参展指引手册.docx

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参展指引手册

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参展指引手册

展会操作指引手册

一、参展目的

展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。

现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。

参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中,我们参加展会的目的有以下几个：

1、获取订单；2、获取客户资源；3、推广新产品；4、获取行业信息；5、推广企业形像和提升企业知名度；6、推广品牌形像和提升品牌知名度。

在确定了参展目的后，如何选择合适的展览会是关键。

二、选择展览会

展览选择是一项必要的前期工作，其目的是选择出能符合展出者营销战略、质量好、效益好的展览会。

展览选择的根本依据是展出者本身的需要、市场条件和展览会情况，这是一个调查研究过程。

所以我们每年必须收集行业内的国内外所有展览会信息，整理成《展会信息表》然后根据我们企业的实际情况进行分析，选择适合我们的展会，展会信息表包含以下内容：

（l）展览性质：

要明确展览会的贸易或消费性质。

发达国家，消费和贸易性质的展览会分界很清楚。

而发展中国家，由于受到经济环境和水平以及展览业水平的限制，许多展览会兼有贸易和消费性质。

（2）展览规模：

可以分为国际、国家和地方三种规模。

国际展有一定数量的国际展出者或参观者，国家展是批发商聚会的场所，地方展是零售商聚会的场所。

（3）展览范围：

展览范围是指展览内容的宽窄。

不同内容的展览各有优势：

专业展的优势是贸易效果好，而且发展趋势显示内容越专，贸易效果越好。

综合展的忧势是宣传效果好，综合展容易引起政府、新闻媒介、公众、金融、信息、咨询等机构和不同的工商协会的注意，有利干扩大影响。

在综合展上，不同行业交叉交流，还可以发现产品的多种用途，最大限度地挖掘产品的使用价值和市场潜力，这是专业展所不具备的。

综合展的弱势是无法吸引足够的目标观众。

（4）展览会名称、时间、地点：

展览会的名称应该反映展览会的性质和内容。

由于展览会命名随意性很大?

，因此，更重要的是甄别，判断展览会的性质和内容?

展览会举办地点的选择，可以从两方面考虑，一是从贸易角度考虑，即展览地点是否是生产流通中心，二是从差旅角度考虑，即展览地点是否吃住便利。

这牵涉到观展者的观展意愿。

展览会举办时间的选择可以有多方面的考虑。

比如是否是开发旺季等。

（5）对展览会的参观群体，展出者和组织者的分析：

质量，效益是否好是指通过参展能否达到参展目的。

展览会的价值在于找到合适的买主，即可能购买出者产品的参观者--目标观众，他们是决定展览会质量的最重要的因素。

一方面，通过了解参观者的总数，可以了解展览会的规模，并在一定程度上了解其质量和影响。

另一方面，通过对参观者进行行业分析。

可以了解参观者是否来自展出者所期望的行业。

在此基础上进一步了解目标观众的质量--订货能力，包括对订货的决策权和对订货的影响力，也是一个重要的步骤。

此外，参观者的区域分析数据也很重要。

外地参观者的比例越高，参观者来自的地域越广，越能说明展览会的影响。

展出者也是反映展览会质量的关键因素之一。

对展出者的统计分析一般限于地域、行业等，尤其要注意行业内处于领导地位的大型企业是否参展，是否连续参展。

行业内有影响力的客户是否参观。

（6）举办方。

其历史、公司规模、能力、信誉都是判断展览会好坏的依据。

展出者可以通过分析展览组织的工作质量来判断展览会的质量。

如通过了解组织者宣传工作的广度和深度，组织者的服务是否周全，包括设计、施工、装饰、运输、搬运、餐饮、人员等等来考察展览组织者的工作质量的好坏。

　　此外，对展览会的始办年代，在行业内的地位，举办方影响力，支持（指资助，后援，协力等）单位、展会宣传的深度及广度，关联活动、场地、设施、费用、服务等情况和数据的收集、分析、也有助于正确地了解，选择展览会。

　　展出者还可以根据上几届展览会的资料，把几届展览会的交响曲面积、参观者总数、展出者总数等几项重要的数据加以比较，便可以了解展览会在整体上是在发展还是在衰退上。

三、展前筹备

选择好展览会以后，就要开始为展会做准备，展会前的筹备工作是否充分决定了本次展会的收获的大小，展会的筹备主要包含以下几个方面

1、展台位置选择。

确定参加展会以后，首先要选择展位，选择展会一定要选择在主通道旁，观展人员出入口附近，展位选择以转角为主

2、明确展会项目负责人，事项执行人.展会信息收集完以后,通过市场部会议来确定参加哪些展会,将整年的参展计划做成<年度参展计划表>并明确每期展会项目负责人，事项执行人，参展前二个月制定本期《展会信息单》（包含展会时间,地点,展会主题，展会目的，装修类型,展出产品及新产品或重点推介产品,届时参展负责人等信息）《展会筹备跟进表》

3、突出展会主题。

每次展会要突出一个的主题，比如：

环保，打击伪劣假冒产品。

根据展会类型及展会地点优化出重点推介产品或者一到两款新产品，每期展会要突出展会目的，比如新产品推介，诚征代理加盟商等

4、展会信息传播。

制作本期《展会邀请函》，制做纸质档寄给意向观展客户，电子档发邮件给意向观展客户。

《展会邀请函》要求有祥细展会信息，本期展会主题，新产品图片和应用图片以及物性数据，及展会目的。

提前10-15天向上期展会收集的观展客户及公司内部客户利用短信和邮件群发功能发送本期展会信息。

提前15-30天将展会信息做成文档或海报，放到公司各个网络平台，在各大行业网站发贴公布本期展会信息，将海报贴到各个办事处和代理商档口及公司车辆。

并在各办事处和代理商档口摆放《展会邀请函》便于客户索取。

5、展会策划。

根据每期《展会信息单》制做本期《展会策划需求表》,企划人员根据此表单制作相关文案,图片,易拉宝，空间效果图等，相关文案，要综合产品功能说明，应用范围等，相关图片要综合产品实物图片，工程图片，应用图片及产品数据参数，公司资质证书，合作品牌等.展会负责人根据审核后的空间效果图找公司合格装修公司进行估价,并跟进展位装位装修事宜.

6、展出产品准备。

根据〈展会信息表〉中的相关展出产品信息，展会负责人提前30-45天制定本期展会〈展出产品清单〉，并指定执行人准备展出产品，要求分类包装并标识清楚。

参展前7-10天必须准备完成，展会负责人与执行人共同确认是否准备齐全。

7、参展物品准备。

根据〈展会信息表〉中的相关信息，展会负责人提前30-45天制定本期展会〈参展所需物品清单〉其中包含宣传资料、手提袋，产品折页，公司画册（如新物品必须提前45-60天提出设计需求），〈展出产品价格表〉，〈客户来访登记单〉，参展手册（主办方提供），文具，水杯，名片收集箱，名片摆放座，封箱胶，礼品等。

并指定执行人准备参展的需物品，要求分类包装并标识清楚。

参展前7-10天必须准备完成，展会负责人与执行人共同确认是否准备齐全。

8、参展人员及交通行程安排。

本期展会前10-15天，本期展会负责人必须确认参展人员名单，参展人员的选用　　选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。

参展人员应具备以下基本条件：

对公司的产品和技术有较深入的专业知识；自信、适应能力强；性格外向，易于与各种人交谈；有参展经验。

参展人员在接到相关信息后，在参展出发前做好工作交接报告并安排好参展期间工作代理人，展会负责人要确认好参展人员统一着装。

出发前5-10天提前安排好往返交通工具，如需住宿应提前预订好酒店（按公司出差标准）。

参展前3-7天根据本期展会地点做出客户拜访计划表，预约周边客户和往返途经客户进行拜访。

9、费用预算。

展会负责人根据参展人数，展会地点及本期展会时长提前3-7天预算好本期展会所需费用，填写借支单经审核后出发前从财务预支参展所需费用。

如特装展位应注意展位搭建押金问题。

10、人员培训。

确定好参展人员后，在出发前3-7天由展会负责人对参展人员进行相关接待礼仪、技巧，产品价格，产品知识等培训。

四、布展

1、抵达展馆后，拿参展手册到组委会接待处办理入场手续，如参展证，如特装展位需办理施工证，并交纳场地押金（根据主办方要求）。

2、如委托其它公司进行展位特装的，展会负责人根据展位施工效果图和装修合同对展位装修进行验收，验收合格后填写〈工程验收单〉通知财务部支付尾款。

如自行搭建的，入场后马上组织参展人员按施工效果图进行搭建，搭建过程中应注意安全。

如标准展位，入场后按空间效果图对展会进行布置，需租凭展具的到主办方指定的搭建商处租所需展具。

所付费用需索要正式发票。

3、展位搭建好以后，展会负责人组织参展人员对展台进行清洁，确保展台一尘不染

4、将参展样品按空间效果图进行摆放，重点推介产品和新产品要摆在显眼的位置。

样品摆放要整齐，产品分系列做好标识牌。

剩余样品要整齐的摆放在不影响观展人员走动的地方

五、展会期间

展会期间的几天决定了本次展会的成功与否

1、接待人员必须热情的接待客户，面带微笑，接待客户时使用礼貌用语。

主动向观展客户索要名片，交换名片时必须用双手，接到客户名片时必须仔细阅读名片信息后方可放入名片箱，递送名片时必须将姓名正对着对方，方便对方拿到名片后能马上阅读名片上的信息。

客户离开时必须微微弯腰表示欢送。

2、对通道过往的观展者做出邀请，请其参观我司展位，主动介绍我司产品信息，主动推荐我司新产品功能特性及应用范围。

3、接待人员必须将观展客户信息及客户需求详细记录在〈客户来（拜）访登记表〉，记录完毕后，请客户核对是否记录完善，并请客户对接待人员的服务进行评价。

4、观展客户索取样品后，接待人员必须主动将样品装于手提袋，并附上我司赠送礼品，双手递给客户。

5、展会负责人提安排好展会接待区域或者产品负责人，本区域或者产品负责人忙不过来时旁边区域负责人应马上主动上去协助。

6、展会进行中，展位空闲时，接待人员应立即清理展位垃圾，整理观展客户弄乱的样品

7、当天展会结束后，展会负责人组织所有参展人员开会，总结当日展会得失，分享个人收获，提出次日展会需改善的问题点及不足之处。

并形成记录。

将〈客户来（拜）访信息单〉整理成〈展会客户跟进表〉。

详细注明客户信息及需求，对当日观展的意向客户和行业有影响力的客户，制定展会后的即期〈客户拜访计划〉。

8、展会负责人在展会期间利用空闲时间参观同行展位，收集同行业展位的文案，图片，宣传资料，空间效果等相关信息，与同行业交流各大展会信息

9、本期展会结束后，展会负责人组织参展人员进行撤展，将剩余样品及物料整理标识清楚运回公司，安排人员按〈客户拜访计划〉进行周边及途经客户的拜访并如实填写〈客户来（拜）访信息单〉。

并安排参展人员安全返回公司

10、展会期间所产生费用，必须索取正式发票（展会期间中餐伙食费除外）

六、展后总结

参展人员回公司后，展会负责人组织召开展会后总结大会，形成〈展会总结报告〉及〈展会客户跟进表〉

1、将本次展会收集的客户资料纳入〈展会客户跟进表〉并按区域或者产品落实跟进人，要求5个工作日之内完成第一次跟进，完成客户提出的需求，接下来5个工作日之内完成第二次跟进，了解客户意见，按下来5个工作日之内完成第三轮跟进，梳理客户意向，将有意向客户纳入到长期的〈客户跟进表〉

2、向参观本期展会客户群发短信或邮件发送感谢信，并邀请参观我司下期展会。

3、总结本次展会得失，分享收获，分享同行展会信息，总结展会问题点及改善措施。

4、成果展示，将本次展会收获通过各网络平台、行业媒体和各办事处及代理商档口进行展示

5、将本次展会收获，展会效果，人流量等信息纳入次年《展会信息表》为次年展会选择提供依据