PU采购管理用户手册文档格式.docx
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5.2、应明确的问题：
5
5.3、基础档案：
5.4、期初录入6
5.5普通采购流程8
5．5．1采购请购8
5．5．2采购订单（合同）11
5．5．3采购请款（国内部分）12
5．5．4普通采购到货流程处理：
15
5．6帐表管理24
六、月末结帐25
采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：
1、维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。
2、及时录入、审核采购订单，为总调室安排生产提供依据。
3、及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时送交到财务。
4、准确掌握采购发票和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本
5、及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构
6、作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。
采购助理：
采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单/采购到货单/采购发票的录入、账表查询。
采购经理：
对于采购订单的最终审核、对于账表查询、供应商分析
质检员：
检验所购的原材料质量，对不合格的通知采购人员作到货退回，对合格品出据质检单；
检验公司产成品的质量情况，出据质检单方可以进行入库处理和发货处理。
总调室人员：
内请购单录入审核、部分采购订单的录入
三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系
采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程
业务编号
PU-001
业务名称
采购入库
业务流程简述
各有采购申请权的部门根据需要办理请购单，计划管理室审批请购单，国内、国外采购部门根据审批后的请购单寻找供应商，询价、谈判、订合同，采购经理审批采购合同，在货物到达后，采购员和质检部初检，质检部和库房复检，合格品由库房填制采购入库单办理入库，库房主管审核入库单，采购员收到供应商发票时参照采购入库单录入采购发票，财务部门审核采购发票，采购部（或财务部）对采购入库单和采购发票进行核销处理。
流程适用范围
公司计划及生产部门的采购需求
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
请购员
录入请购单
请购单—录入
计划员
审核请购单
请购单—审核
采购助理
录入采购订单
采购订单--录入
采购经理
审核采购订单
采购订单—审核
录入到货单/退货单
到货单—录入
库管员
录入采购入库单
采购入库单—录入
库房主管
审核入库单
采购入库单—审核
采购员
录入采购发票
采购发票—录入
财务部
审核采购发票
采购发票—审核
核销采购入库单和采购发票
采购管理—核销
系统提供的查询、统计账表
系统列表
请购单列表、采购到货单列表、采购订单列表、
采购入库单列表、采购发票列表
系统统计表
到货明细表、采购明细表、入库明细表、结算明细表、未完成业务明细表、
费用明细表、增值税抵扣明细表、采购综合统计表、采购计划综合统计表
系统账簿
在途货物余额表、暂估入库余额表
采购分析
采购成本分析、供应商价格对比分析、采购类型结构分析、
采购资金比重分析、采购费用分析、采购货龄综合分析
备注
1.企业应该就期初已经收到供应商的发票但货物尚未入库的发票和货物已入库但尚未收到供应商发票的入库单作为采购系统的期初数据录入，以利于以后的核销处理。
录入完毕后再进行采购的期初记账。
2.简化计量单位组，钢板以张为主计量单位（采购、规划、领用均以张为单位），放弃包的单位，钢管以根为主机量单位（采购、规划、领用均以根为单位）
系统流程：
1、总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划。
由总调、财务、总工进行确认，审核完毕后，最终由总调在系统中进行审核，进行打印下发到采购部门。
2、采购部门根据总调室下发的采购计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订单。
3、采购订单由本部门经理、总调进行审核，手工审核完毕后（具体手工审批流程参考公司相关采购合同管理规定），由总调在采购管理模块内对采购订单进行审核。
4、供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中添置到货单通知单，进行打印，库房根据到货通知单，通知质量检验人员进行材料入库前检验。
5、质量检验人员对入库材料进行检验，检验合格后填写质检单；
凭采购人员的到货通知单和质检单，库房记账人员在库存系统根据采购到货单生成采购入库单进行打印（一式5联？
财务、库房、总调、采购），库房管理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字，由仓库主管在系统内进行采购入库单审核。
6、采购发票（增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票）到齐后，由财务往来会计进行采购结算，同时作付款或挂账处理；
如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估结算。
✧采购类型分类：
分为材料采购、商品采购、国外采购，根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏目内必须选择对应的采购类型，从以上3种分类中进行选择。
✧业务类型按照结算情况分为两种进行界定：
◆普通采购业务：
无论付款方式是赊购还是现结，如果采购的货物要入仓库，在增加销售订单时选择业务类型为普通采购业务。
具体操作见普通采购业务处理流程
◆直运采购：
采购的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的采购业务，在增加采购订单时选择业务类型为：
直运采购。
具体操作见直运采购业务处理流程。
因为两种处理方式的业务核算存在不同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。
1.各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数，以已有的存货为例：
2.钢板和钢管设定浮动换算率，钢板只有张和公斤两个计量单位，其中张是主计量单位（各个系统都如此），采购时的包必须换算成张。
钢管只有根和公斤两个计量单位，其中根是主计量单位（各个系统都如此），其他存货都遵循这个原则，能用单计量单位的尽量用单计量单位，必须用多计量单位的存货要和其他系统关键用户协商
3.存货档案维护和添加由总调度室完成，采购部门如果用到存货档案中没有的存货，要及时通知总调度室添加，并告知该存货的相关信息。
总调度室添加档案时要遵循对换算率的要求，另外要注意:
一种存货只能有唯一的编码，唯一的名称，对于同种存货但不同规格型号的存货要给不同的编码和名称；
.存货档案中的存货属性和计量单位应录入准确；
存货档案中的存货参考成本应该尽量录入，以方便规划资金的使用；
存货档案中的存货提前期应该尽量准确，以便总调度室合理规划生产和采购的日期；
对于比较重要的存货要在存货档案中设立安全库存、最低库存和最高库存，从而为资源的合理配置提供基础资料，才可以实现库存预警
4.供应商档案由采购经理维护，新增供应商时由采购关键用户录入，要注意：
供应商的档案应该尽可能完整，以方便以后的使用；
供应商的的编码、名称、简称必须唯一，各部门要做好沟通工作，杜绝出现多种称谓，供应商的全称必须准确；
供应商档案的其他部分要尽量填写清楚，为往来管理提供坚实准确的平台，达到资源共享的目的；
供应商的税号、开户银行尽量填入，为开出和收到增值税票作准备
5.采购单据处理时应该首先明确该笔采购行为所采购的货物是否要入库，如果要入库则业务类型选择普通采购，如果不需要入本公司的仓库，直接运到客户那里，则业务类型选择直运采购
6.有可能在企业的采购业务中，由于运输、装卸等原因采购的货物会发生短缺毁损，应根据不同情况，作出相应的账务处理。
属于定额内合理损耗的，应视同提高入库货物的单位成本，不另作账处理；
运输部门或供货单位造成的短缺毁损，属于定额外非合理损耗的，应根据不同情况分别进行账务处理。
因此企业应在此事先设置好本企业可能发生的非合理损耗类型以及对应的入账科目，以便采购结算时根据具体的业务选择相应的非合理损耗类型，并由存货核算系统根据结算时记录的非合理损耗类型自动生成凭证
基础档案填加：
供应商分类增加：
原则1-2-2-2供应商分类编码：
供应商分类编码必须唯一。
供应商分类名称：
可以是汉字或英文字母，不能为空修改分类：
只能修改分类名称。
删除分类：
已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。
操作路径：
【采购管理】—【设置】—【分类体系】—【供应商分类】供应商档案填加：
本功能完成对供应商档案的设置和管理。
供应商档案：
供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位）供应商全称、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等供应商档案修改：
除供应商档案编号外，其他信息日常进行修改。
供应商方案删除、停用：
已经使用的档案不能删除，但可以停用，在供应商档案其他页签录入停用日期即可，在新增单据中参照供应商档案不再出现。
5.4、期初录入
⏹期初暂估入库：
没有取得供货单位的采购发票，而不能进行采购结算的入库单作为期初入库单输入系统，以便取得发票后进行采购的结算;
操作路径：
【采购管理】—【业务】—【入库】—【入库单】
操作说明—表头项目:
▪入库单号：
录入或自动生成，必填。
用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。
▪入库日期：
录入或参照输入货物的入库日期，必填。
默认值为进入系统时输入的业务日期，即系统登陆日期，可修改。
参照日历；
录入必须符合日期格式，即yyyy-mm-dd”。
期初单据日期必须小于系统启用日期。
▪操作说明—表体项目:
⏹存货编号：
录入或参照，必填，参照的内容为存货档案，根据存货档案进行合法性校验。
参见存货档案参照单据时，根据参照单据自动带入。
根据存货编号，系统带入存货名称、规格型号、主计量、单位、换算率等栏目。
采购单据参照存货时，只能参照存货档案中具有“外购”属性的存货。
采购发票可以参照“应税劳务”的存货，用于采购发票上的运费费用、包装费等采购费用。
采购发票可以参照设置“是否折扣”的存货，在开票时可以没有数量，只有金额，或者在蓝字发票中开成负数。
同一张单据上可以有相同的存货。
停用日期不为空的存货为停用存货：
填制单据时不能再参照。
如果手工录入已停用的存货，系统将提示“此存货已停用，请选择其他存货。
”
▪
⏹期初在途存货：
已取得供货单位的采购发票，但系统上线时货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算
【采购管理】—【业务】—【发票】—【专用采购发票】
【采购管理】—【业务】—【发票】—【普通采购发票】
采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。
采购发票按业务性质分为：
蓝字发票、红字发票。
采购发票按发票类型分为：
增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。
普通发票：
增值税普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。
普通发票的默认税率为0，可修改。
运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。
运费发票的单价、金额都是含税的。
运费发票的默认税率为7，可修改。
在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；
也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。
⏹录入完毕期初数据后采购期初记账，进行本月的业务。
相关概念：
采购结算
自动结算
自动结算功能中有三种结算模式：
入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。
是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。
注意：
红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。
1.用鼠标单击【业务】下的【采购结算】,再选择【自动结算】，屏幕显示自动结算画面。
2.可以根据需要输入结算条件，系统将根据企业输入的条件范围进行结算。
例如，只要对某个供货单位的采购业务进行结算，可以输入该供货单位的名称或编号。
3.用鼠标单击工具栏的〖开始结算〗按钮，计算机自动把采购入库单和采购发票相同，供货单位、存货相同且数量相等的单据进行结算，产生结算结果列表。
4.用鼠标单击工具栏的〖退出〗按钮或单击窗体右上角的退出按钮，结束自动结算。
5.进入【采购结算单列表】功能，查询、打印本次自动结算结果。
.手动结算
使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。
手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。
可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。
1.用鼠标单击【业务】下的【采购结算】，选择【手工结算】，屏幕显示手工结算画面。
2.按〖过滤〗按钮，显示出结算条件输入画面，可以根据需要输入结算条件，系统将把满足条件的入库单和发票过滤出来，在选择入库单和发票时只能选择过滤出来的入库单和发票。
3.选择要结算的入库单：
用鼠标单击【入库】按钮，出现入库单选择画面，单击想要结算的发票左侧的选择栏，选择栏打勾，表示该行数据选择上了，可以结算。
用鼠标单击打勾标志的入库单数据左侧的选择栏，则会取消选择。
选择入库单时在工具栏按〖设置〗按钮，可以由用户自行设置入库单显示项目。
.选择要结算的发票：
用鼠标单击【发票】按钮，出现发票选择画面，单击想要结算的发票左侧的选择栏，如果最左边选择栏打勾，表示该行数据选择上了，可以结算。
用鼠标单击打勾标志的发票数据，则会取消选择。
5.产生结算汇总表：
入库单、发票选择完毕后，用鼠标按〖确认〗按钮，计算机自动将本次选择的数据汇总，以汇总表显示出来。
用鼠标按〖确认〗按钮进行结算，用鼠标按〖取消〗按钮，取消本次结算，可以重新选择单据进行结算。
6.结算完成后，计算机把已结算的单据数据从屏幕上清除，您可以继续按以上步骤进行其它采购结算。
结算的结果可以在【采购结算列表】功能中查看到。
·
入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空，入库成本以结算金额为准。
如果没有期初记账，则不能进行采购结算。
入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算
如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。
如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。
·
英斯泰克要求入库单与采购发票是多对一的关系，另外必须采购的所有货票和运费发票到后再一起结算
5.5普通采购流程
5．5．1采购请购
采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，采购系统的请购单由转播车、机加、系统集成、结构设计等部门提出，请购是采购业务处理的起点，在此描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；
同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。
由总调负责审核请购单，采购部门根据审核后的请购单进行采购，已审核或已执行的单据可以关闭
【采购管理】—【业务】—【请购】—【请购单】
【操作流程】
进入单据查询界面。
1.点击〖增加〗，进入单据录入状态。
2.输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。
3.填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。
4.在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；
未保存单据时，如退出当前界面，则系统提示“此单据尚未保存，继续退出吗？
”，如选择是，则不做保存退出；
如选择否，则返回录入状态。
5.保存单据，单据状态为未审核。
未审核的单据可以修改、删除。
6.审核单据：
未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。
已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。
7.弃审单据：
已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。
有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。
8.执行：
已审核的单据为有效单据，可以执行，可以被其他单据、其他系统参照使用；
已执行的单据不能弃审。
9.关闭单据：
已审核或已执行的单据可以关闭。
已关闭的单据不能执行、弃审，但不影响根据该单据生成的下游单据的正常操作。
10.打开单据：
已关闭的单据可以打开。
打开后的单据状态为关闭前的状态，即已审核、已执行。
采购请购单，从业务上可分为五种状态：
录入、未审核、已审核、已执行、关闭。
.流程如下图所示：
总调度室根据采购计划和生产经营的需要，有权填制并审核请购单，请购单列表将符合过滤条件的请购单记录以列表的格式显示，便于用户快速查询和操作单据
5．5．2采购订单（合同）
采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。
它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协。
指企业根据采购需求，与供货单位之间签订采购合同、购销协议，采购部门根据审核后的请购单和供应商接洽成功后，在系统中填制采购订单（合同），如果有对应的请购单或采购计划或销售订单（直运业务）应该参照以上单据生成。
由采购主管负责审批
1.采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划、直运销售订单生成。
2.采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。
3.已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、入库单、采购发票
1.进入单据查询界面。
2.点击〖增加〗，进入单据录入状态。
3.输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。
4.填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。
5.在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；
6.保存单据，单据状态为未审核。
7.审核单据：
8.弃审单据：
9.执行：
10.关闭单据：
11.打开单据：
5．5．3采购请款（国内部分）
采购部门的部分采购要求需要预先付全部或部分款项，采购员拿审批后的采购订单（尚没有达成采购订单的拿审批之后的请购单）找财务人员申请预付款，财务主管同意后，应付会计做付款单，款项类型为预付，备注栏填写该笔请购所对应的采购订单号，付款单打印出来后，要求领款人员签字确认领到此笔预付款。
应收应付会计审核预付款单，确认该笔预付款,预付款单制单既可以审核时进行，也可以在制单处理菜单中进行，
做凭证时
货物收到并入库后，采购人员在采购系统录入采购发票，采购发票操作步骤如下：
采购发票在《采购管理》不需审核，保存单据即为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。
有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不可修改、删除。
【操作流程】进入单据查询界面。
参见新增单据
如未保存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出吗？
”如选择是，则不保存单据退出；
否则返回录入界面。
5.保存单据，单据可以修改、删除。
参见修改单据、删除单据
1.采购发票可以手工填制，也可以参照采购订单、入库单填制；
直运业务可以参照直运销售发票；
采购发票也可以拷贝其他采购发票填制。
2.采购发票可以修改、删除。
3.采购发票可以现付、弃付。
4.采购发票与采购入库单可以进行采购结算。
5.采购发票可以在《应付款管理》进行审核。
【注意事项】
Ø
新增单据为“录入”状态，可以进行修改、删除操作。
在未保存前可以按〖放弃〗，放弃当前填制的单据。
在保存后可以按〖删除〗，删除当前未执行的单据。
同一张单据上可以有相同存货、相同自由项的记录存在。
用户选择或输入存货后，系统自动将该存货的代码、名称、规格型号、计量单位、自定义项、单价等信息带入单据。
采购人员应该持采购发票到财务消账，应付款会计在应付系统中审核采购发票，确认此笔应付款。
应收应付会计对采购发票制单既可以审核时进行，也可以在制单处理菜单中进行，做凭证时
1.采购的货物到货，采购员有责任进行初检，如果采购员对所采购的货物的质量有疑义，责令供货商退回，在系统中不做处理，如果对数量和质量没有疑义，在采购人员在采购管理模块参照采购订单生成采购到货单。
采购到货单（到货退回单）不需审核，保存单据即为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。
进入单据查询界面。
点击〖增加〗，进入单据录入状态。
输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。
填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。
在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；
2.质检部接到采购到货单，有责任对货物进行复检，发现不合格的，在系统中作到货单退回，采购人员将不合格的退回，如果认为合格要在到货单上签字确认，并出具质检单。
【操作流程】
采购到货退回单可以手工录入，也可以参照采购订单、原采购到货单生成。
采购到货退回单可以修改、删除。
采购到货退回单可以参照生成红字入库单。
3.仓库如果对质检部检验过的存货进行验收入库，根据检验单参照采购到货单在库存管理模块中生成采购入库单，目前管理要求采购发票和采购入库单之间是一对多的关系，即要求入库单开发票时不能拆单，所以采购人员有责任根据开票情况提示库房人员是否将本次入库的货物拆分成几张入库单，采购人员拿到采购入库单中
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