采购管理办法Word格式.docx
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2、采购计划要根据市场实际制定，坚持量出为入，以销定购的原则；
防止积压，避免断档，做到快进快出，加快资金周转。
3、了解掌握市场信息，选择质优价廉、有特色的商品；
确保品质达标，满足多层次消费需求。
第八条采购申请
1、采购员根据生产或经营的实际需要于5日前提交《采购计划审批单》（附件1），要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。
2、紧急采购时，由采购申请人在采购计划审批单上注明“紧急采购”字样，可先行采购，在报销之前完善签字手续。
3、若撤销采购，采购需求人员应立即通知采购员，以免造成不必要的损失。
4、各审核环节对采购申请提出议异者，应及时将意见反馈给采购申请相关人员。
第九条相关程序及业务流程
步骤
完成时间
涉及部门及岗位
步骤说明
审核
审批
采购计划编审
每月20-25日
各需求部门负责人及相关人员
完成下月《采购计划审批表》编制。
（详见附表1）
部门负责人
采购计划审批
每月30日前
按照规定流程及权限进行采购审批。
申请部门
财务部
财务负责人
分管领导
分管副总
财务总监
采购金额＞2000元；
≤20000元
总经理
采购金额＞20000元；
≤40000元
主要领导
采购金额＞40000元
党工委班子
资金计划编审
综合管理部采购员
按未结款情况提交下月预计付款需求。
综合管理部
/
财务部负责人
汇总各部门资金计划报批。
第三章采购作业控制管理
第十条为明确控制和监督具体采购作业环节的程序、方法和参与人员，规范采购作业的控制流程，适用于采购范围内所有（除大宗物资采购）的采购作业。
第十一条询价、比价、议价
按采购申请流程，领导批准后交采购人员组织采购；
采购员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、比价后上报《请购单》（见附表5）。
1、采购员进行询价，财务人员参与比价，采购人员在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，以低价原则选择供应商。
2、存在多种进货渠道时，在保证供货厂商资信、商品质量、销售服务同等可靠的基础上，比较分析及综合平衡厂商供货保障能力、供货价格优惠、结算条件优惠上优化选定进货渠道；
3、询比价要求：
单项采购金额200元以下采购员自行比
价报部门负责人、财务部审计确认签字可采购；
单项采购金额200元以上至2000元以下的，采购员电话咨询供应商做好比价工作，由综合管理部、财务部负责人、财务总监签字报分管副总签字方可采购；
单项采购金额达2000元以上的采购作业，要求实施询比价程序。
4、需经询比价程序的采购业务，采购员要向至少3家供
应商发《采购询价单》（详见附表2），收集供应商报价单并填制《采购议价表》（详见附表3）报领导审批。
5、询价、比价审批流程表
采购员询比价
采购计划单批准后
采购人员
完成《采购询价单》
（不少于3家）
采购
议价
采购询比价后
填制《采购议价表》
采购议价审批
采购实施前
按照规定流程及权限进行审批。
第十二条《请购单》报批
1、询、比、议价程序结束，采购人员根据领导审批后的《采购议价表》填写《请购单》（详见附表5）。
财务部对经过采购部门负责人审核的《请购单》进行审计，无异议签字通过，如对报价有疑问继续询比价。
2000元以内的经分管副总同意将直接进行采购；
2000至20000元的采购经总经理同意后可直接采购。
2、《请购单》经采购部门负责人审核后，需要使用部门确认的交使用部门确认，不需要经使用部门确认的，由采购人员按批准的《请购单》实施采购，完成入库手续。
3、《请购单》审批流程表
填制《请购单》
《采购议价表》审批后
根据审批后的《采购议价表》，填制《请购单》
《请购单》审批
第十三条采购合同报批
1、采购员根据审批后的《请购单》，填制《经济合同审批表》
（详见附表6）经领导批准后，方可与供应商签定合同。
2、合同审批流程表
填制《经济合同审批表》
合同签定之前
根据审批后的《请购单》，填制《经济合同审批表》
《经济合同审批表》审批
合同审核
上报拟定好的合同文本
法律顾问
合同签定
采购实施之前
印章人员
根据审批后《经济合同审批表》及合同到印章人员处盖章
管理印章人员
第十四条采购物品入库详见第六章《采购验收入库管理》
第十五条在常规物资采购过程中，如因特殊情况，采购员无法找到三家以上供应商时，由采购员出具书面情况说明并经部门负责人、财务负责人、财务总监、分管领导、主要领导审批同意后方可实施采购；
第十六条续购物资是指在一年内再次购买以前经批准确定的同一供货商的、且确认该物品价格基本不变或稍有下浮的同一物品。
需续购部门应先书面申请经部门负责人、财务负责人、财务总监、分管领导、主要领导审批同意后，由采购部门负责采购。
第四章大宗物资和设备采购管理
第十七条大宗物资和设备是指单项采购金额在4万以上
（不含四万元）且不超过20万元的物资和设备采购，超过20万元（含）按照公司《招投标管理办法》执行。
第十八条大宗物资和设备采购主要包括采购部负责采购的物资和设备以及由相关部门具体负责经办采购的需要安装的设备。
第十九条采购程序
大宗物资和设备采购，应根据经集团党工委领导会议讨论同意的《采购计划审批单》，再由采购评审小组组织现场比价招标，采购评审小组会签后由采购员负责采购。
具体规定如下：
1、由申购部门及采购员共同确定不得少于3家供应商参
与询价比价，并附有供应商盖章确认的报价单、营业执照、资质证明、经营许可证、业绩证明及样品等详细资料和实物；
2、在常规大宗物资和设备采购过程中，如因特殊情况，采
购员无法找到三家以上供应商时，由采购员出具书面情况说明并经采购评审小组会签同意后，方可实施采购；
3、特定物资和设备采购：
使用部门需采购独家经营的特定
物品时，应将产品的品牌、质量、价格和信誉等市场调研咨询情况向采购评审小组汇报，经采购评审小组会签同意后，由采购部门负责采购；
4、续购物资和设备：
续购物资和设备是指在一年内再次购
买以前经批准确定的同一供货商的、且确认该物品价格基本不变或稍有下浮的同一物品。
需续购部门应先书面申请并经采购评审小组会签，报主要领导同意后，由采购部门负责采购。
第二十条评审机构
1、公司设立采购评审小组，其主要职责是对4万元以上的大宗物资和设备招投标管理和评审。
采购评审成员由分管领导、专家、财务审计人员、总经理室人员以及有必要参加的相关人员（包括外聘专家）等组成。
2、采购评审小组在评审中应对采购项目进行综合评估，具体包括价格、付款条件、交付时间、制造工艺、技术服务、履约能力及合作经历等评估条件。
3、采购员负责召集采购评审小组开展评审工作，并由采购员负责做好评审记录和评审文件会签工作。
4、采购部门应在会前准备好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录或招投标情况，各供应商优惠办法，性价比意见书，其它相关资料等。
第二十一条相关要求
1、大宗物资和设备的采购必须集中进行，不得化整为零；
2、采购评审小组成员及采购员必须坚持公平、公正、秉公办事的原则。
不得接受供应商宴请、不得收受供应商赠送的礼品、礼金和回扣；
3、实行采购工作回避制。
采购评审小组成员凡与供应商有亲戚关系的应主动回避；
4、采购评审小组成员要严格遵守保密制度，不得直接或间接向供应商泄露有关采购信息；
5、各部门在采购大宗物资和设备时未按本办法的程序进行的，财务部不予报销。
详见附表4《大宗采购比价表》
第五章采购合同管理
第二十二条为明确物资采购合同管理规定，规范合同签定、审核和执行，适用于物资采购的合同管理。
第二十三条采购价格选定后，采购商品单位价格在2000元以上或采购合同金额在2000元以上的或有经常供货行为的（一年内有3次以上）必须与供应商签订采购合同。
第二十四条采购部门应拟订采购合同固定文本，经律师审核、领导审批后，作为日常采购格式合同文本。
合同中的各项条款事宜必须签署准确、严密。
第二十五条采购合同必须进行合同评审会签，各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，并对会签结果负责。
只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。
第二十六条参加合同会签的职能部门：
采购部门、财务部、法律顾问、分管领导、总经理；
合同会签的经办人为相关采购责任部门，合同签订前要填制《经济合同审批表》（见附件6），经领导批准后，方可与供应商签定合同。
经办人将《经济合同审批表》原件交印章管理人员，印章管理人员核对合同后盖章。
第二十七条采购合同的保管：
所有合同一式4份（不少于4份），分别由档案管理部（原件）、财务部（原件）、采购部门（复印件）和供应商（原件2份）留存，各部门保管的合同要同时附经过审批同意的《经济合同审批表》复印件。
第二十八条采购合同条款的执行跟踪：
日常跟踪由采购责任部门负责，财务部对合同条款的执行进行定期和不定期的审计。
第二十八条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。
严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚。
第六章采购验收入库管理
（一）管理范围
为保证采购物资品质合格，满足使用需求，避免采购成本的浪费，规范公司采购物资验收工作的操作流程及标准，适用于公司物资、商品、食品的采购验收入库管理。
第二十九条属于固定资产的（单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上），必须办理固定资产验收手续（附固定资产验收单格式），验收合格才能入库。
第三十条属于公司商品、原材料的必须办理入库手续，认真填写入库单，仓管员对入库数量负责，月末盘亏时需进行赔偿。
第三十一条办公用品和其他不需入库的零星物料，必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。
（二）相关程序及业务流程
1.验收流程
步骤
1
/
采购员
采购员接到供应商的送货通知后，通知库管员。
2
到货当日
库管员
1、对单验收。
采购员对照《采购计划审批单》的品名、规格要求等逐项检查，注意有无单货不符或错发的现象。
2、包装、标识检查。
查外包装是否完好；
标识是否清晰完整。
3、数量验收。
库管员对照《采购计划审批单》的数量，清点实际送货数量，一般原则上是原件点整数、散件点细数、贵重商品逐一仔细核对。
数量少、价值高、不允许有不合格品的货物采用全数检验法；
平均数量较多，经常性使用的存货一般采用抽样检验，且每次抽检数量不得少于该次供货总数的30%。
4、质量验收。
库管员通过感官或简单仪器检查商品的质量、规格、等级，如外观是否完整无损、零件是否齐全无缺、食品是否变质过期、易碎商品是否破裂损伤。
3
当验收过程中出现数量、质量等问题时，库管员有权拒收。
4
库管员
如货物验收合格，库管员负责对合格货物办理入库手续。
注意事项：
1.采购物品的验收要以样品或产品说明书、合同规定的数量、配置和性能指标为准则，严把质量关。
2.办公及其他设备由工程物业部及使用部门共同检验合格后，方可办理入库；
定制产品由设计提供方会同工程物业部、使用部门共同检验合格后，方可办理入库。
3.使用部门能够自行验收的货物，则使用人与验收人为同一人。
4.对于待验收货物和不合格货物，库管员有权直接拒收，并及时通知相关采购员。
5.货物验收后在质保期内若发现问题，使用部门应立即通知采购员，采购员根据采购合同，要求供应商按合同条款解决。
（三）质量验收标准
1.食品类商品验收标准
（1）具备证件及票据
①采购员与初次合作的供货商洽谈时，应收集证明供货者和生产加工者主体资格合法的证明文件，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、卫生许可证及法律法规规定的其它证明文件，每年需对所有证件核对一次。
②在购进食品时，应当按批次向供货者或生产加工者收集以下证明食品符合质量标准或上市规定及食品来源的票证：
食品质量合格证明；
检验（检疫）证明；
销售票据；
有关质量认证标志、商标和专利等证明；
强制性认证证书（国家强制认证的食品）等。
③生鲜类食品进货时必须按批次索取检疫检验合格证明票证。
（2）感官检查
①生鲜制品：
外观滋润，呈乳白或微黄色，基无血脉，无风干现象，无白、黄绿、紫斑，无冰衣，解冻后与鲜禽特征相同。
②其它：
色泽、形态是否合格。
（3）包装、标识
①包装完好，外包装无破损、漏气、胀气现象。
②食品包装标识是否具备下列中文标签内容：
食品名称；
配料表；
净含量及固形物含量；
制造者、经销者的名称和地址；
生产日期（日期的标注顺序为年、月、日）；
保质期或/和保存期；
贮藏指南；
质量（品质）等级；
产品标准号；
特殊标准内容（辐照食品）；
条形码（自带码或店内码）等。
（4）保质期：
自生产日期起，剩余的保质时间应占保质期的2/3以上；
（5）数量：
扣除包装净重总量应符合订单要求，两者差异不超过1％
2.玩具类验收标准
（1）具备证件
①厂商营业执照；
②法定质量检验机构出具的检验报告；
③厂商生产许可证
（2）包装、标识
①包装完好，外包装无破损，无破损，无不封口现象。
②一般量：
扣除包装净重总量应符合订单要求，两者的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX②②是否具备的下列中文标签标识内容：
生产厂商名称、地址；
使用说明和维修保养说明；
警示标志及说明；
生产日期、安全使用期或失效期；
产品规格、等级、成分等；
附有生产厂商的出厂检验合格标记。
3.物资类验收标准
①对于办公用品、电气、五金、各种维修材料和工具等物品，要求包装完好，有正规的生产厂家，地址、联系电话、品牌、商标和合格证。
②对于国家规定进行强制认证和按照生产许可证进行生产的特定物品，需对有关证件检查核对，包括认证证书标志和生产许可证、质量证明书。
第八章采购报销及付款管理
为了明确采购报销管理的程序、便于采购人员采购完毕及时办理报销手续，财务部门及时进行帐务核算，特制定此流程说明，指导具体采购费用报销工作。
第三十二条采购报销付款必须取得合法的发票，尽量取得增值税专用发票。
第三十三条付款注意事项：
固定资产付款必须附上发票、合同复印件、《固定资产验收单》；
公司商品付款须附上发票、入库单；
未签订采购合同的须附上《采购议价表》，否则财务部不得付款。
整理报销资料
采购结束后3日内
采购员
1.向供应商取得合规发票并附内容一致的入库单
2.经领导审批的
《采购计划审批单》、
《采购议价表》/《大宗采购比价表》
《请购单》、
《经济合同审批表》、
3.填写费用报销审批单
报销单据审批
采购结束后5日内
按照规定流程进行报销审批。
报销付款
现金会计
根据领导审批后的费用报销审批单据，及合同约定付款方式付款。
总账会计
审核记账
总帐会计
第九章供应商信息管理
采购工作面对的是销售商品、提供服务、承建工程的范围广泛、数量众多的供应商，因此需要科学规范的方式对与此相关的资料数据进行收集、整理、分析和管理应用，以提高采购部门的管理和工作效率。
采购人员将随时更新的供应商详细资料及时添加到供应商库。
涉及人员及部门
备注
采购前
供应商必须提供资料：
1.三证合一营业执照
2.资质证书
3.开户许可证
4.实际经营地址
5.联系人
6.法人、联系人电话
资料收集
1、为询价比价做准备
2、为录入供应商库做准备
补充资料（如有）：
1、信用贷码证
2、生产许可证
3、卫生许可证
4、所获荣誉
5、电子邮箱
采购中
确定合作供应商需提供资料：
1.合同（需写明发票开具条款及收款信息）
2.详细的产品介绍：
规格、型号、使用说明、质保期、维修保养说明等
确定合作供应商，为长期合作做准备
采购后
根据前期收集的供应商资料，详尽的录入供应商信息，建立供应商库。
录入供应商库，为后期评估做准备
日常
定期对供应商库内的供应商信息进行更新及评估，本着适质、适价、适量、适地的原则，筛选掉不合格的供应商。
定期更新供应商库
供应商评审：
每年年初，由审计部组织，对上年度的各类供应商进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换。
列出合格供应商名录。
评审委员会的组成：
行政部负责人、售后服务部负责人、财务负责人、审计总监、总经理共五人组成。
第八章附则
第三十四条本办法适用于集团公司及各子公司的采购管理。
第三十五条本办法由集团财务部负责修订，经总经理核准后执行。
第三十六条本办法的解释权归集团财务部。
附件：
1.《采购计划审批单》
2.《采购询价单》
3.《采购议价表》
4.《大宗物品采购比价单》
5.《请购单》
6.《经济合同审批表》
7.《接收单》
8.《采购人员廉洁自律协议》
附表1
采购计划审批单
申请人
序号
产品名称
型号及规格
技术参数
单位
数量
用途
费用预算合计
交付期限
以上物品限于______年_____月____日前采购到位
申请部门负责人
日期
签批日期
总经理＞2000≤20000元
主要领导＞20000≤40000元
党工委班子审批＞40000元
附会议纪要
此单用于采购前置审批，审批通过后交综合管理部采购。
一式三联，一联作报销凭证，一联交财务部备案，一联综合管理部存档。
附表2
采购询价单
地址：
ADD：
电话（TEL）：
传真（FAX）：
收件人（ATTN）：
发件人（FROM）：
发往（TO）：
总页数（PAGES）：
传真（FAX）：
日期（DATE）：
年月日
公司：
5
6
我公司拟购买上述产品，现将产品和购买数量告知贵方，望贵公司收到此件后，尽快报价。
顺祝！
商祺！
附表3：
采购议价表
物料类别
升级会员 