采购与外包管理控制程序PWord文件下载.docx
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文件编号
COP-603
版次
D1
第2页共7页
生效日期
2010-12-22
修改记录
序号
修改页次
修改条文
修改内容
修改人
修改
日期
1
第3和4页
A
修改第3条和
文件修改和废止详见NO：
01A1-007
2
全文修改，升B版
吴达仁
04．9．13
何文忠
3
B
全文修改，升B/1版
07．9．30
4
第4页
增加条
升B/2版
梁颂文
5
B/3
增加电工开发部相关内容
6
1-7
D
全面修订升D版
邓继勇
7
3-5
3/
增加外包管理过程相关描述升D/1版
第3页共7页
1.目的
按本程序规定的要求对供方进行选择、评价和管理，确保所选择的供方和采购的产品符合产品要求。
建立采购系统，规范采购作业程序，依据适时、适质、适价、适量的准则，保证采购物料能满足本公司规定的要求。
2．范围
本程序适用于本公司生产性的原材料（包括型材）、生产辅助材料、成品之供应商及其外包厂的管理（供应商与外包厂统称供方）。
3．定义
3．1采购：
是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
3．2外包：
是指企业动态地配置自身和其他企业的功能和服务，并利用企业外部的资源为企业内部的生产和经营服务。
3．3外包过程：
是为了质量管理体系的需要，由组织选择，并由外部方实施的过程。
本公司外包过程包括：
塑胶/五金件电镀、喷漆等过程。
4．职责
4．1艾朗开发部、工程部：
负责制定产品的《零部件清单》或《BOM》表且提供采购/外包物料的要求或规范。
4．2营销部：
负责收集供方信息资料和选择供方，制订物资采购计划、制定采购周期，并负责采购计划的实施。
4．3生产部门：
负责制定安全库存标准，负责原材料及委外加工等生产物资计划排定，提出采购/外包要求，负责对发出的《物料申购单》跟进，并负责外包作业的管理。
4．4品管部门：
提供《合格供应商名单》，负责对供应商的评估，制订《原材料检验规程》，IQC按要求对采购物资和外包回厂产品进行检验。
4．5生产部仓库：
负责对检验合格的采购/外包物资办理入库手续，并标识，签录相关的帐、卡。
对低于安全库存的物品，提出反馈。
4．6各需求部门/车间：
提出物资采购要求，且填写相关《物料申购单》。
5．程序
5．1供方的选择
5．1．1供方的选择由营销/生产部门根据生产需要依照《供方评估与管理程序》执行。
5．2物资采购准备及作业程序
5．2．1品管部门编制《合格供方名单》，经文控中心受控后，交营销部一份。
5．2．2艾朗开发部、工程部根据采购物质的要求，将相应技术要求及规范提供给营销部。
5．2．3营销部依据市场预测和客户订单量对主要生产物料提出安全库存参考意见，生产部门负责编制《安全库存标准》，并和仓库严格按照此标准贮存和申购物料。
营销部根据合同订单要求、仓存情况，评审生产部门的《物料申购单》，并据此填写《订货单》，经营销部主管助理以上审批盖章后，交采购人员负责采购。
营销部根据采购订单量和供方情况编制《物料采购周期表》，并传给生产部门作为订单评审、生产物料计划日程编排和控制参考依据。
5．2．4临时性采购，经授权人采购回来的物料，凭收据或送货单，登记在《订货单》上，并签名确认。
5．2．5采购人员根据《合格供方名单》，权衡采购价格，选择供方进行采购。
生产辅助材料需明确指定供方，经工程/开发及品管部门评估后的部分辅材可免检（详见《生产辅助材料免检清单》），如变更供方则需纳入检验。
5．2．6对新增物料的采购，采购人员应向供方进行询价、比价和议价。
第4页共7页
5．2．7采购工作实施之前，须作好采购文件的准备工作，包括对供方的了解及产品品质要求的文件等。
5．2．8生产部门根据库存标准、信息及订单用量编制《物料申购单》，由生产部副部长/部长核准。
5．2．9本司原则上规定生产物料采用环保材料。
非环保物料必须在定货单上注明。
5．3采购物质的验证
5．3．1生产性物料以及委外加工物资，由IQC按《进料检验程序》或《环保进料检验判定标准》执行验收工作。
除标示“非环保”的物料，其它物料默认环保物料。
5．3．2IPQC/IQC检验后发现采购物料不合格，按《不合格品控制程序》执行。
5．4当客户合同或协议有要求时，客户或其代表可到现场验证所采购的物料是否符合规定要求，此时应在采购《订货单》中说明验证活动的安排和验证方式。
但是客户或其代表的验证，不能免除本公司的规定检验。
5．5对关键原材料采购部门应每年要求供方定期提供检验报告或验证报告（原则上每年提供一次），以确保满足所规定的要求。
5．6本公司进行供方评价，或因采购回的物料发生重大质量问题等状况，品管部门可对供方进行现场验证。
此验证亦不能免除本公司的规定检验。
5．7采购物质入库。
5．7．1经检验合格之物质，凭品管部门开具之检验合格凭证，仓库办理入库手续，并随同供方的送货单交财务部入帐。
非环保物料必须在相关单证上注明。
5．7．2营销部发出外购外协件《订货单》，同时填写《外协/外购物料进仓通知》，传生产部作为物料进度追踪和排产的依据，同时交仓库做好收货准备。
5．8采购文件的管理。
5．8．1除进料物质验收单由品管部门保存外，其余所有发出的生效采购文件，一律由营销/生产部采购员保存。
5．8．2采购文件在保存时，采购员应分类归档，并依据《记录控制程序》保存。
5．8．3采购文件、资料保存期限依据《记录控制程序》确定的期限管理。
5．9外包作业
5．9．1生产部门根据公司规定的外包过程选择符合外包条件的供方，合格供方的评估依照《供方评估与管理程序》进行，经相关部门评估合格的外包方列入《合格供方名单》。
5．9．2初次合作的合格供方须同我司签订相应的外包合同，并在合同内就加工产品数量（产能）、质量、交期、成本及附加条件等方面做出相关约定或说明。
5．9．3生产部门根据生产计划、物料需求计划、产品加工工艺要求及供方提供的产能参数编制外包计划，并将外包计划传递给相应的供方确认回传。
5．9．4生产部门根据外包计划安排外包加工，并按相关发外作业指导书填写详细的加工要求。
其中琴键水镀由营销部负责；
五金件的电镀，琴键真空镀、隔镀，喷漆由生产部负责；
电工产品所有产品的喷漆（包括支架）由电工采购员负责。
塑胶类产品依照《塑料件发外电镀作业指导书》执行，五金类依照《五金类物料的发外加工以及单据填制》执行，电工产品依照《电工产品外协加工作业指导书》执行。
5．9．5外包产品回厂后由品管部门IQC负责检验，具体依照《进料检验程序》及《原材料检验规程》执行。
5．9．6当外包计划产生变更时，生产部门需要提前通知供方确认。
当供方无法满足我司外包需求时，生产部门可分包给其他供方，并根据实际情况对计划做出相应的调整。
5．9．7生产/品管部门应每月对供方供货的及时性和质量状况等方面进行统计分析，作为合格供方年度质量评审的依据。
5．10供方的定期考评
5．10．1供方的定期考评由相关部门根据依照《供方评估与管理程序》执行。
第5页共7页
6．相关文件
6．1《进料检验程序》6．2《原材料检验规程》
6．3《供方评估与管理程序》6．4《塑料件发外电镀作业指导书》
6．5《五金类物料的发外加工以及单据填制》6．6《电工产品外协加工作业指导书》
6．7《不合格品控制程序》6．8《记录控制程序》
7．记录
7．1《零部件清单》或《BOM》表
7．2《订货单》
7．3《物料申购单》
7．4《外协/外购物料进仓通知》
8．流程图
8．1物质采购流程图
物料采购流程图
订货单
收件人：
发件人：
公司：
日期：
200年月日
地址：
地址：
中山市小榄镇沙口德来南路
传真：
传真：
电话：
电话：
2100982
名称
型号
数量
单位
单价
交货日期
备注
一．收到本订单，请贵公司业务负责人在一天内签名确认并回传。
二．□送货□托运□自提
三．结算方式：
月结，特殊情况由双方协定。
四．技术要求：
□按我公司图纸或封样等相关资料□按有关国标□按ROHS环保要求
五．验收标准：
1.按GB/抽样验收。
2．不合格品本公司有权退货，如需急用全检费用由供方负责。
供方（签章）：
需方（签章）：
中山市永联电器制品有限公司
日期：
FM-YS-003A/1
物料申购单
填报者：
年月日
名称及规格
用途及要求
环保
申领者
备注：
审批：
编制：
审核：
FM-YS-012A/2
外协（外购）物料进仓通知
部门，有以下物料计划进仓，请做好有关准备工作。
供方
物料名称
规格型号
交货期限
计划部门：
制表：
复核：
编制：
FM-YS-015A/3
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