、意见等文件，向上级机关请示、报告工作，等。

（二）《成都信息工程学院》（信函格式）

　　用于学院向无隶属关系的有关部门或单位请求批准，商洽工作；

审批答复学院部门的请示事项；

传达要求学院部门执行或者周知的一般性事项，等。

　　用于学院部门处理部门职权范围内的一般性工作事项，包括部门向学院的“请示”、“报告”和“意见”，以及以本部门的名义对外联系工作，等。

　　（三）《成都信息工程学院会议纪要》

　　用于学院记载、传达院长办公会议或者学院其他重要会议的情况和议定事项。

第十二条学院部门公文一般采用《成都信息工程学院》（信函式）版头形式，发文量较大的部门也可采用《成都信息工程学院×

处》（信函式）版头形式，但不得采用《成都信息工程学院×

处文件》形式。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重效用。

可以采取其他方式解决问题的，就不应当行文。

第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

属于学院各部门职权范围内的事务，由部门自行行文或联合行文。

能以部门名义发文的一般不以学院名义发文。

须经学院审批的事项，经学院同意也可以由部门行文，但应当在文中说明“经学院同意”。

联合行文应当明确主办部门。

第十五条行政公文应贯彻党政分开的原则。

确因工作需要，行政部门可与同级的党、团组织等联合行文。

第十六条属于学院部门职责范围内的具体问题，应当直接报送学院有关部门处理，不得向学院行文要求解决。

第十七条部门之间对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。

如擅自行文，学院应当责令其纠正或撤销。

第十八条学院下发的重要公文，如有必要，应当同时抄送上级机关。

第十九条除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

学院各部门一般不得以部门名义向学院领导直接报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十条“请示”应当一文一事，主送一个机关。

不得既主送机关，同时又抄送该机关的负责人。

学院向上级机关的“请示”，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

部门向学院的“请示”，可以不注明联系人的姓名和电话。

“意见”和“报告”中不得夹带请示事项。

第五章发文办理

第二十一条发文办理是指以学院和学院部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十二条以学院名义制发的公文，全院综合性文件由院长办公室负责草拟，业务性公文由业务归属部门草拟。

以部门名义制发的公文，由该部门负责草拟。

对于涉及多个部门职权范围的公文，由主办部门与有关部门协商草拟。

草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及学院的职责权限。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号外加小括号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（五）应当使用国家法定计量单位。

（六）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（八）草拟学院公文应填写《成都信息工程学院发文稿纸》，部门草拟给学院的“请示”、“报告”应填写《成都信息工程学院请示报告专用纸》。

（九）各部门草拟的学院公文在送交院长办公室审核时应将公文电子文稿发送给院长办公室。

第二十三条拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报学院处理。

第二十四条学院部门需以学院名义制发公文时，由部门负责人签字同意后送院长办公室审核。

公文内容涉及多个部门职责范围时，主办部门应主动与其他相关部门协调，有关部门负责人会签后再送交院长办公室审核。

部门公文，由部门负责人或部门办公室主任审核。

第二十五条学院部门送交院长办公室审核的公文稿，应按行政公文格式标准要求打印。

公文的组成部分要齐全，标识位置、字体字号应正确。

对于不符合行政公文处理程序和格式要求的公文，院长办公室应指出问题并提出修改要求，退回经办部门改正后再进行审核和呈送院领导签发。

第二十六条学院公文由院长办公室审核后，送院长或分管副院长签发。

部门公文，由各部门主要负责人或主要负责人委托的副职负责人签发。

签发公文应当明确签署意见，并署姓名和日期。

第二十七条学院公文经院长或分管副院长签发后由院长办公室编“成信院发”文号和主题词。

由经办部门负责缮印，送学院总值班室用印后分发，并将公文文稿、正本、发文稿纸送院长办公室立卷、归档。

部门公文由各部门编部门文号，不再使用“成信×

发”文号。

并由发文部门缮印、用印、分发。

第二十八条文稿一经签发，一般不准改动。

如确需改动，必须重新审核，并报原签发人审定。

第二十九条公文正式印制前，经办部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十条学院内部行文主要通过校园网、电子邮件等渠道发布，同时按照档案管理的有关要求印制适量的纸质公文存档。

学院有关部门需使用纸质公文的，由使用部门复制。

部门上报学院的“请示”、“报告”、“意见”等仍采用纸质公文方式送交院长办公室处理。

学院内部通过校园网、电子邮件等渠道发出的电子公文，与纸质公文具有同等效力。

第六章收文办理

第三十一条收文办理指学院和部门收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

第三十二条发给学院的公文，由院长办公室负责签收、登记和提出拟办意见。

经院长办公室负责人批准后，分送院领导批办或交有关部门承办。

需要两个以上部门办理的，由院长办公室指定主办部门。

紧急公文，由院长办公室提出办理时限。

第三十三条上级来文要求学院贯彻执行的，按院领导批办意见，根据涉及范围的大小，可采取下列方式之一传达、贯彻、执行：

（一）将原文通过校园网发布，或者复制送至有关部门传阅；

（二）制订和发布实施意见、实施细则、实施办法等；

（三）在一定范围内召开会议传达；

（四）其他适宜的方式。

第三十四条上级机关及其部门召开会议所发的公文，除明确发给与会人员的外，学院参加会议的人员应当在会后及时将公文原件移交院长办公室接收。

学院各部门收到的上级机关及其部门发给学院的公文，应将公文原件移交院长办公室接收。

第三十五条院长办公室收到各部门上报的公文，应当及时进行审核。

对不符合本办法规定的公文，院长办公室可以退回呈报部门并说明理由。

第三十六条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理。

对不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回院长办公室并说明理由。

涉及多个部门办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。

公文办理完毕，对于院外发给学院的公文，承办部门应将公文原件连同收文处理笺交回院长办公室整理（立卷）、归档。

第三十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；

没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十八条送院领导批示或者交有关部门办理的公文，院长办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章公文管理

第三十九条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十条学院公文由院长办公室负责整理（立卷）、归档，有关部门根据需要可以保存公文副本或复制件。

部门公文由各部门负责整理（立卷）、归档。

联合行文，由主办部门负责整理（立卷）、归档，协办部门保存公文副本或复制件。

第四十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四十三条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院长办公室负责人批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

第四十四条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

第四十五条公文被撤销，视作自始不产生效力。

公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十六条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学院档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十七条不具备归档和存查价值的公文，经鉴别和院长办公室负责人批准，可以销毁。

第四十八条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十九条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第八章附则

第五十条学院建立行政公文处理检查评比制度，对公文处理工作中成绩突出的部门和个人进行表彰。

对不认真执行本办法的部门和个人，视其情节予以处理。

第五十一条本办法适用于学院行政、教学、科研等部门中涉及行政事务的公文处理工作。

二级学院、后勤公司等有关单位的公文处理工作，可参照本办法执行。

第五十二条学院行政规范性文件的有关规定另行制定。

第五十三条本办法执行中的具体问题由院长办公室负责解释。

第五十四条本办法自２００５年１０月１日起施行。

原成都气象学院印发施行的《公文处理实施细则》同时废止。

其他有关文件规定中有与本办法不一致的，以本办法为准。

附件2

信息工程学院行政系统发文代字表

学院及部门

发文代字

成都信息工程学院

成信院发

成信院函

计算机系

计机发

院长办公室

院办发

网络工程系

网络发

计划财务处

计财发

软件工程系（软件学院）

软件发

教务处

教务发

计算科学系

计科发

研究生教育处

研教发

外语系

外语发

学生工作处

学工发

社会科学系

社科发

招生就业处

招就发

管理系

管理发

保卫处

保卫发

会计系

会计发

后勤管理处

后勤发

经济贸易系

经贸发

规划建设处

规建发

统计系

统计发

科研处

科研发

体育教学部

体教发

监察审计处

监审发

计算机基础教学部

计基发

资产管理处

资产发

电子基础教学实验中心

电教发

离退休工作处

离退发

网络商学院

网商发

校友办公室

校友发

国际经济学院

国经发

继续教育学院

继教发

高等教育研究所

高教发

大气科学系

大气发

科学技术研究所

科技发

环境工程系

环境发

图书馆

图书发

电子工程系

电子发

网络中心

网管发

通信工程系

通信发

控制工程系

控制发

特殊文号

电子商务系

电商发

外事工作

外事发

光电技术系

光电发

学籍管理

学籍发