总经理室职务说明书文档格式.docx
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文件发行
总经理室
朱茂华
CR-D-004第一版/REV.0制定部门:
品保部
文件编号:
CW-G-001
版次:
文件名称:
总经理室职务说明书
第2页,共12页
总经理室组织图
文员
总经理室课长
报关员
海关合同操作员
保税组组长
跟单助理专员
船务员
认证专员
CR-D-005第一版/REV.0制定部门:
第3页;
共12页
职称:
课长职等:
职位编号:
直接上属:
CEO直接下属:
船务跟单助理专员文员
认证专员保税组组长
一、职务说明
1.目标管理与工作规划
2.总经理室的整体运作和工作绩效的提升
3.客户订单安排,交期确认及跟进,出货物流处理,订单异常处理及沟通解决
4.LICENSE随时跟进及异常处理
5.客户订单的评审,订单总结;
样机完成及品质管控;
6.接待客户,安排客户参观工厂及验货
7.管理和督导部门人员使达成公司的经营目标
8.统筹总经理室所需的培训课程
9.海关合同的督导及监控,保税物料的监控
10.进出口报关督导及异常处理
11.召集相关重要会议及经营会议
12.协调深圳业务或外部客户与DG工厂的衔接工作,确保信息的及时性,准确性
13.各部门文件呈签督导及相关格式标准化
14.船务运输的管控,跟进,异常处理,及RMA处理
15.完成总经理或公司经营层交办事项
二、资历要求
1.学历要求:
□高中□专科■大学(含)以上
2.年资要求:
□0~1年■1~3年□3~5年□5年以上
3.专业要求:
贸易流程,企业管理,英语四级以上,熟悉业力跟单流程,具备较强的沟通能力
4.年龄要求:
22~35岁
5.能力要求:
(1)能全面统筹整个总经理室的运作。
(2)有直接应对大客户的工作经验。
(3)熟悉ISO9001/ISO14001/WEEE&
ROHS方面的要求。
CR-D-005第一版/Rev.0制定部门:
第4页;
(4)能全面掌控生产的运作流程
(5)能处理与协调运作过程中的各项问题点
(6)对产品专业知识,公司相关信息,公司整个生产运作熟悉
三、训练需求
1.专业课程:
订单注意事项及异常处理课程;
物流操作流程;
沟通技巧课程
2.公共课程:
ISO9001质量管理体系基础知识、ISO14001环境管理体系基础知识、5S、绿色环保(ROHS)管理体系基础知识
3.管理课程:
方针管理、时间管理、人际关系与沟通技巧
人事管理横向纵向沟通协调、目标管理理
四、关键绩效指标
1.总经理室各项指标确保达成
2.客户的满意度
3.总经理室按公司经营方针路线经营发展
4.维护建全完善公司订单各项流程
5.人员的分工合理性及处理事情的时效性
6.人员流动率
7.上级交待的任务完成的时效性
第5页;
共12页
助理/文员职等:
总经理室课长直接下属:
无
1.出勤,加班单清查,派车,客户接待,部门活动及相关资料的汇总
2.文件的送审及传阅及文件的收发、归档、整理及保管
3.协助上司处理相关日常事务
4.文件的复印及相关品质系统文件,报表之制作.
5.履行并完成上级主管所交办之各项事宜.
■高中□专科□大学(含)以上
□0~1年■1~3年□3~5年□5年以上
电子计算器OR文秘专业
18~25岁
5.能力要求:
能全面协助课长处理整个总经理室的日常工作事务。
1.专业课程:
WINDOWS操作、文书处理、
2.公共课程:
ISO9001质量管理体系基础知识、ISO14001环境管理体系基础知识、5S、绿色环保(ROHS)管理体系基础知识
3.管理课程:
人事管理制度
1.报表统计的及时性
2.报表统计的准确性
3.上级交待事项完成的时效性及质量度
CR-D-005第一版/REV.0制定部门:
第6页;
保税组组长职等:
报关员海关合同操作员
1.海关帐务的数据核查及实物核对,保税帐资料的汇总及督导,监控海关帐与实物一致
2.货物进出口通关及报关的处理
3.合同完成后的结案处理及顺利完成余料结转
4.按计划申请新合同并备案
5.督导国内购买,国内提货物料跟踪,跟踪供应商的发票提供及转厂事宜
6.跨部门工作沟通协调及有关工作精神传达命令执行
7.部内纪律与5S执行
8.完成上级交办事项
□高中■专科□大学(含)以上
□0~1年□1~3年■3~5年□5年以上
持有报关员资格证书
25~35岁
1.熟悉电子家电产品的报关及进口流程
2.能处理与协调运作过程中的各项问题点
3.熟悉ISO9001/ISO14001/WEEE&
4.电脑操作熟练,电脑办公软件熟练
5.沟通能力强,有一定的管理经验
CR-D-005第一版/REV.0制定部门:
第7页;
进出口报关课程、合同核销及转厂课程
ISO9001:
2000质量管理体系基础知识、ISO14001:
2004环境管理体系基础知识、绿色环保(ROHS)管理体系基础知识、5S
人事管理制度、横向沟通协调
1.保税帐数据准确性
2.合同申请及变更的及时性及时效性
3.进出口报关顺利性
4.人员安排的合理性
5.海关合同核销的准确率及合同帐的管控准确性
6.上级交待的事项完成的时效性
CR-D-003第一版/REV.0制定部门:
总经理室
第8页;
跟单助理专员职等:
1.接收订单,召开订单评审会议,确认评审交期并回复给深圳业务窗口
2.订单变更及时反馈,生产进度的掌控,出货时间的掌控及出货相关资料的提供
3.工程技术或是工艺的改进掌控及异常处理
4.生产上线计划确认,材料到料状况跟催协调,订单生产完成后出货安排
5.根据客户要求查核产品上线是否有依客户的要求执行
6.了解订单的生产状况及异常状况处理,确保订单能准时出货
7.订单验货安排,验货退货及验货人员的食宿安排
8.每日针对各个环节异常问题点及处理结果的汇报
9.客户RMA处理及反馈及样机的处理
10.组内纪律和5S执行及上级交代工作完成
□0~1年■1~3年□3~5年□5年以上
英语四级以上,熟悉订单流程及生产计划安排
20~35岁
1.对电子家电产品生产流程熟悉
2.能处理与回报过程中发生问题点
3.电脑操作熟练,电脑办公软件熟悉
订单流程课程、DVD产品结构原理、物流操作课程、沟通技巧课程
ISO9001:
3.管理课程:
人事管理、横向沟通协调
1.客户抱怨率,客户满意度比率
2.讯息反馈的时效性及样机处理的及时性及质量度
3.订单处理及进度的了解,异常处理的及时性,订单跟进的主动性
4.工作积极性,效率性,质量度及完成上级交待事项的及时性。
第9页;
报关员职等:
保税组组长直接下属:
1.海关进出口报关
2.海关进出口合同申请及核销
3.海关合同备案及产地证明资料的申请
4.进出口商检申请及异常处理
5‘上级交待工作完成
□0~1年■1~3年□3~5年□5年以上
持有效的报关员资格证书
1.熟悉DVD生产流程与检验标准。
2.对电子家电产品物料报关流程及要求的熟悉
3.沟通能力较好
三、训练需求
进出口报送课程、合同申请及核销课程、原产地证明文件申请课程
人事管理制度、横向及纵向沟通协调
四、绩效指标
1.进口及出口报关时效性及资料的准确性
2.商检资料,原产地证明资料的准确度
3.海关合同申请的时效性
4.工作积极,效率,质量度
第10页;
海关合同操作员职等:
1.公司海关合同帐资料整理
2.申请合同资料准备
3.保税帐资料整理
4.跨部门工作沟通协调及有关工作精神传达命令执行
5.部门纪律和5S执行
6.RMA退回工厂所有事项的安排
7.完成上级交办事项
■高中□专科□大学(含)以上
熟悉海关帐务数据,合同申请资料的制作要求
1.对电子家电产品了解
2.电脑操作熟练,电脑办公软件熟练
3.海关资料制作的要求,海关帐务管理的熟悉
海关合同申请资料制作要求等相关课程、公司进料流程课程
人事管理制度
1.合同资料制作的准确性及时效性
2.保税帐的准确性
3.海关合同异常提出的时效性及合同帐的管控准确性
第11页;
认证专员职等:
1.公司所有LICENSE资料的整理
2.LICENSE认证申请及时度反馈
3.LICENSE订证产品测试安排及跟进
4.LICENSE合约随时保持更新
5.公司产品需求LICENSE的管控
6.完成上级主管安排的各项工作
英文专业,LICENSE资讯的了解
20~30岁
1.对产品在各个国家的认证需求
2.英语读,写,看
3.LICENSE异常处理及时性
1.专业课程:
产品生产流程、产品功能测试、LCENSE各项认证要求、
沟通技巧课程
人事管理制度
1.LICENSE认证的时效性及准确性
2.各国LICENSE需求的特殊认证项及公司产品出口数量之LICENSE的管控
3.LICENSE资料申请进度掌握及异常提出及处理的及时性。
第12页;
船务员职等:
1.订单产品出货运输安排
2.报关时度的跟进,货物送达地点的时间掌控
3.出货资料制作(PACKINGLIST/INVOICE等)
4.产品完成时间的掌握及S/O资料的跟催
5.完成上级交办事项
物流操作熟练,运输时效性的管控,
能掌物流的操作流程
报关流程,时间及报关条件的熟悉
产品的运输安全性熟悉
物流操作课程、家电产品报关程序、产品出口流程
人事管理制度、横向纵向沟通课程
1.出货安排的及时性及数量准确性
2.S/O资料跟催的及时性
3.运输时间掌握的准确性
4.出货资料制作的准确性及时效性
5.上级交待事情完成的时效性