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科学性是做好秘书工作的根本。
秘书工作要努力实现“规范化、制度化、科学化”的目标,其中实现科学化是做好新世纪秘书工作的最重要的核心目标,它规定了其他目标的意义。
在现代社会秘书工作中,经过长期努力探索,规范化、制度化逐步形成,科学化的因素日益增长。
所谓秘书工作的科学性就是秘书工作必须符合其内在的客观规律,并按客观规律办事,与时俱进,提高秘书工作的科学水平。
秘书活动作为客观存在的人的社会活动,有其不以人的意志为转移的客观规律,如客观性与主观能动性,综合性与专业性,常规性与随机性等等。
只有正确地认识、把握、遵循这些客观规律,按客观规律办事,提高秘书工作的科学性,秘书工作才能顺利进行。
对立统一规律作为唯物辩证法的核心规律,也是秘书工作最基本的规律。
秘书工作的科学性必须建立在对其工作内在的对立统一规律正确把握基础之上,以客观辩证法为前提和依据发挥自已的主观能动性。
客观被动性与主观能动性的辩证统一。
人的实践活动既具有客观性,又具有主观性;
从实际出发,按客观规律办事就可以成功,按主观愿望办事搞主观主义就会失败;
客观规律是不以人的意志为转移的。
秘书工作必须正确处理主观和客观的关系,在实践中做到尊重客观规律性与发挥主观能动性的辩证统一,只有这样,才能增强秘书工作的预见性、科学性、合理性,减少盲目性、随意性,提高秘书工作的效率与效益。
秘书工作具有被动性的一面,首先,秘书工作不仅客观上从属于领导机关、领导的工作安排,还要受到同级、下级机关活动的影响,决不能忽略这些客观存在而自行其是;
其次,秘书机构是各单位的枢纽性机构,来往的公文、电话、信件都要认真处理,每天要面对与处理大量始所未料的事情,从这个意义上讲,秘书工作也是被动的。
办公室工作的性质、地位、功能和任务,决定了它在很大程度上受制于领导,很多事情必须请示领导,按领导的意图、领导的决定办事。
这些都是不以秘书的意志为转移的客观存在,它以客观必然性制约着秘书的思维方式和行为方式。
秘书工作的主动性是指秘书作为主体在把握工作的客观规律,了解服务对象的意愿、目的、要求之后,充分发挥主观能动性,在被动中求主动,以积极的态度创造性地开展本职工作。
秘书处于不同层级领导机构的中枢,其工作成效对全局或局部产生着极大影响。
秘书工作要有预见性、前瞻性,充分发挥秘书工作人员主观能动性,不能停留在被动应付领导布置的具体工作水平上,要搞好超前服务,做好各种预案和应急准备。
只有这样,才能做到遇事不慌,有条不紊,保证工作高效率地进行。
客观被动性与主观能动性是秘书工作中的一对基本矛盾,它体现在秘书活动的每一个环节和细节之中,贯穿于秘书活动的始终,二者是辩证统一的关系。
因此,它要求秘书正确处理客观性与主观能动性的关系,在尊重客观规律的前提下充分发挥主观能动性,在被动中争取主动。
综合性与专业性的辩证统一。
领导机关、领导工作的综合性决定了秘书工作的综合性。
秘书工作的综合性在处理信息、辅助决策、监督检查等方面表现得特别突出。
秘书部门要充分发挥枢纽作用,其秘书工作人员必须在处理信息、辅助决策、监督检查等方面具有全局思想和系统观念,对各种复杂问题能够进行综合处理。
文书的起草、送批、抄报、登记、传阅、管理等是秘书部门的专业职能。
其他如机关事物的办理、会议的组织、来访的接待、随领导外出联系或检查工作等等,也是秘书部门的工作职责,需要具有专门知识和技能的秘书人员来担负。
秘书人员专业水平的高低,直接影响着秘书工作,甚至是领导工作的成效。
综合性与专业性相辅相成,我们既要看到秘书活动的综合性,又要看到它的专业性。
办公室工作庞杂纷繁,难以预料和捉摸,办公室的业务要求工作人员必须具备一定的文化基础、相应的知识结构和完成特定岗位职责的技术才能,舍此就无法胜任本职工作。
另一方面,综合性是办公室的重要属性。
它要求办公室人员要学会“弹钢琴”,十个指头都动起来。
所以,我们要求办公室工作人员必须力争成为多面手,提高综合办事能力,样样能做好,事事能处理。
常规性与随机性的辩证统一。
秘书工作的常规性表现在公文的撰写要求具备固定的格式,即名称、发文字号、标题、正文、主送单位、抄送单位、主题词、密级、签署等缺一不可,办事有一定的程序、规范等等。
秘书工作的随机性表现在对待随机性的事物,秘书人员必须随机应变,灵活处理。
这就要求秘书工作的方法必须具有灵活性。
秘书活动内容繁杂,变化多端,要求颇高。
对此,秘书人员需要灵活处理,经常采取灵活的工作手段和方法,具体问题具体对待。
反对一刀切,一个模式。
秘书工作的灵活性还体现在秘书工作的选择上。
是单刀直入还是迂回曲折?
是过关斩将还是翻山越岭?
秘书必须灵活把握。
二者是秘书活动中相互对立又统一的一组矛盾,始终贯穿于秘书活动的始终。
对待常规性的事物,可以用随机性的事物,秘书人员需要充分发挥主观能动性,进行灵活处理。
秘书工作方式、方法的科学性秘书办文、办事、办会既有数量要求,更有质量要求。
随着社会的发展,对办公室工作要求也愈来愈高,不只是要求简单地完成某项工作,而是要求工作规范化、程序化和办公手段的现代化,以提高工作效率,更好地服务于领导和基层。
秘书工作程序及工作制度的规范化。
规范化就是使秘书工作程序、工作方法都符合约定俗成或明文规定的标准。
所以,规范化就是标准化。
秘书工作的规范化要求秘书部门的工作标准、工作程序都要符合一定的规定。
其二,要制定具体的秘书工作程序,如“办文程序”、“办公程序”、“接待程序”等。
其三,对秘书工作中的一些具体事项应有统一标准,如公文处理、电话记录薄、公文传阅等。
除此之外,对车辆管理、机关事务管理等,应统一标准,使之规范化。
同时要形成快速、高效的运行机制,如要简化办公机制,优化协作机制;
实行科学管理,岗位要定责任,人员要定目标;
工作环节要合理紧凑;
逐步实现办公自动化;
提高人员素质,加强工作节奏等等。
秘书办公、办文的科学化。
科学化就是按秘书工作固有的规律办事。
秘书工作同其他工作一样,有其自身发展的客观规律,因而秘书工作的运转方式、管理方法,必须遵重客观规律,不能随意。
要实现科学化,就要研究秘书工作的内在联系和客观规律,学会运用辩证法指导秘书工作,善于用两点论和两分法处理各种纷繁复杂的政务和事物,这样就能够避免形而上学,克服主观性和片面性,增强自觉性,少出或不出大的失误,把工作搞得更好,当好领导的参谋助手。
秘书工作要制度化,严格按照制度办事。
制定化就是在各项秘书工作中,大家都遵守一定的办事规程或行动准则,严格按规章制度办事。
这就要求秘书部门对各项工作任务和环节,都制定出明确的规定、条例、章程和实施细则,要求秘书人员按规章制度办事。
秘书工作的价值性秘书工作的价值是指秘书工作作为客体是否满足了社会、单位、领导等多方面主体的需要,以及满足的程度。
秘书工作的价值可分为自我价值和社会价值两方面。
秘书工作的整个活动过程,不仅对个人具有一定意义,而且对社会和他人具有社会价值,秘书工作直接为领导服务,满足国家、单位、领导的要求,是其社会价值的具体体现。
社会价值是秘书工作价值的核心部分,其自我价值在社会价值的同时得以实现。
秘书工作价值的特性包括:
秘书工作价值的客观性。
秘书担负的是为领导机构或领导人服务的具有参谋助手作用的辅助性管理和事务性工作。
随着社会的发展,特别是由计划经济向市场转变,由粗放型管理向集约型管理转变,领导工作日益繁重,因而秘书工作也就日益重要。
秘书工作之所以成为一种人们热衷的社会职业,是因为秘书工作价值具有客观社会性。
秘书职业能够培养人的良好素质,它要求秘书工作者具备坚韧的性格、心怀大局、反应机敏,有善于学习和科学思维能力、良好的沟通能力、组织协调能力等等。
一些领导人并不是一开始就杰出卓越的,而是因为他们在从事秘书工作的时候,逐步具备了这种潜力,培养了自己担当大任的能力。
秘书工作者价值的主体性。
当秘书创造价值的时候,秘书便成了价值主体。
秘书人员发挥其主观能动性、创造性积极主动完成领导交办的事务,提高了秘书工作的质量和效率,保障了领导各项职能活动的有效进行,这就体现出秘书价值的主体性。
在原则性指导下的灵活性既是秘书活动的特征,又是优秀秘书工作者应具备的品质。
秘书工作还具有超前性的特点,主要表现在两个方面:
第一,行动的先导性、超前性。
以辅助决策为例,不论是程序性决策还是非程序性决策,也不论是战术决策还是战略决策,都是对未来行动的抉择。
因此,决策制定和决策执行中的不确定性、可变性和风险性是客观存在的。
为了实现决策的科学化,提高决策的可靠性,秘书人员在辅助决策过程中,必须体现超前预测性特征。
具体讲,必须做到:
先于领导者提出决策课题;
先于决策的制定,提供科学依据;
先于决策实施拿出“防范措施”。
一句话,要做“事前诸葛亮”。
第二,意识的超前性。
一个合格秘书必须具备超前思维,必须是是事事想在牵头,即意识在先。
在充分思考的情况下,创造性地开展工作,积极主动地为领导和广大群众服务。
要想做到工作的积极主动性、灵活性及超前性,就必须发挥秘书人员的主观能动性和创造性,这不仅是秘书工作科学性的体现,更是秘书工作价值主体性的体现。
秘书工作价值性的社会历史性。
秘书活动是人类社会发展到一定历史阶段的产物,自从人类社会有了集团的形成,有了组织者、领导者、管理者的出现,有了沟通各个方面信息、协调各个方面关系的必要,有了辅助领导、协助管理者的职能需要,秘书活动的出现就成为历史的必然。
我国氏族部落形成之后,其首领轩辕皇帝身边就有仓颉记其言,沮诵记其行。
由此可见,社会集团的形成,是秘书活动萌发的基本条件。
进入阶级社会以后,秘书活动发生了根本性的变化,成为社会管理活动的一部分,并逐渐有了明确的职能分工和完备的程序。
20世纪以后,世界各国的秘书活动发展很快,世界各国各个领域、各个组织都有自己的秘书活动,而且,秘书活动的目标日趋升高,秘书活动的要求日益严格。
秘书活动的内容日益程序化、标准化。
更重要的是,各个国家、各个集团都对秘书工作越来越重视,秘书工作水平在很大程度上成了一个国家、一个团体工作效率的标志。
秘书工作价值的选择社会选择和个人选择的统一。
秘书工作作为一项社会工作,是双向选择的过程。
社会发展到今天,分工越来越细,行业也不止几百种。
有些是“有名有利”,赫然于世间,显荣于人前;
也有些默默无闻,无名可扬、无利可图,秘书工作属于后一种。
作为秘书工作者必须确立崇高的职业道德和正确的职业态度,热爱秘书岗位,愿为秘书事业贡献自己的才智和年华。
以社会选择为重,个人选择应服从社会选择。
在服从于社会选择的前提下,争取实现自己的个人选择,实现自已的人生价值,做到社会选择和个人选择的统一。
积极创新与继承传统的统一。
秘书工作有自己的职业特点和优良传统。
如:
为领导机关服务的坚定指导思想,准确、迅速、保密的工作方针,严谨而细致的工作作风,自觉而又严格的职业纪律,埋头苦干、不图名利、甘做无名英雄的献身精神等等。
这
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些优良传统价值观应当继承和发扬,但任何经验和传统都是一定历史实践的产物,当这种历史条件和实际情况变化了时,就必须创新,必须改革,确立新的价值观,自觉地转变观念,以适应新的情况。
当今,秘书工作呈现现代化、自动化的趋势,这已成为秘书事业发展的又一显着特点。
领导决策对信息的需求,要求从事秘书工作人员必须以主要精力来收集、研究和处理大量的信息,要求尽快实现获取信息网络化、传递手段电子化、办公手段现代化。
抱着老经验、老办法、旧传统不放是不行的。
这是解决继承与创新这一重要问题的正确办法。
我们坚持批判和继承的思想,学习和借鉴古代的优秀传统和外国先进经验,吸取精华,去其糟粕,博采众长,为我所用。
突出重点与兼顾全面的统一。
正确处理重点和一般的关系,突出重点,带动一般。
办公室工作十分复杂,且变幻莫测,要围绕党的基本路线和任务,服从和服务于中心工作,按照领导的意图办事,这就是办公室工作的重点。
要学会“弹钢琴”,调动大家的积极性,分工负责,各司其职,各负其责。
办公室工作人员必须力争成为多面手,提高综合办事能力。
但是,事情有重有轻,有急有缓,不可能等量齐观、平均择取。
因此,我们应优先考虑处理重点问题,从大局出发,在这个前提下,兼顾一般,做到突出重点与兼顾全面的统一。
秘书工作价值的系统结构经济、政治、文化的价值构架。
秘书活动的性质和职能范围,规定了秘书人员不能直接进行决策、管理,也不能直接到社会第一线生产产品。
因此,秘书各项职能实践所取得的只能是间接效益,如参谋咨询,辅佐决策,为管理者献计献策等,所取得的效益主要表现为领导人的管理效益和决策者的决策效益。
秘书工作的价值具有全面性:
其一,秘书工作对经济的价值性。
信息已成为当今世界决定生产力、竞争力和经济的关键因素。
根据营销学理论,成交一笔对外贸易,90%靠信息,10%靠推销的自我“努力”。
信息工作是秘书工作的重要工作。
经济领域情况复杂,国际国内相互牵连,市场情况瞬息万变,秘书要了解真情,就要掌握信息、进行信息反馈。
通过原始信息的收集,去粗取精、去伪存真,使之变为准确度很高的系统化、条理化的高价值信息,最后转递给领导。
使企业的经营计划和经营决策有的放矢,提高经济效益。
其二,秘书工作对政治的价值性。
秘书工作的主要任务之一,就是协助各单位领导贯彻执行好党的方针政策,促进领导工作的顺利进行。
秘书工作人员要求具有较高理论政策水平,能够吃透中央的精神,对领导的指示能够及时进行阅读、理解、分析、研究,深刻地把握内在的涵义和精神,在领导决策时,能把中央文件精神和本部门的实际相结合,成为出主意、想办法、提建议的优秀参谋和助手。
秘书工作与法律制度密不可分。
一方面,秘书工作的每一环节都必须遵循一定的法律法规,这是社会对秘书工作提出的必然要求。
另一方面,秘书工作经常参与法律制度的制定与执行,各项法规的制定,都包含着秘书工作者的辛勤劳动。
立法机关的秘书部门,自然要在制定法规的过程中做大量的工作。
其他机关的秘书部门,虽然不参与重大法规的制定过程,但也经常性拟定本组织、本部门的各种规章制度。
同时,在制度执行过程中,秘书工作必须依法办事、办文,依法行政。
秘书违法、秘书腐败对社会的危害极大。
其三,秘书工作对文化的价值性。
秘书活动必然受一定社会的思想观念的支配。
反过来,秘书活动主体的思想观念也有力地影响着社会思想观念的转变,在漫长的封建社会里,有胆有识的秘书官员虽是凤毛鳞角,但其进步的思想常常闪烁着光彩,甚至影响社会观念的转变。
几乎每个着名人物的思想成果当中都或多或少包含着秘书活动智慧的结晶。
我们不仅从毛泽东、周恩来、邓小平等领袖人物的成长历程中能找到他们从事秘书活动对其成长的巨大意义。
而且,毛泽东思想、邓小平理论作为中国共产党集体智慧的结晶本身,凝结了无数秘书人物的智慧于其中。
秘书活动主体本身的思想观念对社会思想观念具有巨大价值。
另一方面,秘书人员本身具有的职业道德、科学技术、专业知识等素质对文化具有一定的价值。
秘书人员应建立科学的知识结构,具有渊博的知识。
秘书人员要搞好本职工作,要具有良好的职业道德,要有自我奉献精神、忠于职守、讲求工作效率、严守机密等等,这对社会来说,是一笔珍贵的精神财富。
国家、集体、个人的价值联结。
秘书工作服务的对象是多方面的。
中央曾明确地指出:
中央办公厅的指导思想是围绕着党的总目标、总任务,做好“三服务”,既要为中央服务、为中央各个部门和各省、自治区、直辖市服务,为人民服务。
这充分说明秘书工作既要为上级领导服务还要为人民服务。
对上要服从于各级领导,自觉维护党的团结,维护集团的利益。
对下要服务于基层组织,为人民服务。
秘书工作就是要在服从于国家、集体的利益前提下,实现自己的目标和价值。
从而做到国家、集体、个人的价值有机统一。
过程与结果、目的与手段的动态价值体系。
秘书工作的过程、投入与其结果、产生是相对应的,结果来自于过程,产出来自于投入。
秘书工作不仅见之于结果,也见之于秘书工作的实践过程。
秘书工作遵循客观规律,采取科学性方法的过程,目的是为了实现秘书工作的价值目标,秘书工作的价值不仅体现于所追求的结果,同时也体现于追求的过程之中,是过程于结果的统一。
秘书工作的价值选择就是努力做好服务工作,认真为领导服务,直接对领导负责,目的和手段是相对应的概念,相对于秘书工作的目的,秘书工作本身既为实现这一目的的手段。
秘书工作的目的来自于社会、单位、领导等方面的需要。
但是目标一旦被曲解、偏离或抛弃,作为手段的活动,必然偏离它的真正目的,不能满足社会、单位、领导等方面的需要,秘书工作就会异化产生弱效应、零效应或负效应。
有些秘书利用在领导身边工作的特殊条件以及和领导者的特殊关系,视自己为特殊人物,追求特殊化,成克杰的秘书就是这种人。
所以,在秘书工作过程中,尤其要注意目的与手段的相互校正以及过程与结果的统一。
切不可欲达目的而不择手段,只要结果不要过程,致使秘书工作偏离乃至背离其价值目标。
秘书工作的价值性体现在过程与结果、目的与手段的动态价值体系之中,必须使其达到辩证统一。
秘书工作科学性与价值性的辩证统一科学性就是真理性,它符合客观事物的内在规律,揭示了事物发展的必然趋势,反映了事物的客观规律,科学性是从实践中来的一种理性认识。
科学的理论、思想能够正确地指导实践,在实践中显示价值,创造价值,促进社会的发展和人的发展。
但是,如果理论脱离实际,就不仅不能成为人们的理想信念,而且无法体现其价值性。
而价值性的缺失或价值性在实现上的困难,又会反过来影响人们对科学理论的认识和对真理的追求。
因此,科学性与价值性的统一,才是我们追求的最终目的。
秘书工作追求的也是科学性与价值性的统一。
秘书工作的科学性是价值性的基础和前提。
只有做到科学性,实现秘书工作的科学化、规范化、制度化,才能实现其价值目标。
秘书工作缺少科学性这个“指南针”的有力指导,不按客观规律办事,秘书工作就会迷失方向,缺乏合理性,工作就不能顺利进行下去,其价值性就不能充分实现或者根本不能实现。
秘书工作只有遵循科学性的原则,按其内在规律办事,用辩证法指导工作,才能避免形而上学,克服主观性和盲目性,少出或不出错误,把工作搞好,做好领导的参谋助手,满足国家、单位、领导及群众的要求,实现其价值。
秘书工作的价值性是科学性的着眼点和落脚点。
科学的认识能把实践引向成功,实现其应有的价值。
只有做到了价值性,才使其科学性有了目标、有了意义。
脱离价值目标的实践,不仅不能对实践起指导作用,而且会使实践偏离秘书工作的规范。
如用资产阶级政客的那一套处世法则,封建官吏的处世哲学来从事秘书工作,必将扭曲价值目标,损害党和人民的利益,成为反价值。
所以,秘书工作只有实现其价值性才使其科学性有了积极意义。
秘书工作科学性与价值性的辩证关系。
两者相互联系、相互区别、相互转化、相互促进。
一方面秘书工作的科学性是价值性的基础和前提。
另一方面秘书工作的价值性是科学性的着眼点和落脚点。
有了科学性的指导,其价值性才能更好地实现,反过来,其价值性的实现,从而有利于人们对秘书工作理论的研究和探索,在实践中完善理论、丰富理论。
科学性与价值性是秘书工作的必然选择秘书工作必须符合客观规律,即科学性。
秘书工作蕴含着高度的思想性和政治性。
如果缺乏科学性的指导,秘书人员和秘书工作就会迷失方向,丧失工作的科学根据,就会出现混乱局面。
工作上也会出现种种失误,秘书工作也就没有什么工作效率可言,秘书工作的价值也就无法实现。
秘书工作的职业化和专业化已成为时代的要求,秘书工作也趋向自动化和现代化。
这正是秘书工作科学性的迫切要求。
所以说秘书工作的科学性是价值性的基础和前提。
秘书工作必须符合目的性,即价值性。
秘书工作的目的性在于全力做好服务工作,认真为领导服务,直接对领导负责。
秘书工作做得好坏,直接影响到国家部门和群众的利益。
各级组织对秘书工作从来都是高标准、严要求。
秘书人员优质高效地做好了这些服务工作,才达到了其根本目的。
这些工作不仅符合客观规律,更重要的是其具有一定的价值性。
遵循客观规律,实现秘书工作的目的,做到科学性与价值性的统一。
实现秘书工作的价值性是秘书工作的根本目的,是做好秘书工作的出发点和归宿。
但它需要几个方面的结合才能实现:
一是科学意识。
现代秘书队伍,不用科学知识、科学精神、科学技术武装起来,优质高效服务就是一句空话。
二是参谋意识。
秘书之职,重在参谋。
秘书工作贵在为领导决策和实施决策出好谋献良策,以科学策划来实现价值目标。
从发展趋势看,在新时期,秘书的参谋职能不但不会削弱,而且要进一步提升。
三是实效意识。
领导正确决策只是设定了价值目标,而更重要的是抓决策的落实,促进价值目标的实现。
辅助领导综合协调,抓大事,办实事,推动决策落实,是新时期秘书工作的又一重要内容。
四是网络意识。
实现办公自动化,实施网上办公,是秘书工作发展的新阶段、新潮流、大趋势。
随着政府职能的进一步转变,政府决策要走向透明化、公开化。
网络作为先进的办公工具,必须获得长足的发展,秘书要有网络意识和知识技能,提高工作效率和效益。
总之,树立这几个意识,从这几个方面抓服务,才能实现秘书工作的目的,做到科学性与价值性的统一。
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