3档案管理办法Word下载.docx

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第一条为进一步规范金审工程档案管理工作，根据《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和有关规范标准，结合金审工程实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于发展改革委批复的审计署金审工程建设项目相关档案的管理和收集、整理工作。

第三条金审工程档案，是指金审工程建设中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，是金审工程分期建设、竣工验收、运行维护、升级改造等工作的重要依据。

第四条金审工程档案工作的主要任务是制定金审工程档案工作计划，收集、整理金审工程建设过程中产生的各种文件材料，组织验收、移交工程档案。

第五条金审工程档案工作纳入工程建设计划和管理职责范围，由审计署信息化建设领导小组领导，审计署信息化建设办公室具体负责。

第二章管理职责

第六条承担审计署金审工程建设项目及其单项项目的署机关各单位和各特派办（以下统称项目承担单位），应当确定项目归档责任人、工程档案管理员。

项目归档责任人负责项目执行过程中产生的应当归档的文件材料的收集、整理和归档工作。

工程档案管理员负责定期收集、检查、汇总、管理项目归档责任人移交的文件材料，指导、监督文件材料的收集、整理和归档工作。

工程竣工验收后移交工程档案。

第七条署机关各单位所承担金审工程建设项目及其单项项目的档案，由项目承担单位负责归档，并向办公厅档案管理部门移交；

各特派办所承担单项项目的档案，由本办相关处室负责归档，并向档案管理人员移交。

署机关各单位和特派办共同承担单项项目的档案，根据各单位分担的具体任务，实行分级管理。

第八条审计署办公厅档案管理部门负责对金审工程档案工作的指导和监督。

在审计署机关各单位所承担金审工程建设项目及其单项项目验收后，检查、接收工程档案。

特派办档案管理人员负责对本办所承担单项项目相关档案工作的指导和监督。

在单项项目验收后，按照分级管理确定的范围，检查、接收单项项目工程档案。

第三章归档材料收集与整理

第九条金审工程归档材料是指工程建设直接形成的文字、图表、声像等各种形式的纸质文件和电子数据资料。

归档的纸质文件应为原件或者正本，且签章或者签字手续完备；

归档的电子数据资料应符合有关电子文件归档的要求。

整理归档材料，应当保持其真实性、准确性、有效性、系统性和完整性，适应数字化管理的需要。

第十条金审工程档案收集下列文件材料：

（一）工程立项类。

包括：

分期工程初步设计与投资概算、可行性研究报告、项目建议书、工程调整报告，以及涉及立项的其他申报、批复等文件材料。

（二）工程管理类。

关于审计信息化建设的指示和批示，国家电子政务政策与规划文件，审计署信息化规划与指导文件，审计署金审工程建设文件、工程制度、工程规范、项目建设签报，以及其他工程管理文件材料。

（三）工程项目类。

土建项目、硬件项目、软件项目、科研项目和其他项目文件材料。

项目文件材料应当收集：

项目启动批复、招投标与政府采购、项目合同、项目设计、项目实施、项目监理和项目验收等建设过程中形成的文件材料。

（四）工程财务类。

年度投资计划和财政预算批复、工程预算执行、工程信息资产、工程决算与批复、工程审计报告，以及其他财务文件材料。

（五）工程验收类。

工程竣工验收、工程初步验收、工程单项验收、地方工程验收等文件材料。

（六）工程声像类。

召开工程会议、项目实施过程中形成的各种录音、录像资料。

第十一条审计署金审工程建设项目及其单项项目实行与项目实施过程同步收集、整理归档文件材料的机制。

审计署金审工程建设项目或者跨年度单项项目实施过程中，工程档案管理员应当对项目归档责任人及时收集和整理归档资料情况进行检查，防止发生项目建设过程时间较长文件材料缺失难以弥补等问题。

第十二条项目实施过程中，项目归档责任人应当按照归档要求，收集、整理文件材料；

项目通过验收后3个月内，项目归档责任人应当将整理完成的文件材料送交工程档案管理员。

工程档案管理员应当对项目归档责任人提交的文件材料进行审核验收，检查文件材料是否齐全完整、内容真实、字迹清晰、填写规范、手续完备。

发现问题应当及时要求项目归档责任人提请有关单位和人员补充收集资料，补办相关手续，充实完善文件材料。

检查合格的，工程档案管理员在项目归档责任人配合下，整理形成项目档案。

第十三条署机关各单位所承担金审工程建设项目及其单项项目所形成的符合归档要求的归档材料，应由项目归档责任人和工程档案管理员及时登记录入“金审工程管理软件”。

第十四条单项项目验收时，其建设单位提交归档的文件材料应当真实、完整；

单项项目验收通过后，由归档责任人补齐验收文件材料，形成单项建设项目档案。

第十五条项目归档文件材料的整理，应符合审计署的相关要求。

归档文件应当统一编制目录，工程立项和建设项目文档按照批复在前、申报在后的顺序排列，其他资料按照形成时间顺序排列。

按照金审工程归档文件材料分类表（见附件）确定项目的名称与编码。

第十六条信息化建设办公室应当会同办公厅档案管理部门，对与项目实施同步收集、管理归档材料的情况进行督促、检查。

第四章档案验收与移交

第十七条审计署金审工程建设项目完成后，应当在项目竣工验收之前进行工程档案初步验收和工程档案竣工验收。

工程档案初步验收在各个单项项目形成项目档案之后进行，由审计署金审工程建设项目初步验收委员会负责组织，委员会所属档案验收专家组具体实施。

工程档案竣工验收由工程审批部门或委托组织的竣工验收委员会及其档案验收专家组具体实施。

第十八条竣工验收通过后，信息化建设办公室根据竣工验收意见，组织相关人员，对工程档案存在问题进行整改，补齐工程验收文件材料，形成建设工程档案。

第十九条审计署金审工程建设项目工程档案由信息化建设办公室向办公厅档案管理部门办理移交手续。

第五章附则

第二十条发展改革委批复的金审工程建设项目中由地方审计机关组织实施的项目，相关档案的收集、整理和管理工作，可参照本办法执行。

第二十一条本办法自颁布之日起施行。

《审计署办公厅关于印发金审工程档案管理暂行办法的通知》（审办计发〔2008〕199号）同时废止。

第二十二条本办法由审计署信息化建设办公室负责解释。

附件：

金审工程归档文件材料分类表

附件

序号

类别

1

工程立项

1.1

初步设计与投资概算文件

1.2

可行性研究报告

1.3

项目建议书

1.4

工程调整报告

1.5

其他立项文件材料

2

工程管理

2.1

指示批示

2.2

规划和指导文件

2.3

工程建设文件材料

2.4

工程制度

2.5

工程规范

2.6

项目建设签报

2.7

其他管理文件材料

3

工程项目

3.1

土建项目文件材料

3.2

硬件项目文件材料

3.3

软件项目文件材料

3.4

科研项目文件材料

3.5

其他项目文件材料

4

工程财务

4.1

工程资金批复

4.2

工程预算执行

4.3

工程信息资产

4.4

工程决算报告

4.5

工程审计报告

4.6

其他财务文件材料

5

工程验收

5.1

工程竣工验收文件材料

5.2

工程初步验收文件材料

5.3

工程单项验收文件材料

5.4

地方工程验收文件材料

6

工程声像

6.1

工程会议声像资料

6.2

工程实施声像资料

6.3

其他声像资料

主题词：

审计档案办法通知

署内分送：

署领导，总经济师，办公厅、计算中心（4）。

审计署办公厅2011年6月8日印发

（只发电子文件）